Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes Jahresabschluss 2021 und Jahresplanungen 2022

Mitteilungsvorlage
öffentlich
220194
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes
Jahresabschluss 2021 und Jahresplanungen 2022
Beratungsfolge
Unterausschuss für Digitalisierung und
Organisation
15.02.2022 Kenntnisnahme
Mitteilung:
Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes
Jahresabschluss 2021 und Jahresplanungen 2022
Im jüngsten Unterausschuss für Digitalisierung und Organisation wurde ein
detaillierter Bericht und Ausblick zur Umsetzung des OZG erbeten. Um im letz-
ten Jahr vor Ende der OZG-Frist am 31.12.2022 noch an Geschwindigkeit zu
gewinnen, sollen die im Jahr 2021 umgesetzten Projekte betrachtet werden und
hieraus eine Anpassung der Strategie für die Umsetzungsprojekte im Jahr 2022
vorgenommen werden.
1. Recherchearbeit: Ist-Aufnahme, Priorisierungen, Benchmark
Im Jahr 2019 und 2020 wurden mehrfach sog. „Ist-Aufnahmen“ in den Ämtern
durchgeführt, um die Zuständigkeiten und den Digitalisierungsgrad der OZG-
Leistungen zu erfassen. Im Anschluss wurden folgende Kriterien ausgewählt,
um die OZG-Leistungen zu priorisieren:
Priorisierung des Bundes:
Diese ist eingeteilt in Prio 1 (hohe Priorität für BMI und damit auch für
Bonn) bis
Prio 4 (niedrige Priorität für BMI und damit auch für Bonn)
Der bereits vorhandene Reifegrad in Bonn:
Reifegradstufe 4 (hohe Priorität für Bonn, da vorhandene Online-
Dienste sich bereits etabliert haben und diese als Quick Wins ins Ser-
viceportal integriert werden können) bis Reifegradstufe 0 (niedrige Prio-
rität für Bonn, da Dienstleistungen bis jetzt noch nicht oft gefragt worden
sind und deswegen auch nicht auf der bonn.de hinterlegt wurden)
Fallzahlen pro Monat:
>200 (hohe Priorität für Bonn durch eine hohe Nachfrage) bis <20 (nied-
rige Priorität für Bonn, da niedrige Nachfrage)
Die Daten, die in der oben benannten Ist-Aufnahme erfasst wurden, wurden
mithilfe einer Software automatisiert priorisiert. Dies erfolgte im März 2021, wo-
bei im Anschluss in Absprache mit den Fachämtern viele Daten aus der Ist-
Aufnahme nochmal revidiert wurden, sodass im November 2021 eine weitere
Priorisierung angefertigt wurde. Ggf. ist für 2022 eine weitere Priorisierungs-Seite 1 von 13
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runde geplant, falls sich z.B. Fallzahlen eines Bereiches stark verändern wür-
den.
Das OZG-Team vertritt die Stadt Bonn in mehreren OZG- Austauschrunden: So
hat sich im Diskurs mit anderen kreisfreien Städten in Nordrhein-Westfalen
herausgestellt, dass bei allen Kommunen unterschiedliche Ansichten kursieren,
wie viele OZG-Leistungen umgesetzt werden müssen. Aktuell gehen die NRW-
Kommunen von einer Bandbreite von 400 bis 2000 umzusetzenden OZG-
Leistungen aus. Das OZG-Team hat während der Ist-Aufnahme OZG-
Leistungen geclustert, um zusammengehörende Themen gemeinsam zu be-
trachten. Dies ist auch bei anderen Kommunen erfolgt, wobei jede Kommune
unterschiedliche Maßstäbe angelegt hat.
Immerhin haben alle Kommunen die Leistungen in Projekte geclustert. So ist es
auch in Bonn erfolgt.
2. Aufbau der Infrastruktur
Während im Jahr 2020 die
Einführung des Servicepor-
tals und sowie die Designan-
passung durch das OZG-
Team aufgebaut wurden,
wurden im Jahr 2021 weitere
wichtige Grundlagen zur
Umsetzung des Onlinezu-
gangsgesetzes geschaffen:
Durch einen ServiceRequest
können nun Anträge auf Portal-Userkonten standardisiert und automatisiert
bearbeitet werden, wodurch der Aufwand für das OZG-Team erheblich redu-
ziert wurde.
