Bericht der Verwaltung über digitale Fokusprojekte

Mitteilungsvorlage
öffentlich
210189
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
Bericht der Verwaltung über digitale Fokusprojekte
Beratungsfolge
Unterausschuss für Digitalisierung und
Organisation
25.03.2021 Kenntnisnahme
Die Verwaltung berichtet dem Unterausschuss für Digitalisierung und
Organisation regelmäßig zu Fokusprojekten im Bereich der
Digitalisierung
In der ersten Sitzung des Unterausschusses wird die Verwaltung über folgende
Projekte berichten:
Einführung eines Personalmanagementsystems:
Mit Neuausrichtung und Ausweitung des Personalmanagementsystems kann
für die Module Zeitmanagement, Self-Services (Mitarbeiter- und
Führungskräfteportal), Organisationsmanagement, Personaladministration und
-abrechnung eine ganzheitlich integrierte Lösung erreicht werden, die
Redundanzen bei den Dateneingaben vermindert und die Prozesse
verschlankt.
Die Einführung des Mitarbeiter-Selfservice soll zur weiteren Digitalisierung der
Personalarbeit beitragen. So sollen Mitarbeitende den aktuellen Stand der
Urlaubstage und Übersunden tagesaktuell einsehen können. Die derzeitige
manuelle Erfassung der Arbeitszeit in Excel wird für den Großteil der
Mitarbeitenden damit entfallen. Durch die Schaffung von Workflows zur
Urlaubsbeantragung soll dieser Bereich weiter digitalisiert werden. Zudem
sollen Mitarbeitende ihre Bankdaten und Adresse selbst pflegen sowie die
Gehaltsmitteilung digital abrufen können.
Mit Hilfe des Führungskräfteportals haben Vorgesetzte die Möglichkeit,
Teamkalender und Stellenplan der eigenen Organisationseinheit im Überblick
zu haben.
Der Ausbau dieser Leistungen sowie die Beantragung und Abrechnung von
Dienstreisen soll zu einem späteren Zeitpunkt eingeführt werden.Seite 1 von 2

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Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes:
Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet alle Verwaltungen bis 31.12.2022,
ausgewählte Dienstleistungen ihren Bürger*innen online anzubieten. Dies
beinhaltet den Onlinezugang, also z.B. via Online-Formulare, und auch den
digitalen Rückkanal. Damit der Rückkanal eröffnet werden kann, wurde in Bonn
ein Serviceportal mit integrierter Postkorbfunktion (https://service.bonn.de)
eingerichtet. Dieses gilt es nun mit entsprechenden Online-Dienstleistungen zu
befüllen. Dafür wurde ein Programm im Sinne des Projektmanagements
aufgesetzt. Ein dreiköpfiges OZG-Team arbeitet an der Digitalisierung von
Dienstleistungen, sei es bei der Integration von Schnittstellen,
eigenentwickelten Online-Dienstleistungen oder bei der Mitarbeit in
Projektgruppen des Landes.
Software für Bauordnungsamt und Feuerwehr (Vorbeugender
Brandschutz):
Seit fast 18 Jahren nutzen das Bauordnungsamt und die Abteilung
Vorbeugender Brandschutz der Feuerwehr eine wenig performante Software.
Da diese darüber hinaus nicht den aktuellen technischen Anforderungen
entspricht, Verwaltungsleistungen bis 2022 digital anbieten zu können, wurde
eine neue Gesamtlösung angestrebt.
Ein aus den unmittelbar beteiligten Fachbereichen zusammengestelltes
Projektteam kümmert sich seit Anfang 2019 um die entsprechende
Beschaffung und Einführung. Nach Erstellung des Leistungsverzeichnisses und
Durchführung des Vergabeverfahrens wurde eine geeignete Lösung gefunden.
Derzeit wird diese an die fachspezifischen und persönlichen Anforderungen
angepasst, sodass die Verwaltung Mitte dieses Jahres in den Wirkbetrieb
gehen kann.
Mit den gekauften Komponenten, Software und Kollaborationsplattform, wird
eine elementare technische Hürde auf dem Weg zur digitalen Baugenehmigung
genommen. Nach Inbetriebnahme der Software sollen anschließend die
übrigen Voraussetzungen zur „Volldigitalisierung“ geschaffen werden (z.B.
Einführung eines Dokumentenmanagementsystems).
Anlage/n
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