Sachstand für den Bereich des Schwerbehindertenrechts gem. SGB IX (Schwerbehindertenausweise)

Mitteilungsvorlage
öffentlich
201396
Der Oberbürgermeister
Federführung:
50 Amt für Soziales und Wohnen
Dezernat:
Dez. V
Sachstand für den Bereich des
Schwerbehindertenrechts gem. SGB IX
(Schwerbehindertenausweise)
Beratungsfolge
Ausschuss für Soziales, Migration, Gesundheit
und Wohnen
19.08.2020 Kenntnisnahme
Mitteilung:
In der Sitzung des Ausschusses für Soziales, Migration, Gesundheit und
Wohnen am 11.02.2020 berichtete die Verwaltung den Ausschussmitgliedern
mündlich über den aktuellen Sachstand und angedachte Maßnahmen zur
organisatorischen Verbesserung der Arbeitsabläufe im Bereich des
Schwerbehindertenrechts. Die Maßnahmen haben zum Ziel, die
durchschnittliche Bearbeitungsdauer für die Bonner Bürgerinnen und Bürger
spürbar zu senken. Schriftlich wurde dies zusätzlich über eine
Mitteilungsvorlage (DS 200231) in den Ausschuss eingebracht.
Die Politik bat die Verwaltung (DS 200192) nach sechs Monaten erneut über
den aktuellen Stand zu berichten.
Nach der personellen Aufstockung in der Sachbearbeitung im Bereich des
Schwerbehindertenrechts im Januar 2020 und der Besetzung der vakanten
Sachgebietsleitung Anfang Februar 2020 konnte mit der Aufarbeitung der
enormen Rückstände begonnen werden. Wie die unten aufgeführte Grafik
darstellt ist die Anzahl der bearbeiteten Fälle deutlich gestiegen. Im Gegensatz
zum Januar wurden in allen Folgemonaten wesentlich mehr Anträge bearbeitet.
Die leichten Rückgänge in Februar und April sind den Karnevals- bzw.
Ostertagen (mehr arbeitsfreie Tage) geschuldet. Im Juni konnten krankheits-
und urlaubsbedingt ebenfalls weniger Fälle bearbeitet werden.Seite 1 von 9

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Die Grafik spiegelt die Einsatzbereitschaft der Kolleginnen und Kollegen des
Schwerbehindertenrechts wieder, die zur Bearbeitung auch freiwillig
Überstunden geleistet haben. Die Rückstände sind soweit abgearbeitet, dass
aktuell bei den Erstanträgen und bei den Änderungsanträgen der Posteingang
vom 1. Juli 2020 (Stand 17.07.2020) bearbeitet wird.
Trotz dieser sehr erfreulichen Entwicklung wirkt der Verlauf der
durchschnittlichen Bearbeitungszeiten für Erst- und Änderungsanträge auf den
ersten Blick nicht ganz so erfolgreich.
Monat Erstanträge Änderungsanträge
Januar 5,96 Monate 7,04 Monate
Februar 5,73 Monate 7,25 Monate
März 6,14 Monate 7,55 Monate
April 5,93 Monate 7,39 Monate
Mai 6,94 Monate 6,00 Monate
Juni 5,93 Monate 6,57 Monate
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900
1000
Januar Februar März April Mai Juni
Erstanträge Änderungsanträge Nachprüfungen Widersprüche
Bearbeitete Fälle 2020Seite 2 von 9

