Stadthaus Interimsumzug - Stelleneinrichtung für Personal der Projektgruppe

Beschlussvorlage
öffentlich
211810-03
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
Stadthaus Interimsumzug - Stelleneinrichtung für
Personal der Projektgruppe
Beratungsfolge
Rat 08.11.2021 Entscheidung
Begründung der Dringlichkeit:
Durch einen in 2023 mit hoher Wahrscheinlichkeit notwendig werdenden
Umzug des Stadthauses werden kurzfristig personelle Ressourcen zur
Vorbereitung und Durchführung benötigt. Anderweitig besteht das Risiko, das
Gebäude aus baulichen Gründen verlassen zu müssen, ohne eine geeignete
und bezugsfertige Liegenschaft zur Unterbringung der Verwaltung verfügbar zu
haben. Die Funktionsfähigkeit der Gesamtverwaltung wäre hierdurch
gefährdet.
Beschlussvorschlag
1. Zur Planung und Durchführung eines Interimsumzuges von Einheiten des
Stadthauses und zur Durchführung des Projektes „Zukunft unserer Arbeit“
werden im Personal- und Organisationsamt folgende Stellen eingerichtet,
die nachlaufend in der Stellenplanfortschreibung 2023/24 aufgenommen
werden:
 1 VZÄ Projektleitung „Interimsumzug“ und „Zukunft unserer Arbeit“,
Gesamtkommunikation, A13/E12
 1 VZÄ Übergeordnete Planungen, Ämterkommunikation, sowie stellv.
Projektleitung beider Projekte, A12/E11
 1 VZÄ Projektkoordination und -management, Vorlagenerstellung,
A11/E10
 2 VZÄ Flächenplanung, Umzugskoordination, A11/E10
 2 VZÄ Beschaffungen (Objektausstattung, IT), A10/E9c
 1 VZÄ IT-Koordination (Bindeglied zw. Projektteam und IT), A11/E10
 1 VZÄ Netzplaner/Netzwerkingenieur (Anpassung des städt. Netzes im
Rahmen der Vorbereitung und der Umsetzung des Umzuges), E12
2. Die Einrichtung der Stellen erfolgt als Projektstellen mit sog. „kw-Vermerk“.
Damit wird zum Ausdruck gebracht, dass die Stellen nicht dauerhaft
benötigt werden und bei Wegfall des Anlasses zur Einrichtung ein
anderweitiger Einsatz der Stelleninhabenden geplant ist.Seite 1 von 5
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3. Die Personalaufwendungen von jährlich 770.813,46 € werden im
Haushaltsjahr 2022 überplanmäßig bereitgestellt.
4. Für die Sitzung des Rates am 9.12.21 erarbeitet das SGB eine Vorlage, in
der die zeitlichen und inhaltlichen Abhängigkeiten aller nun zu erfolgenden
Maßnahmen in Bezug auf die zwingend erforderlichen
Abstützungsmaßnahmen im Stadthaus sowie der gegebenenfalls
notwendigen Interimsunterbringung der Mitarbeitenden dargestellt werden.
Begründung
Die zeitnahe Abstützung der geschädigten Bausubstanz im Bereich der
Parkdecks, die möglicherweise die Außerbetriebnahme von technischer
Infrastruktur zur Folge haben kann, ist zwingend erforderlich. Neben dieser
unverzichtbaren Maßnahme ist der altersbedingte Zustand der technischen
Anlagen im Stadthaus zwischenzeitlich derart bedenklich, dass jederzeit mit
einem Ausfall von Anlagenteilen und damit einer kurzfristigen
Außerbetriebnahme wesentlicher Bereiche gerechnet werden muss. Die
gutachterlich aufgezeigte Notwendigkeit zur Sanierung der Stützpfeiler und der
Parkdecks ist dabei nur eine erhebliche Maßnahme. Daneben ist die
Erneuerung der Brandschutzklappen zwingend erforderlich. Auch ist jederzeit
mit dem Ausfall von Steuerungen, Klima- und Lüftungsanlagen zu rechnen. Alle
Maßnahmen tragen das Risiko in sich, dass bei einem Ausfall jederzeit mit
einer (Teil-)Räumung des Stadthauses gerechnet werden muss, da dann
betroffene Bereiche nicht mehr betriebssicher versorgt werden könnten
(Elektro, Lüftung etc.). Im Hinblick auf die Funktionsfähigkeit der Verwaltung
muss diesem Risiko aktiv begegnet werden. Notwendig ist daher eine
planmäßige Räumung des Stadthauses zu einem Zeitpunkt, zu dem dies noch
geordnet erfolgen kann.
Aktuell geht die Verwaltung davon aus, dass der Umzug erster Dienststellen
bereits in der ersten Jahreshälfte 2023 erfolgen muss. Die daraus resultierende
Zeitspanne zur Planung, technischen Anbindung und Realisierung eines
Umzugs ist ohne zusätzliche Personalverstärkung nicht zu leisten.
