Stadthaus Interimsumzug - Stelleneinrichtung für Personal der Projektgruppe

Stellungnahme der Verwaltung
öffentlich
211810-02 ST
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
Stadthaus Interimsumzug - Stelleneinrichtung für
Personal der Projektgruppe
Beratungsfolge
Rat 28.10.2021 Kenntnisnahme
Inhalt der Stellungnahme:
In der Sitzung des Hauptausschusses am 26.10.2021 sind Fragen zur Vorlage
aufgetreten, deren Beantwortung für die Ratssitzung am 28.10.2021
zugesichert worden sind und hier zusammengefasst dargestellt werden.
1. Wie ist der Zusammenhang zwischen den Projekten
„Interimsumzug“ und „Zukunft unserer Arbeit“?
In einem ersten Schritt ist bis Ende 2023 ein Umzug der 1.500 Arbeitsplätze im
Stadthaus in eine neue Interimsliegenschaft zu realisieren (Interimslösung).
Bei dieser Chance sollen bereits erste Erfahrungen mit neuen Arbeitsformen
wie „desksharing-Konzepte“ gesammelt werden und geprüft werden, wie viel
„new work“ im Rahmen der räumlichen Möglichkeiten, des „kulturellen“
Entwicklungsstatus der Stadtverwaltung und der finanziellen Ressourcen
möglich ist, um die Effizienz der Gebäudenutzung ggü. dem Stadthaus zu
steigern und den Weg einer modernen Arbeitgeberin fortzusetzen.
Im Zuge der Planung des Umzuges werden in dem zu gewinnenden
Projektteam wertvolle Kompetenzen aufgebaut, die gesichert werden müssen,
um die gleichzeitig zu ermittelnden nutzerseitigen Anforderungen für einen
Neubau bzw. eine Sanierung eines neuen Stadthauses zu definieren
(Dauerlösung). Diese Grundlagenermittlung zur Erstellung eines
Raumprogramms („Planungsphase 0“) sollte im Hinblick auf die erheblichen
finanziellen Auswirkungen eines Neubaus bzw. einer Totalsanierung intensiv
erfolgen und bedarf ausreichender personeller Ressourcen. Beginn der
systematischen Grundlagenermittlung ist das Projekt „Zukunft unserer Arbeit“
unter wissenschaftlicher Begleitung des Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft
und Organisation IAO.
2. Woher resultiert der hohe zeitliche Druck?
Nach Aussage des Gutachters ist ein Abschluss der Stützmaßnahmen zur
Sanierung des Parkdecks bis zum 3. Quartal 2023 notwendig. Das SGB kann
derzeit nicht ausschließen, dass einige der hierfür notwendigen Bauarbeiten
den Betrieb des Stadthauses teilweise oder ganz einschränken. Eine
diesbezügliche Konkretisierung der Auswirkungen liegt voraussichtlich nicht vor
Mitte des 1. Quartals 2022 vor.
Aktuell geht die Verwaltung daher davon aus, dass der Umzug ersterSeite 1 von 4
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Dienststellen bereits in der ersten Jahreshälfte 2023 erfolgen muss. Ein
Beschluss zur Anmietung einer Interimsliegenschaft soll möglichst noch in 2021
erfolgen. Die daraus resultierende Zeitspanne zur Planung, technischen
Anbindung und Realisierung ist ohne zusätzliche Personalverstärkung nicht zu
leisten. Anderweitig läuft die Verwaltung Gefahr aus baulichen Gründen
ausziehen zu müssen, ohne jedoch ein entsprechendes Ausweichquartier zur
Verfügung zu haben. Aus Risikogesichtspunkten ist dies im Hinblick auf die
Funktionsfähigkeit der Verwaltung und der von ihr zu gewährenden
Daseinsvorsorge nicht zu verantworten.
3. Warum müssen überhaupt neue Stellen eingerichtet werden? Wie
sollen diese besetzt werden?
Die Stellen zur Gewinnung des Projektteams sollen verwaltungsintern
ausgeschrieben werden, um auf der Basis des bei internen Bewerbenden
vorhandenen „Insiderwissens“ möglichst zügig „in Arbeit“ zu kommen. Im
Hinblick auf die künftige Akzeptanz wird eine möglichst diverse
Projektzusammensetzung aus unterschiedlichsten Fachbereichen und
Netzwerken angestrebt.
Bedingt durch die hohe Arbeitslast in vielen Fachbereichen ist nach aktuellen
Erfahrungen zu erwarten, dass die dort entstehenden Vakanzen durch eine
Nachbesetzung der freiwerdenden Stellen geschlossen werden müssen. Mit
Blick auf die weiterhin gültige Wiederbesetzungssperre erfolgt hierbei allerdings
eine kritische Prüfung.
4. Warum sollen die Stellen unbefristet eingerichtet werden? Wäre
die Anbringung eines „kw“-Vermerks möglich?
Die unbefristete Einrichtung der Stellen wurde vor dem Hintergrund des
mehrjährigen Bedarfs durch Interimsumzug und anschließender Begleitung des
Neubaus bzw. einer Sanierung vorgeschlagen. Selbstverständlich prüft die
Verwaltung bei jeder anstehenden Neubesetzung, ob die Stelle nach wie vor
organisatorisch erforderlich ist und wird einen erkannten Überhang
eigenständig zurückbauen.