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Dies lässt sich allerdings durch weitergehende Erklärungen nachvollziehbar
darstellen:
Die gesteigerten Fallzahlen führen im Umkehrschluss dazu, dass viele Anträge,
die aufgrund der personellen Engpässe einige Monate auf ihre Bearbeitung
warten mussten, nun erstmals in die Statistik eingeflossen sind und damit einen
negativen Effekt produziert haben. So lange die Rückstände nicht vollständig
aufgearbeitet sind, können auch die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten
nicht nachhaltig gesenkt werden. Allerdings bleibt weiterhin zu berücksichtigen,
dass sich die reguläre Bearbeitungszeit zwischen 4-6 Monaten bewegen wird.
Um dies zu verdeutlichen, beschreiben wir im Folgenden die Genese eines
regulären, nicht besonders komplizierten Antrages und die damit verbundenen
durchschnittlichen Bearbeitungszeiten bei den am Verfahren zu beteiligenden
Stellen:
1. Antragstellung
2. Erfassung (ca. 2 bis 3 Wochen nach Eingang)
3. Anforderung der Unterlagen von Ärzten, ggf. Krankenhäusern und
Krankenkassen (Wiedervorlage nach 4 Wochen, ggf. 1. Erinnerung und 2.
Erinnerung nach 6 Wochen erforderlich)
4. Gutachtenerstellung (Rücklauf vom ärztlichen Dienst in Köln nach ca. 4-6
Wochen)
5. Bescheid (ca. 2-3 Wochen nach Rücklauf aus Köln)
6. Ausweiserstellung und Versand durch einen externen Dienstleister (ca. 4-8
Werktage)
Dieses Ablaufschema verdeutlicht, dass die Bearbeitung, Bewertung und
Bescheidung (im Regelfall) etwa 4,5 Monate in Anspruch nimmt. Diese
Berechnung beinhaltet aber keine krankheits- oder urlaubsbedingten Ausfälle,
unbesetzte Stellen oder andere organisatorische Hindernisse, die letztendlich
aber für die Verlängerung der Bearbeitungszeiten verantwortlich sind.
Insbesondere die Anforderung von Befundunterlagen ist ein wesentlicher
Faktor, der die Bearbeitungszeiten unvorhersehbar verlängert. An dieser
Stellschraube soll in den nächsten Monaten weiter gearbeitet werden (siehe
„Kurzfristige Maßnahmen, Ziffern 3 und 7). An dieser Stelle muss aber darauf
hingewiesen werden, dass die Einwirkungsmöglichkeiten der Verwaltung bei
externen Stellen wie Ärzten, Krankenhäusern, etc. sehr begrenzt und nicht
immer von Erfolg gekrönt sind.
Neben der klassischen Bearbeitung von Erst- und Änderungsanträgen werden
im Bereich des Schwerbehindertenrechts zusätzlich ca.
 162 Nachuntersuchungen
 90 Widersprüche
 428 Ausweisverlängerungen
 646 Beiblätter
 9 Beschwerden und
 1376 Beratungen
monatlich bearbeitet bzw. durchgeführt.Seite 3 von 9

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Hinzu kommt die Notwendigkeit der Einarbeitung der insgesamt 5 neuen
Kolleginnen (inkl. Führung), die aufgrund der Breite des für die Bearbeitung
eines Antrages auf einen Schwerbehindertenausweis notwendigen
Fachwissens einige Monate in Anspruch nimmt.
Trotzdem wird mit einem hohen Engagement und mit einer sehr hohen
Einsatzbereitschaft von der Belegschaft an der Aufarbeitung der Anträge und
weiteren Anliegen gearbeitet. Es darf an dieser Stelle auch nicht vergessen
werden, dass die Hürden für die Anerkennung einer Schwerbehinderung
gesetzlich nicht ohne Grund an sehr hohe Anforderungen geknüpft sind, die
sich in der Sachbearbeitung wiederfinden müssen und die daher eine sehr
hohe Sorgfaltspflicht erfordern, damit jede Antragsbearbeitung vollumfänglich
und unter Einbeziehung aller Aspekte erfolgen kann. Dies nimmt grundsätzlich
– auch bei Externen – Zeit in Anspruch.
In der o.g. Mitteilungsvorlage (DS 200231) hat die Verwaltung mögliche
Optimierungsmaßnahmen aufgelistet, die geprüft, bewertet und ggf. umgesetzt
werden sollten. Hierzu möchte die Verwaltung den aktuellen Stand mitteilen.
Kurzfristige Maßnahmen
1. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wollen gemeinsam mit
Führungskräften auf freiwilliger Basis, im Rahmen der gleitenden
Arbeitszeit, Überstunden ableisten, um die Rückstände in der Registratur
und in der Sachbearbeitung aufzuarbeiten.
Aktueller Stand: siehe oben
2. Darüber hinaus soll in der Registratur zukünftig eine Vorsortierung
stattfinden. Vorgänge, die in einer relativ kurzen Zeit bearbeitet werden
können, sollen direkt erledigt und nicht erst in den regulären Kreislauf zur
Abarbeitung gegeben werden.
Aktueller Stand: Grundsätzlich ist eine Vorsortierung bei der Masse der
eingehenden Anträge schwierig. Ebenfalls kann durch eine kurze
Durchsicht der Anträge inkl. der u. U. umfangreichen Unterlagen nur sehr
schwierig ein verlässlicher Rückschluss auf die Komplexität der
Angelegenheit gezogen werden.
Folgende Prüfungen werden jedoch vorab getätigt:
Bei Erstanträgen erfolgt eine direkte Zuordnung zu einem Sachbearbeiter,
der für den Vorgang zuständig ist (siehe auch Ziffer 3.1).
Sofern die eingereichten Unterlagen aussagekräftig genug sind (z.B. wenn
eine Tumorformel vorliegt) wird der Vorgang direkt an den ärztlichen Dienst
in Köln gesandt, ohne dass weitere Unterlagen von den behandelnden
Ärzten angefordert werden müssen.
Als weitere beschleunigende Maßnahme werden offensichtlich fehlende
Unterlagen nunmehr auch telefonisch bzw. per E-Mail angefordert.Seite 4 von 9

