Relaunch der Streaming-Umsetzung für das Rats-TV

Mitteilungsvorlage
öffentlich
200496-02
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
Amt der Oberbürgermeisterin und für strategische Projekte
Dezernat:
Dez. OB
Relaunch der Streaming-Umsetzung für das Rats-
TV
Beratungsfolge
Hauptausschuss 17.06.2021 Kenntnisnahme
Rat 24.06.2021 Kenntnisnahme
Die Verwaltung wurde in der Sitzung des Hauptausschusses am 09.03.21
damit beauftragt, ein Konzept zum Relaunch des Rats-TVs vorzulegen.
Die Übertragung des Rats-TVs über den städtischen youtube-Kanal hat sich
bewährt und soll fortgeführt werden.
Die weitere Konzeption soll aufgrund des Umfangs und der Relevanz sowie der
Zusammenhänge mit anderen Themenbereichen in einer Projektgruppe
erarbeitet werden, die verschiedene Umsetzungsmöglichkeiten prüft und den
politischen Gremien abschließend zur Beschlussfassung vorlegt.
Zu diesem Zweck wird dem Smart City Board der beigefügte Projektvorschlag
unterbreitet.
Anlage/n
1 Projektauftrag Streaming (öffentlich)Seite 1 von 8
Projekt-Auftrag
Projektdaten
Projekt-Nr.: 00000 (Wird zugewiesen)
Projektname: Digitalisierung Der Gremienarbeit
Auftraggeber/in: Dr. Thyssen (Amt 01)
Projekt-Kernteam
Name Abteilung E-Mail Telefon
Projektleiterin Sina Voll Ratsbüro (01-1) sina.voll@bonn.de 2061
Kernteam-
Mitglied
Christian
Rosenberg
Ratsbüro (01-1) christian.rosenberg@bonn.de 2039
Kernteam-
Mitglied
Anne Wolff Ratsbüro (01-1) anne.wolff@bonn.de 2037
Kernteam-
Mitglied
Stefan Kohnert Zentrale Dienste
01-1
stefan.kohnert@bonn.de 5087
Kernteam-
Mitglied
Oliver Frietsch Amt 10 oliver.frietsch@bonn.de 3472
Kernteam-
Mitglied
Sven Hense Amt 10 sven.hense@bonn.de 3699
Kernteam-
Mitglied
N.N. SGB
Beschreibung des Vorhabens
Problemstellung/Bedarf:
 Durch die Verkleinerung von Ausschüssen und Gremien während der Corona-
Pandemie besteht ein hohes Interesse der politischen Akteure den Sitzungen
unmittelbar folgen zu können.
 Auch in der Öffentlichkeit und bei Medienvertretern besteht, verstärkt durch die
Hygieneregeln während der Corona-Pandemie, ein hohes Interesse, den Sitzungen der
Gremien und Ausschüsse digital folgen zu können.
 Die Möglichkeit, Berichterstattende aus der Verwaltung, nur zu den jeweils relevanten
Tagesordnungspunkten digital zuzuschalten, könnte die zeitliche Inanspruchnahme
der Beteiligten deutlich reduzieren.
 Der Hauptausschuss hat beschlossen, dass das veraltete Rats-TV erneuert wird, s. DS-
Nr.: 200496
Ist-Situation
 Pro Jahr finden ca. 200 Sitzungen des Rats, der Fachausschüsse sowie der
Bezirksvertretungen im Ratssaal, den Sitzungsräumen 1 bzw. 2/3 sowie den
Rathäusern Beuel und Hardtberg sowie der Stadthalle Bad Godesberg statt.Seite 2 von 8
 Bisher werden lediglich Sitzungen des Rats aus dem Ratssaal im Stadthaus live ins
Internet übertragen (Rats-TV). Die Technik basiert auf einer Lösung, die 2009
entwickelt wurde. Die Übertragungsqualität entspricht hinsichtlich der Bild- und
Tonqualität genauso wie der Bedienung der Technik nicht den heutigen
Qualitätsansprüchen und ist darüber hinaus defekt.
 Zur kurzfristigen Behebung der Qualitätsdefizite wurde für den Ratssaal
übergangsweise Kameratechnik angemietet. Dies führt zu hohen Kosten.
 In den Sitzungsräumen 1 sowie 2/3 des Stadthauses ist durch das Amt 10 eine
technische Übergangslösung für digitale Sitzungen installiert worden. Ein Streaming
kann dadurch derzeit nicht ermöglicht werden.
