Modellprojekt zur Eigenreinigung ausgewählter städtischer Liegenschaften.

Mitteilungsvorlage
öffentlich
221073
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
85 Städtisches Gebäudemanagement Bonn
Dezernat:
SGB
Modellprojekt zur Eigenreinigung ausgewählter
städtischer Liegenschaften.
Beratungsfolge
Betriebsausschuss SGB 07.06.2022 Kenntnisnahme
Rat 09.06.2022 Kenntnisnahme
Mitteilung:
Der Rat der Bundesstadt Bonn hat im Rahmen der Verabschiedung des
Haushaltes 2021/22 Mittel in Höhe von EUR 400.000,- für die Umsetzung eines
Modellprojekts zur Eigenreinigung ausgewählter städtischer Liegenschaften
bereitgestellt.
Als Liegenschaften für dieses Pilotprojekt zur „Rekommunalisierung“ kommen
u.a. Schulen, Kindergärten und Verwaltungsgebäude in Betracht.
Zur Umsetzung des Pilotprojektes sind eine Vielzahl von Vorbereitungen
erforderlich, die einen erheblichen zeitlichen Vorlauf erfordern.
Aufgrund der notwendigen Vorlaufzeiten zur Umstellung von Fremd- auf
Eigenreinigung und der laufenden Verträge mit externen Dienstleistern ist ein
Start der Eigenreinigung erst zum Schuljahresbeginn 2023/24 realistisch
umsetzbar. Um den Aufwand, der mit der Vorbereitung des Projektes
einhergeht und die terminlichen Abhängigkeiten (nicht zuletzt auch unter
Berücksichtigung vorhandener Vertragsfristen) zu verdeutlichen, sind
nachfolgend die notwendigerweise durchzuführenden Schritte bzw.
Projektphasen noch einmal dargestellt:
A Projektphasen Eigenreinigung
1. Interne Abstimmungen/Leistungsverzeichnis /Personalplanung:
1.1 Erstellung der Leistungsbeschreibung und des Leistungsverzeichnisses
Analog zur Fremdreinigung ist zur Aufrechterhaltung der Reinigungsstandards
eine Leistungsbeschreibung/Leistungsverzeichnis für die Eigenreinigungskräfte
zu erstellen, welches inhaltlich den Leistungsanforderungen der
Fremdreinigung entspricht. Hier sind im Vorfeld bzgl. der dem künftigen
eigenen Personal zumutbaren Leistungsumfänge Abstimmungen mit der
Personalvertretung durchzuführen.
1.2 Sicherstellung der „Grundreinigung“
Die Durchführung der jährlichen Grundreinigungsarbeiten an den Schulen (hier
werden typischerweise einmal jährlich in den Ferien Bodenbeläge mit
speziellen (Sonder-) Maschinen behandelt und sämtliche Räume, insbesondere
Klassenzimmer, komplett ausgeräumt) ist zu klären.Seite 1 von 5
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1.3 Feststellung des konkreten Personalbedarfs (operativ/administrativ)
Prognose:
22 Reinigungskräfte, 7 Krankheits-, Urlaubs-/Vertretungsreinigungskräfte
1 Objektleitung (1 VZÄ)
1 Sicherheitsbeauftragter (evtl. Hausmeister)
1 Verwaltungsmitarbeiter (administrative Tätigkeiten, 1 VZÄ)
2. Revieraufteilung und Erstellung von Arbeitsplänen
2.1 Aufteilung Reviere und Arbeitspläne
- Aufteilung der Reinigungsreviere nach Grundrissplänen und Raumnummern
bzw. Gruppen
- Erstellung von objektspezifischen Reinigungs- und Einsatzplänen für jede
Reinigungskraft
- Erstellung von Wochenreinigungsplänen für jedes Objekt
3. Beschaffungen (Maschinen, Geräte, Mittel, Bekleidung)
3.1 Feststellung des Bedarfs an Reinigungsmaschinen und
Material(Waschmaschinen, Trockner, Reinigungswagen, Staubsauger,
Reinigungstücher, Reinigungsmittel etc.)
3.2 Festlegung und Herrichtung des konkreten Raum- und Umbaubedarfes in
den jeweils ausgewählten Objekten (Umwidmung von bisher anderweitig
genutzten / ggf. Schaffung von zusätzlichen Räumen)
Lagermöglichkeiten und Aufstell-/Anschlussmöglichkeiten für Waschmaschinen
/ Trockner und Reinigungsgeräte
Umkleideräume / Duschen für städtisches Personal
3.3 Gefahren bewerten und Gefährdungsbeurteilungen erstellen.
3.4 Beschaffung von Reinigungsgeräten und Maschinen
- Prüfung ob Kauf, Miete oder Leasing?
- Serviceleistungen definieren (Reparaturen / Ersatz, etc.)
