Dienstanweisung für die Bewirtschaftung und die Finanzbuchhaltung bei der Bundesstadt Bonn (DA 21.01)

Mitteilungsvorlage
öffentlich
200416
Der Oberbürgermeister
Federführung:
21 Kassen- und Steueramt
Dezernat:
Dez. II
Dienstanweisung für die Bewirtschaftung und die
Finanzbuchhaltung bei der Bundesstadt Bonn (DA
21.01)
Beratungsfolge
Ausschuss für Finanzen und Beteiligungen 24.03.2020 Kenntnisnahme
Rat 26.03.2020 Kenntnisnahme
Mitteilung:
Gemäß § 32 Abs. 1 KomHVO NRW hat der Oberbürgermeister nähere
Vorschriften zur ordnungsgemäßen Erledigung der Aufgaben der
Finanzbuchhaltung zu erlassen.
Die Dienstanweisung wurde grundlegend überarbeitet. Dabei erfolgten vor
allem Anpassungen an geänderte Gesetzesgrundlagen (hier v. a. aufgrund der
Änderung der Gemeindehaushaltsverordnung NRW zur
Kommunalhaushaltsverordnung NRW) sowie notwendige Ergänzung wegen
der alsbald anstehenden Einführung der E-Rechnung.
Sie ist am 11.9.2019 in Kraft getreten.
Entsprechend § 32 Abs. 1 Satz 3 KomHVO NRW sind die Vorschriften dem Rat
zur Kenntnis zu geben. Die Dienstanweisung ist als Anlage beigefügt.
Anlage/n
1 Dienstanweisung_21_01 (öffentlich)Seite 1 von 42

1
21.01
Dienstanweisung
für
die Bewirtschaftung und die Finanzbuchhaltung
bei der Bundesstadt Bonn
1 Allgemeine Vorschriften .........................................................................4
1.1 Allgemeines.............................................................................................4
1.2 Geltungsbereich......................................................................................4
1.3 Buchführungssystem .............................................................................4
1.3.1 Daten des Buchführungssystems .........................................................4
1.3.2 Kontenplan, Kontierungshandbuch ......................................................5
1.4 Hantierungsanweisungen, Formulare ...................................................5
2 Bewirtschaftung von Einnahmen (Einzahlungen und Erträge) und
Ausgaben (Auszahlungen und Aufwendungen) ...................................5
2.1 Zuständigkeiten ......................................................................................5
2.2 Anweisung von Buchungen ...................................................................5
2.2.1 Sachliche und rechnerische Feststellung/ Feststellungsvermerk ......5
2.2.2 Bestätigung der sachlichen Richtigkeit ................................................6
2.2.3 Bestätigung der rechnerischen Richtigkeit ..........................................7
2.2.4 Befugnis zur Feststellung der sachlichen und rechnerischen
Richtigkeit ...............................................................................................7
2.2.5 Buchungsanweisung "Anerkannt, anweisen..."/ Anordnungs-
befugnis ..........................................8
2.2.6 Erfassungsbefugnis in Ämtern mit zentraler Erfassungsstelle ...........9
2.2.7 Mitwirkungsverbote .............................................................................. 10
2.3 Bewirtschaftung von Einzahlungen und Erträgen .............................. 10
2.3.1 Anwenderleitfaden Einnahmebewirtschaftung ................................... 10
2.3.2 Erfassung von Forderungen ................................................................ 10
2.3.3 Erfassung von Forderungen für den Gesamtabschluss .................... 11
2.3.4 Periodengerechte Ertragszuordnung, Rechnungsabgrenzung ......... 11
2.3.5 Bestätigung der Forderungen und Buchungsanweisung .................. 11
2.3.5.1 Forderungsbearbeitung im Rahmen von Vorverfahren ..................... 11
2.3.5.2 Einzelfallbezogene Forderungsbearbeitung ....................................... 12
2.3.5.3 AZA-Vertragsgegenstände (AZA-Konten) ........................................... 12
2.3.6 Bildung von Sonderposten für Investitionsförderungen oder
Schenkungen ........................................................................................ 12
2.4 Bewirtschaftung von Auszahlungen und Aufwendungen.................. 13
2.4.1 Anwenderleitfaden Bewirtschaftung / Anlagenbuchhaltung ............. 13
2.4.2 Erteilung von Aufträgen ....................................................................... 13
2.4.2.1 Mittelbindung ........................................................................................ 13
2.4.2.2 Kostensteigerung ................................................................................. 14
2.4.3 Erfassung von Verbindlichkeiten......................................................... 14
2.4.4 Erfassung von Verbindlichkeiten für den Gesamtabschluss ............ 14
2.4.5 Periodengerechte Aufwandzuordnung, Rechnungsabgrenzung ...... 14
2.4.6 Bestätigung der Rechnungen und Fertigung der Buchungs-
anweisung .......................................................................................... 15
2.4.7 Bearbeitung von Verbindlichkeiten im Rahmen von Vorverfahren ... 17
2.4.8 Buchungsanweisungen für den Lastschriftverkehr -
Einzugsermächtigungsverfahren - ...................................................... 17
2.4.9 Rückstellungen ..................................................................................... 18Seite 2 von 42

2
2.4.10 Lagerbestände ...................................................................................... 18
2.5 Dauerbelege .......................................................................................... 18
2.6 Behandlung steuerrechtlicher Gegebenheiten ................................... 19
2.6.1 Ausnahme vom Grundsatz 'Rechnungsprüfung und
Rechnungsanordnung vor Rechnungsbuchung' ............................... 19
2.6.2 Steuerrechtliche Handlungsanweisungen .......................................... 19
2.7 Zu stornierende Buchungen ................................................................ 19
3 Stundung, Niederschlagung und Erlass von Ansprüchen,
Aussetzung von der Vollziehung, Abschluss von Vergleichen,
Entscheidungen im Rahmen von Verfahren nach der Insolvenz-
ordnung ................................................................................................. 20
3.1 Zuständigkeiten .................................................................................... 20
3.1.1 Stundungen und Aussetzungen von der Vollziehung ........................ 20
3.1.2 Niederschlagungen............................................................................... 21
3.1.3 Erlass von Ansprüchen ........................................................................ 21
3.1.4 Abschluss von Vergleichen ................................................................. 21
3.1.5 Erklärungen im Rahmen von Verfahren nach der Insolvenz-
ordnung ................................................................................................. 22
3.1.6 Abweichende Zuständigkeitsregelungen ............................................ 22
3.2 Bearbeitungsverfahren ......................................................................... 22
3.2.1 Stundungen ........................................................................................... 22
3.2.2 Vollziehungsaussetzungen .................................................................. 23
3.2.3 Niederschlagungen............................................................................... 23
3.2.4 Erlasse ................................................................................................... 24
3.2.5 Verfahren nach der Insolvenzordnung ................................................ 24
4 Finanzbuchhaltung ............................................................................... 25
4.1 Aufgaben der Finanzbuchhaltung ....................................................... 25
4.2 Zuständigkeit als Vollstreckungsbehörde .......................................... 26
4.3 Organisation der Finanzbuchhaltung .................................................. 26
4.4 Leitung und Personal der Finanzbuchhaltung.................................... 26
4.5 Posteingänge ........................................................................................ 27
4.6 Schriftverkehr ....................................................................................... 27
4.7 Unterschriftsbefugnisse ....................................................................... 28
4.8 Einsatz von automatisierter Datenverarbeitung in der
Finanzbuchhaltung (§ 32 Abs. 2 Nr. 2 KomHVO NRW) ....................... 28
4.9 Geschäftsablauf in der Finanzbuchhaltung ........................................ 29
4.9.1 Freigabe von Stammdaten ................................................................... 29
4.9.2 Buchung von Belegen .......................................................................... 29
4.9.3 Buchungsbelege aus Vorverfahren ..................................................... 30
4.9.4 Stornierung von Buchungen ................................................................ 30
4.9.5 Kontenpflege ......................................................................................... 30
4.10 Zentrale Zahlungsabwicklung .............................................................. 30
4.11 Abschlüsse............................................................................................ 30
4.11.1 Tagesabstimmung ................................................................................ 30
4.11.2 Jahresabschluss ................................................................................... 31
4.12 Behandlung von Kleinbeträgen ........................................................... 31
4.13 Verwaltung der Geldbestände.............................................................. 31
4.14 Verwaltung von Zahlungsmitteln ......................................................... 32
4.15 Einsatz von Geldkarten, Debitkarten Girocard oder Kreditkarten ..... 33
4.16 Aufnahme und Rückzahlung von Krediten zur Liquiditätssicherung33
4.17 Durchlaufende Zahlungsabwicklung und fremde Finanzmittel ......... 33
4.18 Sicherheit und Kontrolle der Finanzbuchhaltung ............................... 33
4.18.1 Sicherheit .............................................................................................. 34
4.18.2 Verschluss der Panzerschränke .......................................................... 34
4.18.3 Aufsicht und Kontrolle ......................................................................... 34Seite 3 von 42

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4.18.4 Prüfung .................................................................................................. 34
4.18.5 Unterrichtung der örtlichen Rechnungsprüfung ................................ 35
4.18.6 Belegablage, Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungs-
fristen..................................................................................................... 35
5 Schlussvorschriften ............................................................................. 36
5.1 Zu beachtende Regelungen in weiteren Dienstanweisungen ............ 36
5.1.1 'Vergabedienstanweisung der Bundesstadt Bonn' ............................ 36
5.1.2 'Dienstanweisung über den Zahlungsverkehr außerhalb der
Räume des Kassen- und Steueramtes' ............................................... 36
5.1.3 'Dienstanweisung über den Einsatz und die Nutzung von
IT-Systemen, Internet und E-Mail bei der Bundesstadt Bonn' ........... 36
5.1.4 'Dienstanweisung für die Verwendung elektronischer Zahlungs-
mittel zur Auszahlung' .......................................................................... 37
5.1.5 'Dienstanweisung über die Verwaltung und Verwahrung von
Wertgegenständen und anderen Gegenständen' ............................... 37
5.1.6 'Dienstanweisung für den Vollziehungsdienst der Stadtkasse
Bonn'...................................................................................................... 37
5.1.7 'Dienstanweisung über das Auftragsverfahren und die
Abwicklung des Zahlungsverkehrs über Girokonten und
Sparkonten an den Schulen der Bundesstadt Bonn' ......................... 37
5.1.8 'Dienstanweisung für die Erfüllung der Steuerverpflichtungen der
Bundesstadt Bonn' ............................................................................... 37
5.1.9 'Allgemeine Inventurrichtlinie der Bundesstadt Bonn'....................... 37
5.2 Ausnahmeregelungen .......................................................................... 38
5.3 Schlussbestimmungen ......................................................................... 38
A Anlagen ................................................................................................. 39
A 1 Begriffsdefinitionen .............................................................................. 39
A 2 Abkürzungsverzeichnis ........................................................................ 40Seite 4 von 42

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1 Allgemeine Vorschriften
1.1 Allgemeines
Diese Dienstanweisung enthält die für die Bundesstadt Bonn notwendigen näheren
und ergänzenden Vorschriften und Regelungen zur Sicherstellung der ordnungsge-
mäßen Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung unter besonderer Berück-
sichtigung des Umgangs mit Zahlungsmitteln gemäß § 32 Kommunalhaushaltsver-
ordnung NRW - KomHVO NRW vom 12.12.2018 (GV. NRW. S. 683 ff.).
Die Dienstanweisung regelt weiterhin vor allem die Zuständigkeit und das Verfahren
bei der Erstellung und Erteilung von Buchungsanweisungen/-belegen, bei Stundung,
Niederschlagung, Erlass und Vollziehungsaussetzung sowie bei Budgetkontrolle und
Bewirtschaftung der Haushaltsmittel.
1.2 Geltungsbereich
Die Dienstanweisung gilt für den gesamten Geschäftsbereich der Finanzbuchhaltung,
soweit in der KomHVO NRW oder in anderen Vorschriften nichts anderes bestimmt
ist. Sie gilt für alle Aufgabenbereiche der Stadtverwaltung, deren Mittel im sog. Kern-
haushalt bewirtschaftet werden. Diese Aufgabenbereiche werden im Folgenden „(an-
ordnendes) Amt1 bzw. (anordnende) Ämter“ genannt. Für die Finanzbuchhaltungen
der Sondervermögen und die Anstalten öffentlichen Rechts gelten die dort erlassenen
Regelungen.
1.3 Buchführungssystem
Bei der Bundesstadt Bonn wird die Buchführung zentral im SAP-System P03, Man-
dant 100, Buchungskreis 1000 vorgenommen. Alle für die Buchführung und Rech-
nungslegung erforderlichen Informationen werden in diesem Datenverarbeitungssys-
tem geführt.
1.3.1 Daten des Buchführungssystems
Alle im Buchführungssystem enthaltenen Informationen dienen dem Zweck der Buch-
führung. Die Daten, insbesondere Adressen, dürfen nicht für sonstige Auskunftszwe-
cke verwendet werden.
Jede zum Buchführungssystem zugelassene Anwenderin/Jeder zum Buchführungs-
system zugelassene Anwender darf nur Informationen auswerten und verwenden und
nur Buchungen erfassen, die für die dienstlichen Aufgaben in ihrer/seiner Zuständig-
keit erforderlich sind.
1 Aus Vereinfachungsgründen wird im nachfolgenden Text für die Leitungen der Organisationseinheiten des Dezernatsvertei-
lungsplanes (mit Ausnahme der Dezernate an sich) nur der Begriff „Amtsleitungen“ und bezogen auf die Organisationsein-
heit nur der Begriff „Amt“ verwandt.Seite 5 von 42

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1.3.2 Kontenplan, Kontierungshandbuch
Grundlage der Buchführung ist der Kontenplan der Innenministerkonferenz (IMK1).
Der Kontenplan wird zentral von der Stadtkämmerei in Abstimmung mit der Finanz-
buchhaltung gepflegt.
Von der Stadtkämmerei ist ein Kontierungshandbuch zu führen, in dem sämtliche
Sachkonten aufgeführt sind. Für die wesentlichen und/oder erläuterungsbedürftigen
Erfolgskonten werden zusätzlich Erläuterungen über die vorgesehenen Geschäfts-
vorfälle hinterlegt. Das Kontierungshandbuch ist bei der Auswahl des zu bebuchen-
den Sachkontos zu beachten.
1.4 Hantierungsanweisungen, Formulare
Im Intranet werden die verschiedenen Anwenderleitfäden und das NKF-Kontierungs-
handbuch unter „Informationsdienste → NKF → Leitfäden“ sowie die Formulare unter
„Veröffentlichungen & Formulare → Formulare“ veröffentlicht.
2 Bewirtschaftung von Einnahmen (Einzahlungen und Erträge) und Ausgaben
(Auszahlungen und Aufwendungen)
2.1 Zuständigkeiten
Die Bewirtschaftung der Haushaltsmittel ist Angelegenheit der Ämter. Für die Über-
wachung der ämterbezogenen Budgets sind die in den jeweiligen Ämtern beauftrag-
ten Mitarbeitenden verantwortlich. Die sogenannten Querschnittsämter überwachen
die zentral bewirtschafteten Budgets ihres Aufgabenbereiches.
Das zu überwachende Budget besteht aus:
Erträgen und Einzahlungen sowie
Aufwendungen und Auszahlungen.
2.2 Anweisung von Buchungen
2.2.1 Sachliche und rechnerische Feststellung/ Feststellungsvermerk
Jeder Zahlungsanspruch und jede Zahlungsverpflichtung sind bezüglich der Zah-
lungsbegründung und der Zahlungshöhe zu prüfen und zu bestätigen. Sie sind in vol-
ler Höhe und getrennt voneinander zu buchen. Die sachliche und rechnerische Rich-
tigkeit kann zusammengefasst in dem Vermerk „sachlich und rechnerisch richtig“ be-
stätigt werden.Seite 6 von 42

