BBB-Anfrage zur Zukunft des Stadthauses; hier Umsetzung der Dienstanweisung 10-31 „Dienstanweisung zur Telearbeit bei der Bundesstadt Bonn“

Stellungnahme der Verwaltung
öffentlich
210055-02 ST
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
BBB-Anfrage zur Zukunft des Stadthauses; hier
Umsetzung der Dienstanweisung 10-31
„Dienstanweisung zur Telearbeit bei der
Bundesstadt Bonn“
Beratungsfolge
Rat 28.10.2021 Kenntnisnahme
Inhalt der Stellungnahme:
1. Welche Maßnahmen sieht das Bürokonzept „Telearbeit“ gemäß
Stellungnahme DS 210055 bislang im Detail vor, insbesondere aber
hinsichtlich der Fragen
Das Bürokonzept Telearbeit ist lediglich ein Baustein der zukunftsorientierten
Ausrichtung unserer Stadtverwaltung im Rahmen des Projektes
„Stadtverwaltung unserer Zukunft“. Unter wissenschaftlicher Begleitung und
unter Einbindung aller Stakeholder wird in diesem Prozess ein strategisches
Konzept für die Stadtverwaltung Bonn erarbeitet, das die Anforderungen an
zukünftige Arbeitswelten im Hinblick auf Ausstattung, Flächen und Standorte
beschreibt und als eine Grundlage für Folgeprojekte zur konkreten Umsetzung
dient. Die Auftragsvergabe steht unmittelbar bevor (Ds. 210854) und das
Projekt wird vss. im Januar 2022 beginnen.
Begleitend hierzu wurde in 2021 eine Auditierung der Stadt Bonn als
familienfreundliche Arbeitgeberin erfolgreich vorgenommen, in der das mobile
Arbeiten einen großen Stellenwert einnimmt. Auch aus diesem Prozess heraus
werden derzeit zwischen Personalvertretung, Gleichstellungsstelle und
Personal- und Organisationsamt konkrete Maßnahmen initiiert, die eine weitere
Erhöhung der Telearbeitsquote nach sich ziehen werden (z.B. Ausweitung des
Arbeitszeitrahmens, Reduzierung der Antragshürden). Aktuell befindet sich die
zu Grunde liegende Dienstanweisung in gemeinsamer Überarbeitung mit der
Personalvertretung und wird zu einer weiteren Attraktivierung dieses Modells
beitragen.
Über die Zwischenschritte und Ergebnisse des Projekts „Stadtverwaltung
unserer Zukunft“ wird die Verwaltung im zuständigen Unterausschuss
Digitalisierung und Organisation fortlaufend informieren. Die Erfahrungen
anderer Kommunen und großer Unternehmen zeigen, dass die Umsetzung
eines non-territorialen Desksharing-Modells („new work“) eine prägende
Veränderung ist, die unter intensiver Einbindung aller Nutzenden erfolgenSeite 1 von 5
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muss. Dabei müssen kulturelle Rahmenbedingungen und Unterschiede in der
heterogenen Belegschaft berücksichtigt werden. Moderne Untersuchungen
zeigen zudem, dass sich in ausbalancierten Zukunftsmodellen die Büroflächen
zwar verringern, die Sonderflächen (z.B. für Rückzugs- und Teamräume,
informelle Begegnungsflächen etc.) jedoch deutlich erhöhen. Eine
Konzentration von Arbeitsmodellen auf den Aspekt einer reinen
Flächenreduzierung wird keine Akzeptanz finden, Produktivität und
Arbeitszufriedenheit senken und ist vor dem Hintergrund des
Fachkräftemangels für Bewerbende wenig attraktiv.
Ergebnisse der beschriebenen Prozesse werden in die Bedarfsanalyse für eine
mittelfristige Neuaufstellung des bzw. eines neuen Stadthauses einfließen.
Aufgrund der aktuellen, zeitlich dringlichen Situation des Stadthauses muss
daher auch klar unterschieden werden, dass es bei der jetzt zu planenden
Interimslösung nur realistisch ist, weitgehend auf Basis des Status Quo zu
planen, da der oben beschriebene Prozess in der Kürze der Zeit nicht
realisierbar ist.
a. Welche Anzahl dauerhafter physischer Arbeitsplätze ist aus Sicht der
Oberbürgermeisterin sowohl in einem sanierten oder auch neu zu
errichtenden Stadthaus sowie in allen anderen, insbesondere
angemieteten Liegenschaften der Stadt als Mindestmaß im Vergleich zum
Status Quo vorzuhalten (bitte nach einzelnen Liegenschaften
aufschlüsseln)?
