Einleitung des Vergabeverfahrens – Ausschreibung/Vergabe/ Beauftragung Ersatzbeschaffung AVA-Verfahrens durch eine GAEB-zertifizierte, cloudbasierte Lösung

Beschlussvorlage: Einleitung
öffentlich
221609
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
Einleitung des Vergabeverfahrens –
Ausschreibung/Vergabe/ Beauftragung
Ersatzbeschaffung AVA-Verfahrens durch eine
GAEB-zertifizierte, cloudbasierte Lösung
Beratungsfolge
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und
Vergabe
28.09.2022 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Der Einleitung des Vergabeverfahrens gem. Ziffer 3.5 der Vergabeordnung der
Bundesstadt Bonn zur Ablösung des derzeitigen AVA-Verfahrens durch eine
GAEB-zertifizierte, cloudbasierte Lösung wird zugestimmt.
Begründung
Beschreibung des Vorhabens
Die technischen Ämter, das SGB sowie das Referat Vergabedienste bedienen
sich seit Jahrzehnten einer Software zur Erstellung von
Leistungsverzeichnissen. Diese Leistungsverzeichnisse können mithilfe des
GAEB-Standards (GAEB=Gemeinsamer Ausschuss für Elektronik im
Bauwesen als Unterausschuss des Deutschen Vergabe- und
Vertragsausschusses für Bauleistungen (DVA)) unter den am Bau Beteiligten
(Architekten, Ingenieure, Fachämter, Rechnungsprüfung, Referat
Vergabedienste und natürlich den Baufirmen) ausgetauscht werden. Der
Standard ermöglicht u.a. das Einlesen elektronischer Angebote, die
rechnerische Prüfung, Abrechnung etc..
Derzeitiger Sachstand
Das Produkt des derzeitigen Vertragspartners hat die stetige Entwicklung in
diesem Bereich fachinhaltlich nicht zufriedenstellend nachvollzogen, so dass
von den rund 250 Mitarbeitenden eine zeitraubende, antiquierte Bearbeitung
kritisiert wird und zum anderen der Datenaustausch der Beteiligten
untereinander nicht reibungslos funktioniert. Im Rahmen der elektronischen
Angebotsabgabe ist dies allerdings zwingend.Seite 1 von 3
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Vor diesem Hintergrund hat der verwaltungsseitige Lenkungsausschuss
Digitale Transformation einer Ablösung der bisherigen IT- Lösung zugestimmt.
Unter Federführung des Referates Vergabedienste wurden die Anforderungen
an das System definiert. Aufgrund der technischen Anforderungen und
personellen Ressourcen wird der dringende Wunsch geäußert, eine Cloud-
Lösung zu beschaffen, zumal schon derzeit die Unterstützung für das
vorhandene Programm kaum noch gewährleistet werden kann. Der Vorteil der
Cloud-Lösung besteht darin, dass jegliche Updates vom Vertragspartner
eigenständig eingepflegt werden können und zeitnah zur Verfügung stehen.
Auf dem Markt gibt es eine größere Anzahl an AVA-Anwendungen
(AVA=Aufstellung/Vergabe/Abrechnung). Von Bedeutung ist hier, dass diese
dem aktuellen GAEB-Standard entsprechen und zertifiziert sind. Die
Zertifizierung erfolgt durch den Bundesverband Bausoftware in Abstimmung mit
dem GAEB.
Nach einer ausführlichen Marktrecherche konnten zwei Unternehmen
identifiziert werden, die beide grundsätzlichen Anforderungen erfüllen. Diese
sollen im Wege einer Verhandlungsvergabe gemäß § 8 Abs. 4 Nr. 2 und 3
UVgO zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.
Haushaltsmittel
Der Auftragswert wird mit rund 136.000 Euro netto für einen Zeitraum von vier
Jahren unter dem für Ausschreibungen relevanten EU-Schwellenwert von
215.000 EUR liegen. Die Haushaltsmittel wurden eingeplant und stehen für das
Haushaltsjahr 2022 bereit.
Vergabeart
öffentlich offen (EU) aufgeforderte Firmen
beschränkt nichtoffen (EU) mit öffentlichem
Teilnahmewettbewerb
x Freihändig bzw.
Verhandlungsvergabe Verhandlungsverfahren (EU) x Abweichung von der
vorgeschriebenen Vergabeart
Vergabekennzahl Vergabe-/Vertragsordnung Ausführungszeitraum Schätzkosten brutto
VOB x UVgO VgV 4.Q 2022-2.Q 2023 161.840 Euro
Produktgruppennummer Produktgruppenbezeichnung Sachkonto
(konsumtiv) /
Finanzposition
(investiv)
CO-Kontierung
(konsumtiv) /
Finanzstelle
(investiv)
1.01.26 IT 542900 102118
Verpflichtungsermächtigungen Verwendung von
Haushaltsresten
Mittel
ja X nein ja X nein freigegeben X vorgesehenSeite 2 von 3
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Anlage/n
KeineSeite 3 von 3