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Falls die sachliche und rechnerische Richtigkeit nicht von den Mitarbeitenden auf dem
Ausdruck des SAP-Systems, der die Erfassung der zu buchenden/freizugebenden
Geschäftsvorfälle dokumentiert, bestätigt wird, ist diese Bestätigung auf der bu-
chungsbegründenden Unterlage gemäß Ziffer 2.4.6 (Rechnung, Lieferschein, Quit-
tung, Eigenbeleg o. a.) vorzunehmen. Wird die Bestätigung getrennt durch unter-
schiedliche Personen vorgenommen, ist dies auf dem Ausdruck des SAP-Systems
oder der buchungsbegründenden Unterlage entsprechend zu dokumentieren. Aus
solchen Teilbestätigungen muss der Umfang der jeweiligen Verantwortung ersichtlich
sein. Auf jeden Fall muss den Bestätigungserfordernissen umfassend nachgekom-
men werden.
Bei Sammelanordnungen ist die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Rich-
tigkeit für alle in der Sammelanordnung zusammengefassten Rechnungen auf dem
Sammelanordnungsdruck vorzunehmen. Sofern die Feststellung aus fachlichen
Gründen durch verschiedene Personen vorzunehmen ist, kann die Feststellung der
sachlichen und rechnerischen Richtigkeit auf den jeweils zutreffenden Anlagen zur
Sammelanordnung vorgenommen werden.
Für automatisiert erstellte Buchungen aus Vorverfahren gelten die speziellen Rege-
lungen in den nachfolgenden Ziffern 2.3.5.1 zur Bewirtschaftung von Forderungen
und 2.4.7 zur Bewirtschaftung von Verbindlichkeiten.
Mit Einführung der E-Rechnung (siehe Begriffsdefinitionen in der Anlage 1) werden
elektronische Feststellungsvermerke im Buchführungssystem vorgenommen. Bei
elektronischer Feststellung entfällt die schriftliche Feststellung auf einem Papierbe-
leg.
2.2.2 Bestätigung der sachlichen Richtigkeit
Mit der Bestätigung der sachlichen Richtigkeit wird die Verantwortung dafür übernom-
men, dass die für den anzunehmenden oder auszuzahlenden Betrag maßgebenden
Angaben (z. B. Betrag, Name und Adresse der/des Zahlungspflichtigen und Fälligkeit
der Forderung bzw. Name und Adresse der Zahlungsempfängerin/des Zahlungsemp-
fängers und Bankverbindung) richtig sind.
Die Prüfung der sachlichen Richtigkeit schließt eine etwa erforderliche Prüfung der
fachtechnischen Richtigkeit ein, d. h., wenn die Prüfung einer Rechnung besondere
Fachkenntnisse z. B. auf rechtlichem, medizinischem, technischem, wissenschaftli-
chem oder künstlerischem Gebiet erfordert.
Weiterhin wird bestätigt,
 dass nach den geltenden Vorschriften und den Grundsätzen der Wirtschaft-
lichkeit und der Sparsamkeit verfahren worden ist,
 bei Lieferungen oder Leistungen, dass die Lieferung oder Leistung als solche
und die Art ihrer Ausführung geboten war und entsprechend der zugrunde
liegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausge-
führt worden ist und
 dass Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen
vollständig und richtig berücksichtigt worden sind.
Die sachliche Richtigkeit darf mit entsprechendem schriftlichem Vermerk auch bestä-
tigt werden, wenn bei nicht vertragsgemäßer Erfüllung kein Schaden entstanden ist
(z. B. Überschreitung der Ausführungsfristen ohne nachteilige Folgen) oder die erfor-
derlichen Maßnahmen zur Abwendung eines Nachteils ergriffen worden sind (z. B.
Verlängerung der Gewährleistungsfristen, Minderung des Rechnungsbetrages, Hin-
terlegung von Sicherheiten).Seite 7 von 42

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2.2.3 Bestätigung der rechnerischen Richtigkeit
Mit der Bestätigung der rechnerischen Richtigkeit wird die Verantwortung dafür über-
nommen, dass der anzunehmende oder auszuzahlende Betrag sowie alle dazu ge-
hörenden Berechnungen in den für die Durchführung eines Zahlungsvorganges not-
wendigen begründenden Unterlagen richtig sind. Die Bestätigung der rechnerischen
Richtigkeit beinhaltet die Bestätigung, dass die richtigen Berechnungsgrundlagen (z.
B. Tarife, Verträge, Skonti, Rabatte) angewendet wurden.
2.2.4 Befugnis zur Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit
Die sachliche und rechnerische Richtigkeit dürfen nur Mitarbeitende feststellen, die
den der anstehenden Zahlung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall aus ihrer Dienst-
stellung kennen und aufgrund ihrer Fachkenntnisse dazu befähigt sind.
Beamtinnen und Beamte der Besoldungsgruppe A 6 BBesG an aufwärts sowie Be-
schäftige der Entgeltgruppe (EG) 5 an aufwärts sind berechtigt, Feststellungsver-
merke zu unterschreiben.
Anderen Mitarbeitenden kann die Leitung des Personal- und Organisationsamtes auf
Antrag die Befugnis zur Feststellung übertragen.
Freischaffende Architektinnen/Architekten, Ingenieurinnen/Ingenieure und Entwick-
lungsträger im Rahmen des StBauFG werden von der Leitung des Personal- und Or-
ganisationsamtes auf Antrag ermächtigt, für einzelne Bauvorhaben Rechnungen
sachlich und rechnerisch festzustellen.
Die Architektin/Ingenieurin/Der Architekt/Ingenieur/Entwicklungsträger übernimmt mit
dem Feststellungsvermerk die Verantwortung dafür, dass
 bei der Durchführung der Bauarbeiten nach den Grundsätzen der Sparsam-
keit und Wirtschaftlichkeit verfahren worden ist,
 die Lieferungen und Leistungen in Art, Güte und Umfang wie berechnet er-
bracht worden sind,
 die Vertragspreise eingehalten sowie Maße, Mengen, Einzelansätze und
Ausrechnungen richtig sind,
 die Zahlungsempfängerin ihre/der Zahlungsempfänger seine Verpflichtun-
gen aus dem Vertragsverhältnis erfüllt hat,
 die Forderung zuvor noch nicht in Rechnung gestellt wurde und
 die Rechnung rechnerisch richtig ist.
Ein entsprechender Antrag kann mit Vordruck (Formulardepot im Intranet: Antrag zur
Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit) beim Personal- und Or-
ganisationsamt gestellt werden.
Wird dem Antrag entsprochen, ist vom Personal- und Organisationsamt eine Mittei-
lung über die Befugnis an das Rechnungsprüfungsamt, das Kassen- und Steueramt
sowie das beantragende Amt zu senden.
Ergibt sich für eine bestehende Ermächtigung eine Änderung (z. B. Namensände-
rung), ist die bestehende Ermächtigung mit dem o. g. Vordruck zurückzunehmen und
mit den geänderten Daten neu zu beantragen.Seite 8 von 42

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Wenn die Voraussetzungen für eine bestehende Ermächtigung nicht mehr gegeben
sind, ist mit dem o. g. Vordruck die Rücknahme zu veranlassen.
Das Personal- und Organisationsamt hat Änderungen und Rücknahmen von Ermäch-
tigungen dem Rechnungsprüfungsamt, dem Kassen- und Steueramt sowie dem mit-
teilenden Amt zu melden.
2.2.5 Buchungsanweisung "Anerkannt, anweisen..."/ Anordnungsbefugnis
Die Anordnungsbefugnis ist die Berechtigung und Verpflichtung, die Finanzbuchhal-
tung anzuweisen, Erträge und Aufwendungen zu buchen und Einzahlungen anzuneh-
men und Auszahlungen zu leisten sowie Wertgegenstände in Verwahrung zu nehmen
bzw. auszuhändigen. Die Anordnungsbefugnis ist außerdem Berechtigung und Ver-
pflichtung, die Finanzbuchhaltung anzuweisen, nicht zahlungswirksame Buchungen
vorzunehmen.
Mit der Unterschrift unter dem Vermerk „Anerkannt, anweisen auf Kontierung…“ über-
nehmen die ermächtigten Mitarbeitenden die Verantwortung für die Notwendigkeit
und Wirtschaftlichkeit der Aufwendungen/Auszahlungen, soweit dies nicht bereits bei
der Auftragsvergabe geprüft worden ist und bestätigt, dass der Feststellungsvermerk
von Mitarbeitenden unterschrieben ist, die dazu berechtigt und aufgrund ihrer Sach-
kenntnis in der Lage waren.
Es wird bestätigt, dass das sachlich richtige Sachkonto und die zutreffende CO-Kon-
tierung / investive Kontierung verwendet wurden.
Bei über- oder außerplanmäßigen Aufwendungen/Auszahlungen bestätigt sie/er wei-
ter, dass die Vorschriften des § 83 GO NRW eingehalten worden sind.
Ferner bestätigt sie/er, dass im Rahmen der vorläufigen Haushaltsführung die Best-
immungen des § 82 GO NRW eingehalten worden sind.
Zur Unterschrift sind berechtigt:
 die Oberbürgermeisterin/der Oberbürgermeister - im Vertretungsfall die all-
gemeine Vertreterin/der allgemeine Vertreter, die Stadtkämmerin/der Stadt-
kämmerer und die Amtsleitung der Stadtkämmerei - für den Bereich der ge-
samten Verwaltung in unbeschränkter Höhe,
 die Dezernentinnen/Dezernenten - im Vertretungsfall die eingesetzten Ver-
treterinnen/Vertreter - für den Bereich ihres Dezernates in unbeschränkter
Höhe,
 die Amtsleitung - im Verhinderungsfall deren Vertretung - für den Bereich
ihres Amtes in der festgelegten Höhe.
Andere städtische Mitarbeitende können durch die Dezernentin/den Dezernenten des
Dezernates I zur Unterschriftsleistung ermächtigt werden.
Ein entsprechender Antrag kann mit Vordruck (Formulardepot im Intranet: Antrag der
„Befugnis Anerkannt, anweisen auf Kontierung…“) beim Personal- und Organisati-
onsamt gestellt werden. Dieser ist grundsätzlich durch die zuständige Dezernen-
tin/den zuständigen Dezernenten zu unterzeichnen. Soll die Unterschriftenregelung
auf die Amtsleitung übertragen werden, ist diese Abweichung zwischen Dezernatslei-
tung und Amtsleitung schriftlich zu regeln und dem Rechnungsprüfungsamt und dem
Personal- und Organisationsamt mitzuteilen.
Wird dem Antrag entsprochen, sind die Namen, Geschäftsbereiche, Höhe der Befug-
nisse und Unterschriftsproben der ermächtigten Mitarbeitenden vom Personal- undSeite 9 von 42

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Organisationsamt an das Rechnungsprüfungsamt, das Kassen- und Steueramt sowie
das beantragende Amt zu melden.
Ergibt sich für eine bestehende Ermächtigung eine Änderung (z. B. Namensände-
rung), ist die bestehende Ermächtigung mit dem o. g. Vordruck zurückzunehmen und
mit den geänderten Daten neu zu beantragen.
Wenn die Voraussetzungen für eine bestehende Ermächtigung nicht mehr gegeben
sind, ist zeitnah mit dem o. g. Vordruck die Rücknahme zu veranlassen.
Das Personal- und Organisationsamt hat Änderungen und Rücknahmen von Ermäch-
tigungen dem Rechnungsprüfungsamt, dem Kassen- und Steueramt sowie dem mit-
teilenden Amt zu melden.
Bei Sammelanordnungen ist für die Anordnungsbefugnis die Höhe der jeweiligen Ein-
zelbeträge und nicht der Gesamtbetrag ausschlaggebend.
Es ist unzulässig, Anordnungen zur Umgehung der Anordnungsbefugnis aufzuteilen.
Mit Einführung der E-Rechnung werden elektronische Anordnungsvermerke im Buch-
führungssystem vorgenommen. Bei elektronischer Anordnung entfällt der schriftliche
Anordnungsvermerk auf einem Papierbeleg.
2.2.6 Erfassungsbefugnis in Ämtern mit zentraler Erfassungsstelle
In Ämtern mit zentralen Erfassungsstellen werden im Unterschriftsfeld „Anerkannt,
anweisen auf Kontierung…“ auf der Buchungsanweisung abweichend von den Rege-
lungen in Ziffer 2.2.5 dieser Dienstanweisung mit der Unterschrift der Erfasserin bzw.
des Erfassers das Vorliegen der für die Erfassung der Forderung oder Verbindlichkeit
notwendigen Daten und Unterschriften (Feststellungs- und Anordnungsvermerk) so-
wie die korrekte/inhaltsgleiche Übertragung der Daten aus den Belegen in das SAP-
System bestätigt (Erfassungsvermerk).
Die hierzu benötigte Erfassungsbefugnis kann analog dem unter Ziffer 2.2.5 dieser
Dienstanweisung dargestellten Verfahren beantragt werden. Es kann der dort ge-
nannte Vordruck (mit dem die Befugnis einschränkenden Hinweis auf die Ziffer 2.2.6
dieser Dienstanweisung) verwendet werden.
Der Anordnungsvermerk „Anerkannt, anweisen auf Kontierung…“ ist in diesen Äm-
tern nicht auf der Buchungsanweisung, sondern stattdessen bspw. auf einem sog.
Rechnungskontrollblatt zu tätigen.
Mit Einführung der E-Rechnung werden elektronische Feststellungs- und Anord-
nungsvermerke im Buchführungssystem vorgenommen. Bei elektronischer Bearbei-
tung entfallen die schriftlichen Feststellungs- und Anordnungsvermerke auf einem Pa-
pierbeleg.Seite 10 von 42

