Stadthaus Interimsumzug - Stelleneinrichtung für Personal der Projektgruppe

Beschlussvorlage
öffentlich
211810
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
Stadthaus Interimsumzug - Stelleneinrichtung für
Personal der Projektgruppe
Beratungsfolge
Hauptausschuss 26.10.2021 Empfehlung
Rat 28.10.2021 Entscheidung
Beschlussvorschlag
1. Zur Planung und Durchführung eines Interimsumzuges von Einheiten
des Stadthauses werden im Personal- und Organisationsamt folgende
Stellen eingerichtet, die nachlaufend in der Stellenplanfortschreibung
2023/24 aufgenommen werden:
 1 VZÄ Projektleitung „Interimsumzug“, Gesamtkommunikation,
A13/E12
 1 VZÄ Übergeordnete Planungen, Ämterkommunikation, sowie
stellv. Projektleitung, A12/E11
 1 VZÄ Projektkoordination und -management,
Vorlagenerstellung, A11/E10
 2 VZÄ Flächenplanung, Umzugskoordination, A11/E10
 2 VZÄ Beschaffungen (Objektausstattung, IT), A10/E9c
 1 VZÄ IT-Koordination (Bindeglied zw. Projektteam und IT),
A11/E10
 1 VZÄ Netzplaner/Netzwerkingenieur (Anpassung des städt.
Netzes im Rahmen der Vorbereitung und der Umsetzung des
Umzuges), E12
2. Die Einrichtung der Stellen erfolgt unbefristet vor dem Hintergrund der
zu erwartenden Aufgaben, die aus der Rolle der Nutzenden aus dem
Projekt „Stadtverwaltung unserer Zukunft“ resultieren. Die im SGB
notwendigen Ressourcen werden in gesonderter Vorlage in den
zuständigen Gremien eingebracht.
3. Die Personalaufwendungen von jährlich 770.813,46 € werden im
Haushaltsjahr 2022 überplanmäßig bereitgestellt.
4. Die Verwaltung erarbeitet für die kommende Sitzung des Stadtrats
einen Vorschlag zur Gesamtsteuerung des Projektes „Stadtverwaltung
unserer Zukunft“Seite 1 von 5
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Begründung
In der Sitzung des Hauptausschusses am 17.6.21 hat dieser über die Vergabe
eines Auftrags zum Start des Projektes „Stadtverwaltung unserer Zukunft“ an
das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO)
entschieden (Ds.-Nr. 210854). Eine Beauftragung ist nach Genehmigung des
Haushaltes 2021/2022 in Vorbereitung, eine konkrete Zeitplanung mit der IAO
in Abstimmung. Voraussichtlich kann das Projekt im Januar 2022 starten.
Ziel des Gesamtprojektes ist es, ein strategisches Konzept für die
Stadtverwaltung Bonn zu erarbeiten, das die Anforderungen an zukünftige
Arbeitswelten im Hinblick auf Ausstattung, Flächen und Standorte beschreibt
und als eine Grundlage für Folgeprojekte zur konkreten Umsetzung dient.
Teilprojekt „Zukunft unserer Arbeit“
In einem ersten Schritt soll entsprechend dieser Zielsetzung das Teilprojekt
„Zukunft unserer Arbeit“ unter Leitung des Personal- und Organisationsamtes
starten. Im Teilprojekt „Zukunft unserer Arbeit“ wird das strategische Konzept
für die zukünftige Gestaltung von Raum, Fläche und Ausstattung, unter
Beteiligung aller Stakeholder, erarbeitet. In einem zweiten Teilprojekt soll
anschließend unter Federführung des SGB dieses standortunabhängige
Szenario auf verschiedene Handlungsoptionen, wie bspw. die Sanierung des
Bonner Stadthauses oder neue Liegenschaften, übertragen und differenzierte
Überlegungen, Analysen und Vergleiche angestellt werden, sodass dem Rat im
Ergebnis eine standortabhängige und die baulichen Gegebenheiten
berücksichtigende Entscheidungsgrundlage, die die Anforderungen an eine
moderne und dienstleistungsorientierte Stadtverwaltung erfüllt, vorgelegt
werden kann.
