Elektronisches Vergabesystem für nachhaltige Beschaffung nutzen

Mitteilungsvorlage
öffentlich
221168-02
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
II-2 Referat Vergabedienste
Dezernat:
Dez. II
Elektronisches Vergabesystem für nachhaltige
Beschaffung nutzen
Beratungsfolge
Unterausschuss für Digitalisierung und
Organisation
27.09.2022 Kenntnisnahme
Der Ausschuss für Finanzen und Beteiligungen hat in seiner Sitzung am
22.06.2022 folgenden Beschluss gefasst:
Die Verwaltung prüft die Umsetzung folgender Maßnahmen zur Berücksich-
tigung und Förderung nachhaltiger Beschaffung im elektronischen Vergabe-
managementsystems der Bundesstadt Bonn:
1.Die Einrichtung einer Möglichkeit für die Stadtverwaltung im elektronischen
Vergabemanagementsystem die im Zuge der Vergabestatistikverordnung
(VergStatVO) an das Statistische Bundesamt übermittelten Daten zur
städtischen Vergabe und insbesondere die Informationen zu nachhaltiger
Beschaffung auszulesen und so selbst zu nutzen.
2.Die Abfrage weiterer und detaillierter Informationen zu Nachhaltigkeits-
kriterien in Vergabeprozessen und deren Auswertung durch das städtische
Vergabemanagementsystem. Z.B. die gesonderte Erfassung der im Vergab-
eprozesses eingeforderten Nachhaltigkeitskriterien (wie Gütezeichen oder
Normen).
3.Die Einbindung des von der Bundesstadt Bonn gemeinsam mit Engagement
Global entwickelten „Vergabetools“ bei der Erstellung
der Leistungsbeschreibung in den Fachämtern.
Die Verwaltung berichtet dem Ausschuss über die Ergebnisse der Prüfung und
zeigt die Optionen und den möglichen Zeitplan für die Umsetzung der
beschriebenen Maßnahmen auf.
Der dem Beschluss zugrunde liegende Antrag war wie folgt begründet:
Zu 1.: Das öffentliche Vergabewesen und insbesondere die Transformation zu
einer nachhaltigen öffentlichen Beschaffung ist mit einem Defizit an
Informationen und Daten konfrontiert. Der Umstieg zu einer elektronischen
Abwicklung des Vergabeprozesses erleichtert auch die Erhebung von Daten,
die zur Erfassung und Verbesserung von Vergabevorgängen und z.B. der
angewandten (Nachhaltigkeits-)Kriterien hilfreich sind. Das auf der Grundlage
der Vergabestatistikverordnung bereits Daten erhoben werden, die für die
Verwaltung selbst aber nicht einsehbar sind, gilt es zu beheben. DarüberSeite 1 von 3
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hinaus können und sollen die erhobenen Daten auch zur Information der
politischen Entscheidungstragenden in Rat und Ausschüssen genutzt werden.
Zu 2.: Bei der Erstellung des Leistungsverzeichnisses und der Entwicklung von
Wertungskriterien und Ausführungsbedingungen für städtische
Ausschreibungen müssen Bedarfstragende und Beschaffende Kriterien für
Ausschreibung und Bezuschlagung festlegen. Darunter befinden sich im
Idealfall auch immer Kriterien zu sozialen und/oder ökologischen Aspekten der
zu beschaffenden Güter oder Dienstleistungen. Durch eine elektronische und
systematische Erfassung dieser Kriterien können sowohl Erfolge nachhaltiger
Beschaffung in Bonn identifiziert werden als auch sichtbar gemacht werden, in
welchen Bereichen es noch Verbesserungsmöglichkeiten gibt. Verschiedene
Städte, wie z.B. Barcelona, haben bereits erste Erfahrungen mit der Erfassung
von Nachhaltigkeitsinformationen über ihre elektronischen Vergabesysteme
gesammelt und nutzen diese, um ihre Beschaffungspraxis langfristig
nachhaltiger zu gestalten.
Zu 3.: Mit der direkten Einbindung von Informationen über und Erinnerungen an
Nachhaltigkeitsaspekte bei der Einrichtung von Vergabeprozessen in
elektronischen Vergabemanagementsystemen haben öffentliche Einrichtungen
im europäischen Ausland bereits gute Erfahrungen gemacht. Auf diese Weise
können Bedarfstragende und Beschaffungsverantwortliche bei der Einbindung
von Nachhaltigkeitskriterien in ihre Beschaffungsprozesse unterstützt werden.
