Weiteres Vorgehen zur Umsetzung der Zielorganisation SGB

Mitteilungsvorlage
öffentlich
220456
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
85 Städtisches Gebäudemanagement Bonn
Dezernat:
SGB
Weiteres Vorgehen zur Umsetzung der
Zielorganisation SGB
Beratungsfolge
Betriebsausschuss SGB 03.03.2022 Aktuelle
Informationen
der Verwaltung
Mitteilung:
Die beigefügten Unterlagen zum weiteren Vorgehen zur Umsetzung der
Zielorganisation SGB wurden in der Sitzung des Lenkungsausschusses
Umsetzung der Ergebnisse der Organisationsuntersuchung im SGB am
23.02.2022 mit der Maßgabe zur Kenntnis genommen, diese auch in der
Sitzung des Betriebsausschusses SGB am 03.03.2022 zu beraten.
Anlage/n
1 Projektplan Phase 2 (öffentlich)
2 SGB Summary_Anpassung (öffentlich)Seite 1 von 21
RINKE KOMMUNAL TEAM GMBH
Weiteres Vorgehen zur Umsetzung
der Zielorganisation SGB
- Phase 2 -
Aktivitäten Februar bis April 2022Seite 2 von 21
Bisherige Vorgehensschritte (Projektphase 1):
• Sichtung Volumina und Aktivitäten des SGB
• Isolierte Grobschätzung der erforderlichen Ressourcen (Stellen) für die GB 85-2 und 85-3 auf Grundlage der bisherigen Jahresdurchschnittsvolumina und
der zu erwartenden Veränderungen (Korridor)
• Auftakttermin Führungskräfte SGB (BL, GBL, AL + TL)
• Abstimmungen Führungskreis SGB (BL und GBL)
Anstehende Vorgehensschritte (Projektphase 2):
• Einbindung der Mitarbeitenden in die weitere Umsetzung
• Einstieg in die Umsetzung/Anpassung der Zielorganisationsstruktur (Schnittstellen, Kompetenzen und Zuständigkeiten)
Vorgehen: Workshops zur Konkretisierung der Zielstruktur (Methoden/Inhalte: Prozessbetrachtungen, Klärung erforderlicher Detailschritte zur Umsetzung,
Konkretisierung der Details mit Beschäftigten wie z.B. Darstellung und Definition neuer bzw. verbleibender Schnittstellen, Klärung ggf. veränderter
Rahmenbedingungen)
Folgende Projektphasen:
• Entwicklung und Darstellung der Effekte der künftigen Zielstruktur (Aufwand, Nutzen, Risiken, Steuerungsmöglichkeiten...) bzw. des Feinkonzeptes
• Ressourcenbedarf SGB bei zukünftigem Bauvolumen (max. Bauvolumen, Kernkompetenzen, veränderte Prozesse etc.) nach Klarheit über künftige
Zielstruktur
Aktivitäten / Projektphasen zur Reorganisation SGB
Arbeitsplanung 02-04.22 2Seite 3 von 21
3
Inhalt 7.-11.2. 14.-18.2 21.-25.2. 28.-4.3. 7.-11.3. 14.-18.3. 21.-25.3. 28.-1.4. 4.-8.4. 11.-15.4. 18.-22.4. 25.-29.4.
Steuererungstermine
Leitungsebene SGB + Büro OB 01. o. 02.03. 31.3. 29.4.
Arbeitstermine
Einstiegsworkshop auf Abteilungsebene (1) "Grundsätze der neuen Struktur" 85-2,
relevante Kernprozesse identifizieren, Rahmenbedingungen 21.2.
Einstiegsworkshop auf Abteilungsebene (2) "Grundsätze der neuen Struktur 85-3,
relevante Kernprozesse identifizieren, Rahmenbedingungen 21.2.
Zwischenfazit (externe Bearbeitungszeit) x x
Workshops auf Mitarbeitendenebene - Ziele und Risiken der Reorganisation 2.3. 8.3.
Sprechstunde für Einzelfragen der Beschäftigten
Zwischenfazit (externe Bearbeitungszeit) x x
Workshops zu Detailprozessen (Prozesse noch zu konkretisieren) 15.,16.3.
Termine zur Klärung von Schnittstellenthemen 23.3.
Aufbereitung (externe Bearbeitungszeit) x x
Workshop mit Beschäftigten zur Abstimmung Zwischenstand 12.4.
