BBB-Anfrage zur Entwicklung der Ausfallzeiten in der Stadtverwaltung

Stellungnahme der Verwaltung
öffentlich
202050-03 ST
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
BBB-Anfrage zur Entwicklung der Ausfallzeiten in
der Stadtverwaltung
Beratungsfolge
Unterausschuss für Digitalisierung und
Organisation
23.08.2022 Kenntnisnahme
Hauptausschuss 15.09.2022 Kenntnisnahme
Inhalt der Stellungnahme:
Fragestellung
1. a) Werden die krankheitsbedingten Ausfallzeiten der Mitarbeiter und
Mitarbeiterinnen der Bonner Stadtverwaltung amtsbezogen ausgewertet
und
wenn ja, wie lauten die jeweiligen Ergebnisse?
b) Für den Fall, dass Teil eins der Frage a) mit Nein beantwortet wird: Aus
welchem Grund findet keine Auswertung statt?
Die Bundesstadt Bonn beteiligt sich seit mehreren Jahren an der
Krankenstatistik des Deutschen Städtetages. Hierfür wird der Krankenstand
des jeweiligen Jahres ermittelt, um die Krankenquote der Verwaltung zu
errechnen und in Vergleich zu anderen Städten zu setzen.
Für das Jahr 2020 wurde erstmals damit begonnen, die angefallenen
Krankentage den jeweiligen Ämtern zuzuordnen. Diese Arbeiten konnten
jedoch aufgrund der notwendigerweise zu priorisierenden coronabedingten
Sonderaufgaben der Stabsstelle Gesundheit bislang nicht finalisiert werden.
Zu diesen, noch anhaltenden, pandemiebedingten Sonderaufgaben zählen
bzw. zählten insbesondere die coronabedingte Freistellung von Mitarbeitenden
zur Kinderbetreuung, die Ausstellung von Legitimationsnachweisen zur
Nutzung des städtischen Schnelltestzentrums, die Umsetzung der „3 G-
Regelung am Arbeitsplatz“, die Organisation von Impfungen durch den AMD
TÜV, Veröffentlichungen zur Information der Mitarbeitenden, die Verarbeitung
von Quarantänenachweisen und nicht zuletzt die umfangreichen Anträge an
den Landschaftsverband Rheinland nach dem Infektionsschutzgesetz zur
Kostenerstattung für die während Quarantäne oder Freistellung
vorausgezahlten Entgelte.
Zum Frühjahr 2022 konnte aufgrund der sich abschwächenden Coronalage im
Rahmen von Neupriorisierungen und zumindest in Teilen der
Wiederaufnahmen von Kernaufgaben das Thema (ämterbezogene-)
Krankenstatistik, sowohl für das Jahr 2020, als auch 2021 begonnen werden.
Die Daten für das Jahr 2020 werden nun finalisiert. Für das Jahr 2021 ist eine
Zeitschiene aktuell nicht prognostizierbar. Durch den Wechsel derSeite 1 von 4
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Personalabrechnungssoftware und die damit verbundene
Aufgabenpriorisierung (z.B. die Sicherstellung der korrekten Besoldungs- und
Entgeltabrechnungen) kommt es hier zu weiteren Verzögerungen. Überdies ist
die Ermittlung der Daten, auch mit neuer Software, aktuell immer noch mit
einem hohen manuellen Aufwand verbunden. Mit Blick auf die nicht
vorhersehbaren Coronaentwicklungen im Herbst ist es dennoch das Ziel, die
Daten noch in diesem Jahr vollständig zu ermitteln.
c) Ist es zutreffend, dass die amtsbezogene Erfassung von Ausfallzeiten
über
die seit geraumer Zeit elektronisch von jedem Mitarbeitenden zu
führenden
Gleitzeitkarten jederzeit möglich und es in anderen Kommunen NRWs
längst
üblich ist, Erkenntnisse aus den so erhobenen Daten für die
Nachsteuerung
von Personal- und Mitteleinsatz bzw. Aufgabenverteilung zu kommen?
Nein. Die derzeit noch elektronisch (in Excel) geführten Gleitzeitkarten der
einzelnen Mitarbeitenden ermöglichen keine automatisierten Erfassungen von
Ausfallzeiten. Eine Umstellung auf ein zentrales Zeiterfassungssystem über das
Personalverwaltungsprogramm SAP HCM wird derzeit vorbereitet und ist bei
den Ämtern 04, 10 und dem Personalrat aktuell im Pilotbetrieb. Es ist geplant,
dass das System nach Zustimmung der Personalvertretung ämterweise
ausgerollt wird, so dass mit einer weiteren Projektlaufzeit von mindestens 1,5
Jahren zu rechnen ist. Belastbare, gesamtstädtische Jahreswerte sind daher
frühestens für das Haushaltsjahr 2024 in 2025 zu erwarten.
2. Wurden die innerhalb der Bonner Stadtverwaltung für die Jahre 2019 ff.
angefallenen Überstunden amtsbezogen ausgewertet und wenn ja, wie
lauten
die jeweiligen Resultate und wenn nein, wer kontrolliert auf welcher Basis
die
Einhaltung der Dienstvereinbarung zur flexiblen Arbeitszeit und mit
welchem
amtsbezogenen Ergebnis?
Die anfallenden Überstunden werden vom Kassen- und Steueramt im Rahmen
der Rückstellungsbildung jährlich bei den Ämtern abgefragt und anonym nach
Kostenstellen, nicht nach Organisationseinheiten sortiert. Das Personal- und
Organisationsamt wertet diese derzeit nicht amtsbezogen aus, zur Begründung
gilt das in der Antwort zu Frage 1c Ausgeführte entsprechend.