Im September wurde eine Kampagne mit einer Agentur zur Bewerbung des
Bewohnerparkausweises durchgeführt. Hierdurch wurden die Klickzahlen auf
den Bewohnerparkausweis und auf das Serviceportal erhöht.
Zudem hat das OZG-Team mithilfe des Entwicklungsteams der IT-Abteilung
eine Möglichkeit gefunden, die komplette Funktionspalette des Produktes In-
trexx (eine Art Datendrehscheibe) für den Postkorb des Sachbearbeitungspor-
tals zu nutzen. Dies könnte einen echten „Gamechanger“ darstellen: So ist z.B.
eine inhaltsdatenbasierte Verteilung (z.B. Stadtbezirksbezogene Zuständigkeit
oder nach Buchstabenbereiche) möglich geworden. Die damit eröffneten Mög-
lichkeiten müssen noch konkret analysiert werden, wobei davon ausgegangen
werden kann, dass eine Vielzahl von Workflows ab sofort über Intrexx abbildbar
wäre, was die Funktionspalette des Serviceportals enorm erweitern könnte.
3. Umsetzungsprojekte
Im Jahr 2021 konnte der Stand der OZG-Leistungen verbessert werden. Auch
wenn am 01.01.2021 noch nicht mit der Messung nach Reifegradstufen gear-
beitet wurde, lässt sich der Stand vom 01.01.2021 kumulieren:Seite 2 von 13
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Reifegradstufen
Kumulierter
Stand
01.01.2021
Stand
04.01.2022
0 = offline 158 146
1 = Informationen auf bonn.de vorhanden 176 180
2 = Formular analog vorhanden 50 47
3 = Online-Formular zum Upload von Nach-
weisen
66 77
4 = elektronischer Rückkanal, Once-Only 13 14
Verbesserungen bei den jeweiligen Dienstleistungen
Reifegradstufe 0 > 1 insg. 12
Zu einigen nicht vorhandenen Dienstleistungen konnten Informationen auf der
bonn.de hinterlegt werden. Dies ist neben der zur Verfügungstellung von Onli-
ne-Anträgen eine Verpflichtung aus dem OZG.
Reifegradstufe 0 > 3 insg. 1
Zu der Dienstleistung „Ausnahmegenehmigungen Fischerprüfungen“ war vor
dem Umsetzungsprojekt auf der bonn.de kein Content hinterlegt. Hier wurde
ein neues Online-Formular gebaut und mit E-Payment-Funktion hinterlegt.
Reifegradstufe 1 > 3 insg. 5
Zu fünf Dienstleistungen waren vor den Umsetzungsprojekten lediglich kurze
Informationen zur Beantragung per Post oder vor Ort hinterlegt. Hervorsticht
hier die Beantragung einer Feinstaubplakette, die vor dem Umsetzungsprojekt
vor Ort im Dienstleistungszentrum beantragt werden musste. Diese kann nun
auch online beantragt und direkt per E-Payment bezahlt werden.
Reifegradstufe 2 > 3 insg. 2
Zu zwei Dienstleistungen waren vor den Umsetzungsprojekten noch Formulare
hinterlegt, bei den Unterlagen per Post an die zuständige Stelle geschickt wer-
den mussten. Hierunter war auch der „Führerschein-Umtausch in Kartenfor-
mat“. Durch die Verpflichtung, alte Führerscheine in das neue Format zu tau-
schen, ist hier in den nächsten Monaten bzw. Jahren ein großer Andrang zu
erwarten. Da bei dieser Dienstleistung ein Unterschriftserfordernis besteht,
müssen Bürger*innen sich mit der eID-Funktion des neuen Personalausweises
authentifizieren. Auch hier erfolgt die Bezahlung online.
Reifegradstufe 3 > 3 insg. 10
Diese Dienstleistungen waren bereits als Online-Formulare auf der bonn.de
vorhanden und wurden zusätzlich ins Portal integriert und dabei optimiert.
Reifegradstufe 3 > 4 insg. 1
Bei der Übermittlungssperre ist es nun möglich, dass die Bürger*innen die
Bestätigung über die Eintragung bereits online über ihren Postkorb erhalten.