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2.2.7 Mitwirkungsverbote
Die Befugnis zur Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit und zum
Anordnungsvermerk ist nur für solche Geschäftsvorfälle gegeben, die keine unmittel-
baren wirtschaftlichen Folgen für die Mitarbeitenden haben, die/der die Bestätigung
vornimmt oder für deren Angehörige im Sinne von § 31 Abs. 5 GO NRW sowie von
ihnen vertretene Personen.
Diese Einschränkung gilt nicht für summarische Feststellungen der sachlichen und
rechnerischen Richtigkeit wie z. B. für die monatlichen Gehaltszahlungen.
Anordnungsvermerke ("Anerkannt, anweisen auf Kontierung …") dürfen nicht von Mit-
arbeitenden unterschrieben werden, die die sachliche oder rechnerische Richtigkeit
festgestellt haben oder die der Empfängerin/dem Empfänger dienstlich nachgeordnet
sind.
Für die der Empfängerin/dem Empfänger dienstlich Nachgeordneten gilt das Mitwir-
kungsverbot nicht, wenn es sich um wiederkehrende Zahlungen, z. B. Gehaltszahlun-
gen, Reisekosten oder Beihilfen, handelt.
Mitarbeitende des Rechnungsprüfungsamtes dürfen bei der Erteilung von Aufträgen
und der Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit und am Anord-
nungsgeschäft nicht beteiligt werden. Das Gleiche gilt - bis auf die in § 31 Abs. 3 Satz
2 KomHVO NRW geregelte Ausnahme - auch für die Mitarbeitenden und die Leitung
der Finanzbuchhaltung.
Die Regeln gelten ebenfalls bei elektronischen Feststellungs- und Anordnungsver-
merken.
2.3 Bewirtschaftung von Einzahlungen und Erträgen
2.3.1 Anwenderleitfaden Einnahmebewirtschaftung
Für die Bewirtschaftung von Einnahmen im Modul SAP PSCD (Public Sector Collec-
tion and Disbursement) wird im Intranet der Anwenderleitfaden Einnahmebewirtschaf-
tung bereitgestellt. Die in diesem Leitfaden vorgegebenen Bearbeitungsabläufe sind
zu beachten.
2.3.2 Erfassung von Forderungen
Alle Forderungen der Bundesstadt Bonn sind unverzüglich im Modul SAP PSCD zu
erfassen, damit sie rechtzeitig eingezogen werden können. Forderungen sind unmit-
telbar mit Entstehen des Anspruchs im Buchungssystem zu erfassen. Bei erbrachten
Leistungen entsteht der Anspruch mit der Leistungserbringung. Bei Forderungen
ohne Gegenleistung sind die Buchungserfassung und Bescheiderteilung zum frühes-
ten Zeitpunkt, den die gesetzliche Grundlage erlaubt, vorzunehmen.
Für die Verwaltung von Forderungen außerhalb des Moduls SAP PSCD ist eine Zu-
stimmung der Leitung der Finanzbuchhaltung erforderlich. Das Rechnungsprüfungs-Seite 11 von 42

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amt und die Stadtkämmerei sind durch die Finanzbuchhaltung hierüber zu informie-
ren. Diese Forderungen sind der Finanzbuchhaltung jeweils zum Bilanzstichtag mit
Angabe des offenen Betrages und ggf. des ergebnisrelevanten Betrages anzuzeigen.
2.3.3 Erfassung von Forderungen für den Gesamtabschluss
Die im Rahmen des Gesamtabschlusses zu berücksichtigenden verbundenen Unter-
nehmen, Beteiligungen und Sondervermögen werden von der Stadtkämmerei im In-
tranet in einem Dokument (Adressliste Forderungen-Gesamtabschluss) veröffent-
licht.
Forderungen gegenüber diesen Betrieben müssen mit der Anschrift erfasst werden,
die in der Vorgabe der Stadtkämmerei genannt ist. Die Schreibweise der Adresse darf
nicht von dieser Vorgabe abweichen.
2.3.4 Periodengerechte Ertragszuordnung, Rechnungsabgrenzung
Die mit den Forderungen entstehenden Erträge sind periodengerecht zu erfassen.
Kann eine periodengerechte Erfassung nicht vorgenommen werden, ist der Finanz-
buchhaltung mit dem Formular 'Buchungsbeleg zur Ertragabgrenzung' mitzuteilen,
welche Erträge nicht dem Haushaltsjahr zuzuordnen sind, in dem sie gebucht wurden.
Für Forderungen, die gem. § 43 KomHVO NRW Erträge in zukünftigen Haushaltsjah-
ren darstellen, sind der Finanzbuchhaltung die erforderlichen Informationen zur Bu-
chung von Rechnungsabgrenzungsposten zuzuleiten.
2.3.5 Bestätigung der Forderungen und Buchungsanweisung
Forderungen sind bezüglich ihrer Höhe sachlich und rechnerisch zu bestätigen und
zur Buchung anzuweisen. Hierzu ist Ziffer 2.2 dieser Dienstanweisung zu beachten.
Für die unterschiedlichen Möglichkeiten der Forderungsbearbeitung werden folgende
Verfahrensweisen festgelegt:
2.3.5.1 Forderungsbearbeitung im Rahmen von Vorverfahren
Forderungen und Forderungskorrekturen, die in Vorverfahren in automatisierter Form
ermittelt und in Dateiform zur Buchung angeliefert werden, sind in einem mit der Fi-
nanzbuchhaltung abgestimmten Verfahren bereitzustellen. Für jedes Vorverfahren
sind in Abhängigkeit von der Datenhaltung und -übermittlung die Form der sachlichen
und rechnerischen Bestätigung der Forderungen und die Form der Dokumentation
zur Forderungsbegründung mit der Finanzbuchhaltung abzustimmen.
Die Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit beinhaltet bei der For-
derungsermittlung durch automatisierte Vorverfahren folgende Erklärungen:
 sachlich richtige, rechnerisch richtige und vollständige Datenermitt-
lung und Datenerfassung sowieSeite 12 von 42

12
 ordnungsgemäße Verarbeitung der Daten mit geprüften und freigege-
benen Programmen.
Die Datenübermittlung an die Finanzbuchhaltung ist unverzüglich vorzunehmen.
Sofern von dieser Vorgehensweise abgewichen werden soll, sind andere technische
und/oder organisatorische Kontrollmaßnahmen zur Erreichung der erforderlichen Si-
cherheit vorzusehen. Hierzu ist die Zustimmung der Finanzbuchhaltung unter Beteili-
gung des Rechnungsprüfungsamtes erforderlich.
2.3.5.2 Einzelfallbezogene Forderungsbearbeitung
Forderungen und Forderungskorrekturen, die im Einzelfall ermittelt und im Rahmen
der Sachbearbeitung unmittelbar im Modul SAP PSCD eingegeben werden, sind
sachlich und rechnerisch zu bestätigen und zur Buchung anzuweisen.
Sofern das zugehörige Bescheid-/Rechnungsschreiben durch Nutzung der SAP-
Transaktion 'ZBM' erzeugt wird, ist die Vorlage des Bescheid-/Rechnungsschreibens
bei der Finanzbuchhaltung nicht erforderlich.
Bei Fälligkeitsumbuchungen ist grundsätzlich keine Vorlage von rechnungsbegrün-
denden Unterlagen erforderlich.
In allen anderen Fällen ist das Bescheid-/Rechnungsschreiben der Buchungsanwei-
sung als buchungsbegründende Unterlage beizufügen.
Bei Forderungen, die in der Umsatzsteuervoranmeldung zu berücksichtigen sind, ist
in der Regel die SAP-Transaktion 'ZBM' zur Rechnungserfassung zu verwenden.
2.3.5.3 AZA-Vertragsgegenstände (AZA-Konten)
Eine AZA ist zulässig für Einzahlungen, die dem Grunde nach häufig anfallen, ohne
dass die Zahlungspflichtigen oder die Höhe vorher feststehen. Für AZA-Konten wer-
den von der Finanzbuchhaltung im Modul SAP PSCD Geschäftspartner, Vertrags-
konten und Vertragsgegenstände zentral angelegt. Eingehende Zahlungen werden in
der Finanzbuchhaltung auf die Vertragsgegenstände zugeordnet.
Bis zur Mitte eines jeden Monats sind die Vertragsgegenstände der AZA-Konten von
den Ämtern im Hinblick auf die bis zum Ende des Vormonats eingegangene Zahlun-
gen zu kontrollieren und es ist über das Modul SAP PSCD ein Buchungsbeleg in
entsprechender Betragshöhe zu erfassen. Der entsprechend Ziffer 2.2 dieser Dienst-
anweisung unterschriebene Buchungsbeleg ist der Finanzbuchhaltung zuzuleiten.
Für alles Weitere im Umgang mit AZA-Konten wird auf die diesbezüglichen Regelun-
gen des Anwenderleitfadens Einnahmebewirtschaftung verwiesen.
2.3.6 Bildung von Sonderposten für Investitionsförderungen oder Schenkungen
In den Fällen, in denen die Stadt den Erwerb von Vermögensgegenständen ganz oder
teilweise von Dritten finanziert bekommt, ist ein sogenannter Sonderposten in HöheSeite 13 von 42

13
der Drittmittel zu buchen. Im Fall einer zweckgebundenen Zuwendung für Investitio-
nen oder einer Schenkung ist das Formular „Buchungsbeleg zu einer Investitionsför-
derung/Schenkung“ ausgefüllt an die zentrale Anlagenbuchhaltung zu senden.
2.4 Bewirtschaftung von Auszahlungen und Aufwendungen
2.4.1 Anwenderleitfaden Bewirtschaftung / Anlagenbuchhaltung
Für die Bewirtschaftung von Ausgaben im SAP-Buchungssystem wird im Intranet der
Anwenderleitfaden Bewirtschaftung / Anlagenbuchhaltung bereitgestellt. Die in die-
sem Leitfaden vorgegebenen Bearbeitungsabläufe sind zu beachten.
Ausgaben dienen der Bewirtschaftung, wenn sie den laufenden Verwaltungsaufwand
betreffen. Da diese Ausgaben in die Ergebnisrechnung einfließen, werden sie auch
als 'konsumtive' Mittel bezeichnet.
Sofern Vermögensgegenstände gemäß § 34 KomHVO NRW angeschafft oder her-
gestellt werden, handelt es sich um 'investive' Ausgaben, die in der Anlagenbuchhal-
tung gebucht werden müssen. Eine buchhalterische Zerlegung eines Vermögensge-
genstands in seine Einzelteile ist unter den Bedingungen des § 36 Abs. 2 KomHVO
NRW zulässig.
2.4.2 Erteilung von Aufträgen
Die Erteilung von Aufträgen ist - bis auf die nachstehenden Regelungen dieser Ziffer
- in der Dienstanweisung über das Verfahren bei der Vergabe von Aufträgen bei der
Bundesstadt Bonn (Vergabedienstanweisung) geregelt.
2.4.2.1 Mittelbindung
Bis zur Einführung des elektronischen Rechnungseingangs ist für Aufträge (kon-
sumtiv und investiv) mit einem Auftragswert von mehr als 800 EUR netto eine Mittel-
bindung im SAP-System zu buchen. Mit Begleichung der Schlussrechnung ist zwin-
gend das Schlusskennzeichen („Erledigt“-Kennzeichen) im SAP-System zu setzen.
Die Eingaben sind entsprechend der diesbezüglichen Regelungen des Anwenderleit-
fadens Bewirtschaftung / Anlagenbuchhaltung vorzunehmen.
Nach Einführung des elektronischen Rechnungseingangs ist für alle Geschäftsvor-
fälle eine Mittelbindung zu buchen. Die Informationen der Mittelbindung werden zur
automatisierten Vorkontierung und Weiterleitung der Rechnung benötigt.Seite 14 von 42

14
2.4.2.2 Kostensteigerung
Für nicht vereinbarte Leistungen, die zur Ausführung der vertraglichen Leistung erfor-
derlich werden, ist vor Ausführung ein schriftlicher Nachtragsauftrag zu erteilen, so-
weit die ursprüngliche Auftragssumme um mehr als 10 v. H. oder 15.000 EUR netto
überschritten wird. Das gilt nicht für Überschreitungen bis zu 150 EUR netto.
Einsparungen sind bei der Berechnung der Überschreitung zu berücksichtigen.
2.4.3 Erfassung von Verbindlichkeiten
Vorliegende Rechnungen sind zu prüfen und unverzüglich im Buchungssystem zu
erfassen. Sofern Zahlungen für erbrachte Leistungen erfolgen, sind kreditorische
Rechnungen zu erfassen. Falls eine Zahlung ohne vorherige Leistungserbringung (z.
B. Vorschüsse, Anzahlungen) erfolgen soll, ist eine Anzahlungsanforderung zu erfas-
sen.
Mit Einführung der elektronischen Rechnungsbearbeitung (siehe Begriffsdefinitionen
in der Anlage 1) sind alle Rechnungen an die zentrale Rechnungseingangsstelle der
Finanzbuchhaltung zu adressieren und dort unverzüglich in den elektronischen Rech-
nungsbearbeitungsprozess einzustellen.
Abweichende Vorgehensweisen sind nur in Abstimmung mit dem Kassen- und Steu-
eramt zulässig.
2.4.4 Erfassung von Verbindlichkeiten für den Gesamtabschluss
Die im Rahmen des Gesamtabschlusses zu berücksichtigenden verbundenen Unter-
nehmen, Beteiligungen und Sondervermögen werden von der Stadtkämmerei im In-
tranet in einem Dokument (Adressliste Verbindlichkeiten-Gesamtabschluss) veröf-
fentlicht.
Verbindlichkeiten gegenüber diesen Betrieben müssen unter Verwendung der dort
hinterlegten Kreditoren erfasst werden.
2.4.5 Periodengerechte Aufwandzuordnung, Rechnungsabgrenzung
Die mit den Verbindlichkeiten entstehenden Aufwendungen sind periodengerecht zu
erfassen. Gegebenenfalls ist der Finanzbuchhaltung mit dem Formular 'Buchungsbe-
leg zur Aufwandabgrenzung' (siehe Formulardepot im Intranet) oder durch Vermerk
auf der ausgedruckten Buchungsanweisung mitzuteilen, welche Aufwendungen nicht
dem Haushaltsjahr zuzuordnen sind, in dem sie gebucht wurden.
Bei 'Aufwand vor Auszahlung' ist der Finanzbuchhaltung mit dem Formular ‚Bu-
chungsbeleg zur Aufwandabgrenzung’ (siehe Formulardepot im Intranet) der Betrag
und die Begründung mitzuteilen. Zum späteren Zeitpunkt der Rechnungserfassung
ist die Buchungsnummer der Abgrenzungsbuchung, die von der Finanzbuchhaltung
mitgeteilt wird, auf dem Buchungsbeleg zur Rechnungserfassung anzugeben.Seite 15 von 42