- Lieferanten auswählen, Vergabeverfahren durchführen
3.5 Beschaffung von Reinigungs- und Pflegemitteln sowie Kleinmaterialien
- Anforderungen an Reinigungsmittel festlegen (biologisch abbaubar,
ökologisch, usw.), Orientierung an den Kriterien für die Fremdreinigung, evtl.
Abstimmungen mit Gesundheitsamt und Umweltamt erforderlich
- Lieferanten auswählen, Vergabeverfahren durchführen
3.6 Beschaffung von Arbeitskleidung, Vergabeverfahren durchführen
4. Personalgewinnung
Vorbereitung der Stellenausschreibungen unter Einbindung der
Personalvertretung
- Festlegung der persönlichen- und fachlich / technischen Anforderungen der
Objektleiter
- Festlegung der persönlichen- und fachlich / technischen Anforderungen an
Reinigungskräfte
- Stellenausschreibungen
- Bewerbungsauslese
- Vorstellungsgespräche Objektleitung, Verwaltungsmitarbeiter und
ReinigungskräfteSeite 2 von 5
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- Arbeitsmedizinische Vorsorge
- Einstellung der Mitarbeitenden / Vertragswesen
5. Vorbereitung der Objekte und abschließende Objektplanung
Erstellen eines Übergabeprotokolls pro Objekt (Festlegung des Status Quo)
Endplanung der Anlieferung/Kontrolle/Vorbereitung der Objekte zum Beginn
der Reinigungsarbeiten
Aufbau der Reinigungsgeräte (Reinigungswagen, Pressen, usw.)
/Einlagerung/Herrichtung der Putzkammern.
6. Vorbereitung und Schulung Mitarbeitende
Schulungsunterlagen erstellen (evtl. mehrsprachig, in Farbe und in Bild)
Schulung der Mitarbeitenden vor Ort Einweisung des Reinigungspersonals zur
Handhabung der Arbeitsgeräte, wie z.B. Reinigungswagen, Staubsauger,
Reinigungsautomaten, etc."
Vorstellung der Reinigungsmittel, deren Wirkung, Gefahrenverordnung,
Dosiersysteme und deren Anwendung anhand der Räumlichkeiten vor Ort
Vorstellung der dazugehörigen Reinigungseinsatzpläne sowie der
Farbkennzeichnung für Reinigungstücher, Schwämme, Wischbezüge
/Bodenaufnehmer sowie deren Bedeutung und Einsatzbereiche
Einarbeitung des Reinigungspersonals in die speziellen Reviere
Unterweisung der Mitarbeitenden in Arbeitsschutz, Aufnahme in
Arbeitsschutzsoftware SAM
B Objektvorschläge der Verwaltung
Für das Pilotprojekt schlägt die Verwaltung folgende Objekte vor:
- Marktschule
- Adelheidisschule
- Gottfried-Kinkel-Schule
- Kita An der Umkehr (Objekt aus Vorschlagsliste Personalvertretung)
Weitere Kitas werden aufgrund fehlender Lagerungsmöglichkeiten für
Reinigungsutensilien (Gefahrstoffe) und fehlender Umkleidemöglichkeiten für
die Eigenreinigungskräfte nicht empfohlen.
Ein Verwaltungsgebäude, das sich aufgrund der Größe bzw. der räumlichen
Voraussetzungen für einen Piloten eignet, konnte nicht identifiziert werden.
Die Ausweitung des Piloten auf weitere Objekte wird aufgrund fehlender
Rahmenbedingungen (laufende Verträge, räumliche Voraussetzungen etc. -
insbesondere bei angemieteten Objekten) sowie des für die Umsetzung
erforderlichen zusätzlichen internen Aufwandes ebenfalls nicht empfohlen.
Die Auswahl der vier Pilotprojekte bietet aus Sicht des SGB ausreichend
Möglichkeit, die gewünschte Prozessveränderung zu erproben, so dass diese
nach entsprechender Evaluierung bei Bedarf zielgerichtet und zeitsparend
ausgeweitet werden könnte.
Die Pilotphase sollte über einen Zeitraum von insgesamt drei Jahren angelegt
werden, da eine Evaluierung sinnvollerweise erst nach einem Jahr der
Erprobung durchgeführt werden kann und die sich daraus ergebenden
Handlungsnotwendigkeiten – insbesondere bei einer Ausweitung der
Eigenreinigung- entsprechende zeitliche Vorläufe (siehe oben) erforderlich
machen. Sofern Erkenntnisse einen Abbruch des Piloten erforderlich machen
sollten, kann der Zeitraum verkürzt werden.Seite 3 von 5
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C Kosten
Prognostisch ist festzustellen, dass die für die Pilotierung angesetzten
Haushaltsmittel in Höhe von 400.000 Euro pro Haushaltsjahr für die
Durchführung des Modellprojektes nicht ausreichen werden. Alleine die
Personalkosten für die auf Basis des o.g. Vorschlages von der Verwaltung
einzustellenden 29 Reinigungskräfte (Vergütungsgruppe E 1,
Haushaltsausgabe pro Jahr und pro Vollzeitkraft: 33.780,56 Euro), 1
Objektleitung (Vergütungsgruppe E 6, Haushaltsausgabe pro Jahr und pro
Vollzeitkraft: 49.072,88 Euro), 1 Verwaltungsmitarbeiter- /in (Vergütungsgruppe
E 7, Haushaltsausgabe pro Jahr und Vollzeitkraft: 50.594,16 Euro) betragen ca.