Für den Interimsumzug ist weitgehend der Fortbestand des Status Quo
erforderlich. Inwieweit zukünftig, in einem neu geplanten Gebäude, im Zuge
eines „new work“-Ansatzes durch Ausschöpfung der Potentiale der
Digitalisierung von Prozessen und der Mobilisierung der IT eine Verringerung
der physischen Arbeitsplätze möglich ist, soll im Rahmen der oben
dargestellten Prozesse entwickelt werden. Inwieweit dies zu einer tatsächlichen
Flächenreduzierung führt, oder ob ein veränderter Bedarf an Flächentypen
entsteht, lässt sich aktuell noch nicht valide darlegen.
Losgelöst hiervon bereitet die Verwaltung derzeit mit einigen Ämtern ein
„Desksharing-Modell“ auf freiwilliger Basis vor, um die auf Basis der
Stellenplanfortschreibung einzurichtenden neuen Arbeitsplätze ohne
zusätzliche Anmietungen zu bewerkstelligen. Insgesamt werden sich in diesem
Prozess erstmalig ca. 140 Mitarbeitende Arbeitsplätze teilen. Die Erfahrungen
aus den Pilotämtern werden Bestandteil weitergehender Planungen auch für
den Interimsumzug,
b. Wie hoch schätzt die Oberbürgermeisterin die Kosten für eine die Vor-
und Nachteile von Heimarbeit angemessen berücksichtigende Pauschale
(z.B. erhöhte Verbrauchskosten z.B. Strom, Heizkostensteigerung,
Telefon etc.; Entfall Wegezeiten und Wegekosten) an Mitarbeitende für die
Nutzung ihrer Privatwohnung und Aufwendungen in welcher Höhe
könnten im Gegenzug schätzungsweise pro Arbeitsplatz und insgesamt
im Falle der Frage 1a. durch eine Reduzierung der Arbeitsplätze inklusive
der eingesparten einmaligen Baukosten eingespart werden?
Eine solche Pauschale an Mitarbeitende wird unter Berücksichtigung derSeite 2 von 5
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derzeit geltenden Regelung zur Telearbeit nicht gezahlt. Fraglich ist auch,
inwieweit eine solche Zahlung steuerlich, tariflich und besoldungsrechtlich
zulässig wäre. Da vor der Pandemie Telearbeit in einem weitaus geringeren
Umfang stattgefunden hat, stand und steht auch derzeit grundsätzlich allen
Verwaltungsmitarbeitenden ein Arbeitsplatz zur Verfügung. Eine Einsparung an
Bürokosten konnte somit bisher nicht generiert werden. Bestandteil des
Projektes „Stadtverwaltung unserer Zukunft“ ist die Aufstellung eines
ganzheitlichen Bürokonzeptes unter Einbeziehung des oben beschriebenen
Kulturwandels, in dem eine belastbare Kalkulation der zukünftig erforderlichen
Bürofläche erfolgt.
c. Wie viele der im Stadthaus untergebrachten Mitarbeiter und
Mitarbeiterinnen könnten maximal während einer Sanierung / einem
Neubau des Stadthauses in welchem Umfang per Telearbeit von zu Hause
aus arbeiten?
Unabhängig von der Interimsunterbringung wird ein möglicher Anteil im
Rahmen des Bürokonzeptes ermittelt. Dieses muss zum jetzigen Zeitpunkt
unter anderem folgende Bedingungen und Zusammenhänge berücksichtigen:
Voraussetzung für die Genehmigung von Telearbeit ist, dass sich die Tätigkeit
zur Wahrnehmung am häuslichen Arbeitsplatz eignet und der/die Mitarbeitende
über die persönlichen Voraussetzungen für die eigenständige Arbeit am
häuslichen Arbeitsplatz verfügt. Die Telearbeit wird auf Antrag und somit auf
Wunsch der Mitarbeitenden gewährt. Eine Initiative zur Telearbeit geht bisher
nicht vom Arbeitgeber aus.
Der Grad der Telearbeit ist mit Blick auf die gesamte Verwaltung sehr
differenziert: Die Telearbeitsplätze sind über die gesamte Stadtverwaltung
verteilt, wobei dies nicht flächendeckend ist. Es gibt Bereiche in denen es viele
Telearbeitsplätze gibt und andere, in denen es kaum bis keine
Telearbeitsplätze gibt. Auch der Umfang der jeweiligen Telearbeit ist sehr
unterschiedlich. Um ein Desk-Sharing zu ermöglichen, müssen in einzelnen
Bereichen Teilzeit- und Telearbeitsmodelle vorliegen, die sich passgenau
ergänzen.