Zusammenstellung Handlungsbedarfe, erforderliche Anpassungen, Planung weitere
Umsetzung (externe Bearbeitungszeit) x x x x
Arbeitsplanung 02-04.22Seite 4 von 21
RINKE KOMMUNAL TEAM GMBH
Grobermittlung des Stellenbedarfs
SGB – Bereiche Bauunterhalt (85-2)
und Neubau (85-3)
- Projektphase 1 -
ZusammenfassungSeite 5 von 21
• Die erfolgten Berechnungen basieren auf den aktuell vorliegenden Zahlen und
beziehen sich auf die erforderlichen, „üblichen“ Tätigkeiten in den Bereichen
Bauunterhalt und Neubau.
• Sie berücksichtigen den aktuellen Organisationsstand und stellen daher zunächst
eine Einschätzung der Situation und der zu erwartenden Bauvolumina dar.
• Nach Abschluss der Reorganisationsmaßnahmen ist diese Grobstellenbemessung
daher fortzuschreiben, da dann die künftig veränderten Prozesse und eingesetzte IT
(z.B. durch modifizierte und ergänzte Workflows) zu berücksichtigen sind.
• Die ermittelten Stellenbedarfe beziehen sich auf Aufgaben und nicht auf die
derzeitige Organisationsstruktur. Die Ergebnisse basieren auf der erprobten und in
vielen Kommunen evaluierten Methodik des Rinke Kommunal Teams.
Grundsätzliches
2Summary SGBSeite 6 von 21
• Für die Berechnung des aktuellen und absehbaren Stellenbedarfes wurden die
durchschnittlichen (auch perspektivischen) Gesamtumsätze, basierend auf den Ansätzen
des Wirtschaftsplans des SGB berücksichtigt. Dabei haben wir eine Differenzierung in
• Neubauvolumen (Großprojekte)
• Generalsanierungen
• größere Projekte „Bauen am Bestand“
• geplante Bauunterhaltung
• ungeplante Bauunterhaltung, unterteilt in verschiedene Größenordnungen sowie
• zusätzliche Aufgaben und Budgets
vorgenommen.
• In diesem Kontext wurden auch bisherige Ansätze und Ergebnisse des Wirtschaftsplans
berücksichtigt, um einen realistischen Eindruck des bisherigen, real bearbeiteten
Volumens/Jahr zu erhalten.
Systematik - Volumina
3Summary SGBSeite 7 von 21
4
13,1
21,5
39,0
26,6 29,9
46,0
38,4
35,4
36,4
38,3
24,1 22,3
23,5
21,0
24,9
0 Mio.
20 Mio.
40 Mio.
60 Mio.
80 Mio.
100 Mio.
120 Mio.
2016 2017 2018 2019 2020
Bauumsatz 2016 bis 2020
Vorfinanzierungen (Beethovenhalle, Bäder. usw.) Investitionen Bauunterhalung
Bisherige Volumina
Summary SGBSeite 8 von 21
Bauumsatz 2022 bis 2025
Es gestaltete sich schwierig, die zu erwartenden, realistisch für die nächsten Jahre
durchschnittlich anfallenden Bauvolumina zu prognostizieren. Die nachfolgend genutzten
Zahlen beruhen auf folgenden Annahmen:
Konsumtive Anteile (Bauunterhalt)
• Das Bauunterhaltungsvolumen der letzten Jahre hat sich, trotz Wertzuwächsen im
Immobilienbestand, in einer etwa gleichbleibenden Größenordnung bewegt, was zu dem
bisherigen Sanierungsstau geführt hat.
• Für die Kalkulation des zukünftigen Bauunterhaltungsvolumens bzw. des hierfür
erforderlichen Personals wurde deshalb ein Vermögenszuwachs berücksichtigt.
• Dies entspricht jedoch auch noch nicht dem tatsächlichen Bedarf, der laut KGSt auf rund
1,2 % des Wiederbeschaffungswertes / Jahr empfohlen wird. 5
Künftige Volumina
Summary SGBSeite 9 von 21
Investive Anteile
• Die sich aus der Gesamtprojektliste des SGB ergebenden pro Jahr anfallenden Volumina
wurden um Anteile aus dem Bauunterhalt sowie der Sonderprojekte, wie z.B.
Beethovenhalle, bereinigt.
• Das daraus ermittelte investive Gesamtvolumen wurde dem bereitstehenden
Finanzvolumen, abzüglich Bauunterhalt und Volumen der Sonderprojekte, gegen-
übergestellt.
• Es verbleiben rund 90 Millionen / Jahr an investiven Maßnahmen.
Darüber hinausgehende Bauvolumina führen zu weiterem, in der aktuellen
Grobermittlung noch nicht berücksichtigtem Stellenmehrbedarf.
