Denkmalgerechte Instandsetzung und Modernisierung der Beethovenhalle Bonn; hier: Ergänzung des Verfahrens zur Budgetbereitstellung, insbesondere zur Beschleunigung der Rechnungsverarbeitung bei der Anordnung von Nachtragsrechnungen

Beschlussvorlage
öffentlich
211545
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
85 Städtisches Gebäudemanagement Bonn
Dezernat:
Denkmalgerechte Instandsetzung und
Modernisierung der Beethovenhalle Bonn; hier:
Ergänzung des Verfahrens zur
Budgetbereitstellung, insbesondere zur
Beschleunigung der Rechnungsverarbeitung bei
der Anordnung von Nachtragsrechnungen
Beratungsfolge
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und
Vergabe
Empfehlung
Projektbeirat Sanierung Beethovenhalle Bonn Anhörung
Rat Entscheidung
Begründung der Dringlichkeit
Aufgrund der intensiven Abstimmungen zwischen den Beteiligten war eine
fristgerechte Einbringung der Vorlage nicht möglich. Um Zahlungsverzug und
daraus resultierende Verzugszinsen zu vermeiden, ist die Einbringung der
Vorlage mit Dringlichkeit geboten.
Beschlussvorschlag
Der Rat gibt im Zusammenhang mit der denkmalgerechten Instandsetzung und
Modernisierung der Beethovenhalle aus dem im Haushalt 2021 f.
veranschlagten investiven Budget - zur Beschleunigung der
Rechnungsverarbeitung bei der Anordnung von Nachtragsrechnungen -
pauschal einen Betrag von EUR 1,0 Mio. netto zzgl. EUR 9.500 anteilige
Umsatzsteuer in der Produktgruppe 1.15.07 Konferenzzentrum /
Beethovenhalle frei.
Begründung
Zu Budgetfreigaben im Projekt denkmalgerechten Instandsetzung und
Modernisierung der Beethovenhalle hatte der Rat am 07.06.2018 folgendes
Verfahren beschlossen (vgl. DS-Nr.: 1811263EB3):
1. Die Verwaltung wird ermächtigt, ab sofort Nachträge, die im
Zusammenhang mit der Fertigstellung der denkmalgerechtenSeite 1 von 5
Seite 2
Instandsetzung und Modernisierung der Beethovenhalle entstehen,
ohne vorherige Genehmigung des Rates auszulösen, sofern die
Auftragssumme einen Betrag von EUR 100.000,- netto nicht übersteigt.
Dazu wird ausschließlich für das Projekt der denkmalgerechten
Instandsetzung und Modernisierung der Beethovenhalle die Wertgrenze
für investive Auszahlungen in den „Richtlinien des Rates der
Bundesstadt Bonn über die Bewilligung erheblicher über- und
außerplanmäßiger Aufwendungen und Auszahlungen sowie
Verpflichtungsermächtigungen gem. §§ 83 Abs. 2 und § 85 Abs. 1
Gemeindeordnung Nordrhein-Westfalen (GO NRW)“ auf EUR 100.000
netto angepasst.
2. Über die Bereitstellung des für die unter Ziffer 1. ausgelösten Aufträge /
Vergaben benötigten Budgets entscheidet der Rat in seiner jeweils
nächsten Sitzung im Rahmen einer Sammelvorlage. Nachträge, die den
unter Ziffer 1. genannten Schwellenwert von EUR 100.000,- netto
überschreiten, werden dem Rat, wie gewohnt, in separater Vorlage zur
Beschlussfassung und Budgetbereitstellung vorgelegt.
3. Über bewilligte, über das durch den Rat bereits bereitgestellte Budget
hinausgehende Nachträge, die im Zusammenhang mit der Fertigstellung
der denkmalgerechten Instandsetzung und Modernisierung der
Beethovenhalle entstehen, und deren Auftragssumme einen Betrag von
EUR 100.000,- netto nicht übersteigt, berichtet die Verwaltung schriftlich
quartalsweise im Betriebsausschuss des SGB.
***
Aufgrund des Bauablaufes werden immer wieder kurzfristig Nachträge
größer EUR 100.000,- netto notwendig, welche regelmäßig mit erfolgter
Nachtragsstellung unmittelbar abgearbeitet werden. Nach Bearbeitung
wird zeitnah die Rechnung gestellt. Aufgrund dieser zeitlichen Friktionen
und des politischen Verfahrens zur Budgetbereitstellung steht für diese
kurzfristige Rechnungsbegleichung kein Budget zur Verfügung. Hieraus
ergibt sich, dass eventuell vereinbarte Skonti nicht in Anspruch
genommen werden können oder sogar Verzugszinsen zu zahlen sind.
Für diesen Fall ist die Bereitstellung eines Budgetpuffers sinnvoll.
Hinzu kommen veränderte Abläufe aufgrund der Einführung der E-
Rechnung.
Zum 01.02.2021 wurde die Rechnungsverarbeitung vom bisherigen
Erstattungsverfahren auf die Geschäftsprozesse der E-Rechnung
umgestellt. Grund hierfür ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die
öffentliche Auftraggeber verpflichtet zukünftig E-Rechnungen im Sinne
der Richtlinie und der ausgestaltenden Bundes- und Landesgesetze
sowie Verordnungen empfangen und verarbeiten zu können. Auf Seiten
den SGB sind hiervon alle bisherigen sogenannten Vorfinanzierungen
für Betriebe gewerblicher Art (BgA´s) der Stadt betroffen. Im
vorliegenden Fall ist der BgA Beethovenhalle / Kongresszentrum
tangiert, der die Eigentümerfunktion für die Beethovenhalle wahrnimmt
und das Budget der Beethovenhalle aus dem städtischen Haushalt
heraus verwaltet.Seite 2 von 5
Seite 3
In Folge dieser Umstellung nimmt das SGB unverändert die Funktion
des Bauherrn, Auftraggeber und der Rechnungsprüfung für alle
Geschäftsvorfälle im Zusammenhang mit der denkmalgerechten
Instandsetzung und Modernisierung der Beethovenhalle wahr.
