Öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die Zusammenarbeit auf dem Gebiet der Vergabe von Lieferungen und Leistungen

Beschlussvorlage
öffentlich
200906
Der Oberbürgermeister
Federführung:
II-2 Referat Vergabedienste
Dezernat:
Dez. II
Öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die
Zusammenarbeit auf dem Gebiet der Vergabe von
Lieferungen und Leistungen
Beratungsfolge
Rat 18.06.2020 Entscheidung
Bau- und Vergabeausschuss 25.06.2020 Empfehlung
Beschlussvorschlag
(vorbehaltlich der Empfehlung des Bau- und Vergabeausschusses am
25.06.2020)
Die Verwaltung wird ermächtigt, eine öffentlich-rechtliche Vereinbarung über
die Zusammenarbeit auf dem Gebiet der Vergabe von Lieferungen und
Leistungen zwischen der Stadt Bonn, der Stadt Köln, der Stadt Leverkusen, der
Stadt Remscheid, dem Landschaftsverband Rheinland und dem
Landschaftsverband Westfalen-Lippe abzuschließen.
Begründung
2010 hatten die Städte Köln, Leverkusen und der Landschaftsverband
Rheinland eine öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die Zusammenarbeit auf
dem Gebiet der Vergabe von Lieferungen und Leistungen geschlossen.
Vorlaufend hatten bereits im Jahr 2007 die Städte Köln, Leverkusen und
Velbert eine „Pilotweise interkommunale Ausschreibungsgemeinschaft' für die
Dauer von zunächst 12 Monaten gegründet. Das Ziel dieser Pilotphase bestand
vornehmlich darin, die Vorteile einer solchen Zusammenarbeit in der Praxis zu
evaluieren.
In zum Teil wechselnden Partnerschaften und Federführungen wurden
Rahmenverträge über die Lieferung von Büromöbeln, Schulmöbeln,
Bürostühlen, Schultafeln und Hygienepapier in jeweils EU-weiten, offenen
Verfahren gemeinsam vergeben.
Der im Anschluss verfasste Erfahrungsbericht der drei beteiligten Kommunen
Köln, Leverkusen und Velbert beschreibt die Zusammenarbeit als insgesamt
sehr gelungen:Seite 1 von 13

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 Der Austausch von Vergaberechts-Know-how, aber vor allem auch die
Partizipation an praktischem Erfahrungswissen kann aus Sicht aller
beteiligten Städte als gewinnbringend bezeichnet werden.
 Über den gesamten Vergabeprozess hinweg haben sich durch die
interkommunale Zusammenarbeit deutliche Synergieeffekte mit Blick
auf die Straffung von Prozessen ergeben. Auch wenn einzelne
Verfahrensschritte gegenüber einer alleinverantwortlichen
Ausschreibung mehr Kapazitäten und Ressourcen forderten, so
profitierte die Gemeinschaft von qualitativ hochwertigen
Verdingungsunterlagen und damit rechtssicheren Vergaben und
schlanken Prozessen insgesamt.
 Einkaufskonditionen lassen sich vor allem dort realisieren, wo eine
Bündelung der Bedarfe, d.h. eine Einigung auf einen gemeinsamen
Qualitätsstandard, möglich ist. Dies ist nicht immer der Fall, führt aber
bei einzelnen Rahmenverträgen zu erheblichen Einsparungen.
 Die Ausschreibung eines Rahmenvertrages durch mehrere Städte hat
sich auch mit Blick auf den Bieterkreis bewährt. Bedenken, dass eine
Bündelung der Bedarfe zu einer Benachteiligung mittelständischer
Unternehmen führt, konnte durch die praktischen Erfahrungen widerlegt
werden. Durch die Bildung von Losen (pro Stadt ein Los bzw. Bildung
von Fachlosen) war durchgängig keine Veränderung in der
Bieterstruktur bzw. in der Quantität der eingegangenen Angebote zu
erkennen.
Zwischenzeitlich war der Landschaftsverband Westfalen-Lippe als weiterer
Partner hinzugekommen. Mit dem Neuabschluss der Vereinbarung wird auch
die Stadt Remscheid neben Bonn der Vereinbarung beitreten. Die Stadt Bonn
ist als Gast schon seit einiger Zeit informell beteiligt und hat auch schon ein
Treffen der Kooperationspartner ausgerichtet.
Der vorliegende Entwurf der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung wurde im
Vorfeld der Einbringung dieser Beschlussvorlage mit allen beteiligten Partnern
abgestimmt.
Die Kooperationsvereinbarung berücksichtigt auch den Umstand, dass es
seitens der Mitglieder ggf. unterschiedliche politische Vorgaben hinsichtlich der
Berücksichtigung von Sozial- und Umweltstandards geben kann. Auch die
Mitwirkung der verschiedenen Rechnungsprüfungsämter ist Teil der
Vereinbarung.
Die Stadt Bonn erhofft sich von der Vereinbarung auch Impulse im Hinblick auf
die Weiterentwicklung eines strategischen, nachhaltigen Einkaufs.
Nach dem die Mitgliedskommunen die Vereinbarung ratifiziert haben, wir diese
zur Genehmigung den drei zu beteiligenden Bezirksregierungen Köln,
Düsseldorf und Münster vorgelegt.Seite 2 von 13

