Überörtliche Prüfung der Bundesstadt Bonn im Jahr 2021 Informationstechnik

Beschlussvorlage
öffentlich
211897
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
Überörtliche Prüfung der Bundesstadt Bonn im Jahr
2021 Informationstechnik
Beratungsfolge
Unterausschuss für Digitalisierung und
Organisation
10.11.2021 Empfehlung
Rechnungsprüfungsausschuss 02.12.2021 Empfehlung
Rat 09.12.2021 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Der Rat nimmt den Bericht der Gemeindeprüfungsanstalt NRW (GPA)
über die Überörtliche Prüfung der Informationstechnik der Bundesstadt
Bonn zur Kenntnis.
Begründung
Mit Auftaktgespräch am 22.11.2018 wurde die überörtliche Prüfung der
IT der Bundesstadt Bonn durch die Gemeindeprüfungsanstalt (GPA)
begonnen.
Das IT-Profil der Stadt Bonn wurde nach den Aspekten
 IT-Kosten
 Digitalisierung
 IT-Betriebsmodell und -Steuerung
 IT-Sicherheit und Datenschutz
 Prozessmanagement
 Örtliche Rechnungsprüfung
bewertet. IT-Kosten und Ausstattungsbestand wurden zum 31.12.2018
erhoben. Wesentliche Informationen wurden durch die GPA in Interviews
erhoben. Das Abschlussgespräch mit dem zuständigen Dezernenten,
dem Amtsleiter, dem Leiter der IT sowie dem IT-Sicherheitsbeauftragten
der Stadt Bonn hat am 09. März 2021 digital stattgefunden.Seite 1 von 58
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Am 31.05.2021 hat die GPA NRW der Oberbürgermeisterin per E-Mail
den abschließenden Bericht über die Überörtliche Prüfung der
Informationstechnik bei der Stadt Bonn vorgelegt.
Da dieser Teilkomplex in einem eigenen Bericht herausgegeben wurde,
ist der Bericht separat nach §105 Abs. 5 GO NRW dem
Rechnungsprüfungsausschuss vorzulegen, der anschließend den Rat
über den wesentlichen Inhalt des Prüfungsberichtes sowie das Ergebnis
seiner Beratungen unterrichtet.
Mit dem als Anlage beigefügten Bericht hat die GPA den
Querschnittsbereich Informationstechnik analysiert und die folgenden
Prüffeststellungen getroffen und Empfehlungen gegeben.:
Feststellung(F) / Empfehlung (E) / Stellungnahme der
Verwaltung (S)
F1 Die organisatorischen und instrumentellen
Rahmenbedingungen der Stadt Bonn bieten eine gute
Grundlage, um die IT zielgerichtet zu steuern. Es bestehen
wenige Ansätze, diese zu optimieren.
10
E1 Die gpa-NRW bestärkt die Stadt Bonn darin, ihren bereits initiierten
Prozess zur Strategieabstimmung fortzusetzen. Daraus sollten
insbesondere eindeutige Zielvorgaben für die operative IT
resultieren.
11
S1 Der Prozess zur Strategieabstimmung wurde bereits während
der GPA-Überprüfung initiiert und im Strategiepapier zur
Entwicklung einer Smart City - hier Teilbereich
"Strategiepapier Digitale Verwaltung" dem Rat zur Kenntnis
gegeben.
