Digitalisierung der Gremienarbeit - Durchführung einer Testsitzung

Beschlussvorlage
öffentlich
221795-05
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
Geschäftsbereich OB-1: Dezernats- und Verwaltungssteue-
rung
Dezernat:
Dez. OB
Digitalisierung der Gremienarbeit - Durchführung
einer Testsitzung
Beratungsfolge
Unterausschuss für Digitalisierung und
Organisation
12.06.2024 Empfehlung
Rat 20.06.2024 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Die Verwaltung wird beauftragt, im November 2024 eine hybride Testsitzung
durchzuführen und danach dem Rat die Auswertung sowie ein Verfahrensvor-
schlag vorzulegen.
Begründung
Damit zukünftig die rechtssichere Durchführung hybrider bzw. digitaler (nur in
besonderen Ausnahmen nach 47a GO NRW) Gremiensitzungen gewährleistet
werden kann, ist es erforderlich, alle möglichen (Sonder-)Fälle und Szenarien in
einer Testsitzung auf die technische Umsetzbarkeit zu erproben.
Aufgrund der Sanierung der Brandschutzklappen und der damit
einhergehenden Sperrung des Ratssaals bis Ende Oktober 2024, hat die
Verwaltung gemäß des Ratsbeschlusses vom 12.12.2023 eine Ausschreibung
für eine erweiterte Sitzungstechnik im Ratssaal ab diesem Zeitpunkt
ausgeschrieben. Die dann zur Verfügung stehenden technischen Möglichkeiten
lassen die Erprobung einer hybriden Sitzungsdurchführung zu. Dazu zählen vor
allem die Erweiterung der Kameraperspektiven.
Aufgrund der vorherigen Sperrung des Ratssaals ist eine frühere Testung von
System und Sitzungsform nicht möglich.
Insbesondere sind hierbei nachfolgende Voraussetzungen/Problemstellungen
zu prüfen:
• Wahrung des Öffentlichkeitsgrundsatzes nach § 2 Abs. 3 DigiSiVO
• nachvollziehbare Abstimmungen (offen, namentlich) nach § 4 Abs. 1
DigiSiVO
• Verfahren bei Ausschließungsgrund in (nicht-)öffentlicher Sitzung nach
§ 6 DigiSiVO
• Wahrung der NichtöffentlichkeitSeite 1 von 6
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• Qualität der Ton- und Videoübertragung nach § 5 Abs. 1 DigiSiVO
• Internetstabilität
• Umgang mit technischen Störungen
• Verfahren zur Meldung technischer Störungen
Voraussetzung:
Aufgrund der obigen Ausführung, dass die möglichen Konstellationen in einer
Sitzung getestet werden müssen, ist es aus Sicht der Verwaltung erforderlich,
eine eigenständige Testsitzung einzuberufen, deren Tagesordnung alle
möglichen Fallkonstellationen beinhaltet. Dies wäre im Rahmen einer regulären
Ausschusssitzung nicht gegeben.
Für eine realitätsnahe Erprobung im Umgang der oben genannten
Fallkonstellationen ist die Teilnahme einer ausreichenden Zahl von
Mandatstragenden erforderlich. Für die Auswertung der Probesitzung ist
darüber hinaus die Erfahrung aus Sicht der politischen Vertreterinnen und
Vertreter besonders wichtig, um die Durchführung von hybriden Sitzungen auch
an deren Anforderungen anpassen zu können.
Die Fraktionen werden daher darum gebeten, folgende Anzahl an
Mandatstragenden für die Erprobungssitzung anzumelden:
Bündnis 90 / DIE GRÜNEN: 4 Personen
CDU: 4 Personen
SPD 3 Personen
DIE LINKE 2 Personen
BBB: 2 Personen
FDP: 1 Person
Volt: 1 Person
Die Gruppen und Einzelstadtverordneten im Rat sind eingeladen an der
Testsetzung zusätzlich teilzunehmen.
Um ein realistisches Bild einer hybriden Sitzung herzustellen, sollten jeweils die
Hälfte der Teilnehmenden im Ratssaal bzw. digital an der Sitzung teilnehmen.
