Einleitung eines Vergabeverfahrens zur Beschaffung eines Lkw Kofferfahrzeug für das Beethovenorchester

Beschlussvorlage
öffentlich
220709
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
Einleitung eines Vergabeverfahrens zur
Beschaffung eines Lkw Kofferfahrzeug für das
Beethovenorchester
Beratungsfolge
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und
Vergabe
18.05.2022 Entscheidung
Beschlussvorschlag
1. Die Verwaltung wird ermächtigt, ein entsprechendes Fahrzeug für das
Beethoven Orchester Bonn zu beschaffen.
2. Die erforderlichen Finanzmittel werden aus dem Budget des Beethoven
Orchester Bonn dem Budget Fuhrparkmanagement bereitgestellt
(5412004101000/78.3100).
Begründung
Im Rahmen der Haushaltsanmeldungen für den Doppelhaushalt 2021/2022
wurden die Mittel für die Fahrzeugbeschaffung aller Ämter eingebracht. Mit
Beschluss vom 10.03.2021 (DS.-Nr. 210063) wurden alle für 2021/2022 im
Rahmen der Haushaltsplanungen vorgesehenen Ersatz zu beschaffenden
Fahrzeuge freigegeben. Nicht enthalten war hier das nachfolgend dargestellte
Fahrzeug.
Begründung zur Fahrzeugnotwendigkeit:
Das Beethoven Orchester Bonn veranstaltet im Jahr durchschnittlich 70
Konzertveranstaltungen. Die künstlerische Ausrichtung des Beethoven
Orchester Bonn sieht unabhängig von Konzertreihen in der Heimstatt
Beethovenhalle (Freitagskonzerte, Um Elf, Sonderkonzerte) auch Konzerte im
gesamten Stadtgebiet vor. Durch die fehlende Heimstatt Beethovenhalle sind
die Spielstätten für diese Veranstaltungen über das Stadtgebiet – und bei
Gastspielen auch darüber hinaus - verteilt; Instrumente lagern im
Brückenforum, im Opernhaus und in einem externen Lager in Köln ein.
Die Ausleihe eines LKW zum Instrumententransport gestaltet sich als
zunehmend schwierig, da die Autovermietungen LKW mit einem zulässigen
Gesamtgewicht von 7,49 Tonnen aufgrund der geringer werdendenSeite 1 von 4
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Fahrerlaubnisse für diese Fahrzeugklasse in der Bevölkerung nicht mehr in
gleicher Menge vorhalten. Nun wurde bereits signalisiert, dass in naher Zukunft
deutlich weniger LKW mehr für die Ausleihe zur Verfügung stehen werden; der
Spielbetrieb des Orchesters ist dann damit akut gefährdet.
In den kommenden Jahren ist mit einem Wiedereinzug in die Beethovenhalle
nicht verlässlich zu rechnen, so dass die Problematik des
Instrumententransports perspektivisch Bestand hat.
Im Folgenden werden die Anmietungskosten für die Instrumentenausleihe aus
den Jahren 2016 – 2021 dargestellt:
Jahr Betrag
2016 5.222,21 EUR
2017 5.894,57 EUR
2018 10.110,16 EUR
2019 7.397,00 EUR
2020 8.224,64 EUR
2021 9.060,13 EUR
Bis Mitte 2016 war das Orchester noch in der Beethovenhalle beheimatet. In
der Spielzeit 2016/17 gab es unter dem Interims-Chefdirigenten Christof Prick
Konzerte vorwiegend in Bonn. Seit der Spielzeit 2017/18 leitet
Generalmusikdirektor Dirk Kaftan das Beethoven Orchester Bonn und machte
die Not einer fehlenden Heimstatt Beethovenhalle insoweit zur Tugend, als
dass Konzerte über das Stadtgebiet verteilt geplant werden konnten und auch
mussten. Entsprechend erhöht sich auch die Anzahl an
Instrumententransporten. Das Jahr 2018 ist hier als repräsentativer Bedarf für
eine durchgeplante Spielzeit zu betrachten. Ab der Spielzeit 2019/ 2020 gab es
dann eine Reihe an pandemiebedingten Konzertabsagen und damit eine leichte
Abnahme an Instrumententransporten.
Bei einer Nutzungsdauer von 10 Jahren und zu erwartenden Kosten von
Durchschnittlich 9.000 – 10.000 EUR p. a., so eine Ausleihe faktisch überhaupt
in Zukunft möglich wäre, amortisiert sich die Anschaffung eines Neufahrzeugs.
Der LKW wird für das Beethoven Orchester Bonn angeschafft und im
Fahrzeugpool des Fuhrparkmanagements bewirtschaftet. In der sog. spielfreien
Zeit des Orchesters und an Tagen, an denen das Fahrzeug nicht durch das
Beethoven Orchester Bonn benötigt wird, kann die Gesamtverwaltung hierauf
zugreifen. Die hierzu notwendigen Absprachen und Buchungen erfolgen dann
direkt über die Orchesterverwaltung. Die Abstellung erfolgt auf P 1 des
Stadthauses ein entsprechend großer Parkplatz wird hergestellt und bei der
BCP angemietet.