Danach gliedern sich die Zielvorgaben in drei
Handlungsfelder:
1. Menschen - Prozesse - Organisation
Die Zusammenarbeit wird einfach, lösungs- und
bürgerorientiert
2. Daten - Software -Service
digitale Möglichkeiten werden optimal und innovativ genutzt -
intern sowie an der Schnittstelle zu Bürger*innen und
anderen Stakeholdern
3. Hardware - Netze - Architektur
Sicherheit, Stabilität und Skalierbarkeit sind die Basis für die
oben genannten Entwicklungen
Die Zielvorgaben sind im Strategiepapier nach
Ambitionsniveaus in Paketen S/M/L angegeben. DanachSeite 2 von 58
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entspricht S dem Paket "Überleben", also dem Erhalten des
Ist-Zustands mit Umsetzung rechtliche vorgegebener digitaler
Organisationsanpassungen und ist in der Haushaltsplanung
2021/22 enthalten. Das Paket M "Mitschwimmen" geht über
den Erhalt des Bestandes hinaus, das Paket L "Vorangehen"
sollte die Stadt Bonn unter den Top 10 im Smart City Index
halten.
F2 Die Stadt Bonn stellt ihre IT zu geringen Kosten bereit. Es
besteht aber das Risiko, dass die bereitgestellten IT-
Leistungen nicht in vollem Umfang wirtschaftlich sind.
11
E2 Die Stadt Bonn sollte ein systematisches Lizenzmanagement
implementieren. Dies bedingt, dass sie die erforderlichen
Personalressourcen definiert und die Tätigkeit über
Stellenbeschreibungen explizit absichert. Zudem sollte die Stadt
Bonn für eine entsprechende fachliche Qualifizierung sicherstellen
und ein unterstützendes Fachverfahren einführen, in welchem alle
erforderlichen Lizenzinformationen ausgewertet werden können.
21
S2 Der IT der Stadt Bonn wird in der GPA-Prüfung 2021, wie im
Prüfungsbericht 2014, eine sehr niedrige Kostenstruktur
attestiert. Die aktuelle Entwicklung zeigt allerdings, dass die
städt. IT mit der derzeitigen Ausstattung - insbesondere der
personellen Ressourcen - bei den aktuellen Anforderungen,
allgemeine Digitalisierung, zusätzlicher Digitalisierungsdruck
durch die Pandemie und aktuell durch die möglichen
Auswirkungen der Stadthaussanierung über die
Leistungsgrenze hinausgehen muss. Bereiche der
Verwaltung, die bisher lediglich in der Arbeitsplatzausstattung
Kontakt mit der IT hatten, erwarten und benötigen heute
Unterstützung im Bereich der Prozessdigitalisierung,
Mobilisierung der Arbeit und Einrichtung von
Homeofficearbeitsplätzen. Der damit verbundene zusätzliche
Betreuungsaufwand kann mit der vorhandenen
Personaldecke nicht mehr erfüllt werden.
Ein systematisches Lizenzmanagement mit definierten
Personal-ressourcen ist noch nicht eingerichtet. Bei den
Standardanwendungen kann die Lizenzverwendung über die
Softwareverteilung überwacht und gesteuert werden, in den
Fachverfahren erfolgt die Lizenzverwaltung durch die
Verfahrensbetreuenden.
Im Strategiepapier "Digitale Verwaltung" ist
Lizenzmanagement Bestandteil des Themenfelds "IT-
Service-Management (ITSM), IT-Prozessmodellierung und
IT-Verfahrensdokumentation inkl. zentrales
Lizenzmanagement". Hier sind sowohl im S-Paket wie auch
im L-Paket jeweils 2 Stellen vorgesehen. Im aktuell zur
Verfügung stehenden S-Paket liegt der Schwerpunkt beim IT-Seite 3 von 58
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Service-Management und der IT-Prozessmodellierung. Die
für das systematische Lizenzmanagement notwendigen
Stellen sollen für den Stellenplan 2023/2024 angemeldet
werden.
F3 Die strategische Ausrichtung der Stadt Bonn bietet eine sehr
gute Grundlage für die erfolgreiche Digitalisierung.
Gleichwohl kann sie deren Wirkung durch zeitliche
Konkretisierungen noch erhöhen.
25
E3 Die Stadt Bonn sollte ihrem Maßnahmenkatalog im Sinne eines
Projektplans (Roadmap) durch zeitlichen Vorgaben konkretisieren.