E-Payment-Funktion insg. 14
Insgesamt wurden 14 Dienstleistungen im Jahr 2021 integriert, die eine E-
Payment-Funktion anbieten.Seite 3 von 13
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Top 3 Dienstleistungen im Jahr 2021
Der Bewohnerparkausweis wurde zwar im Jahr 2020 im Serviceportal produk-
tivgesetzt, allerdings lassen sich die Vorteile des neuen Systems im Jahr 2021
besonders gut aufdecken.
Vor der Betrachtung im Rahmen des OZG-Projektes musste man sich zum
Ausfüllen des Formulars mithilfe der eID-Funktion des neuen Personalauswei-
ses authentifizieren, dies analog per Post machen oder im Dienstleistungszen-
trum vorsprechen. Dies konnte nach Prüfung der Rechtsgrundlage entfallen.
Verzögerte oder zurückgestellte Projekte
Das OZG-Team begleitet unter anderem die Fachämter bei der Teilnahme an
Projekten des Landes NRW: Gemeinsam mit dem Sozialamt nimmt die Stadt
Bonn an der Umsetzung der „Hilfe zum Lebensunterhalt“ teil. Allerdings sind
diese Projekte sehr komplex, da die entsprechenden Online-Dienste für eine
Vielzahl von Kommunen passen müssen. Hier entstehen leider aktuell Verzö-
gerungen durch nicht vorhergesehene Problematiken (z.B. Mangel an Schnitt-
stellen). So hat sich z.B. der Livegang für die Online-Beantragung der „Hilfe
zum Lebensunterhalt“ mittlerweile um mehrere Wochen verzögert. Die Stadt
Bonn kann diese Umsetzungen nicht beeinflussen, sodass mehrere dieser Pro-
jekte bereits unter dem Status „außer Plan“ geführt werden.
Zudem mussten im Jahr 2021 mehrere Projekte wegen städtischen Kapazitäts-
grenzen zurückgestellt werden:
Die städtische IT ist aktuell stark belastet wegen einer Vielzahl an Projekten,
sodass die Projekte „Liegenschaftskartenbestellung“ sowie die „Einführung
mehrerer Dienstleistungen im Bereich der Verkehrslenkung“ (Schwerbehinder-
tenparkausweise, Güterverkehr und Personenverkehr, ggf. Groß- und Schwer-
transporte) nicht im geplanten Maße angegangen werden können. Hier müssen
vor Umsetzung der OZG-Projekte erst andere Projekte, wie z.B. die umfangrei-
che Einführung einer neuen Software bzw. Umstellungen in der Infrastruktur
abgeschlossen sein, damit die OZG-Umsetzung angegangen werden kann.
Zieltermine sind für diese beiden Projektstarts noch nicht bekannt.Seite 4 von 13
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4. Jahresplanung 2022
Unsere Strategie für schnellere Umsetzungen im Jahr 2022
Für die beschleunigte Umsetzung von OZG-Projekten wurde das Modell der
„Kurzintegrationen“ entwickelt. Kurzintegrationen betrachten nur die Umsetzung
eines bereits vorhandenen Formulars in das Serviceportal. Um eine höhere
Anzahl von Quick Wins zu generieren, werden diese in Zukunft ohne Prozess-
visualisierungen vorgenommen oder nur an den Stellen, an denen es absolut
nötig ist.
Da es sich im Verlaufe mehrerer Projekte herausgestellt hat, dass sich die Ein-
führung von Standard-Online-Diensten (z.B. Baugenehmigungsverfahren) oft
viel komplexer gestaltet, muss das OZG-Team die Erfahrung machen, mit
Übergangslösungen (Online-Formular-Integrationen) zu arbeiten.
Der Grund für die Komplexität der Standard-Online-Dienste liegt unter anderem
darin, dass z.B. Soll-Prozesse erst nach der Testphase entwickelt werden kön-
nen und ggf. auffallende Probleme nicht selbst, sondern nur durch den Dienst-
leister behoben werden können. Zudem ist hier der Change-Aspekt nicht außer
Acht zu lassen: Die Schulung und Testung sind sehr komplex und bedürfen
auch vieler Kapazitäten im Fachamt, das von der städtischen IT und dem OZG-
Team sehr eng begleitet werden muss. Hier lohnt sich eine schrittweise Ein-
führung, z.B. erstmal ein abgespecktes Formular im Serviceportal anzubieten,
das über die Zeit durch Funktionen oder weitere Anbindungen erweitert wird.