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3. Eine Kraft im Bereich des Schwerbehindertenrechts wird täglich die
Erstanträge erfassen und versendet in diesem Arbeitsschritt direkt eine
Eingangsbestätigung an den/die Antragsteller/in. Gleichzeitig soll die
textliche Formulierung der Eingangsbestätigung dahingehend angepasst
werden, die Bürger darauf hinzuweisen, dass die Ärzte/Einrichtungen
angeschrieben werden und sie ggf. bei ihrem behandelnden Arzt anfragen,
ob die Übersendung beschleunigt werden kann.
Aktueller Stand:
3.1 Erstanträge:
Zu allen Erstanträgen werden umgehend die Stammdaten durch die
Registratur erfasst, so dass die Vorgänge für mögliche Auskünfte
aufgefunden werden können. Weiterhin werden alle Erstanträge
unmittelbar einem Sachbearbeiter zugeordnet und von diesem zeitnah
bearbeitet.
3.2 Eingangsbestätigung:
Coronabedingt enthielt die Eingangsbestätigung in den vergangenen
Monaten bereits umfangreiche, von der Bezirksregierung Münster,
vorgegebene Informationen, so dass weitere Hinweise nicht sinnvoll
gewesen wären. Darüber hinaus wurde von der Bezirksregierung im April
2020 verfügt, dass die niedergelassenen Ärzte aufgrund der erwarteten
Mehrbelastung durch Corona nicht zusätzlich durch Erinnerungen unter
Druck gesetzt werden sollen (siehe Ziffer 7 der Mitteilungsvorlage).
Die Formulierung ist allerdings nach Aufhebung der Regelungen durch das
Land bzw. die Bezirksregierung zwischenzeitlich in die
Eingangsbestätigung eingefügt worden.
4. Um den Beschwerden über die fehlende telefonische Erreichbarkeit
entgegenzuwirken, soll die zentrale Telefonnummer zukünftig auf mehrere
Kollegen verteilt werden und darüber hinaus bei einer besetzten Leitung
eine Bandansage geschaltet werden. Die technische Machbarkeit wurde
zum Zeitpunkt der Erstellung der Vorlage geprüft.
Aktueller Stand: Zu den telefonischen Sprechzeiten sind je nach
Personaldecke bis zu 4 Sachbereiter*innen in einen telefonischen
Sammelkreis eingeschaltet, so dass „bei Besetzt“ der nächste freie
Ansprechpartner das Gespräch annimmt. Wenn alle Leitungen besetzt
sind, wird für die Bürgerin/den Bürger eine Bandansage abgespielt.Seite 5 von 9