Das Teilprojekt „Zukunft unserer Arbeit“ setzt sich demnach mit den vielfältigen
Aufgaben und Arbeitsweisen der Mitarbeitenden der Stadtverwaltung Bonn und
den hierfür notwendigen Rahmenbedingungen auseinander. Dabei gilt es vor
allem, den wechselnden Bedarf an Tätigkeiten mit mehr Kommunikation, wie
bspw. im Service- und Dienstleistungsbereich oder im Außendienst, und
Tätigkeiten mit weniger Kommunikation, wie bspw. in Form von Einzelarbeit,
wie wir sie in den Backoffices vorfinden, zu berücksichtigen. Zudem sollen die
speziellen Anforderungen an Arbeitsräume überdacht, die Mobilisierbarkeit von
Arbeitsplätzen berücksichtigt und zukünftige Veränderungen sowie
Digitalisierungsvorhaben antizipiert und im Konzept verankert werden. Im
Vordergrund stehen Fragestellungen, wie „Welche Arbeitstypen gibt es und wie
sind ihre Anforderungen?“ oder „Wie sehen die Arbeitsweisen zukünftiger
Generationen aus?“. Das Ergebnis soll, unter Berücksichtigung der zuvor
genannten Aspekte, ein Zukunftsszenario (von Fläche, Raum und Ausstattung)
sein. Von zentraler Bedeutung ist, dass die Erarbeitung des Szenarios im
Projekt „Zukunft unserer Arbeit“ standortunabhängig erfolgt, bauliche
Gegebenheiten zunächst unberücksichtigt bleiben und die Ergebnisse erst
nach Abschluss dieses Projekts als Arbeitsgrundlage in Folgeprojekte
eingehen.
Da das Projekt auch große Auswirkungen auf die Bonner Stadtgesellschaft hat,Seite 2 von 5
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soll neben dem eigentlichen Analyse- und Konzeptionsprozess ein begleitender
Kommunikationsprozess entwickelt werden, der die verschiedenen
Interessensgruppen (Mitarbeitende, Bürger und Bürgerinnen sowie Politik) und
die damit verbundenen Erwartungshaltungen involviert. Daher ist u.a. eine
intensive Einbindung der Nutzerinnen und Nutzer des zentralen
Verwaltungsstandortes vorgesehen.
Bislang ist die Verwaltung davon ausgegangen, dass die personellen
Mehraufwände, die durch dieses Projekt im Personal- und Organisationsamt
entstehen, durch Priorisierung und Aufgabenumverteilung für den
Projektzeitraum aus bestehenden Ressourcen erbracht werden können.
Nachdem zwischenzeitlich bekannt wurde, dass bis zum Jahr 2023 ein Umzug
vieler Einheiten des Stadthauses geplant und in kurzer Zeit durchgeführt
werden muss, lässt sich diese Einschätzung nicht aufrechterhalten.
Notwendigkeit eines Interimsumzuges von Einheiten des Stadthauses
Vielmehr bedarf es einer kurzfristigen Personalaufstockung, um die mit einem
Umzug dieser Größenordnung notwendigen Vorbereitungen in der zur
Verfügung stehenden knappen Zeit seriös zu bewerkstelligen. Insbesondere
müssen nun geeignete Immobilien identifiziert und bewertet, Belegungsmodelle
erarbeitet und mit den Fachbereichen intensiv diskutiert werden. Für das
Dienstleistungszentrum, Archivflächen, Fuhrpark, Druckerei, Poststelle,
Sitzungsräume, Kantine und viele andere Gebäudenutzungen sind parallel
gesonderte Planungen anzustellen. Die Anbindung und Anpassung der
Netzwerk- und Telekommunikationsinfrastruktur ist bereits heute zeitkritisch
und muss frühzeitig geplant werden. Notwendige Beschaffungen von IT-
Komponenten und notwendiger Arbeitsplatzinfrastruktur sind vergabekonform
durchzuführen und zu managen. Beschaffungsengpässe am Markt für IT-
Komponenten sind zu berücksichtigen und machen auch hier frühzeitige
Entscheidungen notwendig. Umzugsunternehmen für ein Projekt dieser Größe
sind auszuschreiben und zu beauftragen. Die Kommunikation mit
Mitarbeitenden, der Politik und Öffentlichkeit muss aktiv und intensiv erfolgen.