6
Künftige Volumina
Summary SGBSeite 10 von 21
Ausgangstableau:
Durchschnittliche Jahresvolumina des SGB (basierend auf Auswertungen des Controllings)
Bisher
(Mittelwert letzte 5
Jahre)
2022-2025
pro Jahr
Anmerkung
Bauinvestition (ohne Sonderprojekte, ca. 29 Mio.) 38.900.000 90.000.000 Der Wert enthält keine Sonderprojekte
und -volumina
Bauunterhalt gesamt
(ohne Sonderprojekte wie BHB)
23.160.000 31.000.000 Zuschlag für Vermögenszuwachs
Gesamt gesteuertes Volumen ca. 62.060.000 121.000.000
zzgl. Sonderprojekte Beethovenhalle, Theater,
WCCB, Sonstige
29.000.000 29.000.000
Gesteuertes Volumen insgesamt inkl.
Sonderprojekte
ca. 91.060.000 ca. 150.000.000
7Seite 11 von 21
Berechnung Bauunterhalt 85-2
Das nachfolgende Ergebnistableau basiert auf unterschiedlichen Kennzahlen für
• ungeplanten BU < 10.000 Euro
• ungeplanten BU < 5.000 Euro
• Frontoffice
• Wartungen/Prüfungen
• Sonderaufgaben sowie
• Leitungsanteil
8Summary SGBSeite 12 von 21
Berechnung Bauunterhalt 85-2
Übersicht Stellenbedarf „Bauunterhaltung “
SOLL IST DELTA
• geplanter Bauunterhalt 25 Stellen
• ungeplanter Bauunterhalt 35 Stellen 45* 16 Stellen
• Wartungen/Prüfungen 1 Stelle
• Sonstige Funktionen 2 Stellen 2 Stellen
(Graffiti, Schimmel, etc.)
• Leitungsfunktionen 4 Stellen 4 Stellen 0 Stellen
Zwischensumme 67 Stellen 51 Stellen 16 Stellen
• Nicht betrachtete Bereiche 39 Stellen 39 Stellen 0 Stellen
(Wiederkehrende Prüfungen, Großmaßnahmen etc.)
Summe: 106 Stellen 90 Stellen 16 Stellen
*aktuell keine „stellenscharfe“ Aufgliederung möglich 9Summary SGBSeite 13 von 21
Berechnung Neubau 85-3
Das nachfolgende Ergebnistableau basiert auf unterschiedlichen Kennzahlen für
• Bauprojekte mit Berücksichtigung der ortsspezifischen Vergabequote
• Bauen in Großprojekten
• TGA Anteile in Projekten (auch Elektrik)
• Koordinierungsbedarfe in den Gewerken
• Sonderaufgaben
• Leitungsanteil
10Summary SGBSeite 14 von 21
Berechnung Neubau 85-3
Übersicht Stellenbedarf „Neubau “ – 85-3
SOLL IST DELTA
• Investive Projekte 47 Stellen
• Projektunabhängige Bedarfe 14 Stellen 54 Stellen* 12 Stellen
• Gewerkkoordination 5 Stellen
• Leitungsfunktionen 5 Stellen 5 Stellen
Zwischensumme: 71 Stellen 59 Stellen 12 Stellen
• Nicht betrachteter Bereich
(Projekt Beethovenhalle) 13 Stellen 13 Stellen 0 Stellen
Summe 84 Stellen 72 Stellen 12 Stellen
*aktuell keine „stellenscharfe“ Aufgliederung möglich
11Summary SGBSeite 15 von 21
Besonderheit: „Technische Objektverantwortung“
Technische Objektverantwortung
• Der Aufwand für die künftige Wahrnehmung einer „technischen Objektverantwortung“,
das heißt der stellen-/personenbezogenen Zuordnung von Objekten, wurde bisher noch
nicht dargestellt.
• Diese Funktion ist aber unter Anderem mit Blick auf Erfordernisse aus der
Betreiberverantwortung sowie zur Sicherstellung einer aktuellen Datenlage für ein
modernes Gebäudemanagement zwingend erforderlich.
• Wir gehen von einem Aufwand (für die betroffenen Stellen) von rund 10% der Arbeitszeit
aus (siehe nachfolgender Aufgabenkatalog). Darin ist die Verantwortung für eine noch zu
definierende Anzahl von Objekten/Kopf berücksichtigt.
• Bezogen auf die betroffenen Stellen in den Untersuchungsbereichen ergibt sich ein
Zusatzbedarf in Höhe von 11 Stellen.