15
Der Tatbestand 'Auszahlung vor Aufwand' ist auf dem Buchungsbeleg, den das SAP-
System für eine erfasste Rechnung ausgibt, ggf. mitzuteilen. Für Verbindlichkeiten,
die gem. § 43 KomHVO NRW Aufwendungen in zukünftigen Haushaltsjahren darstel-
len, sind der Finanzbuchhaltung Informationen zur Buchung von Rechnungsabgren-
zungsposten zuzuleiten.
Über am 31.12. eines Jahres vorliegende Rechnungen für investive Buchungen, für
die aufgrund vorzunehmender Prüfung der Rechnung noch keine Erfassung im Bu-
chungssystem erfolgen kann, ist der Finanzbuchhaltung die bestehende Verbindlich-
keit mit dem Formular „Buchungsbeleg investive Verbindlichkeit“ (siehe Formularde-
pot im Intranet) mitzuteilen. Zum späteren Zeitpunkt der Rechnungserfassung ist die
Buchungsnummer der Verbindlichkeitsbuchung, die von der Finanzbuchhaltung mit-
geteilt wird, auf dem Buchungsbeleg zur Rechnungserfassung anzugeben.
Mit Einführung der elektronischen Rechnungsbearbeitung können die Abgrenzungs-
informationen ebenfalls elektronisch übermittelt werden.
2.4.6 Bestätigung der Rechnungen und Fertigung der Buchungsanweisung
Die zu buchenden Belege werden in den Ämtern vorerfasst und von zwei Unter-
schriftsbefugten unterzeichnet (Vier-Augen-Prinzip mit Feststellungs- und Anord-
nungsvermerk). Grundsätzlich ist auf der buchungsbegründenden Unterlage (ord-
nungsgemäß prüfbarer, aussagefähiger Beleg wie Rechnung, Lieferschein, Quittung,
Eigenbeleg o. a.) die sachliche und rechnerische Richtigkeit zu bestätigen (Feststel-
lungsvermerk nach Ziffer 2.2.1 dieser Dienstanweisung).
Bei der Vorerfassung werden das Sachkonto und die Kontierung für die Kostenrech-
nung (CO-Kontierung/investive Kontierung) festgelegt.
Die SAP-Funktionen zum Skontoabzug sind zu verwenden. Auf der Rechnung muss
das Rechnungseingangsdatum (Datum des Posteingangs bei der Bundesstadt Bonn)
ablesbar sein. Kann die Zahlungsfrist nicht eingehalten und deshalb Skonto nicht ab-
gezogen werden, ist der Grund auf der Rechnung anzugeben.
Bei der Eingabe ins Buchungssystem ist im Feld "Zahlungsreferenz" im Register
"Zahlung" die zum Vorgang gehörende Nummer des FAIRgabeverfahrens (ohne
Amtskennzahl) anzugeben. Sofern der Vorgang nicht über FAIRgabe abgewickelt
wird, ist die sechsstellige Personalnummer des fachlich Verantwortlichen (ohne Zu-
satz) einzugeben. Eine Kombination aus beiden Nummern oder sonstige Ergänzun-
gen, wie z. B. der ausgeschriebene Name oder Buchstabenkürzel, ist/sind unzulässig.
Aufgrund der Vorerfassung erfolgt der Ausdruck einer schriftlichen Buchungsanwei-
sung, die von einer Anweisungsbefugten/einem Anweisungsbefugten zu unterzeich-
nen ist (Anordnungsvermerk nach Ziffer 2.2.5 dieser Dienstanweisung). Die unter-
schriebene Buchungsanweisung und die buchungsbegründenden Unterlagen werden
zur Buchung an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet. Die anordnenden Ämter sind
dafür verantwortlich, dass die Zahlungsziele (Fälligkeitsdatum) bei städtischen Ver-
pflichtungen unter Beachtung des zeitlichen Buchungsaufwands bei der Finanzbuch-
haltung durch fristgerechte Vorlage der Buchungsunterlagen eingehalten werden
können. Die von den Rechnungsausstellern eingeräumten Zahlungsziele sind im
Sinne einer wirtschaftlichen Mittelverwendung auszunutzen.Seite 16 von 42

16
In begründeten Ausnahmefällen kann die Vorerfassung durch die Finanzbuchhaltung
vorgenommen werden.
Fehlerhaft vorerfasste Belege sind von den Ämtern zu löschen.
Als buchungsbegründende Unterlagen sind die Originalrechnungen bzw. -belege bei-
zufügen.
Ergänzende buchungsbegründende Unterlagen – wie Lieferscheine, Quittungen oder
Eigenbelege – sind im Amt bei der vorerfassenden Stelle, entsprechend der Vorschrif-
ten der Anlage 8 zu Abschnitt 7.2 der Aktenordnung für die Stadtverwaltung Bonn,
gemeinsam mit den Kopien der beim Kassen- und Steueramt eingereichten bu-
chungsbegründenden Unterlagen aufzubewahren.
Bei Weiterleitung der zu buchenden Belege (Buchungsanweisung und buchungsbe-
gründende Unterlagen) an die Finanzbuchhaltung ist darauf zu achten, dass der Bar-
code auf der Buchungsanweisung gut leserlich ist (Barcode darf bspw. nicht beschrif-
tet, überstempelt oder überklebt werden).
Heftungen jedweder Art sind auf das notwendige Minimum zu beschränken. Klebe-
zettel sind zu vermeiden. Überlappungen/-deckungen sind auszuschließen.
Kleinformatige Belege (z. B. Rechnungen von Tankstellen oder Kaufhäusern), auch
sogenannte Thermopapierbelege, sollten grundsätzlich auf einen größeren, maschi-
nell verarbeitbaren Dokumententräger (z. B. leeres DIN-A4-Blatt) aufgeklebt werden.
Wenn mehrere dieser Belege auf ein DIN-A4-Blatt passen, ohne sich zu überlappen,
dann sollte dies genutzt werden. Beim Aufkleben (am besten mit sogenanntem Kle-
beroller ohne Lösungsmittel) ist darauf zu achten, dass die Papiere flächig verklebt
werden, nicht über die Ränder des Dokumententrägers hinausragen und sich beim
Scannen nicht verschieben oder ablösen können.
Bei kleinformatigen Belege mit Informationen, Bearbeitungsvermerken oder Unter-
schriften auf der Rückseite ist zunächst die Rückseite des Originals auf einen ma-
schinell verarbeitbaren Dokumententräger zu kopieren; anschließend ist das Original
auf der anderen Seite des Dokumententrägers so aufzukleben, dass dessen Vorder-
seite sichtbar ist. Wird aufgrund dieser Regelung eine Kopie vom Original-Beleg er-
stellt, ist anschließend die Übereinstimmung mit dem Original schriftlich zu bestäti-
gen; die Kopie ist mit dem Aufdruck oder Vermerk „Ersatzbeleg – gilt als Original“ zu
kennzeichnen und dem Buchungsbeleg beizufügen. Da dieses Verfahren sehr auf-
wändig ist, ist vorab zu prüfen, ob Bearbeitungsvermerke oder Unterschriften auf der
Rückseite von kleinformatigen Belegen unabdingbar sind.
Bei überlangen Kassenbelegen (größer als DIN-A4) ist zu prüfen, ob Überlängen,
wenn sie z. B. nur durch Werbung bedingt sind, gekürzt werden können (abschnei-
den).
Werden Rechnungen über Lieferungen und Leistungen in mehrfacher Ausfertigung
eingereicht, so sind die zweite und jede weitere Ausfertigung mit dem Vermerk „Dop-
pel, nicht bezahlen!“ zu kennzeichnen.
Bleibt die Erstschrift einer Rechnung trotz aller Bemühungen unauffindbar, muss vom
Rechnungsaussteller eine Zweitschrift erbeten werden. Sie ist ausdrücklich als
„Zweite Ausfertigung“ deutlich zu kennzeichnen und gilt dann als zahlungsbegrün-
dende Unterlage für den Buchungsbeleg zur Auszahlung. Das anordnende Amt hat
auf dieser Zweitausfertigung zu bestätigen, dass der Rechnungsbetrag bisher nicht
zur Zahlung angewiesen worden ist und dass die Originalrechnung für ungültig erklärt
wird.
Vorerfasste Buchungsanweisungen, die verloren gegangen sind, sind vom Amt neu
auszustellen.
Die Belege, die dauernd aufzubewahren sind - u. a. Belege von Archivwert, über
Grunderwerb, Gewährung von Darlehen, Tilgung von Darlehen - und die Belege, dieSeite 17 von 42

17
nicht dauernd aufzubewahren sind, deren Aufbewahrungsdauer die gesetzliche Auf-
bewahrungsfrist aber überschreitet oder grundsätzlich die Beibehaltung der Original-
Papierform erfordern (z. B. aufgrund von Zuwendungsrichtlinien), sind bei der Ein-
gabe ins Buchungssystem im Feld „Belegkopftext“ und auf der Buchungsanweisung
besonders zu kennzeichnen.
Mit Einführung der E-Rechnung entfällt die Vorerfassung von Rechnungen. Es wer-
den elektronische Anordnungs- und Feststellungsvermerke im Buchungssystem vor-
genommen. Bei elektronischer Bearbeitung entfällt die schriftliche Feststellung und
Anordnung auf einem Papierbeleg.
2.4.7 Bearbeitung von Verbindlichkeiten im Rahmen von Vorverfahren
Verbindlichkeiten und Korrekturen zu Verbindlichkeiten, die in Vorverfahren in auto-
matisierter Form ermittelt und in Dateiform zur Buchung angeliefert werden, sind in
einem mit der Finanzbuchhaltung abgestimmten Verfahren bereitzustellen. Für jedes
Vorverfahren sind in Abhängigkeit von der Datenhaltung und -übermittlung die Form
der sachlichen und rechnerischen Bestätigung und die Form der Dokumentation zur
Buchungsbegründung mit der Finanzbuchhaltung abzustimmen.
Die Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit beinhaltet bei der Er-
mittlung von Verbindlichkeiten durch automatisierte Vorverfahren folgende Erklärun-
gen:
 sachlich richtige, rechnerisch richtige und vollständige Datenermittlung und
Datenerfassung
 ordnungsgemäße Verarbeitung der Daten mit geprüften und freigegebenen
Programmen.
Die Datenübermittlung an die Finanzbuchhaltung ist unverzüglich vorzunehmen.
Sofern von dieser Vorgehensweise abgewichen werden soll, sind andere technische
und/oder organisatorische Kontrollmaßnahmen zur Erreichung der erforderlichen Si-
cherheit vorzusehen. Hierzu ist die Zustimmung der Finanzbuchhaltung unter Beteili-
gung des Rechnungsprüfungsamtes erforderlich.
2.4.8 Buchungsanweisungen für den Lastschriftverkehr - Einzugsermächtigungs-
verfahren -
Mit einer Buchungsanweisung für den Lastschriftverkehr (Kreditorenrechnung mit
Zahlweg „Z“) - Einzugsermächtigungsverfahren - wird das Kassen- und Steueramt
angewiesen, Forderungen bestimmter Art von einem der städtischen Konten mittels
Lastschrift einziehen zu lassen.
Eine solche Buchungsanweisung darf von einem Amt nur erteilt werden, wenn
 zu erwarten ist, dass die Empfangsberechtigte bzw. der Empfangsberechtigte
ordnungsgemäß mit dem Kassen- und Steueramt abrechnet,
 die Forderungen der bzw. des Empfangsberechtigten zeitlich und der Höhe
nach abzuschätzen sind und
 gewährleistet ist, dass das Kreditinstitut den abgebuchten Betrag auf dem
städtischen Konto wieder gutschreibt, wenn die Stadtverwaltung innerhalb von
acht Wochen ab dem Zeitpunkt der Belastung der Abbuchung widerspricht
(siehe § 675x BGB).Seite 18 von 42

18
Die Stadtkämmerin bzw. der Stadtkämmerer bestimmt, welchen Stellen eine Einzugs-
ermächtigung erteilt werden kann. Ihre bzw. seine Zustimmung gilt über das Haus-
haltsjahr hinaus bis auf Widerruf. Die Vorarbeiten bis zur Entscheidungsfindung ko-
ordiniert die Stadtkämmerei unter Beteiligung des Rechnungsprüfungsamtes sowie
des Kassen- und Steueramtes.
Das Kassen- und Steueramt ist zuständig für die kassentechnische Zulassung und
Abwicklung einer erteilten Einzugsermächtigung. Einem nicht vom Kassen- und Steu-
eramt zugelassenen Lastschrifteinzug wird innerhalb der gesetzlichen Frist wider-
sprochen.
Im Rahmen der kassenmäßigen Abwicklung werden die Lastschriften als Ist-Buchun-
gen auf den für Abbuchungen zugelassenen Kreditoren gebucht. Die Überwachung
und zeitgerechte Vorerfassung der Kreditorenrechnung unter Beachtung des Prinzips
der Jährlichkeit obliegt dem jeweiligen Amt.
Im elektronischen Rechnungsbearbeitungsprozess wird die Vorerfassung durch
elektronische Anordnungs- und Feststellungsvermerke ersetzt.
2.4.9 Rückstellungen
Rückstellungen gemäß § 37 KomHVO NRW i. V. m. § 88 GO NRW werden durch die
bewirtschaftenden Ämter ermittelt und von der Finanzbuchhaltung gebucht. Das For-
mular ‚Buchungsbeleg zur Bildung einer Rückstellung’ (siehe Formulardepot im Intra-
net) ist grundsätzlich zur Meldung von Rückstellungen zu verwenden.
Durch die Bildung einer Rückstellung wird der durch einen Geschäftsvorfall verur-
sachte Aufwand, der erst in späteren Haushaltsjahren zu einer Auszahlung - oder zu
einer ertragswirksamen Auflösung der Rückstellung - führen wird, der verursachen-
den Rechnungsperiode zugeordnet.
Rückstellungen sind in angemessener Höhe zu bilden. Zum Abschlussstichtag muss
auf Grund objektiver Tatbestände sorgfältig beurteilt werden, in welcher Höhe eine
Inanspruchnahme der Gemeinde dem Grunde nach hinreichend sicher ist. Hier kann
auch eine nachvollziehbare Schätzung vorgenommen werden.
Für investive Geschäftsvorfälle sind keine Rückstellungen zu bilden, da hierdurch
kein Aufwand für die Ergebnisrechnung entsteht.
2.4.10 Lagerbestände
In den Ämtern sind Vorräte grundsätzlich nur für den sofortigen Verbrauch vorzuhal-
ten. Bilanzierungspflichtige Lagerbestände dürfen nur im Ausnahmefall und in Ab-
stimmung mit der Finanzbuchhaltung bei entsprechender fachlicher Begründung ge-
führt werden.
2.5 Dauerbelege
Sogenannte Dauerbelege (Daueranordnungsbelege bzw. Dauerbuchungsbelege),
für die regelmäßige - auch jahresübergreifende - Einzahlung oder Auszahlung identi-
scher Beträge, sind entsprechend der weiteren Vorgaben des Anwenderleitfadens
Einnahmebewirtschaftung oder des Anwenderleitfadens Bewirtschaftung / Anlagen-
buchhaltung zu behandeln.Seite 19 von 42