 Aus dem Rat gibt es den Wunsch nach einer modernen Aufruf- und Sitzungssteuerung
inkl. einer Abstimmungsanlage wie sie bereits testweise bei Sitzungen im
Brückenforum zum Einsatz gekommen ist.
 In den Bezirksvertretungen besteht ebenfalls der Wunsch Sitzungen live im Internet zu
übertragen
 Der Ratssaal wird in nächster Zukunft umgebaut und mit einem barrierefreien
Rednerpult ausgestattet.
Lösung
 Es soll eine einheitliche Lösung für alle Sitzungsräume in der Stadt Bonn zur digitalen
Durchführung und Internetübertragung der Sitzungen des Stadtrates, der
Fachausschüsse und der Bezirksvertretungen definiert, abgestimmt, beschafft und
installiert werden.
Beschreibung des Nutzens
 Stärkung der politischen Teilhabe
o Liveübertragungen im Internet ermöglicht niederschwellige und barrierefreie
Partizipation
o Abbildung des Sitzplans für Zuschauer
 Optimierung der Sitzungsablaufs
o Technik zur Organisation der Redebeiträge
 Effizientere und übersichtlichere Handhabung für Sitzungsleitung
 Nachvollziehbarer für Ratsmitglieder (Darstellung über Projektor)
 Redezeit
 Rednerliste
o Abstimmungstechnik
 deutlich einfachere Durchführung kritischer Abstimmungen
 Umständliche händische Zählungen werden vermieden
 Falls die Leinwand über das zukünftige Rats-TV abgebildet wird, können
auch Zuschauer/innen die Abstimmung mitverfolgen (aktuell nur
eingeschränkt möglich)
 Nutzbarkeit für die gesamte Stadtverwaltung:Seite 3 von 8
o Streaming für Veranstaltungen jeglicher Art
o Videokonferenzen im Ratssaal ermöglichen („Zuschaltoption“)
o Mobiles Sprechstellensystem, kann extern verwendet werden
 Sitzungen können im Audioformat übertragen werden
Auswirkungen bei Nicht-Durchführung
 Aufgrund der jetzt angemieteten Technik hat die Qualität des Streams deutlich
zugenommen und ist so attraktiver für Bürgerinnen und Bürger. Sollte der Rat wieder
in den Ratssaal zurückkehren, wird der Qualitätsverlust möglicherweise zum Verlust
der hinzugewonnenen Zuschauer führen.
 Kein Streaming aufgrund der defekten Anlage
Corona-spezifisch:
 Ratssitzungen können in Vollbesetzung nicht im Ratssaal durchgeführt werden: Nicht
jeder Sitzplatz hat ein Mikrofon.
Ziele des Projektes (Haupt- und Nebenziele)
1. Erstellung und Abnahme des Fachkonzeptes
2. Erarbeitung und Abnahme eines technischen Lösungskonzeptes
3. Durchführung und Auswertung einer Testphase (ca. 1/2 Jahr)
4. Erstellung und Abnahme des Betriebskonzeptes (s.o)
5. Beschaffung (Leistungsverzeichnis)
6. Installation und Einrichtung der Sitzungstechnik
7. Personal finden und einweisen
o Schulungsplan
Zu 1. Mit Fraktionen abgestimmtes Fachkonzept erstellen
o Welche Sitzungen dauerhaft gestreamt werden sollen (Sitzungen finden
möglicherweise parallel statt)
 Rat
 Ausschüsse
 Bezirksvertretungen
o Wie sollen Sitzungen durchgeführt werden?
 Streaming
 Abstimmungstechnik
 Technik zur Organisation der WortbeiträgeSeite 4 von 8
Zu 2: Erarbeitung und Abnahme eines technischen Lösungskonzeptes
o Auf Grundlage der Ausarbeitung zu 1. wird ein technisches Lösungskonzept erarbeitet.
Zu 4. Betriebskonzept erstellen:
o Wer verwaltet die angeschaffte Technik? (Verantwortlichkeiten)
 Stadtweiter Nutzen, s. weiteres Projekt Digitalisierung der
Öffentlichkeitsarbeit
o Wer organisiert die Sitzungen in technischer Hinsicht?
 Streaming (Regie)
 Personalplanung
o Wie wird die benötigte Technik beschafft?