Daher bedarf es einer kurzfristigen Personalaufstockung zum Aufbau eines
Projektteams, um die notwendigen Vorbereitungen eines Umzugs dieser
Größenordnung in der zur Verfügung stehenden Zeit seriös zu bewerkstelligen.
Insbesondere müssen nun geeignete Immobilien identifiziert und bewertet,
Belegungsmodelle erarbeitet und mit den Fachbereichen intensiv diskutiert
werden. Für das Dienstleistungszentrum, Archivflächen, Fuhrpark, Druckerei,
Poststelle, Sitzungsräume, Kantine und viele andere Gebäudenutzungen sind
parallel gesonderte Planungen anzustellen. Die Anbindung und Anpassung der
Netzwerk- und Telekommunikationsinfrastruktur ist bereits heute zeitkritisch
und muss frühzeitig geplant werden. Notwendige Beschaffungen von IT-
Komponenten und notwendiger Arbeitsplatzinfrastruktur sind vergabekonform
durchzuführen und zu managen. Beschaffungsengpässe am Markt für IT-
Komponenten sind zu berücksichtigen und machen auch hier frühzeitige
Entscheidungen notwendig. Umzugsunternehmen für ein Projekt dieser GrößeSeite 2 von 5
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sind auszuschreiben und zu beauftragen. Die Kommunikation mit
Mitarbeitenden, der Politik und Öffentlichkeit muss aktiv und intensiv erfolgen.
1. Warum müssen neue Stellen eingerichtet werden? Wie sollen diese
besetzt werden?
Die Stellen zur Gewinnung des Projektteams sollen verwaltungsintern
ausgeschrieben werden, um auf der Basis des bei internen Bewerbenden
vorhandenen „Insiderwissens“ möglichst zügig „in Arbeit“ zu kommen. Im
Hinblick auf die künftige Akzeptanz wird eine möglichst heterogene
Projektzusammensetzung aus unterschiedlichsten Fachbereichen angestrebt.
Bedingt durch die hohe Arbeitslast in vielen Fachbereichen ist nach aktuellen
Erfahrungen zu erwarten, dass die dort entstehenden Vakanzen durch
eine Nachbesetzung der freiwerdenden Stellen geschlossen werden müssen.
Mit Blick auf die weiterhin gültige Wiederbesetzungssperre erfolgt hierbei
allerdings eine kritische Prüfung.
Die Einrichtung der Stellen erfolgt als Projektstellen mit einem sog. „kw“-
Vermerk („künftig wegfallend“). Damit wird zum Ausdruck gebracht, dass die
Stellen nicht dauerhaft benötigt werden und bei Wegfall des Anlasses zur
Einrichtung ein anderweitiger Einsatz der Stelleninhabenden geplant ist. Eine
erstmalige Auslösung dieses Vermerks erfolgt nach erfolgreicher
Inbetriebnahme einer Interimsliegenschaft. Zu diesem Zeitpunkt prüft und
begründet die Verwaltung inwieweit die Stellen im Rahmen der
Weiterentwicklung des Stadthauses weiterhin benötigt werden.
2. Wie würde das Personal eingesetzt, wenn das Projekt beendet ist oder
im weiteren Verlauf ein Umzug zunächst vermieden werden könnte?
Die Verwaltung geht aktuell davon aus, dass eine Freiräumung des
Stadthauses unausweichlich werden wird. Sollte diese jedoch nicht notwendig
sein, so würde im Dialog mit den Mitarbeitenden des Projektteams eine
Umsetzung auf freie Stellen der Verwaltung erfolgen. Ein solches Vorgehen ist
dadurch möglich, dass hier (mit Ausnahme der IT-Fachleute) keine
Spezialist*innen eingesetzt werden sollen, sondern überwiegend Mitarbeitende
mit Verwaltungsausbildung benötigt werden. Bei den aktuellen und sich in den
nächsten Jahren verschärfenden Vakanzen der Verwaltung sind entsprechende
Aufgaben und Einsatzgebiete nahezu jederzeit vorhanden. Die IT-Fachleute
würden ebenfalls auf freien Stellen eingesetzt werden können, da sich derzeit
zeigt, dass eine Personalgewinnung in diesem Bereich außerordentlich
schwierig und langwierig ist.
Aber auch wenn ein Umzug nicht in der Kürze der Zeit notwendig würde, so
müsste in jedem Fall ein Kernteam im Personal- und Organisationsamt
verbleiben, um die aus dem Projekt „Zukunft unserer Arbeit“ zu erstellenden
Bedarfs- und Raumprogramme („neue Arbeitswelten“) für ein zu sanierendes
oder neues Stadthaus zu erarbeiten.
Über den beabsichtigten Einsatz der Projektmitarbeitenden würde die
Verwaltung die Politik entsprechend informieren.
