Stand der Arbeitsaufträge aus der Sitzung vom 29.05.2020

Mitteilungsvorlage
öffentlich
201170
Der Oberbürgermeister
Federführung:
85 Städtisches Gebäudemanagement Bonn
Dezernat:
Stand der Arbeitsaufträge aus der Sitzung vom
29.05.2020
Beratungsfolge
Lenkungsausschuss Umsetzung der
Ergebnisse der Organisationsuntersuchung im
SGB
26.06.2020 Aktuelle
Informationen
der Verwaltung
Mitteilung:
Die Verwaltung ist in der letzten Sitzung des Lenkungsausschusses Orga SGB
gebeten worden, bis zur nächsten Sitzung folgende Arbeitsaufträge
umzusetzen bzw. Unterlagen aufzubereiten:
1. Das Organigramm der neuen Aufbauorganisation wird vorgelegt und
mitgeteilt, welche Personalkapazitäten für erforderlich gehalten werden
und wie weit die Rekrutierungsbemühungen gediehen sind. Weiterhin
soll eine Zeitperspektive für die strukturelle Umsetzung gegeben
werden.
2. Es soll eine Liste der Betriebsleitung vorgelegt werden, in welcher die
umsetzenden Empfehlungen in drei Blöcken priorisiert werden.
Aufgrund der geringen Vorbereitungszeit zwischen der Sitzung im Mai und der
aktuellen Sitzung war eine vollständige Bearbeitung aller Arbeitsaufträge nicht
möglich.
Die Verwaltung legt daher für diese Sitzung in einem ersten Schritt als Anlage 1
ein Organigramm über die künftige Zielstruktur im SGB vor.
Das Organigramm bildet den aktuellen Stand der Überlegungen im SGB.
Die zeitlichen Prioritäten („gegliedert in Blöcken“) ergeben sich aus der Anlage
2.
Eine Übersicht über die vorhandene bzw. erforderliche Personalausstattung für
die zukünftige Organisationsstruktur wird nachgereicht.
Anlage/nSeite 1 von 12

Seite 2
1 Anlage 1 (öffentlich)
2 Anlage 2 (öffentlich)Seite 2 von 12

Leitung SGB
Leitung: L. Leide / Stv. Ltg: n.n.
Zentralbereich
Personal
Arbeitssicherheit
Energie
Hausmeister
Reinigung
Einkauf
Vergabe
Rechnungswesen
IT
Anmietung
Vermietung
Kindergärten
Schulen
Kindergärten
Grundschulen
Förderschulen
Hauptschulen
Realschulen
Gymnasien
Berufskollegs
Zentrale BU- und Technik
Schwimmbäder / Sporthallen
Brunnen / Ö-WC
Frontoffice Schwimmbäder
Wiederkehrende
Prüfungen Sporthallen
Werkstätten Feuerwehr
Brunnen Öffentliche WC
Verwaltungsgebäude
Sonstige Liegenschaften
Stadthaus
Rathäuser
Verwaltung sonst
Theater (Oper)
Kultureinrichtungen
BGA
Außenanlagen
Wohnungen
Vereine / Gewerbe
Sonderprojekte
Beethovenhalle
Sanierung Stadthalle
Sanierung Theater
Sanierung Stadthaus
Barrierefreiheit*
Abbau
Sanierungsstau*
Energetische
Sanierung*
Stab
Vorzimmer Gremien
Recht Strategisches
Immobilienmgtm.
Controlling
Betriebscontrolling Projektcontrolling
Risikomanagement
Geschäftsbereichsübergreifend
SGB – Zielorganisation 2021
* Konzeptionelle ErarbeitungSeite 3 von 12

