Einführungsstrategie für M365

Mitteilungsvorlage
öffentlich
211548
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
Einführungsstrategie für M365
Beratungsfolge
Unterausschuss für Digitalisierung und
Organisation
22.09.2021 Kenntnisnahme
Mitteilung:
Microsoft 365 (ehemals Microsoft Office 365) ist ein Bündel von Produkten des
Hauses Microsoft. Es werden Pläne mit unterschiedlichem Leistungsumfang
angeboten, die ggf. mehr als 100 verschiedene Dienste und Tools enthalten
können. Die für die Stadt relevanten Unternehmens (bzw. Enterprise)-
Versionen bieten neben Office- und Serverzugriffslizenzen (CALs) auch
Onlinespeicherplatz und diverse Webdienste wie Teams. Abgerechnet wird
ausschließlich über ein Mietmodell. Im Gegensatz zur sonst üblichen
gerätebezogenen Lizensierung von Produkten wie MS Office, wird bei M365
nach Benutzern lizensiert.
Historisch betrachtet wurde diese Version ab dem Jahre 2016 (damals noch als
O365 bezeichnetet Produkt) für Mitarbeitende mit mehreren Geräten, z.B. PC,
Laptop und Tablet beschafft, da es hier günstiger war, M365 zu mieten, statt
diverse Einzelprodukte zzgl. 25 % laufender Softwarewartung zu kaufen. Selbst
wenn die "mitbezahlten" Clouddienste gar nicht verwendet wurden. Auf diese
Weise war dies die wirtschaftlichste Form einer Lizensierung für bestimmte
Benutzer, und so kam M365 zunächst zur Stadt Bonn.
In den letzten Jahren wurde mobiles und kollaboratives Arbeiten bei der
Verwaltung mehr und mehr zu einem konkreten Bedarf, der schnell wuchs und
dann auch sehr schnell befriedigt werden musste.
Ansätze für ein organisatorisches Gesamtkonzept und einer entsprechenden
Produktstrategie gab es hierzu bereits relativ früh.
Im Jahr 2020 wurde die IT-Abteilung (Amt 10-2) vom Verwaltungsvorstand
beauftragt, die „Einführung von Clouddiensten aus M365 für einen definierten
Benutzerkreis“ in einer Machbarkeitsstudie zu eruieren und überprüfen zu
lassen.
Vor allem galt es hier, einen DSGVO-konformen Einsatz von M365 in einer
öffentlichen Verwaltung erstmalig gutachterlich zu bewerten.
Zur konkreten Fragestellung „Kann Microsoft 365 datenschutzkonform im Zuge
der DSGVO Anforderung eingesetzt werden?“ und welche Voraussetzungen
dafür zu erfüllen wären, wurde ein externes Unternehmen (Fa. Bechtle) mit der
Erstellung eines Gutachtens beauftragt, welches dieses im Januar 2021
vorgelegt hat. Im Ergebnis wurde aufgezeigt, dass die Einführung eines
solchen Dienstes, unter der Berücksichtigung der Vorgaben der Datenschutz-Seite 1 von 2
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Grundverordnung, durch geeignete Handlungsempfehlungen auf Basis von
Best-Practise Ansätzen, grundsätzlich möglich ist.
Aus dem Gutachten ergab sich weiterhin, dass der Betrachtungshorizont
(„Scope“) des ursprünglichen Projektes in einem zweiten Schritt neu
ausgerichtet werden musste, und „mit der Überführung von ausgewählten
Clouddiensten aus M365 für einen definierten Benutzerkreis in den
Produktivbetrieb“ neu definiert wurde.
Dieses Projekt hat nun die Einführung von M365 auf Basis des Gutachtens
der Fa. Bechtle sowie des Manteldokuments zur Nutzung von Clouddiensten,
unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen und Beteiligung sämtlicher
Stakeholder (Datenschutzbeauftragter, Personalrat, RPA, CDO,
Dezernatsleitungen) zum Auftrag.
Die Ziele des „neuen“ Projekts:
Erstellung eines Gesamtkonzepts für die Einführung von M365 unter den
Vorgaben des in der Erstellung befindlichen Manteldokumentes und sonstiger
gesetzlichen Vorgaben und die Überführung in eine Produktivumgebung bis
zum 31.12.2022.
Ein sicherer Wirkbetrieb von M365 unter Beachtung des Datenschutzes, der
DSGVO im Allgemeinen und des Mitarbeitenden im Besonderen.
Das Projekt wurde im Juni 2021 gestartet soll bis zum Ende 2022 mit dem Start
des Wirbetriebes beendet sein. In der Sitzung des Unterausschusses berichtet
der Projektleiter zum aktuellen Stand.
Anlage/n
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