Einleitung des Vergabeverfahrens für die Lizenzverlängerung der Cyren Email Security Plus Mailfilterung für drei Jahre ab dem 01.01.2022

Beschlussvorlage: Einleitung
öffentlich
211521
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
Einleitung des Vergabeverfahrens für die
Lizenzverlängerung der Cyren Email Security Plus
Mailfilterung für drei Jahre ab dem 01.01.2022
Beratungsfolge
Unterausschuss für Digitalisierung und
Organisation
22.09.2021 Empfehlung
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und
Vergabe
29.09.2021 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Der Einleitung des Vergabeverfahrens für die Verlängerung der Cyren Email
Security Plus Mailfilterung für die Bundesstadt Bonn um drei Jahre ab dem
01.01.2022 wird zugestimmt.
Begründung
Aktuell sind ca. 70 % der bei der Bundesstadt Bonn aus dem Internet
eingehenden E-Mails Spam. Bestand Spam ursprünglich (fast) nur aus
unerwünschter Werbung, so ist sie mittlerweile das primäre Einfallstor für
Schadsoftware und andere Formen der Internetkriminalität wie Phishing. Bei
der Stadt Bonn identifiziert und löscht alleine der in Rede stehende Cyren
Mailfilter täglich im Schnitt gut 60 Mails mit Viren und anderer Schadsoftware.
Abgesehen von der praktischen Notwendigkeit, das Mailvolumen auf die
„echten“ Mails zu reduzieren, ist Mailfilterung daher auch aus
Sicherheitsgründen mittlerweile unerlässlich. Denn die anderen
Sicherheitssysteme mit ähnlichen Aufgaben, wie z.B. der interne Virenscanner,
arbeiten nicht perfekt. Aber im Zusammenspiel der überlappenden Systeme
werden fast alle Gefahren beseitigt.
Die Stadt hat sich vor 9 Jahren dazu entschieden, die eigene Mailfilterung
einzustellen und einen Dienstleister, die Firma Eleven (heute Cyren), mit dem
Produkt eXpurgate, (heute Email Security Plus) zu beauftragen. Gründe
waren damals wie heute:
 deutliche Kostenersparnis gegenüber einer Lösung im Hause,
 die Entfernung einer potentiellen Fehlerquelle aus der komplexen
„Mailkette“ (Weg vom Mailprovider bis zum Postfach der Benutzer),Seite 1 von 3
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 die sehr einfache Administration und vor allem
 die Tatsache, dass die Benutzer normalerweise nichts von dem System
bemerken, da es einerseits keine Entscheidung verlangt, ob nun eine
Mail Spam ist oder nicht, aber andererseits fast nie „echte“ Mails falsch
herausfiltert (die Quote liegt lt. Hersteller bei 0,00001 Prozent)
Über Cyren gefiltert werden ausschließlich die Mails, die aus dem „offenen“
Internet kommen. Die Behördenmails aus den verschlüsselten Netzen des
Bundes sind nicht betroffen. Eine Vereinbarung über die Datenverarbeitung im
Auftrag entsprechend den Anforderungen der europäischen
Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unmittelbar mit Cyren besteht bereits.
Cyren ist der weltweite Marktführer im Bereich Echtzeit-Malware-Erkennung
und proaktiver Datenanalyse und arbeitet u.a. für alle großen Internetprovider in
Deutschland. Die Gründe, die damals zur Entscheidung geführt haben, gelten
auch heute noch uneingeschränkt und die städt. IT ist mit der Leistung der
letzten Jahre sehr zufrieden. Daher soll auch wenigstens für die nächsten drei
Jahre die Mailfilterung von Cyren Email Security Plus weiter genutzt werden.
Im Gegensatz zu anderen Anbietern vertreibt Cyren seine Leistung nicht selbst,
sondern nur über Wiederverkäufer. Wettbewerb ist daher vorhanden und damit
eine öffentliche Ausschreibung möglich.
Vergabeart
X öffentlich offen (EU) aufgeforderte Firmen
beschränkt nichtoffen (EU) mit öffentlichem
Teilnahmewettbewerb
Freihändig bzw.
Verhandlungsvergabe Verhandlungsverfahren (EU) Abweichung von der
vorgeschriebenen Vergabeart
Vergabekennzahl Vergabe-/Vertragsordnung Ausführungszeitraum Schätzkosten brutto
BN-2021-3153 VOB X UVgO VgV 01.01.2022 –
31.12.2024
238.000
Produktgruppennummer Produktgruppenbezeichnung Sachkonto
(konsumtiv) /
Finanzposition
(investiv)
CO-Kontierung
(konsumtiv) /
Finanzstelle
(investiv)
1.01.26 IT 529100 1029990
Verpflichtungsermächtigungen Verwendung von
Haushaltsresten
Mittel
ja X nein ja X nein freigegeben X vorgesehen
Anlage/n
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