12Summary SGBSeite 16 von 21
• Übersicht der vollständigen Datenlage zum Objekt sicherstellen
• Übersicht aller Baumaßnahmen/Projekte am Objekt
• Übersicht Nutzungsart und Hauptnutzer
• Wartungsverträge zum Objekt „kennen“
• Durchführung einer Risikoabschätzung/-analyse für die zugeordneten Objekte
• Vorgaben für erforderliche risikobedingte Wartungen/Inspektionen/Sichtkontrollen definieren
• Festlegung erforderlicher/wirtschaftlicher sonstiger Wartungen/Inspektionen/Sichtkontrollen
• Sicherstellen der Veranlassung regelmäßiger wiederkehrender gesetzlich vorgeschriebener
Prüfungen
• Koordination und Durchführung regelmäßiger Begehungen
• Kontrolle der erfolgten Dokumentationen sicherstellen
Musterprofil “Technische Objektverantwortung“ (keine eigenständige Stelle sondern Zusatzfunktion!)
13Summary SGBSeite 17 von 21
Berechnung 85-2 und 85-3 - Gesamtvolumen -
Übersicht Stellenbedarf Gesamt
SOLL IST DELTA
• Bauunterhaltung 67 Stellen 51 Stellen 16 Stellen
• Sonderfunktionen im BU (IST) 39 Stellen 39 Stellen 0 Stellen
• Neubau 71 Stellen 59 Stellen 12 Stellen
• Sonderprojekte im Neubau (IST) 13 Stellen 13 Stellen 0 Stellen
• Technische Objektkoordination 11 Stellen 0 Stellen 11 Stellen
Summe: 201 Stellen 167 Stellen 39 Stellen
Es besteht aktuell eine Unterdeckung von 39 Stellen.
Hinzu kommen – noch nicht untersuchte - Auswirkungen auf andere Bereiche wie z.B. 85-1
(Personal, IT, Buchhaltung) und für zusätzliche Aufgaben wie Klimaneutralität, Barrierefreiheit etc.
14Summary SGBSeite 18 von 21
Rückstände (Projekte / Instandhaltungsstau)
• Bisher wird jährlich eine Vielzahl von Projekten auf Grund der begrenzten Ressourcen
„geschoben“.
• Diese seit geraumer Zeit existierende Bugwelle wird durch die Stellenbemessung, die sich
auf das durchschnittlich jährlich zu bearbeitende Volumen bezieht, nicht vollständig und
nicht zeitnah abgebaut.
• Die Bemessung ermöglicht lediglich das durchschnittliche Jahresbauvolumen (120 Mio.€),
z.B. durch Anpassung der Vergabeanteile um +/- 10 %, zu über- und zu unterschreiten.
• Zum Abbau der Rückstände ist entweder ein auf mehrere Jahre begrenztes Projekt
erforderlich, dessen Ressourcen unabhängig vom ermittelten Bedarf zusätzlich
bereitzustellen sind. Alternativ hierzu müsste eine Zurückstellung von Neubauprojekten
vorgenommen werden.
Bestehende Rückstände
15Summary SGBSeite 19 von 21
16
Ausblick
Mit dieser Stellenbedarfs“grob“ermittlung endet die „Phase 1“ des Projektes zur
Unterstützung der Reorganisation des SGB.
Folgende Schritte müssen nunmehr in der nächsten Projektphasen erfolgen:
• Ausschreibung und Besetzung der definierten zusätzlich erforderlichen Stellen
parallel
• Einstieg in die Detailumsetzung der Zielorganisation unter Einbeziehung der
Beschäftigten in die Ausarbeitung von Detailthemen wie z.B.
• Konkretisierung der künftigen Schnittstellen der kundenorientierten Organisation mit
der grundsätzlichen Projektorganisation im SGB,
• Ausarbeitung der erforderlichen Besetzung von Kundenclustern mit Beschäftigten
aus Neubau und Bauunterhalt,
Summary SGBSeite 20 von 21
17
Ausblick
• Trennung der Aufgaben der geplanten Unterhaltung und des Neubaus von
Aufgaben der ungeplanten Unterhaltung und des Frontoffice“ etc.
• Entwicklung und Darstellung der Effekte der künftigen Zielstruktur (Aufwand,
Nutzen, Risiken, Steuerungsmöglichkeiten...) bzw. des Feinkonzeptes
• Definition des übergreifenden „SOLL-Projektmanagements“ im SGB und
Festlegung der erforderlichen Rollen und Kompetenzen
• Festlegung der künftigen Wahrnehmung unterstützender Aufgaben im Rahmen
einer zentralen Vergabeunterstützung
• Betrachtung der bisher unberücksichtigten Bereiche 85-1 und Stäbe sowie der
jeweiligen Prozesse
• Klärung zusätzlicher Anforderungen im Zusammenhang mit den Aufgabenfeldern
Klimaschutz/Energie, Barrierefreiheit etc.
• Anpassung der Stellengrobbemessung bei dann veränderten Ablaufprozessen
Summary SGBSeite 21 von 21