19
2.6 Behandlung steuerrechtlicher Gegebenheiten
2.6.1 Ausnahme vom Grundsatz 'Rechnungsprüfung und Rechnungsanordnung vor
Rechnungsbuchung'
Es besteht die Verpflichtung, monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung durch die
Stadt Bonn abzugeben. Die monatliche Meldung muss alle Rechnungen beinhalten,
die im Vorvormonat bei der Stadt Bonn eingegangen sind, bzw. von der Stadt Bonn
aufgrund erbrachter Leistungen versandt worden sind
(z. B.: Die Umsatzsteuererklärung, die im Juni abgegeben wird, muss alle Rechnun-
gen des Monats April enthalten.).
Sofern bei Rechnungseingang abzusehen ist, dass die sachliche und rechnerische
Prüfung der Rechnung unter Beachtung der Umsatzsteuermeldepflicht zeitlich nicht
möglich ist, darf ausnahmsweise folgendermaßen vorgegangen werden:
Die Rechnung wird vom Amt mit einer besonderen Belegart erfasst. Es erfolgt ein
SAP-Ausdruck, der von einem Anordnungsbefugten unterschrieben zur Buchung an
die Finanzbuchhaltung weitergegeben wird (innerhalb der Umsatzsteuermeldefrist).
Die Rechnung wird von der Finanzbuchhaltung gebucht und gleichzeitig automatisiert
mit einer Auszahlungssperre versehen.
Das Amt besorgt die sachliche und rechnerische Prüfung und weist die Auszahlung
der Rechnung an. Nach Vorlage des um diese Unterschriften ergänzten SAP-Aus-
drucks wird die Auszahlungssperre durch die Finanzbuchhaltung entfernt und damit
die Zahlung veranlasst.
2.6.2 Steuerrechtliche Handlungsanweisungen
Für debitorische oder kreditorische Rechnungen bzw. Gutschriften, bei denen ver-
schiedenartige steuerrechtliche Gegebenheiten beachtlich sind, werden auf die dies-
bezüglichen Regelungen des Anwenderleitfadens Einnahmebewirtschaftung und des
Anwenderleitfadens Bewirtschaftung / Anlagenbuchhaltung sowie auf die in Ziffer
5.1.8 dieser Dienstanweisung genannte Dienstanweisung verwiesen.
Die im Rahmen der Geschäftsvorfallprüfung zu § 2 b Umsatzsteuergesetz durch die
Stabsstelle 'Stadt als Steuerschuldner' erstellten Handbücher zur Behandlung steu-
erlicher Sachverhalte sind zu beachten.
2.7 Zu stornierende Buchungen
Gebuchte Belege können nur aufgrund einer schriftlichen Anweisung durch das an-
ordnende Amt von der Finanzbuchhaltung storniert werden. Die Nummer des zu stor-
nierenden Beleges ist anzugeben. In der Einnahmebewirtschaftung ist hierfür das
Formular 'Stornobeleg PSCD' und in der Ausgabebewirtschaftung das Formular
'Storno Buchungsbeleg' (siehe Formulardepot im Intranet) zu verwenden.
Voraussetzung für ein Storno im PSCD-System ist, dass der Beleg noch nicht ausge-
glichen, gemahnt oder vollstreckt wurde.Seite 20 von 42

20
In der Ausgabebewirtschaftung kann eine Buchung bis zur Auszahlung (abhängig von
der Fälligkeit) storniert werden.
3 Stundung, Niederschlagung und Erlass von Ansprüchen, Aussetzung von der
Vollziehung, Abschluss von Vergleichen, Entscheidungen im Rahmen von
Verfahren nach der Insolvenzordnung
Federführend für die Bearbeitung von Forderungen ist das Amt, das den Hauptan-
spruch erhoben hat; dies gilt auch für Nebenansprüche (Zinsen, Säumniszuschläge
usw.). Bei Mahngebühren und Vollstreckungskosten, die in Verbindung mit einem
Haupt- oder Nebenanspruch zu behandeln sind, ist das für den Hauptanspruch zu-
ständige Amt federführend.
Sind nur Mahngebühren und Vollstreckungskosten zu bearbeiten, ist die Finanzbuch-
haltung zuständig. Geringfügige Nebenansprüche (Mahngebühren, Vollstreckungs-
kosten, Säumniszuschläge, Zinsen) unter 10 EUR sind aus Gründen der Verwal-
tungsvereinfachung nicht zwangsweise einzuziehen, wenn der Hauptanspruch be-
reits beglichen wurde.
Grundlage für die Bearbeitung von Stundungen, Niederschlagungen und Erlassen
sind die Bestimmungen des § 27 i. V. m. § 23 Abs. 1 KomHVO NRW. Die in anderen
Gesetzen oder Rechtsverordnungen getroffenen Regelungen über Stundung, Nieder-
schlagung und Erlass von Ansprüchen bleiben unberührt; dies gilt insbesondere für
die öffentlichen Abgaben.
Die Dienstanweisung findet auch Anwendung, sofern die Stadt durch Dritte zur Billig-
keitsentscheidung für nichtstädtische Ansprüche ermächtigt worden ist.
Bei Aussetzungen der Vollziehung aufgrund von Grundlagenbescheiden oder Ent-
scheidungen gem. § 69 Finanzgerichtsordnung (FGO) bzw. § 361 Abgabenordnung
(AO) findet Ziffer 3 dieser Dienstanweisung keine Anwendung.
3.1 Zuständigkeiten
Die Ermächtigungen werden aufgrund von §§ 1 ff. der Satzung der Bundesstadt Bonn
über Stundung, Niederschlagung und Erlass von Ansprüchen sowie Entscheidungen
im Rahmen von Verfahren nach der Insolvenzordnung (InsO) vom 6. September 1999
vorgenommen.
3.1.1 Stundungen und Aussetzungen von der Vollziehung
Ermächtigt werden
 bei Beträgen bis zu 7.500 EUR die zuständige Abteilungs-/ und Sachge-
bietsleitung,
 bei Beträgen bis zu 75.000 EUR in Beitragsangelegenheiten die zustän-
dige Abteilungsleitung, im Übrigen die zuständige Amtsleitung,
 in unbeschränkter Höhe die zuständigen Dezernentinnen/Dezernenten,
jedoch ist bei der Stundung von Beträgen über 250.000 EUR die Zustim-
mung der Stadtkämmerin/des Stadtkämmerers erforderlich.Seite 21 von 42

21
3.1.2 Niederschlagungen
Zur befristeten Niederschlagung werden ermächtigt
 bei Beträgen bis zu 750 EUR die zuständige Sachgebietsleitung,
 bei Beträgen bis zu 7.500 EUR die zuständige Abteilungsleitung,
 bei Beträgen bis zu 35.000 EUR die zuständige Amtsleitung,
 bei Beträgen bis zu 75.000 EUR die zuständigen Dezernentinnen/Dezer-
nenten.
Zur unbefristeten Niederschlagung werden ermächtigt
 bei Beträgen bis zu 100 EUR die zuständige Sachgebietsleitung,
 bei Beträgen bis zu 1.000 EUR die zuständige Abteilungsleitung,
 bei Beträgen bis zu 10.000 EUR die zuständige Amtsleitung,
 bei Beträgen bis zu 25.000 EUR die zuständigen Dezernentinnen/Dezer-
nenten.
3.1.3 Erlass von Ansprüchen
Ermächtigt werden
 bei Beträgen bis zu 100 EUR die zuständige Sachgebietsleitung,
 bei Beträgen bis zu 1.000 EUR die zuständige Abteilungsleitung,
 bei Beträgen bis zu 10.000 EUR die zuständige Amtsleitung,
 bei Beträgen bis zu 25.000 EUR die zuständigen Dezernentinnen/Dezer-
nenten.
3.1.4 Abschluss von Vergleichen
Ermächtigt werden
 bei Beträgen bis zu 5.000 EUR die juristischen Mitarbeitenden des Am-
tes für Recht und Versicherungen sowie die durch Terminvollmacht er-
mächtigten Mitarbeitenden der zuständigen Ämter,
 bei Beträgen bis zu 50.000 EUR die zuständigen Dezernentinnen/Dezer-
nenten.
Es soll das Einvernehmen mit dem für die Geltendmachung des Anspruchs zuständi-
gen Amt herbeigeführt werden.
Maßgeblich ist der Betrag, um den nach dem Vergleich der Anspruch herabgesetzt
werden soll, verglichen mit dem Höchstbetrag des Anspruchs, der günstigstenfalls
verlangt werden könnte. Dies gilt entsprechend, sofern Ansprüche gegen die Stadt
durch einen Vergleich erhöht werden.Seite 22 von 42

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3.1.5 Erklärungen im Rahmen von Verfahren nach der Insolvenzordnung
Ermächtigt werden
 bei Beträgen bis zu 100 EUR die zuständige Sachgebietsleitung,
 bei Beträgen bis zu 1.000 EUR die zuständige Abteilungsleitung,
 bei Beträgen bis zu 10.000 EUR die zuständige Amtsleitung,
 bei Beträgen bis zu 25.000 EUR die zuständigen Dezernentinnen/Dezer-
nenten.
3.1.6 Abweichende Zuständigkeitsregelungen
Die/Der zuständige Dezernentin/Dezernent kann insbesondere bei Leistungszentren
die nicht ihr/ihm oder der Oberbürgermeisterin/dem Oberbürgermeister vorbehalte-
nen Befugnisse auf andere Mitarbeitende übertragen. Dies ist der Finanzbuchhaltung
mitzuteilen.
Im Übrigen gilt die Satzung der Bundesstadt Bonn über Stundung, Niederschlagung
und Erlass von Ansprüchen sowie Entscheidungen im Rahmen von Verfahren nach
der Insolvenzordnung (InsO).
Verfügungen und Buchungsanweisungen zu den in den Ziffern 3.1.1 bis 3.1.5 dieser
Dienstanweisung aufgeführten Verfahren sind mit Funktionsbezeichnung zu unter-
zeichnen.
3.2 Bearbeitungsverfahren
3.2.1 Stundungen
In der Regel wird die Stundung von Ansprüchen nur auf Antrag gewährt. Bei Eingang
eines Stundungsantrages ist zu prüfen, ob eine vorläufige Aussetzung der Zwangs-
beitreibung erforderlich ist.
Die diesbezüglichen Regelungen des Anwenderleitfadens Einnahmebewirtschaftung
sind zu beachten.
Gestundete Beträge sind in der Regel mit einhalb vom Hundert pro vollen Monat zu
verzinsen (siehe §§ 234, 238 AO). Die Sollstellung der Stundungszinsen ist mit einer
besonderen Buchung vorzunehmen. Sie kann zum Ende des Stundungszeitraums
erfolgen. Werden die Stundungszinsen zum Zeitpunkt der Stundungsverfügung er-
mittelt und gebucht, so sind sie anzupassen sofern die Stundung in ihrer Höhe oder
ihrer Laufzeit nachträglich verändert wird.
Vor jeder Stundung ist zu prüfen, ob
 die Schuldnerin/der Schuldner Ansprüche gegen die Stadt hat oder erwirbt,
gegen die aufgerechnet werden kann,
 die Einziehung des Anspruches bei Fälligkeit eine erhebliche Härte für die
Schuldnerin/den Schuldner bedeuten würde und
 der Anspruch durch die Stundung nicht gefährdet erscheint und gegebe-
nenfalls eine angemessene Sicherheit (Sicherungshypothek, Bürgschaft
usw.) gefordert werden muss.Seite 23 von 42

23
 bei Stundungen über 25.000 EUR oder mit einer Laufzeit von mehr als ei-
nem Jahr die Forderung durch eine Abtretung gesichert werden kann. In
Beitragsangelegenheiten nach dem Baugesetzbuch und Kommunalabga-
bengesetz ist diese Prüfung unabhängig von der Höhe erst bei Stundungen
mit einer Laufzeit von mehr als zehn Jahren vorzunehmen.
Entscheidungen über Stundungen sind der/dem Betroffenen durch schriftlichen Be-
scheid mitzuteilen. Die Stundung ist sinngemäß mit folgender auflösender Bedingung
zu bewilligen: sofern eine Stundungsrate nicht eingehalten wird, entfällt die Stundung
und der gesamte gestundete Betrag wird sofort fällig. Bei Forderungen nach der Lan-
deshaushaltsordnung wird eine Stundung erst nach Nichtzahlung von zwei Raten auf-
gehoben. Sofern die gestundete Forderung bereits gemahnt war, erfolgt nach Aufhe-
bung der Stundung wegen Nichteinhaltung der Ratenvereinbarung unmittelbar die
Vollstreckung des Gesamtbetrages.
Die Mitarbeitenden der Finanzbuchhaltung prüfen bei Eingang der Stundungsanord-
nungen, ob diese von einer zur Stundung berechtigten Person unterzeichnet worden
sind.
3.2.2 Vollziehungsaussetzungen
Bei öffentlichen Abgaben und Kosten kann das Amt die Vollziehung des Heranzie-
hungsbescheides aussetzen (§ 80 Abs. 4 Verwaltungsgerichtsordnung). Die Ausset-
zung der Vollziehung soll erfolgen, wenn ernstliche Zweifel an der Rechtmäßigkeit
der Heranziehung bestehen oder wenn die Vollziehung für die Abgabe- oder Kosten-
pflichtigen eine unbillige, nicht durch überwiegende öffentliche Interessen gebotene
Härte zur Folge hätte. Die Aussetzung der Vollziehung kann von einer Sicherheits-
leistung abhängig gemacht werden.
Nach § 12 Ziffer 5 Buchstabe b Kommunalabgabengesetz in Verbindung mit §§ 237
ff. AO sind in den dort genannten Fällen Aussetzungszinsen in Höhe von einhalb vom
Hundert pro vollen Monat festzusetzen.
Entscheidungen über Vollziehungsaussetzungen sind dem/der Betroffenen durch
schriftlichen Bescheid mitzuteilen.
Nach Entscheidung über den Aussetzungsfall sind die erforderlichen Buchungen un-
verzüglich vorzunehmen.
Im Rahmen des Jahresabschlusses ist die Prüfung der Werthaltigkeit von Forderun-
gen über 100.000 EUR, die von der Vollziehung ausgesetzt wurden, durch die Fi-
nanzbuchhaltung zu veranlassen.
Ggf. sind Jahresabschlussbuchungen zur richtigen bilanziellen Darstellung vorzuneh-
men.
3.2.3 Niederschlagungen
Ansprüche dürfen niedergeschlagen werden, wenn feststeht, dass die Einziehung
keinen Erfolg haben wird, oder wenn die Kosten der Einziehung außer Verhältnis zur
Höhe des Anspruchs stehen. Es ist zwischen der befristeten und unbefristeten Nie-
derschlagung zu unterscheiden. Die Gründe sind in einer Verfügung darzustellen.
Niederschlagungen sind gemäß des Anwenderleitfadens Einnahmebewirtschaftung
in das Buchungssystem einzugeben, sofern sie nicht durch ein Veranlagungsverfah-
ren in einer Datei angeliefert werden.Seite 24 von 42