Abstimmungssoftware:
Aus Sicht der Verwaltung ist zum jetzigen Zeitpunkt dringend davon abzuraten,
ein Abstimmungstool für die Durchführung hybrider bzw. digitaler
Gremiensitzung zu verwenden. Dies ist nach § 4 Abs. 1 S. 2 DigiSiVO möglich,
wenn auf andere geeignete Weise (Handzeichen) erfüllt werden kann, dass die
Abstimmungen für die Sitzungsleitung, andere Gremienmitglieder sowie die
Öffentlichkeit nachvollziehbar sind.
Die Testung und Demonstration verschiedener Abstimmungstools hat gezeigt,
dass die Verwendung eines Abstimmungstools einen deutlich erhöhten
Aufwand bedeutet. Zum einen im administrativen Bereich für die Schriftführung
und zum anderen was die technische Ausstattung der Mandatstragenden und
die Sitzungsdauer sowie -durchführung betrifft.
Im Einzelnen wäre dies ein erheblicher Verwaltungsaufwand für die
Schriftführungen, wenn auf eine Software zurückgegriffen würde, die nicht inSeite 2 von 6
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das Ratsinformationssystem implementiert werden könnte. In diesem Fall
müsste von der Schriftführung im ersten Schritt die Tagesordnung händisch 1:1
in das Abstimmungstool übertragen werden, bevor die eigentlichen
Abstimmungsprozesse überhaupt vorbereitet werden könnten.
Aus diesem Grund würde sich -Stand heute- nur eine Beschaffung des von
ALLRIS zertifizierten Abstimmungstools anbieten.
Eine Demonstration dieses Tools hat jedoch ebenfalls große Schwächen im
bisherigen System offenbart.
Trotz bereits hinterlegter Tagesordnung, entsteht ein erheblicher Mehraufwand
in der Sitzungsvorbereitung. In Vorbereitung zur Sitzung müsste jeder einzelne
Abstimmungsprozess händisch ins System eingearbeitet werden. Dieser
Mehraufwand ist in Vorbereitung zur Sitzung noch vertretbar, allerdings
müssten die Schriftführungen auch innerhalb der Sitzung jegliche mündlichen
Änderungsanträge und Geschäftsordnungsanträge (Abstimmungen über
Vertagungen, Verweisungen/Mitberatungen, namentliche und geheime
Abstimmung sowie ziffernweise Abstimmungen) händisch in das System
einarbeiten.
Dies würde eine Vorbereitungs-/Bearbeitungszeit in der Sitzung auslösen,
sodass sich die Sitzungszeit deutlich verlängern würde und nicht mehr effizient
ist.
Ebenfalls löst dies einen erhöhten Personalbedarf aus, da mindestens eine
Schriftführung pro Gremium mehr eingesetzt werden muss, um eine
rechtssichere Protokollierung und Durchführung der Sitzung zu gewährleisten.
In den Gremien müssten zukünftig somit mindestens zwei bzw. drei
Schriftführungen vor Ort an den Sitzungen teilnehmen.
Des Weiteren wird aus Verwaltungssicht auch der Abstimmungsprozess selbst
als noch nicht effizient genug bewertet. So muss derzeit für einen
Abstimmungsprozess (Abgeben der Ja-/Nein- Stimme oder Enthaltung) ein
Zeitaufwand von mehr als 3 Minuten pro Abstimmung einkalkuliert werden, was
die Sitzungsdauer erheblich verlängern würde.
Hierzu wurden der Firma Verbesserungsvorschläge von der Verwaltung
zugetragen, deren Umsetzbarkeiten derzeit überprüft und getestet werden. Von
einer zeitnahen Übertragung in das System ist allerdings nicht auszugehen.
Dazu kommt, dass das System nicht die Abstimmung nach Fraktionen festhält,
sondern nur die Stimmenanzahl zählen kann. Dies ist mit der aktuellen
Protokollierungsform nicht vereinbar und hat somit keinen Mehrwert.
Die Verwaltung ist daher der Auffassung, dass ein Abstimmungstool derzeit
keine signifikanten Vorteile in der Durchführung von hybriden Sitzungen mit
sich bringt. Ein Verzicht auf die Einbindung einer weiteren Softwarekomponente
erleichtert zudem den Zugang für die Mandatstragenden zu hybriden Sitzungen
und reduziert die Gefahr von technischen Problemen, die zu einem
Sitzungsabbruch führen könnten.
