Einleitung des Vergabeverfahrens; Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Beschaffung und Lieferung von alterungsbeständigen Verpackungsmaterialien für Archivgut im Zeitraum 2021-2023

Beschlussvorlage: Einleitung
öffentlich
211372
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
41 Kulturamt
Dezernat:
Dez. IV
Einleitung des Vergabeverfahrens; Abschluss einer
Rahmenvereinbarung über die Beschaffung und
Lieferung von alterungsbeständigen
Verpackungsmaterialien für Archivgut im Zeitraum
2021-2023
Beratungsfolge
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und
Vergabe
31.08.2021 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Der Einleitung des Vergabeverfahrens gemäß Ziffer 3.4 der Vergabeordnung
der Bundesstadt Bonn zur Beschaffung und Lieferung von
alterungsbeständigen Verpackungsmaterialien für Archivgut über einen
Zeitraum von 3 Haushaltsjahren wird zugestimmt.
Begründung
Das Stadtarchiv Bonn ist gem. § 5 II ArchivG NRW dazu verpflichtet, Archivgut
auf Dauer sicher zu verwahren und vor Beschädigungen zu schützen. Die
Verpackung von Archivalien und Dokumenten mit Spezialmaterialien, die für die
Langzeitarchivierung geeignet sind, gehört zu den wichtigsten Maßnahmen der
Bestandserhaltung und Schadensprävention im Stadtarchiv. Nur so können die
Objekte dauerhaft für die Nachwelt erhalten werden. Es kommt hinzu, dass
durch die schwerwiegenden baulichen Mängel in den Magazinräumen eine
professionelle Umverpackung der Sammlungen den einzigen Schutz vor den
häufigen Wasserschäden darstellt. Der Umbettung von Dokumenten kommt im
Stadtarchiv auch deshalb eine hohe Bedeutung zu, da Teile der Sammlungen
von Schimmel oder durch Lignin- und Essigsäure vom Zerfall bedroht sind. Die
Neuverpackung mit Spezialmaterial wirkt der Ausbreitung von Schimmel und
Säure auf unversehrte Sammlungsteile entgegen und ist daher ein wesentlicher
Faktor zur Erhaltung dieses Archivguts und zur Vermeidung erheblich höherer
Kosten für aufwändige Restaurierungen.
Um eine dauerhafte Erhaltung des Archivgutes zu gewährleisten, müssen die
zu beschaffenden Verpackungsmaterialien zumeist die Anforderungen der DIN
ISO 16245 Typ A, der DIN EN ISO 9706, der ANSI/ NISO Z.39.48 und der DIN
6738:2007 vollumfänglich erfüllen und den Photographic Activity Test (PAT)
nach ISO 18916:2007 bestanden haben. Ferner müssen einzelneSeite 1 von 2
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Verpackungsmaterialien zusätzlich die folgenden DIN-Normen vollständig
erfüllen: NF Z 40-014, DIN 6588-1:2012, DIN EN ISO 105-B02, ISO 535,
DIN 53109:2008. Die Einhaltung der genannten Normen ist auch eine
Grundvoraussetzung für die Gewährung evtl. Zuschüsse vom
Landschaftsverband Rheinland. Für dieses Jahr wurde ein Zuschuss in Höhe
von 3.568,61 € bewilligt. Die Verpackungsmaterialen des Rheinischen Archivs
für Künstlernachlässe, welche mit einem Schätzwert von ca. 50.000,00 €
(brutto) eingeplant sind, werden nur angeschafft, sofern sie von der
Bezirksregierung zu 100 % bezuschusst werden. Für den bisherigen
Zuschussbescheid wurde ein zu geringer Materialbedarf geplant, weswegen
auch der Zuschuss selbst entsprechend gering war (7.000,00 €). Eine
entsprechende Anpassung wird beantragt.
Es wird darum gebeten, das erforderliche Vergabeverfahren zum Abschluss
des Rahmenvertrages einzuleiten.
Die Bestimmungen des § 82 GO NRW werden erfüllt.
Vergabeart
X öffentlich offen (EU) aufgeforderte Firmen
beschränkt nichtoffen (EU) mit öffentlichem
Teilnahmewettbewerb
Freihändig bzw.
Verhandlungsvergabe Verhandlungsverfahren (EU) Abweichung von der
vorgeschriebenen Vergabeart
Vergabekennzahl Vergabe-/Vertragsordnung Ausführungszeitraum Schätzkosten brutto
BN-2021-2857 VOB X UVgO VgV 2021 - 2023 120.000,00
Produktgruppennummer Produktgruppenbezeichnung Sachkonto
(konsumtiv) /
Finanzposition
(investiv)
CO-Kontierung
(konsumtiv) /
Finanzstelle
(investiv)
1.04.07 Stadtarchiv 543180 4140101
4140102
4140103
4140201
Verpflichtungsermächtigungen Verwendung von
Haushaltsresten
Mittel
ja X nein ja X nein freigegeben X vorgesehen
Anlage/n
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