26
S3 Die Geschäftsstelle CDO ist aus dem Bereich der städt. IT in
das Dezernat I umgegliedert worden. Der CDO (Chief Digital
Officer) wurde direkt dem Stadtdirektor zugeordnet. Aus dem
Smart City Board wurde der Lenkungsausschuss Digitale
Transformation weiterentwickelt:
Aus der Geschäftsordnung des Lenkungsausschusses:
1. Aufgabe des Lenkungsausschusses
Der Lenkungsausschuss treibt die digitale
Transformation der Bundesstadt Bonn voran. Er
entscheidet über Projekte zur Digitalen Transformation,
gibt diese für die verschiedenen Stages/Phasen im
Rahmen des Stage-Gate-Prozesses frei und entscheidet
verbindlich über die dazugehörigen Ressourcen.
Im Falle einer Ressourcenknappheit nimmt der
Lenkungsausschuss eine Priorisierung der betroffenen
Projekte vor und stellt Projekte mit niedrigerer Priorität
zurück oder lässt diese pausieren.
Die Entscheidungen des Lenkungsausschusses sind für
alle Dezernate bindend.
Auf Basis des Strategiepapiers "Digitale Verwaltung" und
durch Steuerung daraus abgeleiteter Projekte über den
Lenkungsausschuss sind zwischenzeitlich die
Voraussetzungen für eine Konkretisierung des
Maßnahmenkatalogs in den Folgejahren geschaffen.
F4 Die Stadt Bonn kommt den rechtlichen Anforderungen des
EGovG nach. Das Online-Angebot der Stadt Bonn wird der
Intention der Digitalisierung allerdings noch nicht gerecht.
27
E4 Die Stadt Bonn sollte ihren Weg zur fristgerechten Umsetzung des
OZG verbindlich in einer Roadmap abbilden. Zudem sollte sie ihr
Online-Angebot noch stärker darauf ausrichten, strukturierte
Datensätze zu erhalten, um sie medienbruchfrei verarbeiten zu
können.
29Seite 4 von 58
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S4 „Roadmap“ OZG:
Mit der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) für
die Stadt Bonn ist ein Projektteam mit 3 Personen betraut.
Die Stadt Bonn hat bereits die Ist-Aufnahme über alle OZG-
Einzelleistungen abgeschlossen, so dass Dienstleistungen,
die im Verantwortungsbereich der Stadt Bonn liegen,
identifiziert wurden. Ziel der Ist-Aufnahme war es, einen
Überblick über die relevanten Dienstleistungen zu erhalten.
Um Transparenz für die Bürger*innen, Verwaltung und Politik
zu schaffen, wird halbjährlich eine Priorisierung der
Dienstleistungen anhand ausgewählter Kriterien (Priorität des
Bundes, Fallzahl pro Monat und bereits vorhandener
Reifegrad) angefertigt. Durch den regelmäßigen Turnus der
Priorisierung kann sichergestellt werden, dass
Veränderungen in den Kriterien Berücksichtigung finden
sowie nachfrageorientiert vorgegangen wird. Die
Priorisierung bildet den Fahrplan für die Umsetzung des
OZGs für die Stadt Bonn und dient als
Entscheidungsgrundlage für die nächsten
Digitalisierungsprojekte. Mit den aktuell vorhandenen
personellen Kapazitäten können bis zum 31.12.2022
insgesamt 140 Dienstleistungen der geforderten 501
Dienstleistungen bei der Stadt Bonn umgesetzt werden.
Online-Angebot:
Das Ziel der Stadt Bonn ist es, die Online-Dienstleistungen
mit Reifegradstufe 4 in das Serviceportal zu integrieren, so
dass ein digitaler Rückkanal gewährleistet wird. Stand heute
11.10.2021 sind bereits 16 Dienstleistungen in das Portal
integriert worden, von denen einige bereits über eine
medienbruchfreie Weiterverarbeitung verfügen. Zusätzlich
sind weitere Online-Formulare außerhalb des Portalangebots
an Schnittstellen angebunden.