589.500 Euro p.a. Hinzu kommen (zu diesem Zeitpunkt nur grob geschätzt)
jährlich ca. 70.000,- Euro für die laufenden Kosten (Reinigungsmittel, Leasing
von Maschinen, etc.). Es wird somit von jährlichen Gesamtkosten in Höhe von
ca. 659.500,- Euro ausgegangen. Darüber hinaus fallen für die einmalige
Erstausstattung mit Maschinen, Geräten, Reinigungsutensilien, Arbeitskleidung
etc. Ausgaben in Höhe von voraussichtlich ca. 32.000 € an.
Zu dem o.g. Aufwand sind noch die internen Prozesskosten und etwaige
Risiken bei der Durchführung notwendiger Ausschreibungsverfahren zur
Beschaffung der Maschinen, Geräte, Materialien und Overheadkosten zu
berücksichtigen.
Die Kosten für die Unterhaltsreinigung (inkl. alle Reinigungsmittel und Geräte)
in den drei vorgeschlagenen Schulen und der Kindertageseinrichtung durch die
externen Dienstleister liegen derzeit bei insgesamt ca. 152.350,- Euro im Jahr.
D Ergänzende Anmerkungen
Bezüglich der derzeitigen Reinigungsqualität wird an dieser Stelle darauf
hingewiesen, dass sich nach Erfahrungen des SGB (und auch Dritter) die
Reinigungsqualität alleine durch eine Umstellung von der Fremd- auf
Eigenreinigung nicht weiter verbessern lässt. Insbesondere die Organisation
des Einsatzes von Reinigungspersonal (Kompensation kurzfristiger
Personalausfälle) wird eine große Herausforderung darstellen, die in einigen
Fällen möglicherweise nicht in dem erforderlichen Maße bewältigt werden kann.
Anzumerken ist hierbei auch, dass dem SGB mittlerweile nur noch eine
verschwindend geringe Anzahl von nennenswerten Reinigungsmängeln
gemeldet werden. In den in regelmäßigen Abständen durchgeführten
Begehungen von Liegenschaften und Reinigungs-Jour Fixes mit den Nutzern
wird dem SGB wiederholt bestätigt, dass sich die die Reinigungsleistungen in
den letzten Jahren signifikant verbessert hätten und die in der Vergangenheit
geäußerte grundsätzliche Kritik an der durchgeführten Fremdreinigung der
Objekte inzwischen nicht mehr besteht.
Das SGB führt dies auch auf die im Rahmen der Umsetzung der Ergebnisse
der Organisationsuntersuchung vorgeschlagenen und inzwischen vollständig
umgesetzten Optimierungen im Reinigungsbereich zurück.
Des Weiteren sollte bereits heute berücksichtigt werden, dass für eine
flächendeckende Umstellung von der Fremd- auf eine Eigenreinigung eine
hohe dreistellige Zahl an zusätzlichen Stellen geschaffen werden müsste, was
die Gesamtkosten für die Reinigung (siehe oben) signifikant erhöhen wird.
Zum Zwecke der Aufrechterhaltung bzw. Sicherstellung der
Reinigungstätigkeiten wird es zudem erforderlich sein, einen RahmenvertragSeite 4 von 5
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mit einer oder mehreren Fremdreinigungsfirmen zu schließen, um ad hoc
größere Personalausfälle der eigenen Kräfte „von einem Tag auf den anderen“
zu kompensieren.
Abschließend sei darauf hingewiesen, dass die erforderlichen
Fachkenntnisse und Kompetenzen zum Aufbau einer Eigenreinigung im
SGB nur sehr eingeschränkt vorhanden sind, da für die
Reinigungsleistungen stets auf die Kompetenzen der externen
Dienstleister zurückgegriffen wurde. Das SGB muss daher für die
Reinigungsleistung in den Pilotobjekten eine Struktur ähnlich der einer
externen Reinigungsfirma – neben den ohnehin zahlreich und zusätzlich
anfallenden Aufgaben – unter den Bedingungen des öffentlichen Rechts
aufbauen und unterhalten.
Anlage/n
KeineSeite 5 von 5