24
Der Schuldnerin/Dem Schuldner ist die Niederschlagung nicht mitzuteilen, da es sich
um eine interne Maßnahme der Verwaltung handelt.
Alle im Buchungssystem erfassten Niederschlagungsbuchungsbelege sind ab dem
Inkrafttreten dieser Dienstanweisung mit den zugehörigen Verfügungen im für die
Niederschlagung zuständigen Amt zentral aufzubewahren.
Für befristete Niederschlagungen gilt im Übrigen:
Die zentral abgelegten Fälle sind jährlich mit einer Niederschlagungsliste aus dem
SAP-System, die von der Finanzbuchhaltung bereitgestellt wird, abzugleichen.
Sofern Niederschlagungen nicht manuell gebucht, sondern durch ein Veranlagungs-
verfahren in einer Datei angeliefert werden, werden dem Amt jährlich Niederschla-
gungslisten von der Finanzbuchhaltung bereitgestellt.
Das Amt überprüft jeden Einzelfall jährlich daraufhin, ob ein erneuter Vollstreckungs-
auftrag an das Kassen- und Steueramt zweckmäßig oder wegen drohender Verjäh-
rung geboten ist. Das Ergebnis wird zum Niederschlagungsfall vermerkt und das Kas-
sen- und Steueramt ggf. mit der Vollstreckung beauftragt. Bei privatrechtlich titulierten
Ansprüchen, sowie Ansprüchen gegenüber Diplomatischen Vertretungen bzw. Kon-
sulaten ist das Amt für Recht und Versicherungen zur Überprüfung der Vorausset-
zungen für eine weitere Niederschlagung zu beauftragen. Vereinnahmte Beträge sind
vom Kassen- und Steueramt dem für die Niederschlagung zuständigen Amt unver-
züglich zur Erteilung der Annahmeanordnung anzuzeigen. Führt die Einziehung nicht
zum Erfolg, ist das für die Niederschlagung zuständige Amt unter Beifügung des Be-
richts der Vollziehungsbeamtin/des Vollziehungsbeamten bzw. bei privatrechtlich ti-
tulierten Ansprüchen mit schriftlichem Bericht zu informieren.
Die Fälle dürfen aus der zentralen Niederschlagungsüberwachung nur entnommen
werden, soweit sie gezahlt bzw. die Ansprüche erlassen oder verjährt sind, aus recht-
lichen Gründen nicht mehr bestehen oder, wenn sie durch faktische Gründe nicht
mehr durchsetzbar sind - hierüber ist die Finanzbuchhaltung unter Angabe von Ver-
tragsgegenstand und Belegnummer schriftlich zu informieren.
Die vor Inkrafttreten dieser Dienstanweisung geführten Niederschlagungslisten sind
bis zur Erledigung aller Fälle fortzuführen.
Die jährlichen Kontrolllisten mit den Bearbeitungsvermerken sind in den Ämtern 11
Jahre aufzubewahren.
3.2.4 Erlasse
Ansprüche dürfen ganz oder zum Teil erlassen werden, wenn ihre Einziehung nach
Lage des einzelnen Falles für die Schuldnerin/den Schuldner eine besondere Härte
bedeuten würde.
Der Erlass von Ansprüchen ist mit entsprechender Begründung der Ermessensent-
scheidung schriftlich zu verfügen. Der Erlass aufgrund eines Antrags ist der Antrag-
stellerin/dem Antragsteller schriftlich mitzuteilen. Die Bearbeitung ist, wie im Anwen-
derleitfaden Einnahmebewirtschaftung beschrieben, vorzunehmen.
3.2.5 Verfahren nach der InsolvenzordnungSeite 25 von 42

25
Die Erklärung zur gesamtstädtischen Forderung wird sowohl in außergerichtlichen als
auch in gerichtlichen Schuldenbereinigungsverfahren bei öffentlich-rechtlichen For-
derungen von dem Kassen- und Steueramt, bei privatrechtlichen Forderungen vom
Amt für Recht und Versicherungen abgegeben. Diese Ämter nehmen auch die Inte-
ressen der Stadt in Gläubigerversammlungen wahr. Bei Überschneidungen von öf-
fentlich-rechtlichen und privaten Forderungen ist die Zuständigkeit zwischen diesen
Ämtern abzustimmen. Nach Zugang des Schuldenbereinigungsplanes sind unver-
züglich die Stellungnahmen der voraussichtlich betroffenen Ämter einzuholen. Hierzu
sind dem Kassen- und Steueramt sowie dem Amt für Recht und Versicherungen aus
jedem Amt eine Ansprechpartnerin/ein Ansprechpartner sowie die jeweilige Vertre-
tung unter Angabe der Telefon- und Telefax-Nr. sowie einer E-Mail-Adresse zu be-
nennen. Für Erklärungen in Insolvenzverfahren sind die gesamtstädtischen Auswir-
kungen unter Berücksichtigung evtl. Vorrechte wie Aufrechnungen, Abtretungen oder
öffentliche Lasten zu beachten. Daher ist durch jedes angesprochene Amt unverzüg-
lich zu prüfen, ob Forderungen oder Verbindlichkeiten gegenüber der Schuldne-
rin/dem Schuldner bestehen und/oder noch entstehen. Entsprechende Sachverhalte
sind umgehend der Finanzbuchhaltung und dem Amt für Recht und Versicherungen
anzuzeigen. Nicht fristgerecht gegebene Stellungnahmen der betroffenen Ämter gel-
ten als Ablehnung zum Schuldenbereinigungsplan. Votieren die betroffenen Ämter
unterschiedlich, wird die gesamtstädtische Erklärung nach folgenden Kriterien gege-
ben: Grundsätzlich ist die Mehrheit der betroffenen Ämter ausschlaggebend; sind die
offenen Forderungen dieser betroffenen Ämter jedoch anteilig geringer als die offenen
Forderungen der anderen betroffenen Ämter, so ist die Höhe der offenen Forderun-
gen ausschlaggebend.
4 Finanzbuchhaltung
4.1 Aufgaben der Finanzbuchhaltung
Die Aufgaben der Finanzbuchhaltung werden grundsätzlich vom Kassen- und Steu-
eramt wahrgenommen.
Die Finanzbuchhaltung nimmt die ihr gesetzlich gemäß § 93 GO NRW in der aktuellen
Fassung übertragenen eigenen und auftragsweise zu erledigenden Aufgaben wahr.
Die Aufgaben umfassen
- die Buchführung (§ 28 KomHVO NRW),
- die Zahlungsabwicklung (§ 31 KomHVO NRW),
- die Mahnung und die Zwangsvollstreckung von öffentlich-rechtlichen und privat-
rechtlichen Geldforderungen,
- die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen.
Der Finanzbuchhaltung können weitere Aufgaben (z. B. fremde Kassengeschäfte)
durch die Oberbürgermeisterin/den Oberbürgermeister übertragen werden. Die Über-
tragung ist nur zulässig, wenn Vorschriften der Gemeindeordnung NRW nicht entge-
genstehen, dies im Interesse der Bundesstadt Bonn liegt, die eigenen Aufgaben nicht
beeinträchtigt werden und gewährleistet ist, dass die weiteren Aufgaben bei der Prü-
fung der Finanzbuchhaltung mitgeprüft werden können. Die Vorschriften der
KomHVO NRW gelten für die Erledigung dieser Aufgaben entsprechend, soweit nicht
durch Gesetz oder auf Grund eines Gesetzes etwas anderes bestimmt ist.Seite 26 von 42

26
Für die Abwicklung übertragener fremder Kassengeschäfte ist eine Kostenregelung
zu treffen.
4.2 Zuständigkeit als Vollstreckungsbehörde
Die Finanzbuchhaltung ist die für das Mahn- und Vollstreckungsverfahren bestimmte
zentrale Stelle der Bundesstadt Bonn und damit die Vollstreckungsbehörde im Sinne
des Verwaltungsvollstreckungsgesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVG
NRW).
In dieser Eigenschaft führt die Finanzbuchhaltung die Bezeichnung „Stadtkasse“.
Die Finanzbuchhaltung ist außerdem zuständig für die Einleitung des gerichtlichen
Mahnverfahrens bei privatrechtlichen Forderungen (Mahn- und Vollstreckungsbe-
scheid), für die eine Beitreibung im Rahmen der Verwaltungsvollstreckung rechtlich
nicht zulässig ist.
4.3 Organisation der Finanzbuchhaltung
Die Buchführung wird zentral durch die Finanzbuchhaltung vorgenommen.
Die Finanzbuchhaltung gliedert sich in Buchführung (Haupt- und Vorbücher), Zah-
lungsabwicklung und Vollstreckung.
Die Liquiditätssicherung wird durch die Stadtkämmerei vorgenommen. Sie bestimmt
auch eine Verantwortliche/einen Verantwortlichen für die Sicherstellung der Zah-
lungsfähigkeit entsprechend § 32 Abs. 2 Ziffer 1.3 KomHVO NRW.
4.4 Leitung und Personal der Finanzbuchhaltung
Soweit die gesetzlichen Vorschriften und diese Dienstanweisung nichts anderes be-
stimmen, trifft die Leitung, gegebenenfalls die Vertretung, der Finanzbuchhaltung die
im Interesse einer ordnungsgemäßen Führung der Finanzbuchhaltung erforderlichen
Anordnungen (§ 93 Abs. 2 GO NRW). Die Leitung der Finanzbuchhaltung hat u. a.
alle Maßnahmen zu treffen, die eine höchstmögliche innere und äußere Sicherheit
der Zahlungsabwicklung und Buchhaltung gewährleisten.
Sobald die Leitung der Finanzbuchhaltung die ordnungsgemäße Führung der Finanz-
buchhaltung gefährdet sieht, hat sie die Stadtkämmerin/den Stadtkämmerer sowie
das Rechnungsprüfungsamt zu informieren.
Die Verteilung der Dienstgeschäfte auf die Mitarbeitenden regelt - unter Beachtung
der rechtmäßigen und wirtschaftlichen Aufgabenerfüllung - die Leitung der Finanz-
buchhaltung.
Die mit der Zahlungsabwicklung beauftragten Beschäftigten der Finanzbuchhaltung
dürfen weder Zahlungsansprüche prüfen oder feststellen, noch Buchführungsaufga-
ben ausführen, die nicht von der Leitung der Finanzbuchhaltung angeordnet worden
sind (§ 93 Abs. 4 GO NRW, § 31 Abs. 3 Satz 1 KomHVO NRW).Seite 27 von 42

27
Die Mitarbeitenden der Finanzbuchhaltung haben die ihnen zugewiesenen Aufgaben
sorgfältig und unverzüglich zu erledigen und in ihrem Aufgabengebiet auf die Sicher-
heit der Buchführung und der Zahlungsabwicklung zu achten. Den Mitarbeitenden
obliegen insbesondere die Pflicht zur unverzüglichen Einleitung des Mahn- und Voll-
streckungsverfahrens nach Fälligkeitsablauf sowie die unverzügliche Abwicklung der
unklaren Zahlungsvorgänge (Gut-/Lastschriften). Der Verdacht von Unregelmäßigkei-
ten ist, auch wenn er sich nicht auf das eigene Aufgabengebiet bezieht, der Leitung
der Finanzbuchhaltung unverzüglich anzuzeigen.
Die Mitarbeitenden der Finanzbuchhaltung haben sich mit den Vorschriften über die
Buchführung und die Zahlungsabwicklung, den besonderen Vorschriften und Arbeits-
anweisungen für ihr Aufgabengebiet und mit dieser Dienstanweisung vertraut zu ma-
chen. Wenn ihnen Vorschriften unklar oder nicht ausreichend erscheinen, ist die Ent-
scheidung der bzw. des unmittelbaren Vorgesetzten und, falls erforderlich, die der
Leitung der Finanzbuchhaltung einzuholen.
4.5 Posteingänge
Die für die Finanzbuchhaltung bestimmten Sendungen sind gemäß der Allgemeinen
Dienstanweisung (ADA) der Bundesstadt Bonn zu behandeln.
Alle elektronischen Rechnungen müssen an die zentrale E-Mailadresse
'rechnungseingang@bonn.de'
adressiert werden.
Die zentrale Postanschrift für Papierrechnungen lautet:
Amt 21 – Rechnungseingang
Postfach...
53111 Bonn
4.6 Schriftverkehr
Die Finanzbuchhaltung führt ihren allgemeinen Schriftwechsel unter der Bezeich-
nung
Bundesstadt Bonn
Die Oberbürgermeisterin/Der Oberbürgermeister
Finanzbuchhaltung
In Vollstreckungsangelegenheiten wird der Schriftwechsel unter der Bezeichnung
Bundesstadt Bonn
Die Oberbürgermeisterin/Der Oberbürgermeister
Stadtkasse als Vollstreckungsbehörde
geführt.
Unterschriftsbefugte Mitarbeitende unterzeichnen
Im Auftrag
- Unterschrift -.Seite 28 von 42