Sobald ein neues Projekt aufgenommen wird, wird stets
geprüft, inwieweit dieser Rückkanal technisch umsetzbar ist
und in welchem Verhältnis dies zum Nutzen steht. Auch die
drei Formen der Unmöglichkeit sind hierfür maßgebend:
Faktische Unmöglichkeit, rechtliche Unmöglichkeit und
wirtschaftliche Unmöglichkeit. Sofern es keine Online-Dienste
aus den Fachverfahren gibt, wird zunächst versucht für die
Dienstleistung eine Zwischenlösung einzuführen. In der
geplanten Evaluation werden dann mögliche Neu-
Entwicklungen nochmals betrachtet und geprüft. Da die
Einbindung von Online-Formularen und eine
Postkorbintegration bereits eine gute Hilfestellung fürSeite 5 von 58
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Bürger*innen sowie Mitarbeitende darstellt, ist es sinnvoll
zunächst in Ausbaustufen zu denken. Alle Dienstleistungen,
die in das Serviceportal der Stadt Bonn eingebunden werden,
werden durch ein Online-Formular abgebildet, das durch eine
URL aufgerufen und im Browser ausgefüllt werden kann.
Dadurch gehen die Daten der antragstellenden Person
strukturiert bei der Stadt Bonn ein. Dies bildet den Grundstein
für eine spätere Fachverfahrenseinbindung. Die Erstellung
weiterer Online-Formulare zur Ablösung von PDF-
Formularen wird sukzessive vorangetrieben.
Die Entwicklungen auf dem Markt hinsichtlich Schnittstellen,
Fachverfahrensintegrationen sowie auch „Blaupausen“ von
Bund und Ländern werden stetig beobachtet. Die Stadt Bonn
beschäftigt sich intensiv mit der Integration von EfA-
Leistungen bspw. der „Einbürgerung“, die in das
Serviceportal der Stadt Bonn integriert werden soll. Hierbei
handelt es sich um eine Leistung, die auf Basis einer
Kooperationsgemeinschaft zwischen dem Ministerium für
Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie NRW und
dem KDN entwickelt wurde.
F5 Die Stadt Bonn hat einen medienbruchfreien
Rechnungsbearbeitungsprozess etabliert, der bereits
weitgehend technisch unterstützt wird.
29
E5 Die Stadt Bonn sollte prüfen, ob aktuell manuell durchgeführte
Prüfschritte automatisiert werden können. Ein Ansatzpunkt dazu
bietet die bereits vorhandene Schnittstelle zum Auftragsprozess.
32
S5 Im Verarbeitungsprozess kreditorischer Rechnungen und
Gutschriften der Stadt Bonn erfolgen derzeit drei Schritte
manuell:
1. Die fachliche Validierung der systemseitig in SAP als
fehlerhaft erkannten und gemeldeten Eingangsdokumente
(Rechnungen/Gutschriften) erfolgt manuell. Der E-
Rechnungsworkflow meldet in dem Zuge bereits den
„Ausnahmegrund“ z.B. welche Pflichtangabe im
Eingangsdokument fehlt ist oder eine Dublette, daher
erfolgt die Überprüfung in der Validierung zielgerichtet und
ohne großen Zeitaufwand. Hierbei handelt es sich um eine
bewusste Entscheidung, um ggf. heilbare Belege dennoch
verarbeiten und den Rechnungssteller*innen tatsächlich
unheilbar fehlerhafte Rechnungen und Gutschriften
plausibel zurücksenden und korrigierte Belege anfordern zu
können. Diesem Vorgehen liegen die Ziele, möglichst
wenige Belege ablehnen zu müssen sowie eine effektive
Kommunikation mit den Auftragnehmer*innen zugrunde.