Seitens der Verwaltung wurde geprüft, ob eine Anschaffung eines
entsprechenden LKW mit einem klimaschonenderen als einem Diesel-Antrieb
möglich ist. Derzeit sind nur Einzelanfertigungen durch Rückbau vorhandener
Dieselantriebstechnik und Einbau der kompletten E Technik am Markt
erhältlich. Die Kosten solcher Umbauten liegen neben einem regulären
Marktpreis eines Fahrzeuges bei rd.70.000 € zusätzlich und bleiben daher auch
unter möglicher Förderung unwirtschaftlich. Auch die Reichweiten mit unter 100Seite 2 von 4
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km (Test bei Theater ergaben im Herbstbetrieb 2021 < 70 km) sind unter
Berücksichtigung des Lastmanagements über eine elektrohydraulische
Ladebordwand bei weitem nicht ausreichend. Die Fahrzeugklasse als Elektro-
oder Hybridantrieb und ausreichender Reichweite wird erst in Zukunft auf dem
Markt erhältlich sein, so dass die Anschaffung des LKW mit Diesel-Motor und
entsprechender Nutzlast bei einem zulässigen Gesamtgewicht (zGG) < 7,5 t
derzeit marktbedingt alternativlos ist. Im Weiteren wurde geprüft ob sich ein
Leasing zum Vergleich zum Invest deutlich günstiger darstellt. Unter
Berücksichtigung aller vergleichbarer Kosten im 5 Jahreszeitraum, bei einer
max. Leasingdauer von 60 Monaten liegt die Haushaltsgesamtbelastung in der
Leasingvariante um rd. 40.000 € höher als beim Invest. Berücksichtigt wurde
der derzeitige Gebrauchtwagenmarktpreis beim Invest, der bei einem Verkauf
nach 5 Jahren in den Vergleich eingerechnet wurde. Leasing solcher
Fahrzeuge bleibt bei den derzeitigen Marktkonditionen für den ÖD
unwirtschaftlich.
Die Anschaffung eines oder mehrerer kleineren Fahrzeuge, z. B. in der Größe
eines Transporters, ist nicht zielführend. Für den Transport von Instrumenten
wird die im weiteren beschriebene Fahrzeuggröße und eine Hebebühne
benötigt. Als Beispiel dienen hier die stehend zu transportierenden Kontrabässe
(Instrumentenkisten > 2 m), Schlaginstrumentarium wie Marimbaphon (Gewicht
ca. 300 kg), Pauken, Vibraphon usw.
Anforderungen an ein Fahrzeug
 LKW, 7,49 Tonnen: zum Transport von (Groß-)Instrumenten wie
Schlaginstrumentarium (Pauken, Marimbaphon, Vibraphon, etc.) sowie
Kontrabässen, die ausschließlich stehend transportiert werden dürfen
 Größe des Fahrzeuges analog einem standardisierten Umzugskoffer
Kofferlänge mind. 5 m
 Höhe max. 3.400 mm um ein Parken im Stadthaus P 1 sicherzustellen
 mit Hebebühne 1.000 kg
 Langstreckentauglichkeit für Gastspiele
 Dieselantrieb mit der aktuellen Schadstoffeinstufung Euro 6 E
Die Beschaffung erfolgt nach Freigabe der Finanzmittel über das
Fuhrparkmanagement Amt 10.
Schätzkosten: 90.000 €, nach aktueller Markterkundung am 12/04/2022
Da die Hersteller aufgrund zusammengebrochener Lieferketten derzeit keine
Angebote für neue Fahrzeuge abgeben, soll versucht werden auf
Bauplatzbestände der Hersteller Rückläufer von Bestellungen (aus Insolvenzen
oder Leasingverfahren) u.a. Möglichkeiten ein Fahrzeug über ein verkürztes
Vergabeverfahren am Markt zu beschaffen.
Vergabeart
x öffentlich offen (EU) aufgeforderte Firmen
x beschränkt nichtoffen (EU) mit öffentlichem
TeilnahmewettbewerbSeite 3 von 4
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x Freihändig bzw.
Verhandlungsvergabe Verhandlungsverfahren (EU) Abweichung von der
vorgeschriebenen Vergabeart
Vergabekennzahl Vergabe-/Vertragsordnung Ausführungszeitraum Schätzkosten brutto
noch nicht vergeben VOB x UVgO VgV 2022 90.000 €
Produktgruppennummer Produktgruppenbezeichnung Sachkonto
(konsumtiv) /
Finanzposition
(investiv)
783100
CO-Kontierung
(konsumtiv) /
Finanzstelle
(investiv)
1.01.23 Fuhrparkmanagemen
t
783100 5.100001230300
Verpflichtungsermächtigungen Verwendung von
Haushaltsresten
Mittel
ja x nein ja x nein freigegeben x vorgesehen
Anlage/n
KeineSeite 4 von 4