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Anlage/n
1 Öffentlich-rechtliche Vereinbarung_2020 (öffentlich)Seite 3 von 13

Öffentlich-rechtliche Vereinbarung
über die Zusammenarbeit auf dem Gebiet der
Vergabe von Lieferungen und Leistungen
zwischen
der Stadt Bonn
der Stadt Köln
der Stadt Leverkusen
der Stadt Remscheid
dem Landschaftsverband Rheinland
und dem Landschaftsverband Westfalen-LippeSeite 4 von 13

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Zwischen
der Stadt Bonn,
vertreten durch den Oberbürgermeister, Berliner Platz 2, 53111 Bonn
und
der Stadt Köln,
Zentrale Dienste, vertreten durch die Oberbürgermeisterin,
Rathaus, 50667 Köln
und
der Stadt Leverkusen,
vertreten durch den Oberbürgermeister, Personal und Organisation,
Marie-Curie-Straße 8, 51377 Leverkusen
und
der Stadt Remscheid,
vertreten durch den Oberbürgermeister, Theodor-Heuss-Platz 1, 42853 Rem-
scheid
und
dem Landschaftsverband Rheinland,
vertreten durch die Direktorin des Landschaftsverbandes Rheinland, Landes-
haus, Kennedy-Ufer 2, 50679 Köln
und
dem Landschaftsverband Westfalen-Lippe,
vertreten durch den Direktor des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe, Lan-
deshaus, Freiherr-vom-Stein-Platz 1, 48133 Münster
wird gemäß §§ 23 ff. des Gesetzes über die kommunale Gemeinschaftsarbeit
(nachstehend GkG) vom 01. Oktober 1979 in der derzeit gültigen Fassung (SGV.
NRW 202), folgende öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die Bildung einer Aus-
schreibungsgemeinschaft zur gemeinsamen Vergabe von Lieferungen und Leis-
tungen im Bereich des Allgemeinbedarfs geschlossen.Seite 5 von 13

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Präambel
Die Beschaffung durch die öffentliche Hand hat wirtschaftlich zu erfolgen. Die zu-
nehmend schwierige finanzielle Situation des öffentlichen Sektors erfordert eine
fortlaufende Überprüfung und Verbesserung sowohl der Einkaufskonditionen, als
auch des Beschaffungsvorgangs selbst. Beide Ziele können durch eine Koopera-
tion zwischen Kommunen sowie Gemeindeverbänden im Beschaffungswesen er-
reicht werden. Die Städte Bonn, Köln, Leverkusen und Remscheid sowie der Land-
schaftsverband Rheinland und der Landschaftsverband Westfalen-Lippe (Ver-
tragspartner) schließen daher zur Optimierung und effizienteren Gestaltung der
Vergabeverfahren dieser Behörden diese öffentlich-rechtliche Vereinbarung ab.
Ziel ist die Entwicklung einer dauerhaften, gefestigten Ausschreibungsgemein-
schaft mit dem Ergebnis der wirtschaftlichen Wahrnehmung aller Aufgaben im
Zusammenhang mit den üblichen Vergabeverfahren zur Beschaffung von Liefe-
rungen und Leistungen. Weitere Kommunen, Gemeindeverbände oder öffentliche
Auftraggeber können sich mit Zustimmung der Vertragspartner dieser Ausschrei-
bungsgemeinschaft anschließen.Seite 6 von 13

