Einleitung des Vergabeverfahrens – Ausschreibung/Vergabe/Beauftragung einer Software für das Fördermittelmanagement

Mitteilungsvorlage
öffentlich
220580-01
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
I-1 Referat Städteförderung
Dezernat:
Dez. I
Einleitung des Vergabeverfahrens –
Ausschreibung/Vergabe/Beauftragung einer
Software für das Fördermittelmanagement
Beratungsfolge
Unterausschuss für Digitalisierung und
Organisation
23.08.2022 Kenntnisnahme
Der Finanzausschuss hat in seiner Sitzung vom 18.05.2022 die Maßgabe
beschlossen, dass der Unterausschuss für Digitalisierung und Organisation den
nachfolgenden Sachverhalt zur Kenntnisname erhält.
Beschreibung des Vorhabens
Angesichts der zu bewältigenden städtischen Herausforderungen (z.B.
Klimaneutralität bis 2035, Mobilitätswende, Digitale Transformation und sozialer
Gerechtigkeit), knapper Finanzmittel sowie der sich in der Veränderung
befindlichen Förderlandschaft wird die Akquirierung von Fördermitteln von der
Europäischen Union, vom Bund, vom Land sowie von Stiftungsmitteln sowie die
systematische einheitliche Bearbeitung von Förderanträgen immer wichtiger.
Um den städtischen Fachämtern die Möglichkeit zu geben ihre
Fördermittelbearbeitung effizienter zu gestalten, soll ein
Fördermittelmanagementsystem (FMMS) als neues Instrument implementiert
werden, das
a) die Sachbearbeitung im Rahmen von Fördermittelprojekten bis hin zur
Erstellung der Verwendungsnachweise für die Fachämter vereinfacht,
b) die Prozesse zur Verwaltung von Fördermitteln in den unterschiedlichen
Fachämtern weitestgehend standardisiert und
c) eine Reporting-Funktion für die politischen Gremien, Amtsleitungen sowie für
die Querschnittsbereiche I-1, 20, 21, 14 und 10 (für refinanzierte
Personalkosten) bietet.Seite 1 von 5
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Die derzeit am Markt erhältlichen FMMS bieten sowohl die Möglichkeit der
Projektverwaltung „Stadt als Fördermittelnehmerin“, als auch „Stadt als
Fördermittelgeberin“. Aufgrund der gesamtstädtisch höheren Bedeutung als
Fördermittelnehmerin, konzentriert sich die Maßnahme zu Beginn auf eben
jene Rolle. In einem zweiten Schritt wird dann die Perspektive „Stadt als
Fördermittelgeberin“ implementiert werden.
Derzeitiger Sachstand
Bislang existiert bei der Stadt Bonn noch keine Fördermittelsoftware oder
Fördermittelakte als e-Akte. Es besteht eine Fördermitteldatenbank, welche auf
Basis des GIS vor einigen Jahren von Amt 62 programmiert worden ist. Die
Pflege dieser Datenbank stellt aber für viele Ämter einen undankbaren
Mehraufwand dar. Es handelt sich um eine reine Berichtspflicht, ohne
erkennbaren Mehrwert für die jeweilige Dienststelle. Entsprechend heterogen
ist auch die Qualität der darin enthaltenen Daten. Es hat sich gezeigt, dass
Datensätze oftmals nicht aktualisiert sind und somit keinen Mehrwert für die
Querschnittsbereiche bieten, sodass die Pflege der Datenbank weitestgehend
eingestellt worden ist.
Die oben beschriebenen Funktionalitäten eines FMMS stehen nicht im Fokus
der strategischen Ausrichtung des GIS.
Es ergibt sich somit der Bedarf, ein Standard-Tool am Markt zu beschaffen, das
die Lösung des GIS zu Fördermitteln ersetzt.
So können über eine umfängliche digitale Abbildung der Prozesse um die
Fördermittelbewirtschaftung ohne zusätzliche Erfassungsaufwände deutlich
mehr Information angeboten werden.
Eine Marktsondierung auch in Kontakt mit zahlreichen anderen Städten wurde
vorgenommen und bislang konnten drei mögliche Anbieter identifiziert werden.
Der verwaltungsinterne Lenkungsausschuss Digitale Transformation (ehemals
Smart-City-Board) hat am 17. August 2021 zugestimmt, dass eine
Fördermittelmanagementsoftware implementiert werden soll. Am 9. November
2021 wurde das Projekt für die Durchführungsphase freigeben.
