Maßnahmen zur Optimierung der Bearbeitungszeiten im Bereich der Schwerbehindertenausweise

Mitteilungsvorlage
öffentlich
200231
Der Oberbürgermeister
Federführung:
50 Amt für Soziales und Wohnen
Dezernat:
Dez. V
Maßnahmen zur Optimierung der
Bearbeitungszeiten im Bereich der
Schwerbehindertenausweise
Beratungsfolge
Ausschuss für Soziales, Migration, Gesundheit
und Wohnen
01.04.2020 Kenntnisnahme
Mitteilung:
Im Bereich der Feststellung der Schwerbehinderung kommt es seit
geraumer Zeit zu einer zu langen Bearbeitungsdauer, die in den
vergangenen Monaten zu einem hohen Aufkommen von Beschwerden
geführt hat.
Für die Antragsteller ist diese Situation eine große Belastung. Auch für
die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist diese Situation äußerst schwierig.
Die Verwaltung legt einen Maßnahmenkatalog vor, mit dem kurzfristig
Bearbeitungsrückstände abgebaut werden und dauerhaft angemessene
Bearbeitungszeiten und Verfahrensoptimierungen gewährleistet werden.
In der Regel verläuft das Antragsverfahren folgendermaßen:
Die Antragsteller legen der Verwaltung einen vollständig ausgefüllten
und unterschriebenen Antrag vor. In diesem sind von ihnen die Gründe,
die zu dem Antragsverfahren führen, darzulegen und die behandelnden
Ärzte sowie Krankenhäuser und Reha-/Kurkliniken anzugeben, bei
denen ggf. in den letzten beiden Jahren eine Behandlung stattgefunden
hat. Nach Eingang des Antrages fordert die Verwaltung bei den
benannten Ärzten/Einrichtungen Befundunterlagen an, die zur
Gewährung des Ausweises relevant sind. Liegt bereits ein Pflegegrad
vor, wird außerdem das dazugehörige Pflegegutachten bei der
Krankenkasse angefordert. Die Antragsteller sind nicht verpflichtet, diese
Unterlagen bei Antragstellung selbst vorzulegen, die Aufklärung des
Sachverhaltes ist Aufgabe der Verwaltung. Die Mitwirkung der
Antragsteller kann allenfalls freiwillig erfolgen und ist unter UmständenSeite 1 von 5

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mit Kosten verbunden. Wenn alle für die Prüfung des Antrags
notwendigen Unterlagen vorliegen, wird die Akte dem Medizinischen
Dienst in Köln zum Erstellen eines Gutachtens vorgelegt. Aufgrund des
medizinischen Gutachten wird der Bescheid zur Feststellung des Grades
der Behinderung erstellt.
In diesem Verfahren ist die Dauer der Bearbeitungszeit von Anträgen für
die Ausstellung eines Schwerbehindertenausweises auch von Faktoren
abhängig, die von der Verwaltung nur sehr bedingt beeinflusst werden
können, wie z.B. die Beibringung von ärztlichen Befundunterlagen oder
die Erstellung eines Gutachtens durch den Medizinischen Dienst. Diese
Dokumente sind allerdings von wesentlicher Bedeutung für die Erteilung
des Schwerbehindertenausweises.
Zusätzlich zu diesen mitunter langwierigen aber notwendigen
Verfahrensschritten, liegen weitere Gründe für die lange
Bearbeitungsdauer bei der Verwaltung.
Die durch das Land NRW vorgegebene Personalbedarfsbemessung war
seit Auflösung der Versorgungsämter und Übernahme der Aufgabe
deutlich zu niedrig bemessen. Zusätzlich führte eine hohe Zahl
langzeiterkrankter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Fachbereich zu
weiteren Problemen. Daher führte eine überdurchschnittlich hohe
Fluktuationsquote im letzten Jahr dazu, dass die zur Verfügung
stehenden Personalressourcen nicht für die Bearbeitung der Anträge, die
Widerspruchsverfahren, die Bürgerbetreuung und das
Beschwerdemanagement ausreichten. Hinzu kam auch die seit
Frühherbst unbesetzte Stelle der Sachgebietsleitung im Bereich des
Schwerbehindertenrechts. Als Unterstützung hat die Verwaltung zu den
10,19 bestehenden Stellen im Juli 2019 4 weitere Stellen eingerichtet,
die nicht durch das Land refinanziert werden. Auf Grund der Vielzahl
auszugleichender Vakanzen in dem Bereich sowie wegen darüber
hinausgehender äußerer Faktoren konnten die Stellen erst zwischen
November und Januar 2020 abschließend besetzt werden.
Seit dem 15.1.2020 sind nun alle Stellen im Fachbereich besetzt. Somit
arbeiten aktuell 3 Mitarbeiterinnen in der Registratur, 13 Kolleginnen und
Kollegen in der Sachbearbeitung und eine Kollegin als
Sachgebietsleitung.
Zusätzlich zu den Personalressourcen werden die bisherigen Strukturen
optimiert und neugedacht. Damit verbunden ist ein Maßnahmenkatalog,
der nun mit der wieder vollständigen Personaldecke umgesetzt werden
soll. Erste Schritte wurden bereits Ende 2019 durchgeführt. Diese
Anpassungen im Ablauf haben die durchschnittliche Bearbeitungsdauer
von 7,6 Monate auf 5,13 Monate abgesenkt. Sie stieg im Januar 2020Seite 2 von 5