Des Weiteren können gescannte
Papiereingangsdokumente, die laut Anforderung einesSeite 6 von 58
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Zuwendungsgebers im Zuge des Verwendungs-nachweises
in Papierform vorgelegt werden müssen, durch die
Validierung im Original an den entsprechenden
Fachbereich weitergeleitet werden. Die Meldung solcher
weiterzuleitenden Papierdokumente erfolgt ebenfalls
automatisiert, da die Fachbereiche bereits bei der
Beauftragung bzw. in der Mittelbindung zu geförderten
Maßnahmen eine Checkbox aktivieren können. Die
Qualitätskontrolle vor Abgabe der Belege
(Papier/Digitalisat) nutzt die Stadt bzgl. der
Überprüfungsquote zum ersetzenden Scannen.
2. Die Beauftragung erfolgt über VMS, die Budgetverwaltung
in SAP-PSM u.a. anhand von Mittelbindungen und die
sachlich-rechnerische Zeichnung der kreditorischen
Rechnungen und Gutschriften in SAP-VIM. Die Stadt Bonn
hat sich bewusst für die Nutzung der
Mittelbindungsnummer als Zustellkriterium für den E-
Rechnungsprozess entschieden, da diese in den
dezentralen Buchhaltungen der Stadt bereits vor der
Einführung des E-Rechnungsworkflows (Vorgabe lt.
Dienstanweisung der Finanzbuchhaltung) genutzt wurden.
Durch die in der Mittelbindung hinterlegte Kontierung erhält
die in VIM kontierende Person bereits einen nutzbaren
Kontierungsvorschlag, ohne diese manuell eingeben zu
müssen. Ein weiterer Grund dafür, nicht die
Vergabenummer aus VMS zu nutzen, war die größere
Flexibilität bei der Nutzung der Mittelbindungsnummer.
Nicht jeder Beschaffungsvorgang wird in VMS ein Vorgang
erfasst, die Verwendung von Mittelbindungen für
Kleinstbeschaffungen (Büromaterial, Barkäufe, etc.) oder
bei spontanen Beauftragungen (Baumfällung aufgrund
Gefahr, Abschleppdienst, etc.) ist sowohl für die
Mitarbeiter*innen der Stadt als auch für die
Rechnungssteller*innen komfortabler und effizienter. Um
bereits zu Beginn des Bestellvorgangs/der Beauftragung
anzusetzen und diesen mit der Budgetverwaltung und
Rechnungsverarbeitung sinnvoll und vollautomatisiert
verknüpfen zu können, wäre zudem die Anschaffung und
Umstellung auf das Modul SAP-MM erforderlich. Dieses
wäre ein weiteres Projekt vor der Einführung des E-
Rechnungsprozesses gewesen, wofür weder finanzielle
noch personelle Ressourcen vorhanden waren. SAP-MM
bietet jedoch nicht nur Vorteile. Die SAP-Beratung hat uns
von der Nutzung abgeraten, da diese eine dezidierte
Erfassung für jeden Bestellvorgang bedeutet
(Einzelkosten/Stückzahlen), was bei einem
Industrieunternehmen sinnvoll sein kann, aber im
städtischen Kontext (z.B. Baumaßnahmen oder
Verausgabungen ohne Bestellbezug, die nicht in einem
Vorverfahren abgewickelt werden) zu manuellem
Mehraufwand in allen Fachbereichen führen würde.Seite 7 von 58
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3. Die abschließende Buchung der VIM-Belege, also das
Erzeugen der FI-Belege, erfolgt ebenfalls manuell per
Button in VIM. Auch dies war eine bewusste Entscheidung
der Stadt Bonn gegen eine Dunkelverbuchung der
kreditorischen Rechnungen und Gutschriften, um
fehlerhafte Auszahlungen oder Kontierungsangaben (wie
bisher) durch einen weiteren Kontrollschritt so weit wie
möglich zu reduzieren. Hierbei ist zu beachten, dass die
Stadt Bonn im Sinne des NKF dezentral in den
budgetverantwortlichen Fachbereichen bewirtschaftet, in
der die dezentralen Buchhalter*innen i.d.R. keine gelernten
Buchhalter*innen sind und die Tätigkeiten in SAP eher als
Nebenaufgabe bestehen. Insbesondere im Bereich der
Rechnungen und Gutschriften zu BgA/steuerrelevanten
Sachverhalten ist diese zusätzliche Kontrolle
unumgänglich. Des Weiteren verknüpft die
Kreditorenbuchhaltung nachfolgende Arbeiten (z.B.