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5. Während der Aufarbeitung der Rückstände soll eine einzelfallbezogene
Betrachtung von Diagnosen stattfinden, so dass besonders dringende Fälle
schwerkranker Menschen beschleunigt entschieden werden.
Aktueller Stand: Sofern aus dem Antrag ersichtlich ist, dass es sich z.B. um
eine schnell fortschreitende Erkrankung oder um einen Menschen im
erwerbsfähigen Alter (zusätzliche Urlaubstage etc.) handelt, werden die
Anträge vordringlich bearbeitet. Sofern mit dem Antrag bereits die
Diagnose eines Arztes vorliegt und die Bemessung des GdB eindeutig ist,
wird der Fall ebenfalls vorrangig bearbeitet.
6. Darüber hinaus wird ein wöchentliches Berichtswesen erstellt, um die
Maßnahmen engmaschig evaluieren zu können.
Aktueller Stand: Im alltäglichen Geschäft hat sich gezeigt, dass mit der
Organisation sowie der Fallverteilung und –bearbeitung die
Personalkapazitäten ausgeschöpft sind. Es wird jede Arbeitskraft in die
Aufarbeitung der Rückstände investiert. Allerdings werden der Erfolg und
die Entwicklung der Sachbearbeitung in einer monatlichen Statistik
nachgehalten. Die Fallzahlen haben bisher zu keinen Beanstandungen
geführt. Mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wird kontinuierlich an
einer Prozessoptimierung gearbeitet, weil die Ideen der Kolleginnen und
Kollegen aus dem aktiven Geschäft resultieren, aus dessen Erkenntnissen
ein großer Nutzen gezogen werden kann. Vor allem auch, weil dort der
direkte Bürgerkontakt vorhanden ist.
7. Die niedergelassenen Ärzte werden über die Kassenärztliche Vereinigung
dringend gebeten, mit einer möglichst schnellen Bearbeitung zur
Erleichterung des Alltags schwerkranker Menschen einen wichtigen Beitrag
zu leisten.
Aktueller Stand:
Mit Verfügung des Ministeriums für Arbeit, Gesundheit und Soziales des
Landes NRW vom 23.03.2020 wurde geregelt, dass die niedergelassenen
Ärzte nicht an ausstehende Befundberichte zu erinnern sind. Diese
Regelung endete mit der Verfügung vom 4. Mai 2020. Bisher wurde
dennoch von einer Versendung eines entsprechenden Schreibens
abgesehen, da zunächst die Rückstände abzuarbeiten waren. Früher
eingehende Befundberichte hätten das Verfahren nicht beschleunigt, da
ältere Vorgänge zunächst abgearbeitet werden mussten.
Aufgrund des aktuellen Bearbeitungsstand ist ein entsprechendes
Schreiben nun sinnvoll und wird kurzfristig erstellt.Seite 6 von 9

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Mittelfristige Maßnahmen
8. Bei der Sachbearbeitung soll zukünftig verschärft darauf geachtet werden,
nur zwingend notwendige Befundunterlagen anzufordern.
Anträge, die bisher befristet wurden, werden bis zur Abarbeitung der
Rückstände unbefristet erteilt, wenn bei der Ersterteilung objektiv und
belastbar erkennbar ist, dass die Behinderung entweder dauerhaft
gleichbleibend oder sogar schlimmer wird. Hierzu wird eine verbindliche
Handlungsanweisung erstellt werden, damit in solchen Fällen in der
Sachbearbeitung das vorhandene Ermessen einheitlich angewandt wird.
Aktueller Stand:
8.1 erforderliche Unterlagen:
Es wurden in der Vergangenheit und auch aktuell nur die ausdrücklich
erforderlichen Unterlagen angefordert. Es ist jedoch unbedingt erforderlich,
die Befundberichte der Ärzte sehr sorgfältig und vollständig auszuwählen.
Andernfalls kann bei nicht ausreichenden Unterlagen der ärztliche Dienst in
Köln lediglich eine sog. unvollständige Stellungnahme fertigen, mit der
Folge, dass der Vorgang zurückgesandt wird. Anschließend müssen
weitere Unterlagen eingeholt und der Vorgang erneut nach Köln gesandt
werden.
Ebenfalls kann im Widerspruchs- und Klageverfahren eine nicht
ausreichende Sachverhaltsaufklärung zu nachträglichen Gutachten und
Kosten für die Kommune führen.
Welche Unterlagen erforderlich sind, wird innerhalb der Sachgruppe
regelmäßig kommuniziert und ggf. angepasst, so dass eine weitestgehend
einheitliche Vorgehensweise gesichert ist. Auch die Art und Weise wie z.B.
an Unterlagen erinnert wird, (z.B. telefonisch) wird laufend optimiert.
8.2 Befristung der Ausweise:
In der Regel werden die Schwerbehindertenausweise unbefristet
ausgestellt. Nur in Fällen, in denen z.B. der Heilungsverlauf abzuwarten ist
oder bei Minderjährigen wird ein befristeter Ausweis erteilt, mit der Folge,
dass vor Ablauf der Befristung eine Nachprüfung angestoßen wird.
Sofern eine Nachprüfung aufgrund der hohen Arbeitsbelastung nicht
möglich war, wurde das Datum der Nachprüfung nach hinten verschoben.
Aktuell können die Nachprüfungen wieder zeitnah durchgeführt werden.
Weitergehende Regelungen zur Erstellung von unbefristeten Ausweisen
sind nicht möglich, da laut § 152 Abs. 5 SGB IX die Gültigkeitsdauer eines
Schwerbehindertenausweises befristet werden soll.Seite 7 von 9