Städtisches Gebäudemanagement Bonn (SGB) 1
BL SGB 19.06.2020
Maßnahmenplan Orga SGB
Priorisierungsliste zur Umsetzung der Empfehlungen aus dem Bericht der Organisationsuntersuchung im SGB gem. Beschluss des
Betriebsausschusses vom 08.01.2019, siehe Drucksachen-Nr.: 1811575EB7 bzw. 1811575AA4
Priorisierung / Kategorie Empfehlung aus Beschluss Beschreibung Umsetzungsstand Zeitliche Umsetzung
Block 1 bis Ende 2020
Reinigungsorganisation - Überprüfung und Anpassung von
Reinigungsstandards (E 2 - E 6)
- Ausweitung von Reinigungskontrollen
(E 7 - E 10)
- Einführung eines
Qualitätsmesssystems (E 11 – E 17)
- Dokumentation von Prozessabläufen
und Standards (E 18 - E 20)
- Prüfung von Aufgabenverlagerung
(E 21 - E 22)
- Optimierung von Vergabeprozessen
(E 24 – E 25)
Das SGB hat die Empfehlungen zur
Anpassung von Reinigungsstandards
in den Reinigungsverträgen ab dem
Jahr 2018 berücksichtigt. Dabei
wurden klare Regularien
implementiert, die im Bereich der
Leistungsstörungen eine vereinfachte
Eskalationsspirale (Rechnungskürzung
aufgrund Schlechtreinigung,
Vereinbarung von Strafzahlungen, 1.
und 2. Abmahnung, Kündigung)
ermöglichen. Bezüglich der Anpassung
von Reinigungsintervallen wurde die
Toilettenzwischenreinigung in den
Schulen erfolgreich umgesetzt.
Der im Jahr 2016 ins Leben gerufene
„Runde Tisch Reinigungsleistung“,
dem Schulleitungen, Vertretungen der
OGS, Vertreter von Reinigungsfirmen,
die Gebäudereinigerinnung, die
Wesentliche Punkte, wie die
ersten beiden Spiegelstriche,
sind bereits umgesetzt.
Abschluss bis Ende 2020 mit
Umsetzung
Aufbauorganisation (bereits
eingeleitet).Seite 4 von 12

Städtisches Gebäudemanagement Bonn (SGB) 2
Schulpflegschaften und Vertreter des
SGB angehören, hat sich
zwischenzeitlich zu einem Forum der
Diskussion über Reinigungsleistungen
und einer Plattform des offenen
Austauschs entwickelt.
Darüber hinaus hat das SGB bislang
insgesamt vier Reinigungskontrolleure
eingestellt, was zu einer erheblichen
Verbesserung der Reinigungssituation
geführt hat. Neben regelmäßigen
Kontrollen können kurzfristige und
akute Reinigungsprobleme vor Ort
aufgenommen und notwendige
Abstimmungen zwischen städtischen
Objektverantwortlichen (Hausmeister,
Kita-Leitungen etc.) und
Reinigungsfirmen herbeigeführt
werden.
Die im Orga-Bericht empfohlene
Qualitätssicherung auf Basis eines
softwarebasierten
Qualitätsmesssystems erfuhr eine
erste Probephase bereits 2018. Die
Ergebnisse waren hinsichtlich
Handling, Umsetzung und Stabilität
des Systems durchweg positiv.
Aufgrund der absehbaren Ablösung
des CAFM-Systems „conject FM“,Seite 5 von 12

Städtisches Gebäudemanagement Bonn (SGB) 3
erfolgte vergangenes Jahr jedoch
keine Beschaffung eines gesonderten
softwarebasierten Systems zur
Qualitätsmessung, da eine
„Insellösung“ vermieden werden sollte.
Vielmehr ist geplant, eine
vergleichbare Funktionalität im in die
neu zu beschaffende CAFM-Software
zu integrieren. Die Abstimmungen
hierzu laufen. Abschießend kann
festgehalten werden, dass die bereits
im SGB implementierten
Veränderungen sowie die durch die
Organisationsuntersuchung
unterstützten Vorhaben gegriffen
haben und sich die Reinigungsleistung
in den städtischen Objekten durchweg
verbessert hat (s. auch
Mitteilungsvorlage DS-Nr.: 200236 zur
Sitzung des Betriebsausschusses vom
13.05.2020.)
Neubau und
Bauunterhaltung
Implementierung eines
zukunftsorientierten Controllings (E 67
und E 70)
Im Rahmen der organisatorischen
Neustrukturierung (siehe auch Kat. Nr.
1) ist eine intensivere Fokussierung
auf die kaufmännischen Themen
vorgesehen. Dem soll durch das
Andocken des Controllings unmittelbar
an die Betriebsleitung Rechnung
getragen werden. Über das 2018
implementierte Berichtswesen
Formalien bis zum III. Quartal
2020.
Abschluss im IV. Quartal 2020Seite 6 von 12