kreditorische Verrechnungen mit geleisteten Anzahlungen
oder Gutschriften) mit dem Schritt und den Erkenntnissen
aus dem Buchungsschritt.
F6 Das Prozessmanagement der Stadt Bonn befindet sich noch
im Aufbau. Es kann den Ansprüchen der digitalen
Transformation derzeit noch nicht in vollem Umfang gerecht
werden.
33
E6 Die Stadt Bonn sollte eine enge Verzahnung der OZG-relevanten
Prozessbetrachtungen durch die IT-Organisationseinheit mit dem
Projekt zur Einführung eines strukturierten Prozessmanagements
sicherstellen und diese in der verwaltungsweiten
Prozessmanagement-Strategie berücksichtigen. Zudem sollte sie
die Ziele Ihrer Prozessaufnahmen verbindlich beschreiben. Auf
Basis der strategischen Vorgaben sollte sie die
Verwaltungsprozesse strukturieren und für ihre Analyse
priorisieren. Die Stadt Bonn sollte die Aufgabe des
Prozessmanagements auch durch hinreichende und verbindlich
beschriebene Stellenanteile absichern.
35
S6 Im Personal- und Organisationsamt wurde mit der
Konzeption eines strategischen und systematischen
Prozessmanagements begonnen. Dabei zeichnet sich das
Prozessmanagement insbesondere dadurch aus, dass es
maßgeblich bei der Bewältigung der zukünftigen
Herausforderungen der Stadtverwaltung, wie z. B.
Digitalisierung und drohendem Wissensverlust unterstützen
kann. Die Schnittstellen die es zu anderen Projekten, wie z.
B. der Umsetzung des Online-Zugangsgesetzes, der
Einführung von elektronischen Akten, der Sicherung von
Wissen sowie der Implementierung eines internen
Kontrollsystems aufweist, liegen dabei in einem alles
verbindenden Element begründet – der Visualisierung von
Prozessen. Die ersten Erkenntnisse aus diesen ProjektenSeite 8 von 58
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zeigen, dass vor allem von dem Aufbau eines stadtweiten
Prozessregisters profitiert werden kann.
Zwischenzeitlich wurde eine externe Beratung der Firma
PICTURE beauftragt, um mit Erfahrungswissen bei der
Potenzialanalyse und der strategischen Ausrichtung des
gesamtstädtischen Prozessmanagements zu unterstützen.
Hierzu finden in den kommenden Wochen die ersten Termine
und Workshops statt.
Um Erfahrungen zu sammeln und zwischenzeitlich
aufgenommene Prozesse auch für die Zukunft besser
nutzbar zu machen, wird bereits seit Herbst 2020 das
Fachverfahren PICTURE eingesetzt, nicht nur bei der
Erhebung der OZG-relevanten Prozesse, sondern auch bei
Bedarf im Rahmen der Organisationsarbeit sowie in
einzelnen Projekten (zum Beispiel im Pilotprojekt zum
Internen Kontrollsystem). Um hierbei von Anfang an eine
möglichst einheitliche Visualisierung zu gewährleisten,
wurden sowohl im OZG-Team als auch in der
Organisationsentwicklung im engen Austausch interne
Standards zur Modellierung festgelegt.
