Einleitung des Vergabeverfahrens zum Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Schulmöbeln im Zeitraum 01.06.2022-31.05.2023 mit der Option der dreimaligen Verlängerung bis längstens 31.05.2026

Beschlussvorlage: Einleitung
öffentlich
220249
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
40 Schulamt
Dezernat:
Dez. V
Einleitung des Vergabeverfahrens zum Abschluss
einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung von
Schulmöbeln im Zeitraum 01.06.2022-31.05.2023
mit der Option der dreimaligen Verlängerung bis
längstens 31.05.2026
Beratungsfolge
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und
Vergabe
03.03.2022 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Der Einleitung des Vergabeverfahrens gemäß Ziffer 3.5 der Vergabeordnung
der Bundesstadt Bonn zum Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die
Lieferung von Schulmöbeln im Zeitraum 01.06.2022-31.05.2023 mit der Option
der dreimaligen Verlängerung bis längstens 31.05.2026 wird zugestimmt.
Begründung
Die Schulen in städtischer Trägerschaft beantragen jährlich zur Planung und
Bündelung der Beschaffung von Inventar- und Einrichtungsgegenständen ihren
zwingend und unabweisbar notwendigen Bedarf mittels Prioritätenliste beim
Schulamt. Die Notwendigkeit der Ergänzungsbeschaffungen ergibt sich hierbei
regelmäßig durch Bildung zusätzlicher Eingangsklassen, zusätzlicher OGS-
Plätze, weiterer internationaler Vorbereitungsklassen oder durch die
Umgestaltung einzelner Schulstandorte zu inklusiven Schulen. Überwiegend
werden diese konkret beantragten Inventar- und Einrichtungsgegenstände
jeweils zum Beginn des neuen Schuljahres nach den Sommerferien benötigt.
Im Wege der Ersatzbeschaffung muss zudem regelmäßig wiederkehrend
veraltetes oder defektes Mobiliar in den 88 städtischen Bonner Schulen ersetzt
werden.
Die Bundesstadt Bonn als Schulträger ist gemäß § 79 des Schulgesetzes für
das Land Nordrhein-Westfalen verpflichtet, die für einen ordnungsgemäßen
Unterricht erforderlichen Einrichtungen und Lehrmittel bereitzustellen und eine
am allgemeinen Stand der Technik und Informationstechnologie orientierte
Sachausstattung zur Verfügung zu stellen.Seite 1 von 4
Seite 2
Da es sich um periodisch wiederkehrende Bedarfe handelt, wurde ein Großteil
der Bedarfe erstmalig im Jahr 2019 zu einem Schulmöbelrahmenvertrag
zusammengefasst. Unter Berücksichtigung der Verlängerungsoptionen endet
der 2019 abgeschlossene Vertrag am 31.05.2022. Daher ist zum 01.06.2022
der Neuabschluss erforderlich.
Die im Jahr 2019 erwarteten Vorteile der Rahmenvereinbarung, die
Optimierung und Flexibilität der Beschaffungspraxis, eine weitreichendere
Bündelung der Bedarfe als in der Vergangenheit, eine bessere Planbarkeit der
Beschaffung sowie eine Verringerung der Arbeitsbelastung in der Verwaltung,
sind während des nun auslaufenden Vertrages eingetreten. Größter Vorteil der
neuen Vertragsgestaltung war, dass neben den konkret ausgeschriebenen
sogenannten Kernprodukten auch andere Produkte des Vertragspartners mit
einem festen Rabattsatz auf den aktuellen Listenpreis für die städtischen
Bonner Schulen bezogen werden konnten. Eine entsprechende Vereinbarung
soll auch im neuen Rahmenvertrag getroffen werden.
Im auszuschreibenden Rahmenvertrag werden keine Mindestabnahmemengen
definiert und generiert, sondern es werden die jährlichen geschätzten
Abnahmemengen für bestimmte Kernprodukte, basierend auf den Erfahrungen
der Vergangenheit, ausgeschrieben. Das tatsächliche jährliche
Auftragsvolumen kann hiervon abweichen und richtet sich nach den konkreten
Bedarfen und den zur Verfügung stehenden Haushaltsmitteln. Aufgrund
aktueller EU-Rechtsprechung ist jedoch ein Maximum festzulegen. Hier schlägt
die Verwaltung vor, als jährliche Maximalabnahmemenge das fünffache der
geschätzten jährliche Abnahmemenge, basierend auf den Schätzkosten für die
ausgeschriebenen Kernprodukte, festzulegen. Hierdurch erhält die Verwaltung
eine größtmögliche Flexibilität. Sollten seitens des Landes oder des Bundes
weitere Förderprogramme für die Anschaffung von Schulmobiliar (bspw. im
Kontext des Rechtsanspruches auf einen OGS-Platz) beschlossen werden,
könnten entsprechende Anschaffungen u. a. aus dem
Schulmöbelrahmenvertrag realisiert werden, ohne erneute Vergabeverfahren
durchzuführen.