Die Kontrolle über die Einhaltung der Dienstvereinbarung obliegt den
disziplinarischen Vorgesetzten.
3. Warum liegt trotz Zusage für das zweite Quartal 2021 immer noch kein
Personalbericht für die Jahre 2019/2020 sowie für das Jahr 2021 vor,
wann ist
mit den entsprechenden Personalberichten zu rechnen und auf welcher
Datengrundlage hat die Oberbürgermeisterin vor diesem Hintergrund den
immens gestiegenen Personalbedarf in der Stellenplanfortschreibung
2021/2022 „ämter- und bedarfsgerecht“ ermittelt?
Die Verwaltung befindet sich seit Beginn der Pandemie in einem
„Dauerkrisenmodus“. Neben der Pandemie seit März 2020 haben auch die
Flutkatstrophe im Juli 2021, von der viele Mitarbeitende der VerwaltungSeite 2 von 4
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persönlich oder im engen Familienkreis betroffen waren, sowie die
Flüchtlingskrise seit Februar 2022 die Prioritäten und Arbeitsweisen in vielen
Bereichen der Verwaltung vollständig verändert. Gleichzeitig zeigen sich bereits
die Auswirkungen des demografischen Wandels in Form von unbesetzten
Stellen, Wissensverlust und länger andauernden Stellenbesetzungsverfahren.
Zugleich werden mit der Einführung der Software SAP HCM derzeit alle
Prozesse im Personalmanagement digitalisiert und zukunftsgerichtet
ausgerichtet. Die damit einhergehenden Umstellungsaufwände belasten die
Personaladministration zeitgleich mit den beschriebenen Krisen. Dies alles
macht eine ständige (Re-)Priorisierung von Aufgaben notwendig. Vor dem
Hintergrund, dass die Kennzahlen im Personalbericht alle aufwändig manuell
erhoben und ausgewertet werden müssen und letztlich lediglich
vergangenheitsbezogene Werte ausweisen, hat die Personalverwaltung bislang
im Rahmen der Prioritätensetzung auf eine aufwändige Erstellung verzichtet.
Beabsichtigt ist, zukünftig gezielte und steuerungsrelevante Kennzahlen
zukünftig über das neue Personalverwaltungsprogramm SAP HCM zu
generieren.
Die Dezernate und Ämter haben ihre jeweiligen Bedarfsanmeldungen für die
Stellenplanfortschreibung 2021/2022 im bewährten Verfahren schriftlich
beschrieben und quantifiziert. Diese wurden von Amt 10 auf der Basis der
aktuellen Stellenpläne im Hinblick auf Personalbemessung und
Stellenbewertung organisatorisch und abteilungsbezogen geprüft. Die
Einrichtung neuer Stellen erfolgt dabei immer nachrangig zu anderen
organisatorischen (ggfs. temporären) Maßnahmen. Die Ergebnisse wurden
intensiv mit den antragstellenden Ämtern und Abteilungen erörtert. Die final
festgestellten Bedarfe sind im Anschluss über den Verwaltungsvorstand in den
politischen Beschluss zur Stellenplanfortschreibung eingeflossen. Darüber
hinaus waren in der Stellenplanfortschreibung auch Stellen enthalten, die zuvor
unterjährig bereits politisch beschlossen worden waren.
4. Welchen Einfluss hat die Wiederbesetzungssperre auf die Anwerbung
von
neuen Kräften, den Wissenstransfer und die Anzahl der Überstunden
sowie die
krankheitsbedingten Ausfallzeiten einerseits und welche tatsächlichen
Einsparungen (NICHT Pauschalberechnungen) werden durch die
Beschränkung erreicht?
Die Wiederbesetzungssperre wurde in Rahmen der vergangenen
Haushaltssicherungskonzepte als notwendiges Instrument zur Begrenzung der
Personalkostensteigerung in der Haushaltssatzung geregelt. Im Hinblick auf die
Bewahrung des Wissens in der Verwaltung ist ein Risiko dieser Maßnahme,
dass Wissen nicht übergeben werden kann und somit mit dem Ausscheiden
von Stelleninhaberinnen und -inhabern für die Organisation verloren gehen
kann. Die Verwaltung arbeitet bereits an digitalen Unterstützungslösungen, um
die Ämter beim notwendigen Wissensmanagement zu unterstützen. Ein Effekt
auf Überstunden für die Mitarbeitenden, die die Aufgaben während der Dauer
der Stellenvakanz zusätzlich zu ihren originären Aufgaben übernehmen
müssen, sowie auf krankheitsbedingte Ausfallzeiten, die im Einzelfall durch
Überlastungssituationen entstehen können, ist zwar sachlogisch gegeben, wird
aber nicht quantifizierbar erhoben und kann daher nicht benannt werden. Die
konkreten, tatsächlichen Einsparungen können nicht im gewünschten Umfang
benannt werden, da diese nicht von der Personalverwaltung erfasst werden.Seite 3 von 4
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5. Einsparungen in welcher tatsächlichen Höhe (NICHT
Pauschalberechnungen) ergeben sich aus welchen zwischenzeitlich
durch Fachkräftemangel bedingten Leerstandszeiten
wiederzubesetzender Stellen?
Die Ermittlung entsprechender Zahlen ist mit einem unverhältnismäßig großen
Aufwand verbunden. Sie können daher leider nicht zur Verfügung gestellt
werden.
Anlage/n
KeineSeite 4 von 4