28
Die Angabe des Vertretungs- bzw. Auftragsverhältnisses entfällt, wenn Erklärungen
zweier Unterschriften bedürfen.
4.7 Unterschriftsbefugnisse
Die Unterschriftsbefugnisse werden von der Stadtkämmerin/dem Stadtkämmerer
auf Vorschlag der Leitung der Finanzbuchhaltung geregelt.
Beim Austausch von Zahlungsdaten mit den Banken ist die Anwendung der elektro-
nischen Signatur zulässig.
Regelungen zu elektronischen Signaturen, vor allem auch in Hinblick auf die Nach-
prüfbarkeit, sind bereits mit Beginn der Einsatzplanungen mit dem Kassen- und Steu-
eramt unter Beteiligung des Amtes für Organisation und Informationstechnologie so-
wie des Rechnungsprüfungsamtes abzustimmen.
4.8 Einsatz von automatisierter Datenverarbeitung in der Finanzbuchhaltung (§ 32
Abs. 2 Nr. 2 KomHVO NRW)
Die Buchführung wird mit Hilfe automatisierter Datenverarbeitung - dem SAP ERP-
Verfahren - vorgenommen. Daher sind nach § 28 Abs. 5 KomHVO NRW neben den
Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) auch die Grundsätze zur ord-
nungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Un-
terlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) anzuwenden.
Nach § 28 Abs. 5 Ziffer 1 KomHVO NRW dürfen nur fachlich geprüfte Programme
und freigegebene Verfahren eingesetzt werden. Auf Ziffer 5.1.3 dieser Dienstanwei-
sung wird verwiesen.
Zum Schutz des eingesetzten Buchführungssystems sowie zur Wahrung der Nach-
vollziehbarkeit der Eingaben dürfen nur autorisierte Personen Zugang zum produkti-
ven DV-System erlangen.
Es sind daher die organisatorischen Regelungen zur Benutzerverwaltung zu beach-
ten, über die eine strikte Funktionstrennung von Administration, System- oder Anwen-
dungsprogrammierung und der fachlichen Sachbearbeitung sowie der Finanzbuch-
haltung realisiert ist.
Die Aktionen innerhalb des Verfahrens müssen sich auf die einzelne Benutzerin/den
einzelnen Benutzer zurückführen lassen. Das Zugangspasswort einer jeden Benut-
zerin/eines jeden Benutzers ist geheim zu halten und darf nur der Benutzerin/dem
Benutzer persönlich bekannt sein. Eingaben unter einer fremden Benutzerkennung
sind nicht zulässig.
Es sind alle Systemeingaben, die die Datenbank verändern, zusätzlich zu den sys-
teminternen Protokollierungen der Eingaben und deren Veränderungen, über das Be-
legprinzip zu dokumentieren.Seite 29 von 42

29
Aufzeichnungen/Einträge dürfen nicht verändert werden. Es muss der Inhalt der ur-
sprünglichen Buchung feststellbar bleiben. Die Änderungsnachweise - auch im Be-
reich des Customizings (als Teil der Verfahrensdokumentation) - sind Bestandteil der
Buchführung und aufbewahrungspflichtig. Ausnahmen bedürfen der Abstimmung mit
dem Rechnungsprüfungsamt.
Werden erfasste Daten vor dem Buchungszeitpunkt, z. B. wegen offensichtlicher Un-
richtigkeit korrigiert, bedarf der ursprüngliche Inhalt keiner Dokumentation.
Das DV-Buchführungssystem weist sämtliche buchführungspflichtigen Geschäftsvor-
fälle revisionssicher sachlich und zeitlich nach. Der zeitliche Nachweis (Zeitbuch)
über Ausdrucke kann entfallen.
Unter Beachtung der GoBD ist bei der DV-Speicherung der Bücher, Belege und sonst
erforderlichen Aufzeichnungen sicherzustellen, dass diese bis zum Ablauf der Aufbe-
wahrungsfrist jederzeit innerhalb angemessener Frist verfügbar und maschinell aus-
wertbar gemacht werden können.
Die von der Finanzbuchhaltung in einer internen Arbeitsanweisung zu erstellenden
Regelungen zu Maßnahmen der Datensicherheit einschließlich eines Datensiche-
rungs- und Datenarchivierungskonzeptes sind anzuwenden.
Die ordnungsgemäße Verarbeitung der buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle muss
arbeitstäglich daraufhin überprüft werden, ob alle zu verarbeitenden Vorgänge richtig,
vollständig und zeitgerecht abgewickelt sind. Hierzu sind die intern getroffenen Ar-
beitsanweisungen insbesondere zur Tagesabstimmung und zur Abwicklung der
Schnittstellenimporte zu beachten.
4.9 Geschäftsablauf in der Finanzbuchhaltung
4.9.1 Freigabe von Stammdaten
Die Stammdaten von neu eingerichteten Kreditoren sollen innerhalb von einem Ar-
beitstag durch die Finanzbuchhaltung überprüft (formale Anforderungen, die Konten-
gruppe, das Prinzip des Einheitskreditors) und bei Einhaltung der diesbezüglichen
Regelung des Anwenderleitfadens zur Verwendung freigegeben werden.
4.9.2 Buchung von Belegen
Jeder Buchung ist/sind die buchungsbegründende/n Unterlage/n beizufügen.
Die durch die Ämter vorerfassten Belege sind hinsichtlich formaler Anforderungen (z.
B.: buchungsbegründende Unterlagen sind beigefügt, Unterschrift durch ermächtigte
Personen) und sachlicher Anforderungen (z. B. zutreffende sachliche Kontierung) zu
überprüfen. Bei Unstimmigkeiten ist das Amt zur Klärung unverzüglich zu informieren.
Abschließend entscheidet die Leitung der Finanzbuchhaltung über die Kontierung
und unterrichtet das Amt über das Ergebnis.Seite 30 von 42

30
4.9.3 Buchungsbelege aus Vorverfahren
Das Einbuchen von Belegen aus Vorverfahren wird von der Finanzbuchhaltung auf-
grund einer schriftlichen Anweisung veranlasst und abgestimmt.
Die Verarbeitung der Buchungsdaten aus Vorverfahren ist unverzüglich vorzuneh-
men.
4.9.4 Stornierung von Buchungen
Die Finanzbuchhaltung storniert einen gebuchten Beleg aufgrund einer schriftlichen
Anweisung des anordnenden Amtes (siehe Ziffer 2.7 dieser Dienstanweisung). Ein
entsprechender Stornobeleg ist abzulegen.
Bei Stornierungen von Belegen des Kassen- und Steueramtes ist das Vier-Augen-
Prinzip zu beachten.
4.9.5 Kontenpflege
Die Kontenpflege (Ausgleich von Konten, Durchführung von Korrekturbuchungen und
Bearbeitung offener Posten) wird alsbald von der Finanzbuchhaltung durchgeführt.
4.10 Zentrale Zahlungsabwicklung
Die Zahlungsabwicklung wird grundsätzlich zentral vorgenommen.
Im Rahmen der Aufgaben der Zahlungsabwicklung ist der Zahllauf durchzuführen und
die Zahlbarmachung zu veranlassen. Elektronische Kontoauszüge sind einzulesen
sowie unklare Zahlungsvorgänge zeitnah zu bearbeiten. Die Bankkonten sind zu pfle-
gen und täglich abzustimmen.
4.11 Abschlüsse
4.11.1 Tagesabstimmung
Die Finanzmittelkonten sind am Schluss des Buchungstages oder vor Beginn des
folgenden Buchungstages mit den Bankkonten abzugleichen.
 Einzahlungen erfolgen grundsätzlich unbar und sind an dem Tag zeitlich
zu buchen, an dem die Finanzbuchhaltung von der Gutschrift Kenntnis er-
hält oder ein übersandter Scheck bei ihr eingeht.
 Auszahlungen sind zu buchen
 bei unbaren Zahlungen am Tag der Abgabe des Auftrages an das
Kreditinstitut oder bei Abbuchungen im Lastschriftverkehr am Tag, an
dem die Finanzbuchhaltung von der Abbuchung Kenntnis erhält,Seite 31 von 42

31
 bei Scheckzahlungen am Tag der Übergabe des Schecks.
Auftretende Differenzen zwischen dem Ist- und dem Soll-Bestand der Finanzmittel
sind in geeigneter Weise schriftlich festzuhalten und aufzuklären.
Die Richtigkeit der Tagesabstimmung ist von einer an der Ermittlung / Bearbeitung
beteiligten Dienstkraft und durch die Leitung der Finanzbuchhaltung mit Datum und
Unterschrift zu bestätigen.
Die Leitung der Finanzbuchhaltung legt im Einzelnen fest, welche weiteren Arbeiten
im Zusammenhang mit der Tagesabstimmung vorzunehmen sind.
4.11.2 Jahresabschluss
Die Finanzmittelkonten sind am Ende des Haushaltsjahres für die Aufstellung des
Jahresabschlusses abzuschließen, und der Bestand an Finanzmitteln ist festzustel-
len. Der Jahresabschluss wird durch die Finanzbuchhaltung in enger Zusammenar-
beit mit der Stadtkämmerei durchgeführt. Für die durchzuführenden Arbeiten ist jähr-
lich ein Terminplan zu erstellen.
Sofern der Aufwand oder Ertrag mehreren Rechnungsperioden zuzuordnen ist, wer-
den Abgrenzungsbuchungen von der Finanzbuchhaltung vorgenommen.
Rückstellungen werden durch die bewirtschaftenden Ämter ermittelt und von der Fi-
nanzbuchhaltung gebucht.
4.12 Behandlung von Kleinbeträgen
Die Bearbeitungsregeln für Kleinbeträge werden von der Stadtkämmerin/dem Stadt-
kämmerer auf Vorschlag der Leitung der Finanzbuchhaltung bestimmt (§ 23 Abs. 2
KomHVO NRW) und dem Rechnungsprüfungsamt zur Kenntnis gegeben.
4.13 Verwaltung der Geldbestände
Die Guthaben bei Geldinstituten auf Konten, die dem laufenden Zahlungsverkehr die-
nen, sind entsprechend der Wirtschaftlichkeit auf die notwendige Höhe zu beschrän-
ken.
Die Stadtkämmerin/Der Stadtkämmerer ist ermächtigt, bei Geldinstituten Konten
(Giro-, Tagesgeld-, Termingeld- oder Sparkonten) zu eröffnen, zu schließen und Un-
terschriftsbefugnisse für diese Konten zu erteilen.
Die bei Geldinstituten unterhaltenen Zahlungsverkehrskonten werden unter der Be-
zeichnung 'Bundesstadt Bonn – Finanzbuchhaltung' geführt.
Überweisungsaufträge, Schecks, Abbuchungsaufträge und -vollmachten sind stets
von zwei gemäß Ziffer 4.7 dieser Dienstanweisung bevollmächtigten DienstkräftenSeite 32 von 42

32
der Finanzbuchhaltung zu unterzeichnen. Ziffer 2.2.6 dieser Dienstanweisung gilt
sinngemäß.
4.14 Verwaltung von Zahlungsmitteln
Zahlungsmittel sind Bargeld, Schecks sowie die elektronischen Zahlungsmittel Geld-
karte, Debitkarte Girocard und Kreditkarte (siehe Begriffsdefinitionen in der Anlage
1).
Zahlungsmittel, die nicht als Wechselgeld oder zur Auszahlung benötigt werden, so-
wie Zahlungsmittel, die unter die Ablieferungsgrenzen von Ziffer 5.1.2 dieser Dienst-
anweisung fallen, sind unter Angabe des Debitors/Kreditors im Verwendungszweck
auf das Bankkonto der Bundesstadt Bonn, IBAN: DE79 3705 0198 0000 0113 12 bei
der Sparkasse KölnBonn, einzuzahlen und im Übrigen in Geld- oder Panzerschrän-
ken oder anderen sicheren Behältnissen verschlossen aufzubewahren.
Für Mitarbeitende der Finanzbuchhaltung, die zur Aufbewahrung, Beförderung und
Entgegennahme von Bargeld durch die Stadtkämmerin/den Stadtkämmerer ermäch-
tigt sind, gilt die 'Dienstanweisung über den Zahlungsverkehr außerhalb der Räume
des Kassen- und Steueramtes' (außer den Regelungen zum Ermächtigungsverfah-
ren) in analoger Anwendung.
Die Beförderung von Zahlungsmitteln (Geldtransporte) ist nur zulässig, wenn alle da-
für erforderlichen Sicherungsmaßnahmen getroffen sind. Die Bedingungen der für die
Diebstahl-, Transport- und Beraubungsversicherung abgeschlossenen Verträge sind
zu beachten. Die Beförderung von Zahlungsmitteln ist im Einvernehmen mit der Fi-
nanzbuchhaltung zu regeln.
Die Ämter haben den Verantwortlichen für die Liquiditätsplanung (Ziffer 4.3 dieser
Dienstanweisung) unverzüglich zu unterrichten, wenn mit größeren Ein- oder Aus-
zahlungen (> 250.000 EUR) zu rechnen ist. Bei zu erwartenden Geldeingängen von
mehr als 500.000 EUR soll zusätzlich bei den Zahlungspflichtigen der genaue Termin
der Zahlung (Wertstellung auf das Bankkonto der Bundesstadt Bonn, IBAN: DE79
3705 0198 0000 0113 12 bei der Sparkasse KölnBonn) erfragt und der Stadtkämme-
rei mitgeteilt werden.
Zuweisungen und Zuschüsse für geleistete oder - falls ein früherer Abruf zulässig ist
- für noch zu leistende Auszahlungen sind frühestmöglich abzurufen. Hiervon ist die
Stadtkämmerei durch Übersendung von einem Exemplar des an die Bewilligungs-
stelle gerichteten Schreibens unverzüglich zu unterrichten. Der Eingangstermin der
abgerufenen Mittel ist möglichst anzugeben.
Die Zahlgeschäfte sind grundsätzlich unbar abzuwickeln.
Schecks dürfen wegen der weggefallenen Einlösungsgarantie der Geldinstitute nur
noch in der Finanzbuchhaltung und vom Vollziehungsdienst angenommen werden. In
den anderen Ämtern der Verwaltung dürfen Schecks von den zur Annahme von Zah-
lungsmitteln ermächtigten Personen aus dem angegebenen Grund nicht mehr ange-
nommen werden.
Schecks sind unverzüglich als Verrechnungsschecks zu kennzeichnen, wenn sie die-
sen Vermerk nicht bereits tragen. Die Nummer des Schecks, die Bankleitzahl des
bezogenen Geldinstituts, die Kontonummer des Ausstellers, Betrag und ein Hinweis,
durch den die Verbindung mit der Buchungsstelle hergestellt werden kann, sind in einSeite 33 von 42