 Make or buy
 Rahmenvertrag
 Mietvertrag mit Kaufoption
o Kosten- und Zeitplan
o Einführung eines Online-Aufzeichnungsarchivs (= Ratsbeschluss)
 Aktuell: youtube
o Hörschleifen
zu 5. Beschaffung (Leistungsverzeichnis)
o Mit den Ergebnissen der vorherigen Konzepte wird ein Leistungsverzeichnis erstellt
(womöglich externe Vergabe)
Lauffähige Technik für den Ratssaal und die Sitzungsräume unter Berücksichtigung der
oben aufgeführten Konzepte beschaffen
o Lauffähige Technik für den Ratssaal und die Sitzungsräume unter Berücksichtigung der
oben aufgeführten Konzepte beschaffen
Zu 6. Installation und Einrichtung der Sitzungstechnik
o Rückbau der Interimslösung
o Roll-out der beschafften Lösung
zu 7: Personal finden und einweisen:
o Ausarbeitung eines Schulungsplans zur Einweisung des Personals
o Evaluation der PersonalressourcenSeite 5 von 8
Nicht-Ziele des Projektes
 Streaming aus allen Sitzungsräumen (Kostengründe)
o Gemeint sind Räume, in denen nicht getagt wird
 Sprechstellen für alle Sitzungsräume (Kostengründe)
Risiken / Behinderungen / Störungen
 Hohe Kosten
 Abstimmung mit vielen Beteiligten notwendig
Besondere Interessen
Aus Sicht des Ratsbüros sollten unbedingt kleinteilige Anschaffungen einzelner Dienststellen /
Bezirksvertretungen (wie in der Vergangenheit) vermieden werden. Dies würde dazu führen,
dass in jeder Bezirksvertretung + Rat unterschiedliche Technik in unterschiedlichem Umfang
mit differenzierter Handhabung vorhanden wäre, was erfahrungsgemäß zu mangelnder
Akzeptanz der Mandatsträger/Innen führen würde, auch die Betreuung durch das
bereitgestellte Personal ist auf diese Weise komplizierter
Nur angerissen sei auch die Thematik spezieller Einschränkungen (beispielsweise
Sehbehinderung).
Abhängigkeiten zu anderen Projekten
 Derzeitiger Umbau des Ratssaals
 Projekt Digitalisierung der Öffentlichkeitsarbeit (Streaming)
Termin- und Kostenziele des Projektes
Gesamtdauer: 1 Jahr
Angestrebter Projektstart: ab sofort
Angestrebtes Projektende: Sommerpause 2022
Geschätzter Aufwand (in PT (Personentage) oder Euro):
Extern: 10 PT
Geschätzte Kosten:
Sachkosten (Eigen- und Fremdleistung): ca. 340.000 €
Investitionskosten: ca. 60.000 €
ungefähre Prognose anfallender Mietkosten für 1 Jahr:Seite 6 von 8
Position Einzelpreis Ratssaal Preis BVBE Preis BVHA Preis BVGO Preis
Summe
netto
Summe
brutto
Sprechstellen 440,00 120 52.800,00 30 13.200,00 30 13.200,00 30 13.200,00
Votinglizenz 2.400,00 1 2.400,00 1 2.400,00 1 2.400,00 1 2.400,00
Kamera 1.500,00 4 6.000,00 2 3.000,00 2 3.000,00 2 3.000,00
Projektor 15.300,00 1 15.300,00 0,00 0,00 0,00
Regie 2.720,00 3 8.160,00 1 2.720,00 1 2.720,00 1 2.720,00
Installation 1.500,00 3 4.500,00 1 1.500,00 1 1.500,00 1 1.500,00
Schulung und
Betreuung 1.500,00 3 4.500,00 1 1.500,00 1 1.500,00 1 1.500,00
93.660,00 24.320,00 24.320,00 24.320,00 166.620,00 198.277,80Seite 7 von 8
Datum: Unterschrift Auftraggeber: ________________________ (über den Dienstweg)
Freigabe/Bewertung
Das Projekt wird:
für die Projekt-Planungsphase freigegeben. -> Stage 2
für die Projekt-Durchführungsphase freigegeben. -> Stage 3 und Stage 4
zurückgestellt (bis: ).
Begründung:
abgelehnt.
Begründung:
Datum: Unterschrift Lenkungsausschuss (Vertreter): __________________________Seite 8 von 8