Digitalisierung der Gremienarbeit - Ergänzende Information zum Abstimmungssystem

Stellungnahme der Verwaltung
öffentlich
221795-06 ST
Die Oberbürgermeisterin
Dokumentenklasse A (öffentlich)
Federführung:
Geschäftsbereich OB-1: Dezernats- und Verwaltungssteue-
rung
Dezernat:
Dez. OB
Digitalisierung der Gremienarbeit - Ergänzende
Information zum Abstimmungssystem
Beratungsfolge
Rat 20.06.2024 Kenntnisnahme
Inhalt der Stellungnahme:
Mit der Beschlussvorlage 221795-05 hat die Verwaltung darüber informiert,
dass vorerst von der Einführung eines Abstimmungstools abgesehen werden
soll, da noch kein System gefunden wurde, was für die Durchführung von
hybriden bzw. digitalen Sitzungen einen Mehrwert bieten konnte.
Zwischenzeitlich konnte sich die Verwaltung das erst vor kurzem zertifizierte
Abstimmungstool „Linkando“ vorführen lassen. Dieses System bietet, wie das
Abstimmungssystem von ALLRIS auch, die Möglichkeit, dass die Informationen
des Ratsinformationssystems in die Anwendung von Linkando integriert werden
können, sodass der Mehraufwand, der für die Schriftführungen mit Einführung
eines Abstimmungssystems entstehen wird, so gering wie möglich gehalten
werden kann.
Das System konnte aber vor allem auch im Hinblick auf die
Anwenderfreundlichkeit für die Mandatstragenden überzeugen. Es ist möglich,
das Abstimmungstool in die Anwendung des Video- und Konferenzsystems
(Zoom X) zu implementieren. Dies bietet den Vorteil, dass die
Mandatstragenden nicht mit drei verschiedenen Anwendungen arbeiten und
zwischen diesen hin- und herspringen müssen, sondern zukünftig neben der
ALLRIS App bzw. den Gremienunterlagen lediglich die Videokonferenz benötigt
wird, in welcher die Abstimmung mit einem Klick vorgenommen werden kann.
Auch im Hinblick auf die Vorbereitung und Anlegung neuer
Abstimmungsprozesse konnte das System mit einer einfachen Bedienung
überzeugen.
Kosten:
Die benötigten Lizenzen richtigen sich nach der Benutzeranzahl. Benutzer
umfasst die Person, die eine Abstimmung mit dem Abstimmungstool vornimmt.
Hierbei bietet Linkando jedoch den Vorteil, dass die Benutzerlizenzen nicht
personifiziert sind. Das bedeutet, dass keine 500 Lizenzen beschafft werden
müssen, sondern nur so viele, wie parallele Benutzungen auftreten können.
Ausgehend davon, dass bei der Stadt Bonn meistens maximal drei parallele
Ausschusssitzungen stattfinden, die jeweils 15 stimmberechtigte MitgliederSeite 1 von 3
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Dokumentenklasse A (öffentlich)
umfassen, kann man mit einem benötigten Umfang von ca. 50 Lizenzen
kalkulieren. Die Bezirksvertretungen umfassen zwar 19 stimmberechtigte
Mitglieder, allerdings tagen an Sitzungstagen der Bezirksvertretungen meistens
parallel nur zwei Gremien, sodass auch hierfür die Lizenzanzahl ausreichen
sollte.
Ein Unterschied macht Linkando bei den Lizenzen, die für die Moderatoren
(Schriftführungen) erforderlich sind, da diese personifiziert werden. D.h., hier
muss pro hybrid / digital tagendes Gremium eine Moderator-Lizenz
bereitgestellt werden.
Ausgehend von insgesamt ca. 70 (Benutzer- und Moderator-)Lizenzen würden
sich hierdurch nachfolgende monatliche bzw. jährliche Kosten ergeben:
70 Lizenzen x 8€ pro Lizenz/Monat = 560€ monatlich bzw. 6.720€ jährlich
Für die Anfangszeit würden auch Kosten für den „Expert Service“
(Ansprechpartner und Betreuung für die Einführung und Durchführung der
Testphase) i.H.v. 1.250€ / mtl. (Mindestlaufzeit 3 Monate) entstehen, sowie
Kosten für den „Live support remote“ i.H.v. 175€ pro Stunde und Sitzung. Der
„Live support remote“ bietet die Möglichkeit, dass sich Personen der Firma
Linkando bei den hybriden / digitalen Sitzungen, die ggf. zum ersten Mal in
dieser Form tagen, dazuschalten und unterstützen können.
Diese Kosten fallen nach erfolgreicher Einführung des Systems weg.
Angebot:
Seit dem 12.06.2024 bietet Linkando bis zum 31.08.2024 eine Sommeraktion
an (s. Anlage). Die Aktion beschränkt sich allerdings auf 100 zu vergebende
Pakete.
Das Angebot umfasst 50 unlimitierte Linkando Lizenzen, die jederzeit
erweiterbar um weitere Benutzer sind. Zudem wird auch eine Online-Hilfe und
regelmäßige Schulungen für die Administratoren (Schriftführungen) angeboten.
Der Preis beläuft sich hierbei auf einmalige Kosten i.H.v. 4.999€.
Die Verwaltung prüft daher das Angebot anzunehmen, da somit nur einmalig 50
Lizenzen beschaffen müssten, die danach lebenslang (benutzerundefiniert)
genutzt werden können, sodass lediglich noch monatliche Kosten für ca. 20
Lizenzen (160€) bereitgestellt werden müssten.
Die Verwaltung wird prüfen, ob es möglich ist dieses Abstimmungstool bereits
in der vorgesehenen Testsitzung im November zu testen, oder ob das
Abstimmungstool im Rahmen einer Pilotphase bei der Einführung hybrider
Sitzungen eingeführt und getestet wird.
Anlage/n
1 Linkando Meetings Sommer Aktion II 06.2024 (öffentlich)Seite 2 von 3
SOMMERAKTION 2024
DIGITALE GREMIEN UNLIMITIERT
Rechtssicher & benutzerfreundlich. Die
Fachanwendung zur Umsetzung der
Digitalsitzungsverordnung NRW.
Mit unserer zeitlich limitierten Sommeraktion "Digitale
Gremien Unlimitiert" erhalten Sie Linkando Meetings
einmalig mit Lifetime-Lizenz für 50 Benutzer
è Virtuelle Ausschuss- und Gremiensitzungen
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Demo Buchung: linkando.com/meeting-demo
Sommer ‘24 Angebot
Einmalig solange das Angebot reicht
è Freie Nutzung für alle Sitzungen
è 50 unlimitierte Linkando Meeting Lizenzen für
immer (Lifetime Lizenz)
è Online Hilfe plus regelmäßige Schulungen für
Administratoren (via Kalender Booking)
è Jederzeit erweiterbar um weitere Benutzer
optional:
è Linkando Expert Service für digitale Meetings auf
Anfrage
è weitere Benutzer Lizenzen auf Anfrage
100 Pakete bis zum 31.08.2024 verfügbar.
4.999€*
Alle Preise verstehen sich netto zzgl. USt.Seite 3 von 3