33
Schecküberwachungsbuch einzutragen. Von der Führung des Schecküberwa-
chungsbuches kann abgesehen werden, wenn in anderer Weise die Angaben festge-
halten werden und die Einlösung des Schecks überwacht wird.
Die zur Annahme von Zahlungsmitteln ermächtigten Personen haben über jede Ein-
zahlung, die durch Übergabe von Zahlungsmitteln entrichtet wird, der Einzahle-
rin/dem Einzahler eine Quittung zu erteilen. Über sonstige Einzahlungen sind nur auf
Verlangen Quittungen zu erteilen; dabei ist ggf. der Zahlungsweg anzugeben.
Wird die Einzahlung durch Übergabe eines Schecks bewirkt, ist in der Quittung anzu-
geben: "Zahlung durch Scheck, Eingang vorbehalten". Auf Schecks dürfen Geldbe-
träge nicht bar ausgezahlt werden.
4.15 Einsatz von Geldkarten, Debitkarten Girocard oder Kreditkarten
Die Geldkarte kommt nicht im Geltungsbereich dieser Dienstanweisung zum Einsatz.
Unbare Einzahlungen bzw. Bezahlvorgänge mittels Debitkarten Girocard und Kredit-
karten (Erläuterung siehe Anlage 1) dürfen nur in Abstimmung mit der Finanzbuch-
haltung entgegengenommen werden. Auf unbare Einzahlungen bzw. Bezahlvor-
gänge dürfen keine Geldbeträge bar ausgezahlt werden.
Auszahlungen dürfen nicht mit Debitkarten geleistet werden. Sie sollen nicht mittels
Kreditkarten geleistet werden. Sollte diese Auszahlungsart dennoch ausnahmsweise
gewählt werden, bleibt die Verwendung dieser Karten den dazu beauftragten Be-
schäftigten vorbehalten. Ziffer 5.1.4 dieser Dienstanweisung ist zu beachten.
4.16 Aufnahme und Rückzahlung von Krediten zur Liquiditätssicherung
Die Liquiditätssicherung ist so vorzunehmen, dass die für die Auszahlungen erforder-
lichen Geldbestände rechtzeitig verfügbar sind.
Einzelheiten zur Liquiditätssicherung und -steuerung (u. a. Aufnahme von Krediten
zur Liquiditätssicherung und Anlage von vorübergehend nicht benötigten Finanzmit-
teln) regelt die Stadtkämmerei in amtsinternen Geschäftsanweisungen.
4.17 Durchlaufende Zahlungsabwicklung und fremde Finanzmittel
Entsprechend § 28 Abs. 6 KomHVO NRW sind die haushaltsfremden Vorgänge in
gesonderten Nachweisen zu führen.
4.18 Sicherheit und Kontrolle der FinanzbuchhaltungSeite 34 von 42

34
4.18.1 Sicherheit
Außerhalb der Dienststunden sind die Unterlagen der Finanzbuchhaltung unter Ver-
schluss zu halten, während der Dienststunden sicher aufzubewahren.
Zur Sicherheit im Umgang mit Zahlungsmitteln wird auch auf Ziffer 4.14 dieser Dienst-
anweisung verwiesen.
4.18.2 Verschluss der Panzerschränke
Panzerschränke sind durch zwei von der Leitung der Finanzbuchhaltung zu bestim-
mende Mitarbeitende unter doppeltem Verschluss zu halten.
Doppelschlüssel der Panzerschränke sind in einem verschließbaren Innenfach eines
Panzerschrankes unter dreifachem Verschluss aufzubewahren. Die Doppelschlüssel
zu diesem Panzerschrank sind in einem Schließfach bei der Sparkasse KölnBonn zu
hinterlegen. Die Leitung der Finanzbuchhaltung regelt die Schlüsselführung für dieses
Schließfach.
Bei der Finanzbuchhaltung ist ein Schlüsselverzeichnis über alle vorhandenen
Schlüssel zu den Panzerschränken zu führen. Über die ausgegebenen Schlüssel ist
ein Nachweis zu führen, in dem der Empfang der Schlüssel zu bestätigen ist.
Bleibt eine am Verschluss der Panzerschränke Beteiligte bzw. ein Beteiligter unvor-
hergesehen dem Dienst fern, so hat sie/er die ihr/ihm anvertrauten Schlüssel durch
eine Vertrauensperson in einem mit Anschrift versehenen, verschlossenen Umschlag
mit entsprechender Anzeige der Leitung der Finanzbuchhaltung zu übersenden.
Diese übergibt die Schlüssel der Vertreterin/dem Vertreter der verhinderten Mitarbei-
terin bzw. des verhinderten Mitarbeiters.
Der Verlust von Schlüsseln ist der Leitung der Finanzbuchhaltung unverzüglich zu
melden. Diese setzt die Stadtkämmerin bzw. den Stadtkämmerer in Kenntnis.
4.18.3 Aufsicht und Kontrolle
Die Aufsicht und Kontrolle über die Finanzbuchhaltung erfolgt durch die Stadtkämme-
rin/den Stadtkämmerer. Diese/Dieser hat durch Kontrollen sicherzustellen, dass die
internen Festlegungen zur Buchführung und Zahlungsabwicklung beachtet werden.
4.18.4 Prüfung
Die Prüfung der Finanzbuchhaltung wird vom Rechnungsprüfungsamt nach der
Rechnungsprüfungsordnung ausgeführt.Seite 35 von 42

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4.18.5 Unterrichtung der örtlichen Rechnungsprüfung
Dem Rechnungsprüfungsamt sind alle wesentlichen, die Buchführung betreffenden
Festlegungen unverzüglich mitzuteilen. Hierzu zählen insbesondere:
 Berechtigungen für den Bereich Finanzbuchhaltung
(Buchführung/Zahlungsabwicklung) und
 Verfahrensänderungen.
4.18.6 Belegablage, Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen
Die Belegnummer in Verbindung mit dem Haushaltsjahr sind die Identifikationsmerk-
male einer Buchung. Die Belege werden zentral beim Kassen- und Steueramt nach
Belegnummern für jedes Haushaltsjahr abgelegt. Für die Debitorenbuchhaltung er-
folgt die Ablage je Erfassungstag. Für Belegnummern, die aus Schnittstellenbuchun-
gen entstehen, werden die Buchungsanweisungen abgelegt.
Die Ablage ist unverzüglich vorzunehmen. Die Vollständigkeit der Belegablage ist
durch die Finanzbuchhaltung zu kontrollieren und das Ergebnis zu protokollieren.
Nach Einführung des ersetzenden Scannens erfolgt die Belegarchivierung grundsätz-
lich in einem elektronischen revisionssicheren Archiv. Gescannte Belege sind einer
Qualitätskontrolle zu unterziehen. Die elektronisch archivierten Belege sind (eben-
falls) auf Vollständigkeit zu prüfen und das Ergebnis ist zu dokumentieren. Detaillierte
Vorgaben sind in einer Arbeitsanweisung zu treffen.
Geht bei der Finanzbuchhaltung eine ausgeführte Buchungsanweisung verloren, er-
stellt sie eine Zweitausfertigung, die vom anordnenden Amt hinsichtlich der Angaben
über die Zahlungspflichtige/den Zahlungspflichtigen, die Empfangsberechtigte/den
Empfangsberechtigten, den Betrag und die Kontierung bestätigt werden muss.
Nicht zu vernichtende Belege und die Belege, die nicht dauernd aufzubewahren sind,
deren Aufbewahrungsdauer die gesetzliche Aufbewahrungsfrist aber überschreitet,
sind in einer eigenen Belegsammlung aufzubewahren (siehe hierzu auch Ziffer 2.4.6
dieser Dienstanweisung).
Kassenunterlagen dürfen nicht aus den Kassenräumen entfernt werden. Die Leitung
der Finanzbuchhaltung kann in Ausnahmefällen eine vorübergehende Entnahme zu-
lassen.
Den Rechnungsprüferinnen und Rechnungsprüfern ist die vorübergehende Ent-
nahme von Kassenunterlagen grundsätzlich gestattet.
Bei Bedarf sind die herauszugebenden Belege für die Rechnungsprüfung durch die
Finanzbuchhaltung bereitzustellen.
Die Finanzbuchhaltung hat über die Herausgabe von Kassenunterlagen eine Quittung
zu verlangen und die Rückgabe zu überwachen. Die Bücher, Unterlagen über die
Inventur, die Jahresabschlüsse, die dazu ergangenen Anweisungen und Organisati-
onsregelungen, die Buchungsbelege und die Unterlagen über den Zahlungsverkehr
sowie die Eröffnungsbilanz sind geordnet und sicher aufzubewahren.
Die Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz sind dauernd aufzubewahren. Die
Bücher sind zehn Jahre, die Belege - mit Ausnahme der Belege mit besonderen Auf-
bewahrungsfristen - und die sonstigen Unterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren.
Die Fristen beginnen am 1. Januar des der Beschlussfassung des Rates über die
Feststellung des Jahresabschlusses folgenden Haushaltsjahres.Seite 36 von 42

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Bei der Archivierung der Bücher, der Belege und der sonst erforderlichen Aufzeich-
nungen auf Datenträger oder Bildträger muss insbesondere sichergestellt sein, dass
der Inhalt der Daten- oder Bildträger mit den Originalen übereinstimmt, während der
Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar und maschinell auswertbar ist und jederzeit
innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden kann. Die im Rahmen
der Elektronischen Kontoführung „EBICS“ verwendeten elektronischen Signaturen
(siehe Ziffer 4.7 dieser Dienstanweisung) müssen mindestens während der Dauer der
Aufbewahrungsfrist für Belege nachprüfbar sein.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind die Kassenunterlagen unter Beachtung
der datenschutzrechtlichen Sicherheitsaspekte ordnungsgemäß zu vernichten.
5 Schlussvorschriften
5.1 Zu beachtende Regelungen in weiteren Dienstanweisungen
5.1.1 'Vergabedienstanweisung der Bundesstadt Bonn'
Bei der Vergabe von Aufträgen sind die Dienstanweisung über das Verfahren bei der
Vergabe von Aufträgen bei der Bundesstadt Bonn (Vergabedienstanweisung) und §
5 der Rechnungsprüfungsordnung zu beachten.
5.1.2 'Dienstanweisung über den Zahlungsverkehr außerhalb der Räume des Kas-
sen- und Steueramtes'
Zur Erledigung von einzelnen Aufgaben der Zahlungsabwicklung können auf Anord-
nung der Oberbürgermeisterin/des Oberbürgermeisters Handkassen eingerichtet
werden.
Organisationseinheiten außerhalb der Finanzbuchhaltung können aus Gründen der
Wirtschaftlichkeit mit einzelnen Aufgaben der Zahlungsabwicklung beauftragt wer-
den. Einzelheiten sind durch die 'Dienstanweisung über den Zahlungsverkehr außer-
halb der Räume des Kassen- und Steueramtes' festgelegt.
Für Zahlungsmittel, die außerhalb der Räume des Kassen- und Steueramtes vorhan-
den sind, ist die o. g. Dienstanweisung zu beachten.
5.1.3 'Dienstanweisung über den Einsatz und die Nutzung von IT-Systemen, Internet
und E-Mail bei der Bundesstadt Bonn'
Nach § 103 GO NRW und § 28 Abs. 5 Ziffer 1 KomHVO NRW dürfen nur fachlich
geprüfte Programme und freigegebene Verfahren eingesetzt werden. Das gilt auch
für die Zulieferprogramme, mit deren Hilfe etwaige Ansprüche und Verpflichtungen
der Gemeinde ermittelt werden. Die ergänzenden speziellen Festlegungen zum Frei-
gabeverfahren unter SAP ERP sind zu beachten.Seite 37 von 42

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5.1.4 'Dienstanweisung für die Verwendung elektronischer Zahlungsmittel zur Aus-
zahlung'
Die Dienstanweisung ist vor allem bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs mit Kre-
ditkarten zu beachten.
5.1.5 'Dienstanweisung über die Verwaltung und Verwahrung von Wertgegenstän-
den und anderen Gegenständen'
Die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen ist in der 'Dienstanweisung
über die Verwaltung und Verwahrung von Wertgegenständen und anderen Gegen-
ständen' geregelt.
5.1.6 'Dienstanweisung für den Vollziehungsdienst der Stadtkasse Bonn'
Die Dienstanweisung enthält nähere Bestimmungen über die Ausführung der den
Vollziehungsbeamten im Verwaltungsvollstreckungsgesetz (VwVG NRW) und in den
dazu ergangenen Verwaltungsvorschriften zugewiesenen Dienstgeschäfte. Die
Dienstanweisung ist auch dann anzuwenden, wenn Geldbeträge, die der Stadt aus
privatrechtlichen Forderungen zustehen und die nicht im Verwaltungszwangsverfah-
ren beizutreiben sind, von den Vollziehungsbeamten abgeholt werden.
5.1.7 'Dienstanweisung über das Auftragsverfahren und die Abwicklung des Zah-
lungsverkehrs über Girokonten und Sparkonten an den Schulen der Bun-
desstadt Bonn'
Die Schulen der Bundesstadt Bonn verwalten und bewirtschaften die ihnen durch das
Schulamt zugewiesenen Haushaltsmittel (Schulbudget), zusätzliche eigene Einnah-
men (z. B. Spenden, Einnahmen aus Veranstaltungen, Unterstützung durch Förder-
vereine) und ersparte Mittel über Giro- und Sparkonten. Die Dienstanweisung enthält
hierzu nähere Bestimmungen.
5.1.8 'Dienstanweisung für die Erfüllung der Steuerverpflichtungen der Bundesstadt
Bonn'
Die Dienstanweisung gilt für die Erfüllung der Steuerverpflichtungen der Bundesstadt
Bonn als juristische Person des öffentlichen Rechts. Sie regelt die Grundsätze und
Zuständigkeiten im Zusammenhang mit der Wahrnehmung der hierzu anfallenden
Aufgaben.
5.1.9 'Allgemeine Inventurrichtlinie der Bundesstadt Bonn'
Gemäß § 91 Abs. 1 GO NRW i. V. m. § 29 Abs. 1 KomHVO NRW sind alle Gemeinden
verpflichtet, zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres eine Inventur durchzuführen
und ein Inventar aufzustellen.
Mit Hilfe der Inventurrichtlinien (allgemeine sowie Sonderrichtlinien), die die Rege-
lungsgrundlage einer Inventur bilden, soll die periodische Erfassung und BewertungSeite 38 von 42

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des Vermögens, der Verbindlichkeiten, der Rückstellungen, der Sonderposten sowie
der Haftungsverhältnisse, der Verpflichtungen aus kreditähnlichen Geschäften und
der sonstigen finanziellen Verpflichtungen einheitlich, vollständig und nach gleichen
Bewertungskriterien erfolgen.
Aus dieser Erfassung und Bewertung werden die Werte für die Bilanz zum Jahresab-
schluss abgeleitet.
5.2 Ausnahmeregelungen
Soweit von dieser Dienstanweisung aus dringenden Gründen abgewichen werden
muss, sind Ausnahmeregelungen vom Amt schriftlich zu beantragen. Über die zu än-
dernden Verfahrensregelungen entscheiden - abhängig vom maßgeblichen Rege-
lungsinhalt - die Stadtkämmerei und/oder die Finanzbuchhaltung im Einvernehmen
mit dem Rechnungsprüfungsamt.
5.3 Schlussbestimmungen
Diese Dienstanweisung tritt am Tag ihrer Unterzeichnung in Kraft. Gleichzeitig tritt die
bisherige Dienstanweisung vom 19.10.2013 außer Kraft:
Bonn, den 11.09.2019
gez. Ashok Sridharan
OberbürgermeisterSeite 39 von 42

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A Anlagen
A 1 Begriffsdefinitionen
Zu Ziffern 2.2.1, 2.4.3 u. a. dieser Dienstanweisung
Elektronische Rechnung:
Rechnungen sind (gemäß § 7a E-Government-Gesetz NRW) „elektronisch, wenn sie
in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen“
werden. Somit können sie automatisch und elektronisch (über 

Gekürzt — den vollständigen Text enthält das PDF.