Hierbei kann ggf. auch auf bestehende Instrumente, wie den Kompass
Nachhaltigkeit (https://www.kompass-nachhaltigkeit.de/) von Engagement
Global, zurückgegriffen werden.
Inhalt der Stellungnahme:
Zu 1 und 2.
Das bei der Stadt Bonn im Einsatz befindliche Vergabemangementsystem ist
ein Produkt der Firma Cosinex, das in verschiedenen Ausprägungen
bundesweit im Einsatz ist. Das komplexe System sowie die Nutzer*innen
werden vom Referat Vergabedienste betreut. Gegenüber dem Altsystem mit
rund 500 Nutzer*innen sind mittlerweile über 760 Kolleginnen und Kollegen im
System registriert. Mittlerweile sind schon über 12.000 Verfahren hinterlegt.
Diese Zahlen sollen verdeutlichen, dass die Systembetreuung, Schulung,
Beratung und nicht zuletzt der Verfahrensbegleitung ein intensives Geschäft
darstellt, das die Mitarbeitenden stark fordert.
Auch vor dem Hintergrund der Beschlusslage zum Thema „Sichtbarmachen
von Nachhaltigkeitskriterien“ war und ist es der Verwaltung ein Anliegen im
Sinne des Antrags, das System dahingehend zu nutzen, Informationen zur
Berücksichtigung von Nachhaltigkeitskriterien zu hinterlegen und entsprechend
auszulesen.
Vor diesem Hintergrund erscheint die im System hinterlegte Berichtspflicht zur
Nachhaltigkeit auf Grundlage der Vergabestatistikverordnung ein zielführender
Ansatz zu sein. Das Problem besteht allerdings darin, dass diese Daten über
eine Schnittstelle an DESTATIS übergeben werden, zu eigenen Zwecken
allerdings nicht ausgelesen werden können.Seite 2 von 3
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Unabhängig von der Schnittstelle zu DESTATIS steht die Verwaltung mit dem
Programmersteller seit Längerem in Kontakt. Von dort wurde nun ein Angebot
zur Anpassung der Software in Aussicht gestellt, die es ermöglichen soll, die
relevanten Daten selbst zu nutzen. Sofern die notwendigen Haushaltsmittel zur
Verfügung gestellt werden können, wird die Programmierung kurzfristig
beauftragt. Zur zeitlichen Dimension können noch keine Aussagen getroffen
werden.
Wie auch schon im Antrag angedeutet, ist aber auch darauf hinzuweisen, dass
die auswertbare Erfassung der Kriterien, Siegelforderungen etc. einen
zusätzlichen Aufwand erzeugen, da diese Forderungen grundsätzlich in den
Fließtexten der Leistungsverzeichnisse enthalten sind. Hier muss noch mit dem
Softwareentwickler ein praktikabler Weg gefunden werden, um einen erhöhten
Erfassungsaufwand zu vermeiden.
Zu 3.
Die Definition von Anforderungen an den Leistungsgegenstand gehört nicht zu
den Kernkompetenzen eines Vergabemanagementsystems. Die Erstellung von
Leistungsverzeichnisses sowie die Definition von Anforderungen u.a. von
sozialen Kriterien sind in einem dem eigentlichen Vergabeverfahren
vorgelagertem Prozess vorbehalten. Hier sollte man auch keine Vermischung
vornehmen. Insbesondere dann nicht, wenn die Leistungsverzeichnisse mit
eigener Software (z.B. AVA-Verfahren) erstellt werden.
Die Verwaltung wird in der zweiten Jahreshälfte einen Prozess zur
Neuaufstellung der nachhaltigen Beschaffung mit externer Unterstützung der
Servicestelle Kommunen in der einen Welt (SKEW) starten. In diesem Prozess
werden sicherlich auch die von den Antragstellenden angesprochen Themen
aufgegriffen.
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Stv. Prof. Dr. Jacobs -CDU- bat darum, den Vorgang auch dem Unter-
ausschuss für Digitalisierung und Organisation zur Kenntnis zu geben.
Anlage/n
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