Fahrplan für 2022
Bei den im Jahr 2021 begonnen Projekten, lassen sich bereits die Quartale
bestimmen, zu denen die Produktivsetzungen voraussichtlich umsetzbar sind
(siehe Roadmap). Zudem soll kontinuierlich die Anzahl der Dienstleistungen im
Reifegrad 0 reduziert werden. Hier ist eine Umsetzung von 30 Dienstleistungen
pro Quartal denkbar.Seite 5 von 13
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Es ergeben sich die folgenden Verbesserungen in den Reifengraden:
Reifegradstufen Stand
04.01.2022
Möglicher
Stand
31.12.2022
0 = offline 146 26
1 = Informationen auf bonn.de vorhanden 180 293
2 = Formular analog vorhanden 47 42
3 = Online-Formular zum Upload von Nachweisen 77 89
4 = elektronischer Rückkanal, Once-Only 14 14
Neben diesen Projekten werden zusätzlich noch im Laufe des Jahres die fol-
genden Projekte angegangen, die sich aber noch nicht im zeitlichen Ablauf
schätzen lassen und in der Umsetzung stark von den Dienstleistern abhängen:
Geburts- und Sterbefallanzeige (Reifegradstufe 1 > 3)
Baumfällgenehmigung (Reifegradstufe 2 > 3)
Übermittlung Wohnungsgeberbestätigung (Reifegradstufe 2 > 3)
Bewusst wurden die Landesprojekte, die oben unter „verzögerte Projekte“ be-
schrieben wurden, nicht in den Fahrplan für 2022 mit einberechnet. Hier han-
delt es sich aber u.a. um die folgenden Projekte, die mit Livegang einen erheb-
lichen Sprung in der OZG-Umsetzung bedeuten könnten:
Hilfe zum Lebensunterhalt (Reifegradstufe 2 > 3)
Zweckentfremdung/ Wohnraum-Identitätsnummer (Reifegradstufe 2 > 3)
Ehrenamtskarte (Reifegradstufe 2 > 3)
Unterhaltsvorschuss (Reifegradstufe 1 > 3)Seite 6 von 13
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Geplante Projekte nach Quartalen im Jahr 2022
1. Quartal 2022
Infrastruktur ausbauen mithilfe der Anpassung der XZuFi-Schnittstellen
zwischen Portalverbund, Serviceportal und Website bonn.de zur verein-
fachten Pflege sowie einer Testumgebung für das Serviceportal
Aufbau einer internen Datenbank über alle Online-Dienste, auf dieser
Datengrundlage wird die Nutzerführung auf der bonn.de überarbeitet
und die Seite "Online-Services" komplett neu strukturiert
Start folgender Dienstleistungen:
o Bibliotheksausweis (Reifegradstufe 3 > 3) --> bereits produktiv
o Sondernutzung Außengastronomie (Reifegradstufe 3 > 3)
o Melderegisterauskunft (Reifegradstufe 3 > 3)
o Fahrer*innenqualifizierungsnachweis (Reifegradstufe 1 > 3)
o Jäger*innenprüfung und Jagdschein (Reifegradstufe 3 > 3)
o Einbürgerung (Reifegradstufe 1 > 3)
2. Quartal 2022
Um die Durchgängigkeit der Prozesse sowie die Medienbruchfreiheit zu
ermöglichen, müssten weitere Komponenten ausgebaut werden:
o Fortsetzung des Briefbutlers zum automatisierten Druck und zur
Kuvertierung (z.B. aus dem Homeoffice) und Darstellung des di-
gitalen Rückkanals über das Serviceportal
o Betrachtung und Pilotumsetzung der Anbindung von Doxis an In-
trexx bzw. an das Serviceportal zur vereinfachten bzw. automa-
tisierten Ablage von Vorgängen
Start folgender Dienstleistungen:
o Zuschüsse im Stadtbezirk Bonn (Reifegradstufe 0 > 3)
o Wohnberechtigungsschein (Reifegradstufe 3 > 3)
o Personenstandsurkundenbestellung (Reifegradstufe 3 > 3)
o Elternbeiträge - Übermittlung von Unterlagen (Reifegradstufe 3 >
3)
3. Quartal 2022
Kampagne zur Bewerbung einer oder mehrerer Dienstleistungen
ggf. letzte Priorisierungsrunde bei Bedarf
Start folgender Dienstleistungen:
o Baugenehmigungsverfahren (auch einfach), Bauvorbescheid,
Abbruchanzeige (Reifegradstufe 2 > 3)
o Abladegenehmigung (Reifegradstufe 1 > 3)
o Ausnahmegenehmigung von Halt- und Parkverboten, private
Umzüge (Reifegradstufe 3 > 3)
o Parkausweis für Betriebe (Reifegradstufe 1 > 3)
o Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz (Reifegradstufe 1 >
3)
4. Quartal 2022
Ausbau ServiceRequests im ServiceWeb zur Automatisierung von An-
fragen
Reduzierung von Dienstleistungen in der Reifegradstufe 0
Start folgender Dienstleistungen:Seite 7 von 13
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Online-Traukalender (Vorbereitung für die perspektivische An-
meldung der Eheschließung) (Reifegradstufe 1 > 3)
Hundesteuer - Ermäßigung (Reifegradstufe 1 >3)
Schüler*innenticket (Reifegradstufe 2 > 3)Seite 8 von 13
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Darstellung des Confluence-Bereichs „Umsetzung des OZGs“
Der Confluence-Bereich „Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes“ wird für
viele unterschiedliche Themen verwendet. Zum einen dient es dem
Wissensmanagement sowie dem Austausch und dem strukturierten Ablagen
von Daten. Das Herzstück bildet allerdings die Projektdokumentation.
Es kann eine Übersicht über alle Projekte erstellt werden, hier z.B. sortiert nach
dem Status. Es ist möglich diese Liste als PDF oder Word-Datei zu exportieren:Seite 9 von 13
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Zudem kann eine Übersicht über die „erledigten Projekte“ erstellt und mit einer
Wiedervorlage für die Evaluationsphase versehen werden.
Jedes Projekt ist als einzelne Seite hinterlegt, unter der mehrere Unterseiten
hängen. Hier wird zur Vereinheitlichung mit Vorlagen gearbeitet. Nach dem
Ausfüllen der Basisdaten können Statusberichte, Mitschriften, Technische Do-
ku, Freigabeformular und alle weiteren benötigte Dokumente mit wenigen
Klicks generiert werden.Seite 10 von 13
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Jedes Projekt wird in einem Statusbericht nachverfolgt und mit Farben verse-
hen. So können alle Beteiligten schnell sehen, wie der Stand des jeweiligen
Projektes ist und welche Punkte noch offen (in rot), in Bearbeitung (gelb) oder
erledigt (grün) sind.
Freigabedokumente können automatisch generiert werden und müssen nur
noch mit den wichtigsten Basisdaten versehen werden. Die Freigaben erfolgen
per E-Mail, um den Aufwand für die Hauspost einzusparen. Nach Erhalt der
Freigaben, Aufträge etc. werden diese im entsprechenden Projekt abgelegt. So
behält man über alle Vorgänge einen Überblick. Bei Abwesenheit einer Projekt-
organisatorin kann im entsprechenden Bereich der aktuelle Stand nachvollzo-
gen werden.Seite 11 von 13
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Jedes OZG-bezogene Dokument bzw. Wissen soll in Confluence hinterlegt
sein, deswegen gibt es eine Vielzahl an Abschnitten, sei zu es zu Protokollen
von Jour Fixen oder Infos zur Administration des Serviceportals:Seite 12 von 13
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Einige Dokumente werden bereits über Confluence freigegeben. Hierbei han-
delt es sich um interne Freigaben innerhalb des Sachgebiets (z.B. für Presse-
mitteilungen, Newsletter oder Intranet-Artikel). Hier können Artikel über die
Kommentarfunktion freigegeben werden und an die nächste Instanz weiterge-
leitet werden.
Anlage/n
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