Einleitung des Vergabeverfahrens zur Beschaffung einer neuen Software für Terminreservierungen und Warteschlangenmanagement

Beschlussvorlage: Einleitung
öffentlich
201401
Der Oberbürgermeister
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
Einleitung des Vergabeverfahrens zur Beschaffung
einer neuen Software für Terminreservierungen
und Warteschlangenmanagement
Beratungsfolge
Bau- und Vergabeausschuss 13.08.2020 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Der Einleitung des Vergabeverfahrens gem. Ziffer 3.4 der Vergabeverordnung
der Bundesstadt Bonn zur Beschaffung einer neuen Software für
Terminreservierungen und Warteschlangenmanagement wird zugestimmt.
Begründung
Der Support der momentan in unterschiedlichen Fachbereichen eingesetzten
Soft- und Hardware zur Terminverwaltung und zum
Warteschlagenmanagement wird Ende des Jahres 2020 von dem
Softwarehersteller, der Fa. Qmatic, eingestellt. Der zwingend erforderliche
Weiterbetrieb in den nachfolgend aufgelisteten Fachbereichen sowie eine
Ausweitung des Bedarfs - u. a. basierend auf dem Erfordernis, neue innovative
Funktionalitäten zu integrieren - erfordert eine Neuausschreibung.
Während die aktuelle Aufrufanlage als Webservice genutzt wird, soll die
künftige Anlage in unseren Rechenzentren betrieben werden, um unabhängig
von externen Leitungsproblemen zu werden.
Für Beschaffung und Betrieb im ersten Jahr wird ein Aufwand von 112.000,00
Euro erwartet. Für den weiteren Betrieb ist mit einen jährlichen
Wartungsaufwand von etwa 12.000,00 Euro zu rechnen.
Durch die Neuausschreibung sollen folgende Mehrwerte erreicht werden:
Für den Bürger:
 Mehrsprachigkeit der Online-Terminreservierung und des „Empfangs“-
Terminals
 Check-In am Terminal durch Bürger/innen, um dem System zu
signalisieren, dass er/sie da ist. Für Außenstellen, die kein Check-In-
Terminal erhalten, bleibt es bei der Möglichkeit des automatischen
Aufrufs.
 Am Check-In-Terminal können direkt Termine gebucht werden.
 Anzeige und Bestätigung benötigter Unterlagen bei Online-Buchung.Seite 1 von 3

Seite 2
 Die interne und externe Terminsuche soll unmittelbar freie Termine in
allen Standorten anzeigen, die diese(s) Anliegen anbieten.
 Aufgerufene Nummern verschwinden von den Aufruf-Bildschirmen.
 Termininfos sollen live am Smartphone abrufbar sein (Terminnummer
und Anzeige des Schalters, der aufgerufen hat).
 Zur Abfrage der Kundenzufriedenheit besteht eine Feedbackoption nach
bestimmter Zeit nach dem Termin.
Für die Verwaltung:
 Eine Anbindung an die sog. SpeedCapture-Stationen soll möglich sein,
um den Terminflow zu aktualisieren (Termin geht erst weiter, wenn
Kunde an der SpeedCapture-Station war)
 Die Personalplanung soll über eine Schnittstelle möglich sein (z.B.
sollen durch die Übernahme von Arbeitsplänen, die über eine Excel-
Tabelle importiert werden, automatisch Terminkapazitäten erzeugt
werden können)
 Einfache Freigabe von Terminkapazitäten per Mausklick (Ziehen von
Zeiten in einem Kalender).
 Meldet sich ein/e Mitarbeiter/in am Schalter an, erzeugt die Software
zusätzlich Terminkapazitäten abhängig von den im System hinterlegten
Fähigkeiten.
 Bei jedem Termin werden Wartezeit, Wegezeit, Bearbeitungszeit und
Nachbearbeitungszeit ermittelt.
 Live Dashboard für aktuelle Statistiken, Anzahl der Wartenden pro
Fachbereich – aufbereitet in grafischer Form.
 Bestehende Hardware soll, soweit möglich, weiterhin eingesetzt
werden.
 Mitarbeiter/innen können Fähigkeiten hinterlegt werden, damit sie nur
Anliegen aufrufen, die sie auch bearbeiten können
 Für Fachbereiche ohne Anzeige der aufgerufenen Termine:
Synchronisation mit Outlook, um Termine in eigene Kalender zu
importieren
Derzeit ist die eine Terminverwaltung und ein Warteschlangenmanagement in
folgenden Fachbereichen in unterschiedlichen Ausprägungen im Einsatz:
 Amt 33-4, Dienstleistungszentrum inkl. Außenstellen in den
Bezirksrathäusern:
Aufrufanlage mit 79 Clients
3 Stationen zum Einchecken/zum Drucken einer Wartemarke
9 Waitingpoint-Lizenzen zur Anzeige der Aufrufe auf TV-Monitoren
4 Rezeptionen
Online-Terminreservierung mit 17 Kalendern und 45 Terminslots
5 Parallelzugriffe auf Live-Dashboards und Statistik
 Amt 33-6, Ausländeramt:
Aufrufanlage mit 9 Clients
1 Waitingpoint-Lizenz zur Anzeige der Aufrufe auf einem TV-Monitor
1 Station zum Drucken einer Wartemarke
Terminreservierung mit 1 Kalender und 1 Terminslot
2 Parallelzugriffe auf Live-Dashboards und StatistikSeite 2 von 3

Seite 3
 Amt 50, Amt für Soziales und Wohnen:
Aufrufanlage mit 11 Clients
1 Waitingpoint-Lizenz zur Anzeige der Aufrufe auf einem TV-Monitor
1 Station zum Drucken einer Wartemarke
2 Parallelzugriffe auf Live-Dashboards und Statistik
 Amt 50-11, Freiwilligenagentur
Terminreservierung mit 1 Kalender und 1 Terminslot
 Amt 51, Elterngeldstelle:
Aufrufanlage mit 8 Clients
1 Waitingpoint-Lizenz zur Anzeige der Aufrufe auf einem TV-Monitor
1 Station zum Drucken einer Wartemarke
2 Parallelzugriffe auf Live-Dashboards und Statistik
 Amt 53, Gesundheitsamt:
Terminreservierung mit 1 Kalender und 15 Terminslots
Vergabeart
X öffentlich offen (EU) aufgeforderte Firmen
beschränkt nichtoffen (EU) mit öffentlichem
Teilnahmewettbewerb
Freihändig bzw.
Verhandlungsvergabe Verhandlungsverfahren (EU) Abweichung von der
vorgeschriebenen Vergabeart
Vergabekennzahl Vergabe-/Vertragsordnung Ausführungszeitraum Schätzkosten brutto
Liegt noch nicht vor VOB X UVgO VgV Ab 01.01.2021 133.280 Euro
Produktgruppennummer Produktgruppenbezeichnung Sachkonto
(konsumtiv) /
Finanzposition
(investiv)
CO-Kontierung
(konsumtiv) /
Finanzstelle
(investiv)
1.01.26 IT 527130 1021299 u.a.
1.01.26 IT 783100 5102001260200
Verpflichtungsermächtigungen Verwendung von
Haushaltsresten
Mittel
ja nein ja nein freigegeben vorgesehen
Anlage/n
KeineSeite 3 von 3