Aufgrund verwaltungsinterner Erfahrungen und aktueller Recherchen werden
folgende Nachhaltigkeits- und Qualitätskriterien im Rahmen des
Ausschreibungsverfahrens gefordert:
1. Alle anbietenden Firmen müssen über ein zertifiziertes
Qualitätsmanagementsystem nach EN ISO 9001 verfügen.
2. Die angebotenen Möbel müssen den neuesten
Sicherheitsanforderungen und Vorschriften nach UVV, GUV sowie
den einschlägigen DIN-Normen, insbesondere DIN EN 1729-1 –
2016-02, entsprechen.
3. Für alle ausgeschriebenen Kernprodukte ist das GS-Zertifikat
erforderlich.
4. Alle anbietenden Firmen müssen über ein zertifiziertes
Umweltmanagementsystem nach ISO 14001 verfügen.
5. Alle verwendeten Materialien, Leime und Lacke müssenSeite 2 von 4
Seite 3
toxikologisch unbedenklich sein.
6. Alle angebotenen Möbel- und Holzwerkstoffe unterliegen der
Emissionsklasse E1.
7. Bei der Konstruktion der Möbel sind die Prinzipien der
recyclinggerechten Konstruktion (VDI 2243) zu beachten.
8. Möbel mit einem Anteil von über 50% Holz müssen den
Anforderungen des Blauen Engels für emissionsarme Produkte aus
Holz und Holzwerkstoffe (RAL-UZ 38) entsprechen.
9. Holzwerkstoffplatten müssen den Anforderungen des Blauen Engels
für Holzwerkstoffplatten (RAL-UZ 76) entsprechen.
10. Die Nachhaltigkeit verwendeter Holzprodukte ist durch ein FSC-
Siegel zu belegen.
11. Es müssen bei Anstrichen schadstoffarme Lacke nach den
Anforderungen des RAL-UZ 12a verwendet werden.
12. Nach Möglichkeit sollen alle Metallteile aus Eisen oder Stahl
gefertigt sein. Aluminium soll nur dort Anwendung finden, wo es
nicht anders möglich ist. Behandlung der Metallteile: poliert,
pulverlackbeschichtet, galvanisiert.
13. Bezugsstoffe müssen dem Ökotex-Zeichen 100 Standard oder dem
europäischen Umweltzeichen für Textilien entsprechen. Bei Polstern
ist der Blaue Engel für emissionsarme Polstermöbel (RAL-UZ 117)
einzuhalten.
14. Verwendete Kunststoffe und andere Materialien dürfen keine
halogenierten Verbindungen und Weichmacher enthalten, sie dürfen
nicht aus PVC bestehen und keine halogenierten Flammschutzmittel
enthalten. Die Kunststoffe müssen durchgefärbt und frei von
Schwermetallen sein.
15. Verpackungen müssen luftdurchlässig nach RAL-UZ 38 sein.
Verpackungsmaterialien müssen nach Verpackungsverordnung
zurückgenommen und recycelt werden.
16. Bei Anlieferungen ist die Bonner Umweltzone zu beachten.
Die Schätzkosten basieren auf den Erfahrungen der Vergangenheit, wobei
aufgrund der aktuellen Marktsituation (weltweite Verknappung von Rohstoffen)
eine Kostensteigerung von 15% im 1. Vertragsjahr sowie eine weitere
Kostensteigerung von linear 5% für die weiteren Vertragsjahre einkalkuliert
worden ist. Die angegebenen Schätzkosten beziehen sich nur auf die
auszuschreibenden Kernprodukte.Seite 3 von 4
Seite 4
Vergabeart
öffentlich x offen (EU) aufgeforderte Firmen
beschränkt nichtoffen (EU) mit öffentlichem
Teilnahmewettbewerb
Freihändig bzw. Verhandlungsvergabe Verhandlungsverfahren (EU) Abweichung von der
vorgeschriebenen Vergabeart
Vergabekennzahl Vergabe-/Vertragsordnung Ausführungszeitraum Schätzkosten brutto
BN-2021-502 VgV 01.06.2022 -31.05.2023
(mit der Option der
dreimaligen
Verlängerung längstens
bis 31.05.2026)
Schätzkosten für Schätzkosten für
ein Jahr vier Jahre
372.470,00 1.605.392,06
Produktgruppennummer
1.03.01 bis
1.03.07
Produktgruppenbezeichnung
Grundschulen, Hauptschulen,
Realschulen, Gymnasien,
Gesamtschulen, Förderschulen
und Berufskollegs
Sachkonto
(konsumtiv) /
Finanzposition
(investiv)
543180
783100
CO-Kontierung (konsumtiv) /
Finanzstelle (investiv)
Alle Schultypen
Verpflichtungsermächtigungen Verwendung von
Haushaltsresten
Mittel
ja x nein ja x nein freigegeben x vorgesehen
Anlage/n
KeineSeite 4 von 4