Hieraus resultieren in einem ersten Schritt folgende Kompetenzen und
notwendige Stellenbedarfe:
 1 VZÄ Projektleitung „Interimsumzug“, Gesamtkommunikation,
A13/E12
 1 VZÄ Übergeordnete Planungen, Ämterkommunikation, sowie
stellv. Projektleitung, A12/E11
 1 VZÄ Projektkoordination und -management,
Vorlagenerstellung, A11/E10
 2 VZÄ Flächenplanung, Umzugskoordination, A11/E10
 2 VZÄ Beschaffungen (Objektausstattung, IT), A10/E9c
 1 VZÄ IT-Koordination (Bindeglied zw. Projektteam und IT),
A11/E10
 1 VZÄ Netzplaner/Netzwerkingenieur (Anpassung des städt.
Netzes im Rahmen der Vorbereitung und der Umsetzung des
Umzuges), E12
Ohne eine Personalaufstockung mindestens dieser Größenordnung ist dieSeite 3 von 5
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Durchführung eines Umzuges, der bereits heute extrem zeitkritisch ist, nicht zu
bewerkstelligen. Externe Unterstützung ist nur begrenzt hilfreich, da zur
Planung und Durchführung ein fundiertes Verständnis des status-quo
notwendig ist. Das zusammenzustellende Team sollte insofern möglichst
aus der Verwaltung gewonnen werden und möglichst divers aufgestellt
sein, um alle Nutzenden weitgehend „abzuholen“. Die Neueinrichtung von
Stellen wird dadurch jedoch nicht überflüssig, da im Falle von internen
Bewerbungen die jeweiligen Stellen nachbesetzt werden müssen.
Verschmelzung der Projekte „Zukunft unserer Arbeit“ und Interimsumzug
Um die beim Interimsumzug des Stadthauses gewonnenen Erfahrungen im
Rahmen der Entscheidung zur mittelfristigen Zukunft der Stadtverwaltung zu
sichern, ist eine enge Verzahnung der Mitarbeitenden mit dem zeitgleich
laufenden Projekt „Zukunft unserer Arbeit“ beabsichtigt.
Mit Abschluss des Projektes „Zukunft unserer Arbeit“ gilt es die
standortunabhängig ermittelten Interessen aller Nutzenden auf ein bzw.
mehrere konkrete Modelle zu übertragen und nach politischer
Beschlussfassung in eine neue Liegenschaft einfließen zu lassen. Es ist daher
davon auszugehen, dass die oben beschriebenen Stellen, ggfs. mit
veränderten Aufgabeninhalten über einen mehrjährigen Zeitpunkt benötigt
werden, so dass eine unbefristete Einrichtung geboten ist.
Die im SGB benötigten Ressourcen zur Sanierung und Weiterentwicklung des
Stadthauses werden in einer gesonderten Vorlage in den zuständigen Gremien
eingebracht.
Für die nächste Ratssitzung wird die Verwaltung einen Vorschlag zur
Gesamtsteuerung des Projektes „Stadtverwaltung unserer Zukunft“ erarbeiten,
die auch die städtebaulichen, energetischen und wirtschaftlichen Aspekte
berücksichtigt, die sich aus der zentralen Frage der Weiterentwicklung des
Stadthauses ergeben.
Finanzielle Auswirkungen:
Produktgruppe Produktgruppenbezeichnung Produkt Produktbezeichnung
1.01.09 Zentrale Dienste 1.01.09.01 Zentrale Dienste
Investive Kosten der Maßnahme
Betrag Finanzstelle /
FiPos
Veranschlagt
in
Noch bereit-
zustellen
Deckung
Auszahlungen
Einzahlungen
Investiver
FinanzsaldoSeite 4 von 5
Seite 5
Konsumtive Kosten der Maßnahme jährlich einschließlich Folgekosten
Betrag Finanzstelle /
FiPos
Veranschlagt
in
Noch bereit-
zustellen
Deckung
Auszahlungen /
Aufwendungen HH
2021 ff.
770.813,46 € 110000109/70.1000 770.813,46 € ÜPL/
Gesamthaushalt
Einzahlungen /
Erträge
Haushaltsbelastung
jährlich
770.813,46 €
Anlage/n
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