Des Weiteren sollen in Kürze die Bereiche des OZG und der
Organisationsentwicklung zusammengelegt werden, sodass
besonders aus Prozesssicht Synergien gewonnen werden
können und die Erarbeitung weiterer Standards sowie die
Nutzung der Fachanwendung weiter vorangebracht werden
können.
F7 Die technischen Sicherheitsstrukturen der Stadt Bonn sind
gut. Sie hat allerdings große konzeptionelle Defizite im
Bereich der IT- Sicherheit und Notfallvorsorge.
36
E7 Die Stadt Bonn sollte den bereits initiierten Konzeptionsprozess mit
Priorität fortsetzen und ein IT-Notfallkonzept, eine IT-
Sicherheitsleilinie sowie ein daraus abgeleitetes
Sicherheitskonzept aufarbeiten.
38
S7 Zur Etablierung des nach dem gesetzlich geforderten „Stand
der Technik“ notwendigen Sicherheitsprozesses hat die Stadt
Bonn im Jahr 2019 begonnen, ein
Informationssicherheitsmanagementsystem auf der Basis von
BSI IT-Grundschutz aufzubauen. Zu den hierbei mit hoher
Priorität anstehenden Aufgaben gehört auch der Aufbau
eines umfassenden Regelwerkes mit Richtlinien, Konzepten,
Prozessdefinitionen, Arbeitsanweisungen und
Dokumentationen. Fertiggestellt und regelmäßig revisioniert
wird dieses Regelwerk alle konzeptionellen AnforderungenSeite 9 von 58
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einer modernen IT und auch der IT-Sicherheit erfüllen, denn
der Sicherheitsprozess und der aktuelle, aufgabengetriebene,
Umbauprozess der städt. IT bedingen einander – zwei Seiten
einer Medaille.
Durch die starke Aufgabenbelastung und den chronischen
Personalmangel der städt. IT geht beides derzeit aber nur
sehr langsam und zeitlich nicht mehr planbar voran. Auch für
ein Sicherheitskonzept fehlen noch diverse
Voraussetzungen. Die im aktuellen Doppelhaushalt
2021/2022 vorgenommenen Stellenzuwächse werden an
dieser Situation nichts grundsätzlich ändern.
Die Arbeiten am ISMS sind aber so weit fortgeschritten, dass
Ende 2021 mit dem Aufbau des Regelwerkes begonnen
werden kann. Einmal mit der Umgestaltung und Erweiterung
der IT-Dienstanweisung. Im Rahmen der Kapazitäten der
Fachbereiche aber auch mit anderen Dokumenten. Im
konzeptionellen Bereich sollten dabei in 2022 einiges möglich
sein.
Das gilt speziell auch für die Notfallvorsorge. Bereits Ende
2020 wurde mit einem Dienstleister ein Vertrag zur
Unterstützung im IT-Notfall incl. Beratung zur Verbesserung
der Notfallvorsorge abgeschlossen. Erste Dokumente wie ein
Notfallhandbuch und sogen. Playbooks mit Notfallszenarien
werden (kapazitätsbedingt verzögert) voraussichtlich Ende
2021 formell fertiggestellt. Weitere sollen in 2022 folgen, etwa
Konzeptionen für ein Logfilemanagement und andere
technische bzw. organisatorische Voraussetzungen für eine
effektive Notfallvorsorge bzw. das Notfallmanagement im
Schadensfall.
Im Einklang mit der IT-Strategie der Stadt Bonn wird die
Verwaltung für den nächsten Haushalt 2023/24 die
notwendigen Stellenanteile zur beschleunigten Weiterführung
des Umbauprozesses und damit den Abbau der bestehenden
konzeptionellen Defizite beantragen.
F8 Die Stadt Bonn hat einen Teil der geprüften Aspekte der
DSGVO umgesetzt. Es bestehen dennoch Defizite.