Die Einführung der Abstimmungssoftware würde sich derzeit auf einmalige
Kosten in Höhe von 7.090,00 € (5.650,00 € (Beschaffung der Software) I
1.440,00 € (Einrichtung der Software)) sowie monatliche Kosten in Höhe von
113,00 € (Softwarepflege) belaufen. Hinzu kämen die Personalkosten einer
weiteren Schriftführung für die Sitzungen jedes Gremiums.
Durch den Verzicht des Abstimmungstools, wären damit vorerst keine
geheimen Abstimmungen oder Wahlen in hybrider bzw. digitaler Form möglich.Seite 3 von 6
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Diese können im Rahmen einer Briefwahl im Nachgang zur Sitzung abgehalten
werden.
Aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen sind aktuell nur eine begrenzte
Anzahl von Gremien für eine hybride Sitzungsdurchführung vorgesehen. In
diesen Gremien ist die Anzahl der geheimen Abstimmungen als sehr gering
anzusehen, sodass die positiven Aspekte des Verzichts auf die
Abstimmungssoftware die Risiken deutlich überwiegen.
Die Verwaltung wird die Entwicklungen von Abstimmungssoftwarelösungen
weiterhin genau beobachten und der Politik die Beschaffung einer
Softwarelösung vorschlagen, sobald die Systeme ausgereifter sind und im
Rahmen von Sitzungen effizienter eingesetzt werden können.
Bild-/Ton-Übertragung:
Als Videokonferenzsystem regt die Verwaltung an, auf die zugelassene
Anwendung „ZoomX“ zurückzugreifen.
Diese Anwendung bietet alle Möglichkeiten, die auch in Zoom zur Verfügung
stehen, mit dem Vorteil, dass die Daten ausschließlich auf deutschen Servern
verarbeitet werden.
Die Verwaltung hat sich erstmalig Testlizenzen besorgt, um die Möglichkeiten
des Systems im Vorfeld zur Testsitzung ausgiebig zu testen.
Die erforderlichen Lizenzen bemessen sich nach der Anzahl der
Sitzungsleitungen (Anzahl der hybrid / digital tagenden Gremien). Die Kosten
belaufen sich hierbei auf 20,99€ (Zoom X One Business) pro Lizenz im Monat.
Streaming-/Technik-/Videokonferenz-Betreuung:
Damit die Mitglieder im Plenum nach § 2 Abs. 3 DigiSiVO in geeigneter Weise
erkennbar sind, ist eine Ausweitung der Kameratechnik und -perspektiven
erforderlich. Zudem muss durch die betreuende Person durchgängig die Bild-
und Ton-Übertragung überwacht sowie mögliche technische Störungen
während den Sitzungen behoben werden. Gleichzeitig ist ebenfalls die
Zuschaltung der Mandatstragenden zu überwachen, bzw., im Falle von
Ausschließungsgründen nach § 31 GO NRW und Ausschließung der
Öffentlichkeit, zu verwalten.
Derzeit wird der Stream im Ratssaal durch drei städtische Mitarbeiter im
Nebenamt betreut, wobei pro Sitzung jeweils eine Person benötigt wird. Eine
Ausweitung der Kameratechnik hat zur Folge, dass sich die Anforderungen an
die betreuenden Personen erhöhen, da nun mehrere technische Einstellungen
berücksichtigt werden müssen.
Weiterhin kommt neben dem Stream nun auch die Betreuung der
Videokonferenz sowie der Technik hinzu. Im Rahmen der Testsitzung gilt es
daher zu eruieren, inwiefern die Anforderungen noch durch das Nebenamt
erfüllt werden können bzw. ob der Einsatz von geschultem Personal, vor allem
im Hinblick auf das technische Know-How und der schnellen Behebung
technischer Störungen, erforderlich wird. Zudem gilt es herauszufinden, ob die
Betreuung durch eine Person vor Ort ausreichend ist oder der Bedarf auf
mindestens zwei Personen pro Sitzung zu erhöhen ist.Seite 4 von 6
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Technische Anforderungen:
In den Gremien des Rates der Stadt Bonn sind aktuell über 500 Personen
ehrenamtlich engagiert. Aufgrund der hohen Anzahl an Mandatstragenden ist
es nicht möglich städtische Hardware zur Teilnahme an hybriden Sitzungen zur
Verfügung zu stellen. Sowohl der finanzielle Aufwand zur Bereitstellung, als
auch die personellen Ressourcen für den erforderlichen technischen Support
dieser Endgeräte sind für die Stadt nicht leistbar.