3. Welche Aufgaben sollen in dem Projektteam konkret wahrgenommen
werden?Seite 3 von 5
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Eine abschließende Aufzählung kann zum jetzigen Zeitpunkt, zu dem eine
konkrete Liegenschaft noch nicht feststeht, nicht gegeben werden. Aus diesem
Grund sind beispielhaft wichtige Aufgaben der einzelnen Stellen aufgeführt, die
einen Schwerpunkt der Tätigkeit darstellen werden.
o 1 VZÄ Projektleitung „Interimsumzug“ und „Zukunft unserer Arbeit“,
Gesamtkommunikation,
 Fortlaufende Projektsteuerung
 Teamleitung, -führung
 Zielerreichung
 Schnittstelle zur Verwaltungsführung, Amtsleitungen
 Schnittstelle zu Amt 13 zwecks interner und externer
Kommunikation
 Politische Berichterstattung
o 1 VZÄ Übergeordnete Planungen, Ämterkommunikation, sowie stellv.
Projektleitung beider Projekte,
 Konkrete Bedarfsabstimmung mit den Ansprechpartner*innen
der Fachbereiche
 Organisatorische Betrachtung und Festlegung der zukünftigen
sinnvollen Unterbringung und räumlichen Zusammenstellung der
Dienststellen in der Interimsunterkunft
o 1 VZÄ Projektkoordination und -management, Vorlagenerstellung
 Organisatorische Begleitung der Projekte,
 Dokumentation
 Unterstützung der Projektleitung
o 2 VZÄ Flächenplanung, Umzugskoordination,
 Visualisierung der Arbeitsplatzverteilung
 Umsetzung der Raumbelegung
 Vorbereitung der visuellen Planung zur Realisierung der
bedarfsgerechten Raum- und IT-Ausstattung
 Begleitung der Maßnahmen zum tatsächlichen Umzug
 Vorbereitung von Unterlagen
 Firmenbegleitung, -betreuung
 Koordination vor Ort
o 2 VZÄ Beschaffungen (Objektausstattung, IT)
 Bedarfsfeststellung, Ausschreibung und Vergabe von
Arbeitsplatz- und IT-Ausstattung für 1500 APL ,
Vertragsmanagement
 Planung und Realisierung der Raum- und IT Ausstattung inkl.
Vor-Ort-Abnahmen
 Zusammenarbeit mit Flächenplanung und Umzugskoordination
zur Anlieferung und Inbetriebnahme der beschafften
„Ausstattung“
o 1 VZÄ IT-Koordination (Bindeglied zw. Projektteam und IT)
 Aufbau einer teilweisen IT-Parallelstruktur im Interimsobjekt, um
nahtlosen Übergang zu realisieren
 Umsetzung von Standards der IT in der neuen LiegenschaftSeite 4 von 5
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 Technische Koordination von Desksharing Konzepten, Sitzungs-
und Videotechnik
 Ämterberatung in IT Fragen
 Koordination von vorlaufenden Testbetrieben
o 1 VZÄ Netzplaner/Netzwerkingenieur
 Anpassung des städt. Netzes im Rahmen der Vorbereitung und
der Umsetzung des Umzuges
 Technische Anbindung der neuen Liegenschaft inkl. baulicher
Maßnahmen
 Aufrüstung und Anpassung der vorhandenen
Telekommunikationsinfrastruktur (ggfs. Voice-over-Ip)
 Planung der IT-Sicherheitsinfrastruktur
4. Wie erfolgt die weitere politische Kommunikation?
Für die Sitzung des Rates am 9.12.21 erarbeitet das SGB eine Vorlage, in der
die zeitlichen und inhaltlichen Abhängigkeiten aller nun zu erfolgenden
Maßnahmen in Bezug auf die zwingend erforderlichen
Abstützungsmaßnahmen im Stadthaus sowie der gegebenenfalls notwendigen
Interimsunterbringung der Mitarbeitenden dargestellt werden wird.
Finanzielle Auswirkungen:
Produktgruppe Produktgruppenbezeichnung Produkt Produktbezeichnung
1.01.09 Zentrale Dienste 1.01.09.01 Zentrale Dienste
Investive Kosten der Maßnahme
Betrag Finanzstelle /
FiPos
Veranschlagt
in
Noch bereit-
zustellen
Deckung
Auszahlungen
Einzahlungen
Investiver
Finanzsaldo
Konsumtive Kosten der Maßnahme jährlich einschließlich Folgekosten
Betrag Finanzstelle / FiPos Veranschlagt
in
Noch bereit-
zustellen
Deckung
Auszahlungen /
Aufwendungen
770.813,46 110000109/70.1000 770.813,46 € ÜPL/
Gesamthaushalt
Einzahlungen /
Erträge
Haushaltsbelastung
jährlich
770.813,46 €
Anlage/n
KeineSeite 5 von 5