Städtisches Gebäudemanagement Bonn (SGB) 4
(Controllingberichte) ist ein detaillierter
Überblick über den Status aller
Maßnahmen möglich (Kosten,
Termine, Qualitäten). Derzeit erfolgt
dies für Maßnahmen mit einem
Volumen von über 2 Mio. EUR bzw.
bei politisch bedeutsamen Projekten.
Aufbauorganisation Teilung in die Geschäftsbereiche
„Neubau“, „Bauunterhaltung und
Technik“ sowie „Großprojekte“
E 58: Die Vor- und Nachteile der
Beauftragung von Generalplanerinnen
bzw. –planern oder
Generalunternehmen sollte nach
Meinung der Organisationsentwicklung
stets einzelfallbezogen geprüft werden.
Zukünftig fünf statt drei
Geschäftsbereiche.
Aufbau Geschäftsbereiche/
Abteilungen/ Teams nach
Nutzergruppen.
Zusätzlich eigene Teams für
Großprojekte und „Sonderthemen“. Die
Beauftragung von Generalplanern –
oder unternehmern wird in
Abhängigkeit der Größe des Projektes
und der im SGB vorhandenen
personellen Kapazitäten jeweils im
Einzelfall geprüft.
 Siehe hierzu auch das
beigefügte Organigramm
Formale Umsetzung /
Vorbereitung bis Herbst 2020.
Abschluss bis 31.12.2020.
Datengrundlage / Controlling E 128 („Implementierung einer
ganzheitlichen
Gebäudemanagementsoftware auf
Basis eines einheitlichen
Implementierung einer CAFM-Software
befindet sich in Bearbeitung.
Beauftragung des Dienstleisters ist
erfolgt, Workshops zur Umsetzung
Bis Ende 2020.Seite 7 von 12

Städtisches Gebäudemanagement Bonn (SGB) 5
Datenmanagements zu realisieren“). sind bereits erfolgt.
Block 2 bis Mitte 2021
Aufgabenzentralisierung Einrichtung einer Organisationseinheit
als Unterstützungseinheit für das
gesamte SGB für die förmliche
Abwicklung der Vergabeverfahren und
die juristische Unterstützung
insbesondere bei den Themen
Nachtragswesen, Geltendmachung von
Mängeln und Aufstellen von HOAI-
Verträgen umzusetzen.
Zusätzlich wird ein stringentes
Nachtragsmanagement implementiert
und umgesetzt.
E 101 („Unterstützungseinheit für
das gesamte SGB“)
E 103 („Gründung einer zentralen
Vergabestelle“)
E 107 („juristische Betreuung für das
gesamte SGB“)
E 109 („Anti-Claim- oder
Nachtragsmanagement“)
Interne Rechts- und Vergabeberatung
sowie Sicherstellung von Standards
werden in die bereits vorhandene
Stabsstelle Steuerungsunterstützung
integriert. Das entsprechend benötigte
zusätzliche Personal wird sukzessive
akquiriert.
Formale Umsetzung /
Vorbereitung bis Herbst 2020.
Abschluss bis 31.12.2020.
Akquirierung personeller
Ressourcen und inhaltliche
Betreuung bis Frühjahr 2021.
Neubau und
Bauunterhaltung
E 85: Stärkung der
Bauherrenfunktion durch
Fortlaufende Überarbeitung des
Planungsleitfadens mit dem Ziel,
diesen für allgemeinverbindlich zu
Bis Herbst 2020.Seite 8 von 12

Städtisches Gebäudemanagement Bonn (SGB) 6
nachfolgende Maßnahmen:
- Vollständige Überarbeitung
Planungsleitfaden und logische,
verständliche Strukturierung
desselben (E 39, E 43, E 46, E
54)
- Eindeutigkeit und
Verbindlichkeit des
Planungsleitfadens (E 45)
- Klare Festlegung von
Zuständigkeiten nach innen und
außen (E 56)
- Intensivierung der Vor-Ort-
Kontrollen (E 57)
- Einführung eines ganzheitlichen
Lebenszyklusmanagements und
klarer Beteiligungsstrukturen (E
72, E 85, E 86)
erklären und zur Vertragsgrundlage zu
machen.
Insbesondere bei Großprojekten
werden diese Zuständigkeiten und
Schnittstellen eindeutig festgelegt und
Aufgaben voneinander abgegrenzt.
Dies erfolgt bei größeren Projekten im
Rahmen eines Projekthandbuchs und
kann für alle übrigen Maßnahmen im
Planungsleitfaden festgelegt werden.
Für die erfolgreiche Umsetzung –
sowohl für die Festlegung
umfangreicher Planungsstandards als
auch für die Intensivierung der
Präsenz auf den jeweiligen Baustellen-
wird allerdings zusätzliches Personal
benötigt, welches sukzessive akquiriert
wird.
Block 3 bis Ende 2021
Neubau und
Bauunterhaltung
Erstellung von Investitionsplänen zum
Abbau des Sanierungsstaus (E 92, E
93)
De Verwaltung wird bis zum Ende
dieses Jahres eine erste Abschätzung
zum voraussichtlichen
Investitionsvolumen für den Abbau des
Sanierungsstaus abgeben sowie ein
Konzept erstellen, wie und unter
welchen Voraussetzungen dieses
Bis 31.12.2020Seite 9 von 12