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9. Ebenfalls wird geklärt, ob es rechtlich zulässig ist und welche Kosten
entstehen könnten, wenn die für die Bescheiderteilung notwendigen
medizinischen Gutachten zukünftig ergänzend oder alternativ zum
Medizinischen Dienst durch beauftragte niedergelassene Ärzte erstellt
werden würden. Hiervon verspricht sich die Verwaltung ebenfalls eine
Verkürzung der Bearbeitungszeit für einen Antrag.
Aktueller Stand: Im Rhein-Sieg-Kreis (exemplarisch) werden die Gutachten
ausschließlich von niedergelassenen Ärzten erstellt.
Die Vergabe der Leistung erfolgte durch ein förmliches
Ausschreibungsverfahren im Ärzteblatt. Das Rechnungsprüfungsamt sowie
die kommunalen Gremien wurden an diesem Verfahren beteiligt.
Rund 30 Ärzte sind daraufhin als sogenannte „Außengutachter“ verpflichtet
worden. Darüber hinaus sind weitere Ärzte mit der Durchführung von
Untersuchungen betraut worden.
Die Erfahrungen im Rhein-Sieg-Kreis zeigen, dass die Bearbeitung zwar
schneller erfolgt, aber die Kommune die Kalkulation, die Abrechnung und
die Qualitätssicherung eigenverantwortlich wahrnehmen muss; in Bonn
übernimmt diese Aufgabe der ärztliche Dienst in Köln. Insbesondere die
Qualitätssicherung erfordert nach Rücksprache mit der Sachgebietsleitung
im Rhein-Sieg-Kreis enorme personelle Ressourcen bei der Verwaltung.
Daher wird eine Umstellung des aktuellen Verfahrens derzeit als nicht
sinnvoll oder ressourcenschonender bewertet.
Langfristige Maßnahmen
10. Die E-Akte sollte sobald wie möglich eingeführt werden, um den
erheblichen Aktenbestand zu reduzieren und die einzelnen aufwendigen
Arbeitsschritte der Registratur abzuschaffen und die vorhandenen
Arbeitsressourcen anderweitig einzusetzen. Zudem müssten Handakten
nicht mehr durch die Registratur vorbereitet und geholt werden, da diese
digital jederzeit einsehbar wären. Dies würde die telefonische Auskunft und
den Bürgerservice vor Ort verbessern, weil jeder Mitarbeiter, jederzeit auf
die Akten zugreifen könnte, ohne diese zu suchen oder ggf. erst aus dem
Archiv holen zu müssen.
Aktueller Stand: Ende Juni hat die Verwaltung mit der Bezirksregierung
Münster, die für den Bereich des Schwerbehindertenrechts in NRW
zuständig ist, vereinbart, dass die Stadt Bonn ab 01.01.2022 auf die
elektronische Aktenführung umgestellt wird. Dies vereinfacht einige
Prozessschritte und soll durch eine neue Anbindung der externen
Dienstleister (wie ärtzlicher Dienst, etc.) zu einer zeitlichen Optimierung
führen. Darüber hinaus werden mit dieser Maßnahme personelle
Kapazitäten in der Registratur geschaffen, die bisher nicht vorhanden
waren und die die Arbeitsabläufe effizient begleiten und dieSeite 8 von 9

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Bürgerfreundlichkeit, die Serviceorientierung und sowohl die Qualität wie
Quantität der Antragsbearbeitung nochmals beeinflussen kann.
Fazit
Die für die Bearbeitung der Anträge auf einen Schwerbehindertenausweis
zuständige Sachgruppe hat die Rückstände teilweise aufarbeiten können.
An dieser Stelle muss allerdings darauf hingewiesen werden, dass mit der
Bearbeitung der Posteingänge von Anfang Juli noch kein Abschluss der
Rückstandsbearbeitung angenommen werden darf. Denn mit der
Erfassung und Erstbearbeitung der Anträge sind noch nicht alle
erforderlichen Verfahrensschritte vollzogen. Trotzdem befindet sich der
Prozess auf einem positiven Weg. Dafür spricht auch der Vergleich der
Fallzahlen für bearbeitete Vorgänge und der Anzahl von Posteingängen
auf Monatssicht. Hier können wir mittlerweile eine Entwicklung
verzeichnen, die aufzeigt, dass mehr Fälle abgearbeitet werden, als
eingehen. So dass aktuell von einer Normalisierung der
Bearbeitungszeiten in der Zukunft ausgegangen werden kann. Darüber
hinaus verzeichnen wir im Bereich des Schwerbehindertenrechts spürbar
weniger Beschwerden, so dass auch dieser Indikator dafürspricht, dass
sich die Lage nach und nach entspannt.
Anlage/n
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