Aufgrund der Komplexität kann eine fundierte Aussage erst nach Erstellung des
Bürokonzeptes erfolgen. Eine solche Annahme muss schlüssig und durchdacht
sein, um zu vermeiden, dass der reibungslose Arbeitsablauf gestört wird.
Die Planung des Interimsumzugs muss im Hinblick auf die zur Verfügung
stehende Zeit daher überwiegend auf der Basis von Präsenzarbeitsplätzen
erfolgen, wobei in ausgewählten Bereichen Desksharing-Modelle erprobt
werden sollen.
d. In welchem Umfang müssten unter Berücksichtigung der Antwort zu
Frage 1c. zusätzliche Büroflächen als Interimslösung während der
Sanierung / dem Neubau des Stadthauses zwingend angemietet werden,
in welchem Umfang sucht die Oberbürgermeisterin tatsächlich nach
Ausweichflächen und von welchem Bedarf anzumietender Büroflächen
wäre dauerhaft im Vergleich zu den aktuell angemieteten Büroflächen
unter Ausschöpfung aller Potentiale der Telearbeitsmöglichkeiten
auszugehen?Seite 3 von 5
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Wie bereits beschrieben, werden Ausweichflächen auf Basis des Status Quo
gesucht.
Aufgrund der angespannten Situation des Bonner Immobilienmarktes ist die
Flexibilität der Stadtverwaltung bei der Auswahl eingeschränkt.
e. Wie viel Ausstoß von Kohlenstoffdioxid (CO2) - ermittelt nach
Durchschnittswerten - könnte durch die Vermeidung des Baus neuer
physischer Arbeitsplätze und von Wegstrecken zum und vom Arbeitsplatz
vermieden werden?
Dies kann zum jetzigen Zeitpunkt nicht seriös beziffert werden.
2. Wie sehen die in einzelnen Bereichen der Verwaltung bereits
vorhandenen individuellen Bürokonzepte insbesondere mit Blick auf die
Zahl der dadurch eingesparten bzw. vermiedenen zusätzlichen
Büroarbeitsplätze aus?
Im Hinblick auf die Gegebenheit der Räume, das Alter der Büroausstattung und
die begrenzten Ressourcen, die bislang für IT-Arbeitsplätze bereitstehen
(Laptops konnten aus Kostengründen nicht angeschafft werden) sind die
Arbeitsplätze überwiegend stationär und homogen. Neu ist die Erprobung eines
„Desksharing-Modells“ in ausgewählten Bereichen (s. Frage 1a). Insofern
wurde bisher nur in wenigen, vereinzelten Bereichen, in denen eine größere
Anzahl an teilzeitbeschäftigten Mitarbeitenden eingesetzt ist, auf persönliche
Arbeitsplätze verzichtet. In diesen Fällen wurden Abstimmungen durchgeführt,
wer, wann und in welchen Zeiträumen im Büro und in Telearbeit arbeitet. Auf
dieser Basis wurden Büropläne erstellt, in denen konkrete Zeiträume
festgehalten sind. Eine solche Regelung führt zwar auf der einen Seite zur
Reduzierung der Arbeitsplätze, bedeutet auf der anderen Seite aber auch die
Einschränkung von Flexibilität im dienstlichen und privaten Kontext. Um die
Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden aufrecht zu erhalten, müssen
auch persönliche Belange der Mitarbeitenden Berücksichtigung finden. Die
Grenzen liegen häufig in privaten Verpflichtungen, wie z.B. der
Kinderbetreuung.
3. Wie lautet das Ergebnis der verwaltungsinternen Umfrage unter allen
Mitarbeitenden zur Telearbeit, insbesondere zu den Fragen, in welchem
Umfang Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen Telearbeit freiwillig zu
leisten bereit sind, wie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Telearbeit ihre
eigene Arbeitsproduktivität im Vergleich zur Arbeit in der Dienststelle und
die Qualität der Führung durch die Führungskraft während der Telearbeit
eingeschätzt haben?
Die verwaltungsinterne Umfrage wurde bis Mitte Oktober verlängert. Sie wird
anschließend gemeinsam mit der Personalvertretung und der
Gleichstellungsstelle ausgewertet. Die Ergebnisse fließen ein in das Projekt
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Anlage/n
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