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§ 1 Gegenstand der Vereinbarung
(1) Die Städte Bonn, Köln, Leverkusen und Remscheid und die Landschaftsver-
bände Rheinland und Westfalen-Lippe führen Vergabeverfahren für die
Vergabe von öffentlichen Aufträgen gemeinsam durch. Gegenstand der
Vereinbarung ist die Wahrnehmung aller im Rahmen der Vergabeverfahren
für Lieferungen und Leistungen anstehenden Aufgaben.
(2) Der konkrete Gegenstand des jeweiligen Vergabeverfahrens wird in einer
Anwendungsvereinbarung zwischen den Beteiligten festgelegt
(3) Weitere Kommunen oder Gemeindeverbände können sich der Vereinbarung
durch Abschluss einer Beitrittsvereinbarung anschließen. Die o.g. Vertrags-
partner müssen hierzu ihre schriftliche Zustimmung erteilen. Die zuständi-
gen Aufsichtsbehörden müssen die Beitrittsvereinbarung genehmigen.
(4) Jeder Vertragspartner führt seine Beteiligung in eigener Verantwortung und
auf eigenes Risiko durch. Die Vertragspartner verfolgen nicht den Zweck,
eine gesellschaftsrechtliche Struktur zu begründen, sondern die Arbeitsbe-
iträge im Rahmen der Kooperation zu regeln. Dementsprechend handeln
die Vertragspartner im Rechtsverkehr nach außen jeweils ausschließlich als
Stadt oder Landschaftsverband.
§ 2 Verfahren
(1) Vor Einleitung eines jeden Vergabeverfahrens wird zwischen den Vertrags-
partnern festgelegt, welcher Vertragspartner das jeweilige konkrete Ver-
fahren organisiert und nach außen in Erscheinung tritt (Federführung).
(2) Die Rechte und Pflichten zur Erfüllung der Aufgaben bis zur Beendigung des
jeweiligen Vergabeverfahrens gehen auf die Federführung über, sofern
nachfolgend nichts anderes bestimmt ist. Die Federführung steht für die
Einhaltung der jeweils geltenden vergaberechtlichen Bestimmungen ein. Es
gelten grundsätzlich – d.h. sofern die nachfolgenden Regeln keine beson-
dere Bestimmung enthalten – die jeweiligen örtlichen Regelungen der Fe-
derführung zur Durchführung von Vergabeverfahren, denen sich die Ver-
tragspartner für das konkrete Verfahren unterwerfen.
(3) Die Federführung koordiniert auf Verwaltungsebene die gemeinsame Aus-
schreibung und übernimmt die Verpflichtung, über alle die gemeinsame
Ausschreibung betreffenden Fragen rechtzeitig und umfassend zu informie-
ren.
(4) Jedes Ausschreibungsverfahren wird im Übrigen nach den §§ 3 bis 13 dieser
öffentlich-rechtlichen Vereinbarung durchgeführt. Hierzu konkretisierende
Regelungen sind in die jeweilige Anwendungsvereinbarung aufzunehmen.
(5) Die Anwendungsvereinbarung ist, sofern eine Beteiligungspflicht gegeben
ist, vor Einleitung des Vergabeverfahrens dem nach § 9 zuständigen Rech-
nungsprüfungsamt zuzuleiten.Seite 7 von 13

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§ 3 Leistungsverzeichnis
(1) Die Vergabeunterlagen sind nach vorheriger inhaltlicher Abstimmung unter
den Vertragspartnern durch die Federführung zu erstellen.
(2) Grundsätzlich sind die zu beschaffenden Leistungen unter Berücksichtigung
der Bedürfnisse der Vertragspartner in einem gemeinsamen Leistungsver-
zeichnis zusammenzufassen, es sei denn, dass in der jeweiligen Anwen-
dungsvereinbarung einvernehmlich eine anderweitige Entscheidung getrof-
fen wird. Hierbei ist das Ziel dieser Vereinbarung, die Verbesserung der
Einkaufskonditionen, zu beachten.
§ 4 Veröffentlichung; Bieterkreisfestlegung
(1) Die Veröffentlichung der Ausschreibung erfolgt grundsätzlich von der Fe-
derführung in der bei ihr üblichen Form. Bei der Bildung von Teillosen ist
zusätzlich eine Veröffentlichung von jedem Vertragspartner möglich. Ent-
sprechendes regelt die jeweilige Anwendungsvereinbarung.
(2) Sofern bei den Vertragspartnern unterschiedliche Wertgrenzen für eine
Ausschreibung bestehen, schreibt die Federführung in der höheren Veröf-
fentlichungsform aus.
(3) Sofern für die Vertragsparteien bei Ausschreibungen eine unterschiedliche
Anzahl von Bietern erforderlich ist, wird die höhere Bieteranzahl zur Ange-
botsabgabe aufgefordert. Die Bestimmung der Bieter erfolgt durch die Fe-
derführung in Absprache mit den Vertragspartnern.
§ 5 Anforderung der Unterlagen und Abgabe der Angebote
Die Anforderung der Vergabeunterlagen sowie die Abgabe der Angebote erfolgt
bei der für dieses Ausschreibungsverfahren verantwortlichen Stelle der festgeleg-
ten Federführung.
§ 6 Angebotseröffnung und rechnerische Prüfung
Die Angebotseröffnung– einschließlich Angebotssicherung - sowie die rechneri-
sche Prüfung erfolgt bei der für die jeweilige Ausschreibungsverfahren verant-
wortliche Stelle der festgelegten Federführung.Seite 8 von 13