Städtisches Gebäudemanagement Bonn (SGB) 7
Volumen abgearbeitet werden kann.
Vor dem Hintergrund der Komplexität
und der Berücksichtigung der
Spezifikationen der unterschiedlichsten
Liegenschafts-/Gebäudetypen hat die
Verwaltung mit externen Büros Kontakt
aufgenommen und die Notwendigkeit
zur Erfassung und letztlich
Abarbeitung des Sanierungsstaus
thematisiert. Zusätzlich müssen die
erfassten Daten Eingang in das neu zu
etablierende CAFM-System finden. Die
Vorbereitungen hierzu laufen.
Konkrete Investitionspläne zum
Abbau des Sanierungsstaus sind
erst nach Etablierung des neuen
Gebäudemanagementsystems
sowie nach kompletter Erfassung
und Auswertung der
entsprechenden Gebäudedaten
möglich.
Bis 06 / 2021
Hausmeisterdienste Rolle, Befugnisse und
Aufgabenstellungen der
Hausmeister in Bezug auf die zu
betreuenden Gebäude und Nutzer
sind konkret zu definieren
- Definition des
Personalbestandes und
Ausrichtung einer
Die Schnittstellen zwischen den
Aufgabenbereichen (Bauunterhaltung
und Objektbetreuung) sind klar zu
definieren.
Es ist geplant, die Kommunikation und
den regelmäßigen Austausch
zwischen den operativen
Geschäftsbereichen zu intensivieren
Ab sofort in Umsetzung.
Vorbereitung im
gemeinsamen Jour Fixe der
Bereiche 85-1 (u.a.
Hausmeisterdienste) und 85-2
(Bauunterhaltung)Seite 10 von 12

Städtisches Gebäudemanagement Bonn (SGB) 8
Personalentwicklung (E 26 - E
34)
bzw. die Bereiche enger miteinander
zu verzahnen. Es ist dabei von
entscheidender Bedeutung, dass die
Objektbetreuer (angesiedelt im
Geschäftsbereich 1) über die
Maßnahmen in den Objekten, die aus
dem Hochbaubereich initiiert werden,
detailliert informiert werden, um
hinsichtlich des Gebäudes und seiner
Funktionen kontinuierlich auf dem
Laufenden zu bleiben. Auch ist es
wichtig, dass die Objektbetreuer
regelmäßig Hinweise zu etwaigen
Mängeln oder
Verbesserungspotenzialen in ihren
Objekten an die Bauunterhaltung
geben, um eine sukzessive
Optimierung der Gebäude zu
erreichen.
Auf eine Integration der Hausmeister in
die jeweiligen Teams der operativen
Hochbau-Geschäftsbereiche soll
zunächst verzichtet werden. Bis auf Weiteres
7. Werkstätten Perspektivisch ist eine organisatorische
Zentralisierung des technischen
Sachverstandes der Werkstätten in der
vorhandenen Abteilung 85-34 unter
dem künftigen Namen „Spezielle
Bauunterhaltung“ umzusetzen
Die Zusammenfassung aller
Werkstätten in einer Abteilung ist
aufgrund des noch nicht umgesetzten
Neuzuschnitts der Geschäftsbereiche
aktuell noch offen. Grundsätzlich wird
auch seitens des SGB eine
Formale Umsetzung /
Vorbereitung bis Herbst 2020.
Abschluss bis 31.12.2020.Seite 11 von 12

Städtisches Gebäudemanagement Bonn (SGB) 9
(E 98 + E 99) Zentralisierung des technischen
Sachverstandes als sinnvoll erachtet.
Die Abteilungsleitung des Bereichs
Bäder ist zwischenzeitlich neu
besetzt worden, so dass die
Umsetzung des Vorschlages nun
sukzessive erfolgen kann.Seite 12 von 12