Die Software soll sukzessive in der gesamten Stadtverwaltung ausgerollt und
als Standard verbindlich implementiert werden. Begonnen werden wird mit dem
SGB und 61, da diese beiden Dienststellen an mehreren Testphasen der
Softwareanbieter teilgenommen haben und hohe Fördermittelbezüge bei den
eigenen Projekten aufweisen. Wie bereits eingangs geschildert, soll der Fokus
zu Beginn auf der Sicht „Stadt als Fördermittelnehmerin“ liegen.Seite 2 von 5
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Die Markterkundung hat ergeben, dass für die Anschaffung der Software für
das verbleibende Jahr 2022 voraussichtlich rund 32.000 EUR für die
Implementierung (einmalige Kosten für die Einrichtung, Schulungen und ggf. für
sonstige Dienstleistungen) sowie für Lizenzen anfallen werden. Ab 2023
werden dann - je nach Anbieter monatlich oder jährlich - Lizenzgebühren für die
jeweiligen Nutzenden fällig. Die entsprechenden Mittel liegen für 2022 bereits
vor und wurden für die Jahre ab 2023 für den Haushalt angemeldet.
Beschreibung des Nutzens
Mit Hilfe eines Fördermittelmanagementsystems soll
a) die Fördermittelsachbearbeitung vereinfacht werden durch:
- Schaffung einer zentralen Stelle (=E-Akte) an der Unterlagen von Projektidee,
über Antragstellung, Durchführung und Abwicklung erfasst werden.
- Eine möglichst bidirektionale Schnittstelle von/nach SAP wird angestrebt.
- Auf die Dokumente können ausgewählte Kolleg*innen im Urlaubs- und
Krankheitsfall zugreifen.
- Führungskräfte erhalten einen Gesamtüberblick über Maßnahmen in ihrem
Amt.
- Auch die Kommunikation mit dem Fördermittelgeber soll perspektivisch direkt
über das FMMS erfolgen.
sowie
b) eine Reporting-Funktion implementiert werden, die zuverlässige Daten zu
den eingeworbenen Fördermitteln bereitstellen kann.
Ziele des Projektes
- Vereinfachte Fördermittelsachbearbeitung
- Standardisierung der Prozesse bei der Fördermittelsachbearbeitung bis hin
zur Erstellung der Verwendungsnachweise und Verbesserung der Prüfprozesse
sowie der Dokumentation
- Herstellung von Transparenz und Übersichtlichkeit über Beteiligungen der
Stadtverwaltung in Projekten mit Fördermitteln und Ermöglichung von
Haushalts- und Budget-Vorplanungen sowie die Plausibilisierung und
Zuordnung der Buchungsbestände in SAP (investive/konsumtive Fördermittel).
- Vermeidung von Doppelanträgen, die zu Sanktionen, Rücknahmen und
formellen Ausschlüssen führen können.
- Gewährleistung und Optimierung von Beratungs- und
Unterstützungsdienstleistungen zur erfolgreichen Planung und DurchführungSeite 3 von 5
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von geförderten Projekten.
Vergabeart
x öffentlich offen (EU) aufgeforderte Firmen
beschränkt nichtoffen (EU) mit öffentlichem
Teilnahmewettbewerb
Freihändig bzw.
Verhandlungsvergabe Verhandlungsverfahren (EU) Abweichung von der
vorgeschriebenen Vergabeart
Vergabekennzahl Vergabe-/Vertragsordnung Ausführungszeitraum Schätzkosten brutto
VOB UVgO X VgV 01.06.2022 –
31.05.2026
140.000 EUR
Produktgruppennummer Produktgruppenbezeichnung Sachkonto
(konsumtiv) /
Finanzposition
(investiv)
CO-Kontierung
(konsumtiv) /
Finanzstelle
(investiv)
1.01.19.02 Referat Stadtförderung 529100 100852
Verpflichtungsermächtigungen Verwendung von
Haushaltsresten
Mittel
ja X nein ja X nein freigegeben X vorgesehen
Finanzielle Auswirkungen:
Produktgruppe
1.01.19
Produktgruppenbezeichnung Produkt
1.01.19.02
Produktbezeichnung
Referat Stadtförderung
Stadtförderung
Investive Kosten der Maßnahme
Betrag Finanzstelle /
FiPos
Veranschlagt
in
Noch bereit-
zustellen
Deckung
Auszahlungen
Einzahlungen
Investiver
Finanzsaldo
Konsumtive Kosten der Maßnahme jährlich einschließlich Folgekosten
Betrag Finanzstelle /
FiPos
Veranschlagt
in
Noch bereit-
zustellen
Deckung
Auszahlungen /
Aufwendungen
32.000 EUR 110000119/
72.1000
Einzahlungen /
Erträge
Haushaltsbelastung 32.000 EURSeite 4 von 5
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jährlich
Anlage/n
KeineSeite 5 von 5