39
E8 Die Stadt Bonn sollte bei der Umsetzung der Informationspflichten
nachbessern. Zum einen ist die Liste nicht vollständig, zum
anderen fehlt eine direkte Verlinkung des Formularassistenten. Sie
sollte sich zudem einen umfassenden Überblick über die
vorhandenen Risiken in Bezug auf die Verarbeitung von
personenbezogenen Daten verschaffen
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S8 Die Stadt Bonn hat mittlerweile eine direkte Verlinkung vom
Formularassistenten zur Seite „Informationspflichten zum
Datenschutz“ hergestellt.
Auf den Formularen des Formularassistenten befindet sich
eine Verlinkung zur Seite „Informationspflichten zum
Datenschutz“. Wenn auf die „Datenschutzerklärung“ geklickt
wird, öffnet sich dieses Fenster (wie im beigefügten Bild zu
sehen). In diesem Fenster wurde der Link zu den
Informationspflichten zum Datenschutz“ direkt eingefügt.
Die Liste wird stetig erweitert. Darüber hinaus werden die
Informationspflichten nicht nur im Internet unter der Rubrik
„Informationspflichten zum Datenschutz“ bereitgehalten.
Einige Ämter bzw. Fachbereiche haben die
Informationspflichten ausgehangen oder schicken diese in
einem ersten Schreiben an die Bürger*in mit. Es gibt auch
Fachverfahren, bei denen im Antrag die Informationspflichten
bereits enthalten sind.
Die Klassifizierung von Dokumenten bzw. Risiken ist ein
wichtiger Schritt für die Umsetzung der
datenschutzrechtlichen Vorgaben. Durch eine
gesamtstädtische Datenklassifizierung können
dementsprechend die technischen und organisatorischen
Maßnahmen in Zusammenarbeit mit der IT erarbeitet und
umgesetzt werden. Die Planungen stehen zwar noch am
Anfang, werden aber mit hoher Priorität weitergeführt.
F9 Die Rahmenbedingen der örtlichen IT-Prüfung der Stadt Bonn
sichern die notwendigsten Prüfhandlungen ab.
Darüberhinausgehend sind die Möglichkeiten der örtlichen IT-
Prüfung beschränkt. Auch die übrigen Prüfhandlungen
41Seite 11 von 58
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könnten
durch gezielte IT-Unterstützung effizienter erfolgen.
E9 Die Stadt Bonn sollte die Handlungsfähigkeit ihrer örtlichen IT-
Prüfung durch zusätzliche Stellenanteile und fachspezifische
Fortbildungen stärken. Zudem sollte sie bei der digitalen
Transformation ihrer Verwaltung berücksichtigen, dass
prüfungsrelevante Datensätze perspektivisch für die örtliche
Rechnungsprüfung digital verfügbar sind und über adäquate
Fachverfahren ausgewertet werden können.
43
S9 Für die örtliche IT-Prüfung gibt es eine
Vollzeitstelle. Perspektivisch werden allerdings seitens der
Rechnungsprüfung weitere Stellenanteile angestrebt, um
dem zunehmenden Arbeitsaufkommen im Zusammenhang
mit Smart City und der fortschreitenden Digitalisierung der
Verwaltung entsprechen zu können. Schon jetzt wird die eine
Stelle durch Mitwirkung von Verwaltungsprüfern bei der
Berichtsabfassung o.ä. unterstützt und bildet daher nicht den
tatsächlichen Bedarf ab.
Die Stelle wurde im Februar 2020 mit einem klassischen
Verwaltungsmitarbeiter besetzt, der aufgrund seiner
vorherigen Tätigkeit über fundierte Kenntnisse im IT-Bereich
und der Gesamtverwaltung verfügt. Fachspezifische
Fortbildungen waren gewünscht, konnten aber leider durch
die Corona-Pandemie nicht wahrgenommen werden (u.a.
Schulungsverbot). Dies soll nun nachgeholt werden.
Anlage/n
2 2021 05 31 Abschlussbericht gpa IT Stadt Bonn (öffentlich)Seite 12 von 58
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