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§ 7 Fachtechnische Wertung
(1) Das Fachamt bzw. die Fachdienststelle der Federführung nimmt eine fach-
technische Erstwertung vor und erstellt einen Vergabevorschlag. Anschlie-
ßend erfolgt eine Abstimmung dieser Wertung zu einem gemeinsamen Ent-
scheidungsvorschlag mit den Vertragspartnern. Führt diese Abstimmung zu
keinem gemeinsamen Entscheidungsvorschlag, wird der Entscheidungsvor-
schlag durch die Federführung formuliert. Die Fachdienststellen der übrigen
Vertragspartner können ein abweichendes Votum formulieren.
(2) Die im Rahmen der fachtechnischen Wertung durchgeführte Bemusterung
wird gemeinsam von den Vertragspartnern durchgeführt. Abschließend er-
stellen die Vertragspartner einen gemeinsamen Vergabevorschlag.
(3) Absatz 2 gilt für Verfahren, die mit einer Bemusterung vergleichbar sind,
entsprechend.
§ 8 Vergaberechtliche Prüfung
(1) Der Entscheidungsvorschlag nach § 7, ggf. mit dem abweichenden Votum,
wird zusammen mit dem Vergabevorgang zur vergaberechtlichen Prüfung
an die verantwortliche Stelle der festgelegten Federführung übersandt.
(2) Bestehen keine vergaberechtlichen Einwände, erfolgt die Zustimmung zum
Vergabevorschlag.
(3) Bestehen vergaberechtliche Einwände, werden diese mit dem Vergabevor-
gang an das Fachamt bzw. die Fachdienststelle der Federführung über-
sandt. § 7 und § 8 Abs. 1 gelten entsprechend.
§ 9 Beteiligung der Rechnungsprüfungsämter
bzw. des Fachbereichs Rechnungsprüfung beim LVR
(nachstehend einheitlich „Rechnungsprüfungsamt“ genannt)
(1) Nach erfolgter Zustimmung gemäß § 8 Abs. 2 wird der vollständige Verga-
bevorgang an das Rechnungsprüfungsamt der Federführung so rechtzeitig
zur Prüfung übersandt, dass ihm mindesten drei volle Arbeitstage zur Prü-
fung verbleiben.
(2) Die mit dem Gegenstand dieser Vereinbarung verbundenen Aufgaben der
örtlichen Rechnungsprüfung werden jeweils vom Rechnungsprüfungsamt
der Federführung wahrgenommen, dessen sich die Rechnungsprüfungsäm-
ter der Vertragspartner als Prüfer bedienen. Die beteiligten Rechnungsprü-
fungsämter legen gemeinsam vor der ersten Prüfung den Umfang künftiger
Prüfungen in formeller und materieller Hinsicht fest.
(3) Sofern bei den Vertragspartnern unterschiedliche Wertgrenzen für die Vor-
lage bei den Rechnungsprüfungsämtern gelten, finden die niedrigeren
Wertgrenzen Anwendung.Seite 9 von 13