Abweichend werden durch die Geschäftsprozesse zur E-Rechnung
geprüfte Rechnungen allerdings nicht mehr vom SGB bezahlt und dann
aus dem Haushalt heraus an das SGB erstattet. Die vom SGB geprüften
Rechnungen werden nunmehr unmittelbar aus dem Haushalt
(Produktgruppe 1.15.07 Konferenzzentrum / Beethovenhalle) an die
Auftragnehmer / Rechnungsempfänger (Kreditoren) bezahlt.
In der letzten Zeit ist es immer wieder vorgekommen, dass im Zuge der
Rechnungsprüfung festgestellt wurde, dass aufgrund von Nachträgen
ein Rechnungsbetrag die Auftragssumme übersteigt oder Nachträge
zwar vom RPA genehmigt waren aber die Budgetbeschlüsse durch den
Rat noch nicht eingeholt werden konnten.
Ohne beschlossenes oder freigegebenes Budget führt der beschriebene
Umstand dazu, dass auf Seiten der Stadt / Haushalt solche
Rechnungen nicht angeordnet, d.h. bezahlt werden dürfen und somit
der berechtigte Zahlungsanspruch der Firma nicht befriedigt werden
kann. Dies führt verständlicherweise zu einem erheblichen Unmut bei
den Firmen, die Stadt gerät in Zahlungsverzug und wird ggf. auch mit
Verzugszinsen konfrontiert.
Um Schaden von der Stadt abzuwenden, wird daher empfohlen, aus
dem im Haushalt 2021 f. veranschlagten Budget – und zwar nur für
solche Fälle – pauschal einen Betrag von EUR 1,0 Mio. netto zzgl. EUR
9.500 anteiliger Umsatzsteuer freizugegeben. Hierbei handelt es sich
ausschließlich um eine Freigabe veranschlagter Budgetmittel,
durch die das fortgeschriebene Worst-Case-Szenario nicht berührt
wird.
Aus dem zuvor dargestellten Sachverhalt und der Begründung wird das
bisherige Verfahren zur Budgetfreigabe wie folgt ergänzt:
4. Der Rat gibt im Zusammenhang mit der denkmalgerechten
Instandsetzung und Modernisierung der Beethovenhalle, aus dem im
Haushalt 2021 f. veranschlagten investiven Budget, - zur
Beschleunigung der Rechnungsverarbeitung für angeordnete
Nachtragsleistungen- einen Betrag von pauschal EUR 1,0 Mio. netto
frei.
Das SGB wird zu jeder Ratssitzung einen Bericht vorlegen und die
entsprechende Inanspruchnahme begründen und im Bedarfsfall einen
neuen Pauschalbetrag beantragen.
Tabelle siehe Anlage
Das bislang vom Rat freigegebene investive Budget für die denkmalgerechte
Instandsetzung und Modernisierung der Beethovenhalle Bonn beläuft sich auf
EUR 128.644.722,42 einschließlich anteiliger Umsatzsteuer und das
konsumtive Budget beläuft sich auf EUR 2.387.554,97 einschließlich anteiligerSeite 3 von 5
Seite 4
Umsatzsteuer (Stand: Rat 16.08.2021).
Mit der vorstehenden Beschlussfassung zur Budgetfreigabe sowie den weiten
oben aufgeführten Beschlussvorlagen erhöht sich das investive Gesamtbudget
auf EUR 136.420.276,11 einschließlich anteiliger Umsatzsteuer.
In diesem Gesamtbudget ist ein Betrag von rd. EUR 5,6 Mio. enthalten (Vgl.
Beschluss des Rates vom 28.06.2021, DS-211095, zum Abschluss einer
Ergänzungsvereinbarung mit dem Objektplaner und dem TGA-Planer), der das
bisherige Worst-Case-Szenario von EUR 166,2 Mio. überschreitet und im
Haushalt 2023 f. zu veranschlagen ist. Das hierdurch fortgeschrieben Worst-
Case-Szenario beträgt nunmehr EUR 171,8 Mio. einschließlich anteiliger
Umsatzsteuer.
Der Betrag i. H. v. EUR 1,0 Mio. netto zzgl. anteiliger Umsatzsteuer ist
Bestandteil des fortgeschriebenen Worst-Case-Szenarios und erhöht damit
nicht den Rahmen der investiven und konsumtiven Gesamtprojektkosten von
rd. EUR 171,8 Mio. inklusive anteiliger Umsatzsteuer.
Finanzielle Auswirkungen:
Produktgruppe Produktgruppenbezeichnung Produkt Produktbezeichnung
1.15.07 Konferenzzentrum /
Beethovenhalle
1.15.07.06 Beethovenhalle allgemein /
Eigentümer (BgA)
Investive Kosten der Maßnahme
Betrag Finanzstelle /
FiPos
Veranschlagt
in
Noch bereit-
zustellen
Deckung
Auszahlungen 1.009.500,00 5900015071010
/ 78.5300
2021 f.
Einzahlungen
Investiver
Finanzsaldo
Konsumtive Kosten der Maßnahme jährlich einschließlich Folgekosten
Betrag Finanzstelle
/ FiPos
Veranschlagt
in
Noch bereit-
zustellen
Deckung
Auszahlungen /
Aufwendungen
Einzahlungen /
Erträge
Haushaltsbelastung
jährlich
Anlage/n
1 Anlage (öffentlich)Seite 4 von 5
Seite 5 von 5