Die Mandatstragenden müssen daher für die Teilnahme an hybriden Sitzungen
auf eigene Endgeräte zurückgreifen und gewährleisten, dass die erforderlichen
Rahmenbedingungen erfüllt sind. Es wird bereits im Vorfeld darauf
hingewiesen, dass eine stabile Internetverbindung sichergestellt werden muss
und die technische Verantwortung dafür, gem. §9 DigiSiVO, den
Mandatstragenden obliegt.
Aufgrund der benötigten Software von ALLRIS und der Videokonferenz, spricht
die Verwaltung die Empfehlung aus, auf zwei Endgeräte für die Teilnahme an
digitalen bzw. hybriden Sitzungen zurückzugreifen.
Austausch mit anderen Kommunen:
Eine Anfrage beim Städtetag hat ergeben, dass derzeit noch keine Kommune
bekannt ist, die bereits hybride bzw. digitale Sitzungen durchführt.
Der Austausch mit anderen Kommunen hat gezeigt, dass mehrere Kommunen
noch in einem sehr frühen Stadium der Umsetzungen stecken oder das Thema
„Digitale Gremiensitzungen“ derzeit nicht verfolgen, da dies seitens der Politik
nicht gewünscht wird.
Zwei Kommunen mit denen die Verwaltung im Austausch steht, sind auf einem
ähnlichen Stand wie die Stadt Bonn.
Auch diese Kommunen haben mitgeteilt, dass hinsichtlich der effizienten und
rechtssicheren Durchführung noch Klärungsbedarf besteht. Aufgrund einer
Anfrage beim Städtetag seitens der Stadt Köln sowie der Stadt Bonn wird
derzeit geprüft, ob ein Austausch zur Durchführung hybrider und digitaler
Sitzungen mit dem MHKBD ermöglicht werden kann.
Die Kommunen sind bestrebt, im gemeinsamen Austausch an der Umsetzung
des Projektes zu arbeiten und sich hierbei gegenseitig zu unterstützen.
Weiteres Vorgehen:
Nach Durchführung der Testsitzung wird die Verwaltung das Ergebnis
auswerten sowie ggf. aufgetretene Probleme identifizieren und
Lösungsvorschläge erarbeiten.
Mit diesen Ergebnissen soll im Rat eine Beschlussvorlage vorgelegt werden, in
welcher Form zukünftig digitale bzw. hybride Gremiensitzungen möglich sein
werden.
Hierbei ist bereits im Vorfeld darauf hinzuweisen, dass zukünftig lediglich
Ausschusssitzungen (mit Ausnahme der Pflichtausschüsse) und die übrigen
Gremien in hybrider Form stattfinden können. Digitale Sitzungen sind für diese
Gremien auch nur in besonderen Ausnahmefällen (beispielsweise
Katastrophenfall) möglich.
Ratssitzungen und die Sitzungen der Bezirksvertretungen, die derzeit ohnehinSeite 5 von 6
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nur in Katastrophenfällen hybrid bzw. digital stattfinden dürfen, sind weiterhin
nur in Präsenzform möglich. Erst nach Einführung des Abstimmungstools sowie
Klärung mit den Technikern, wie zukünftig die Bauchbinden, Redezeiten und
der Öffentlichkeitsgrundsatz nach § 2 Abs. 3 DigiSiVO für eine größere Anzahl
an Sitzungsteilnehmern abgebildet und eingehalten werden können, kann die
Einführung digitaler Sitzungsformen für den Stadtrat und die
Bezirksvertretungen vorgenommen werden.
Sofern zukünftig hybride bzw. digitale Sitzungsformen gewünscht sind, wird die
Verwaltung einen Vorschlag zur Änderung der Hauptsatzung und der
Geschäftsordnung dem Rat zur Beschlussfassung vorlegen.
Anlage/n
KeineSeite 6 von 6