Aus Sicht der Verwaltung wäre jedoch folgendes Vorgehen vorstellbar:
Die Einrichtung der Stellen erfolgt als Projektstellen mit einem sog. „kw“-
Vermerk („künftig wegfallend“). Eine erstmalige Auslösung dieses Vermerks
erfolgt nach erfolgreicher Inbetriebnahme einer Interimsliegenschaft. Zu diesem
Zeitpunkt prüft und begründet die Verwaltung inwieweit die Stellen im Rahmen
der Weiterentwicklung des Stadthauses (Dauerlösung) weiterhin benötigt
werden. Sollte das im Projekt eingesetzte Personal nicht mehr oder in
geringerem Umfang notwendig sein, könnte ein anschließender Einsatz der
Mitarbeitenden auf vakanten Stellen in der Verwaltung erfolgen. Hierüber
erfolgt eine erneute politische Beschlussfassung. Auf diesen Umstand würde
bereits bei Ausschreibung der Stellen hingewiesen.
5. Welche Aufgaben sollen in dem Projektteam konkret
wahrgenommen werden?
Eine abschließende Aufzählung kann zum jetzigen Zeitpunkt, zu dem eine
konkrete Liegenschaft noch nicht feststeht, nicht gegeben werden. Aus diesem
Grund sind beispielhaft wichtige Aufgaben der einzelnen Stellen aufgeführt,
die einen Schwerpunkt der Tätigkeit darstellen werden.
o 1 VZÄ Projektleitung „Interimsumzug“, Gesamtkommunikation,Seite 2 von 4
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o Fortlaufende Projektsteuerung
o Teamleitung, -führung
o Zielerreichung
o Schnittstelle zur Verwaltungsführung, Amtsleitungen
o Schnittstelle zu Amt 13 zwecks interner und externer
Kommunikation
o Politische Berichterstattung
o 1 VZÄ Übergeordnete Planungen, Ämterkommunikation, sowie stellv.
Projektleitung,
o Konkrete Bedarfsabstimmung mit den Ansprechpartner*innen
der Fachbereiche
o Organisatorische Betrachtung und Festlegung der zukünftigen
sinnvollen Unterbringung und räumlichen Zusammenstellung der
Dienststellen in der Interimsunterkunft
o 1 VZÄ Projektkoordination und -management, Vorlagenerstellung
o Organisatorische Begleitung des Projekts,
o Dokumentation
o Unterstützung der Projektleitung
o 2 VZÄ Flächenplanung, Umzugskoordination,
o Visualisierung der Arbeitsplatzverteilung
o Umsetzung der Raumbelegung
o Vorbereitung der visuellen Planung zur Realisierung der
bedarfsgerechten Raum- und IT-Ausstattung
o Begleitung der Maßnahmen zum tatsächlichen Umzug
o Vorbereitung von Unterlagen
o Firmenbegleitung, -betreuung
o Koordination vor Ort
o 2 VZÄ Beschaffungen (Objektausstattung, IT)
o Bedarfsfeststellung, Ausschreibung und Vergabe von
Arbeitsplatz- und IT-Ausstattung für 1500 APL ,
Vertragsmanagement
o Planung und Realisierung der Raum- und IT Ausstattung inkl.
Vor-Ort-Abnahmen
o Zusammenarbeit mit Flächenplanung und Umzugskoordination
zur Anlieferung und Inbetriebnahme der beschafften
„Ausstattung“
o 1 VZÄ IT-Koordination (Bindeglied zw. Projektteam und IT)
o Aufbau einer teilweisen IT-Parallelstruktur im Interimsobjekt, um
nahtlosen Übergang zu realisieren
o Umsetzung von Standards der IT in der neuen Liegenschaft
o Technische Koordination von Desksharing Konzepten, Sitzungs-
und Videotechnik
o Ämterberatung in IT Fragen
o Koordination von vorlaufenden Testbetrieben
o 1 VZÄ Netzplaner/Netzwerkingenieur
o Anpassung des städt. Netzes im Rahmen der Vorbereitung und
der Umsetzung des UmzugesSeite 3 von 4
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o Technische Anbindung der neuen Liegenschaft inkl. baulicher
Maßnahmen
o Aufrüstung und Anpassung der vorhandenen
Telekommunikationsinfrastruktur (ggfs. Voice-over-Ip)
o Planung der IT-Sicherheitsinfrastruktur
6. Welche Inhalte wird die Vorlage des SGB in der Ratssitzung im
Dezember haben?
Die Vorlage des SGB soll zum Inhalt haben, welche Stellen seitens des SGB
konkret und für welchen Zeitraum benötigt werden, um die in Bezug auf das
Stadthaus aktuell anstehenden Fragen und Themen bearbeiten zu können.
7. Ist bereits ein Zweitgutachten zum Sanierungsbedarf der
Stützpfeiler beauftragt?
Eine zweite Einschätzung in Bezug auf die grundsätzlich erforderlichen
Maßnahmen wird für Mitte November erwartet. Mit Antworten auf die Frage,
welche Betriebsbereiche im Stadthaus durch die Abstützungsmaßnahmen
konkret betroffen sein werden, wird Mitte des 1. Quartals 2022 gerechnet.
Unabhängig davon ist aber zu berücksichtigen, dass in den nächsten Jahren
altersbedingt zwingend umfangreiche technische und energetische
Sanierungsmaßnahmen erforderlich sind, die unter laufendem Geschäftsbetrieb
nicht ansatzweise zu empfehlen bzw. in Teilen auch gar nicht möglich sind.
Anlage/n
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