Bauakteneinsicht; Stellungnahme zur Großen Anfrage

Stellungnahme der Verwaltung
öffentlich
220634-01 ST
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
63 Bauordnungsamt
Dezernat:
Dez. III
Bauakteneinsicht; Stellungnahme zur Großen
Anfrage
Beratungsfolge
Rat 05.05.2022 Kenntnisnahme
Ausschuss für Wohnen, Planung und Bauen 01.06.2022 Kenntnisnahme
Inhalt der Stellungnahme:
Zu 1.:
Die durchschnittliche Bearbeitungszeit vom Eingang des Antrags auf
Akteneinsicht bis zum Termin der Einsichtnahme lag im vergangenen Jahr bei
3 bis zu 8 Wochen.
Anträge auf schriftliche Aktenauskunft, die während der vergangenen zwei
Jahren vermehrt eingegangen sind, hatten unter Umständen eine längere
Bearbeitungszeit.
Die langen Bearbeitungszeiten haben verschiedene Gründe:
Seit zwei Jahren existieren aufgrund der Corona-Pandemie mehr oder weniger
Einschränkungen in der Bürgerbedienung. Teilweise konnten gar keine
persönlichen Einsichtnahmen im Bauordnungsamt stattfinden. Der hierdurch
entstandene Rückstand ließ sich nur langsam abbauen. Auch jetzt findet eine
Einsichtnahme vor Ort nur nach Terminvergabe und unter Berücksichtigung der
bestehenden Hygienevorschriften statt.
Wegen der Corona-Pandemie wurden außerdem vermehrt schriftliche
Aktenauskünfte beantragt, die mit umfangreichen Recherchearbeiten – und
ggfs. Kopieraufträgen – verbunden sind, die die Mitarbeitenden neben der
Kundenbedienung und ihren anderen Aufgaben (Registratur, interne
Akteneinsicht, allgemeine Verwaltungsaufgaben) erledigen mussten. Dieser
Service ist vor Corona nur in Ausnahmefällen geleistet worden.
Immer wieder fallen zudem zusätzliche Aufgaben an, aktuell z. B. im Rahmen
der Flüchtlingsunterbringung oder Anfragen im Zusammenhang mit der
Grundsteuerreform sowie immer mehr Anfragen zu statischen Unterlagen.
Zusätzlich sind durch Krankheit (auch pandemiebedingt) und Ruhestand
zeitweise mehrere Mitarbeitende ausgefallen, für die kurzfristig kein Ersatz
gefunden werden konnte.
Zur Abarbeitung des Rückstandes wurden in den letzten Wochen auch
außerhalb der regulären Öffnungszeiten Akteneinsichten ermöglicht.
Aktuell liegt die Bearbeitungszeit vom Antrag bis zur Einsichtnahme bei 2 – 3Seite 1 von 2
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Wochen.
Zu 2.:
Die Verwaltung strebt eine Bearbeitungszeit von 2 Wochen an.
Perspektivisch wird eine Digitalisierung der Bauakten auch die
Baukateneinsicht beschleunigen.
Zu 3.:
Es gibt eine Sammeltelefonnummer für die Akteneinsicht, die mit mehreren
Arbeitsplätzen gekoppelt ist, so dass in der Regel von 8 bis 16 Uhr
(donnerstags bis 18 Uhr) ein/e Mitarbeitende/r erreicht werden kann. Es kann
jedoch aufgrund von zeitgleicher Kundenbedienung sowie Krankheit oder
Urlaub sein, dass nicht sofort Gespräche angenommen werden können. Die
Verwaltung ist bemüht, die telefonische Erreichbarkeit zu verbessern.
Anlage/n
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