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(4) Erhebt das Rechnungsprüfungsamt der Federführung gegen den Vergabe-
vorschlag keine Einwände, übersendet es den Vergabevorgang mit einer
entsprechenden Erklärung an das Fachamt bzw. die Fachdienststelle der
Federführung. Stimmt das Rechnungsprüfungsamt der Federführung dem
Vergabevorschlag nicht zu, sendet es den Vergabevorgang über die verant-
wortliche Stelle der festgelegten Federführung mit den Prüfbemerkungen
etc. an das Fachamt bzw. die Fachdienststelle der Federführung zur erneu-
ten Prüfung zu. Das weitere Verfahren richtet sich nach §§ 7 bis 9 Abs. 1
und 2.
§ 10 Zuschlag
Der Zuschlag erfolgt schriftlich durch jeden Vertragspartner auf der Grundlage des
zugestimmten Vergabevorschlages.
§ 11 Aufhebung
Sofern die vergaberechtliche Prüfung einen Aufhebungsgrund ergeben hat, wird
die Aufhebung durch die Federführung durchgeführt.
§ 12 Rügen und Beschwerden
Die Federführung bearbeitet Rügen und Vergabebeschwerden. § 7 Abs. 1 Satz 2
gilt entsprechend.
§ 13 Abwicklung nach Zuschlagserteilung
Die Vertragsdurchführung obliegt jeweils dem Vertragspartner, für den die Ver-
tragsleistung bestimmt ist. Auf dieses Verfahren ist im Leistungsverzeichnis hin-
zuweisen.
§ 14 Vereinbarungszeitraum und Kündigung
(1) Diese Vereinbarung gilt ab dem Tag nach der Bekanntmachung durch die
Genehmigungsbehörde.
(2) Die Vereinbarung kann von jedem Vertragspartner jeweils zum über-
nächsten Monatsende gekündigt werden. Sollte der betreffende Vertrags-
partner an bereits laufenden Vergabeverfahren beteiligt sein, wird die Kün-
digung frühestens nach Abschluss dieser/s Verfahren/s gültig.Seite 10 von 13

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§ 15 Kosten
(1) Kosten, die durch die Federführung entstehen, werden durch die Vertrags-
partner grds. nicht ersetzt. Eine Entschädigung ist entbehrlich, da die Fe-
derführung wechselweise von den Vertragspartnern übernommen wird.
Dies gilt auch für den Fall, dass es in einem Vergabeverfahren zu Nachprü-
fungsverfahren vor der zuständigen Vergabekammer kommt und der Fe-
derführung Verfahrenskosten und / oder Anwaltsgebühren entstehen.
(2) Eine Kostenerstattung kann nur dann gewährt werden, wenn dies zuvor
schriftlich vereinbart wurde oder durch unvorhergesehene Ereignisse ein-
tritt, die es unzumutbar erscheinen lassen, die Kosten des jeweiligen Verga-
beverfahrens alleine dem Verhandlungsführer aufzuerlegen.
§ 16 Beteiligung politischer Gremien
(1) Die Vertragspartner sichern sich gegenseitig zu, die zuständigen, mit Bera-
tungs- und Beschlusskompetenz ausgestatteten Entscheidungsträger oder
Gremien frühzeitig über wesentliche Entscheidungen im Zusammenhang
mit der gemeinsamen Ausschreibung zu unterrichten und – soweit erfor-
derlich – hierzu Beschlüsse herbeizuführen.
(2) Die Vertragspartner stellen sicher, dass keine gemäß § 16 der Vergabever-
ordnung oder aufgrund sonstiger Befangenheitsbestimmungen auszuschlie-
ßenden Personen an für das konkrete Vergabeverfahren relevanten Ent-
scheidungen mitwirken.
§ 17 Salvatorische Klausel
Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung unwirksam oder undurch-
führbar sein oder nach Vereinbarungsschluss unwirksam oder undurchführbar
werden, so wird dadurch die Wirksamkeit der Vereinbarung im Übrigen nicht be-
rührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung soll die-
jenige wirksame und durchführbare Regelung treten, deren Wirkungen der Ziel-
setzung möglichst nahekommen, die die Partnerinnen mit der unwirksamen be-
ziehungsweise undurchführbaren Bestimmung verfolgt haben. Die vorstehenden
Bestimmungen gelten entsprechend für den Fall, dass sich die Vereinbarung als
lückenhaft erweist. § 139 BGB gilt als ausgeschlossen.Seite 11 von 13

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Stadt Bonn Stadt Bonn
Oberbürgermeister Stadtdirektor
Bonn, Bonn,
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Stadt Köln Stadt Köln
Oberbürgermeisterin Stadtdirektor
Köln, Köln,
___________________________ ____________________________
Stadt Leverkusen Stadt Leverkusen
Oberbürgermeister Stadtdirektor
Leverkusen, Leverkusen,
____________________________ ____________________________
Stadt Remscheid Stadt Remscheid
Oberbürgermeister Stadtdirektor
Remscheid, Remscheid,
_____________________________ ____________________________
Landschaftsverband Rheinland Landschaftsverband Rheinland
LVR-Direktorin LVR-Dezernat Personal und
Organisation
Köln, Köln,Seite 12 von 13

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Landschaftsverband Westfalen-Lippe Landschaftsverband Westfalen
LWL-Direktor Lippe, LVR-Dezernat Personal und
Organisation
Münster, Münster,Seite 13 von 13