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aufgrund von krankheitsbedingten Ausfällen zwar wieder auf 6,5 Monate,
trotzdem haben die Änderungen im Arbeitsablauf und der angepasste
Einsatz der Personalressourcen (noch ohne das im Januar 2020 neu
hinzugekommene Personal) deutliche Verbesserungen aufgezeigt. Da
diese aus Sicht der Verwaltung noch nicht ausreichten, wurde weiteres
Verbesserungspotential identifiziert.
Die nun folgenden Maßnahmen werden in verschiedenen Stufen
umgesetzt, die in kurzfristige (unmittelbar), mittelfristige (innerhalb von 3
Monaten) und langfristige (in den nächsten 2-3 Jahren) Maßnahmen
eingeteilt sind.
Kurzfristige Maßnahmen
1. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wollen gemeinsam mit
Führungskräften auf freiwilliger Basis, im Rahmen der gleitenden
Arbeitszeit, Überstunden ableisten, um die Rückstände in der Registratur
und in der Sachbearbeitung aufzuarbeiten.
2. Darüber hinaus soll in der Registratur zukünftig eine Vorsortierung
stattfinden. Vorgänge, die in einer relativ kurzen Zeit bearbeitet werden
können, sollen direkt erledigt und nicht erst in den regulären Kreislauf zur
Abarbeitung gegeben werden.
3. Eine Kraft im Bereich des Schwerbehindertenrechts wird täglich die
Erstanträge erfassen und versendet in diesem Arbeitsschritt direkt eine
Eingangsbestätigung an den/die Antragsteller/in. Gleichzeitig soll die
textliche Formulierung der Eingangsbestätigung dahingehend angepasst
werden, die Bürger darauf hinzuweisen, dass die Ärzte/Einrichtungen
angeschrieben werden und sie ggf. bei ihrem behandelnden Arzt
anfragen, ob die Übersendung beschleunigt werden kann.
4. Um den Beschwerden über die fehlende telefonische Erreichbarkeit
entgegenzuwirken, soll die zentrale Telefonnummer zukünftig auf
mehrere Kollegen verteilt werden und darüber hinaus bei einer besetzten
Leitung eine Bandansage geschaltet werden. Die technische
Machbarkeit wurde zum Zeitpunkt der Erstellung der Vorlage geprüft.
5. Während der Aufarbeitung der Rückstände soll eine
einzelfallbezogene Betrachtung von Diagnosen stattfinden, so dassSeite 3 von 5

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besonders dringende Fälle schwerkranker Menschen beschleunigt
entschieden werden.
6. Darüber hinaus wird ein wöchentliches Berichtswesen erstellt, um die
Maßnahmen engmaschig evaluieren zu können.
7. Die niedergelassenen Ärzte werden über die Kassenärztliche
Vereinigung dringend gebeten, mit einer möglichst schnellen
Bearbeitung zur Erleichterung des Alttags schwerkranker Menschen
einen wichtigen Beitrag zu leisten.
Gleichzeitig soll die Frist zur Wiedervorlage für die Erinnerungsschreiben
an die Ärzte/Einrichtungen verkürzt werden, ebenfalls mit dem Ziel, die
Bearbeitungsdauer abzusenken.
Mittelfristige Maßnahmen
8. Bei der Sachbearbeitung soll zukünftig verschärft darauf geachtet
werden, nur zwingend notwendige Befundunterlagen anzufordern.
Anträge, die bisher befristet wurden, werden bis zur Abarbeitung der
Rückstände unbefristet erteilt, wenn bei der Ersterteilung objektiv und
belastbar erkennbar ist, dass die Behinderung entweder dauerhaft
gleichbleibend oder sogar schlimmer wird. Hierzu wird eine verbindliche
Handlungsanweisung erstellt werden, damit in solchen Fällen in der
Sachbearbeitung das vorhandene Ermessen einheitlich angewandt wird.
9. Ebenfalls wird geklärt, ob es rechtlich zulässig ist und welche Kosten
entstehen könnten, wenn die für die Bescheiderteilung notwendigen
medizinischen Gutachten zukünftig ergänzend oder alternativ zum
Medizinischen Dienst durch beauftragte niedergelassene Ärzte erstellt
werden würden. Hiervon verspricht sich die Verwaltung ebenfalls eine
Verkürzung der Bearbeitungszeit für einen Antrag.
Langfristige Maßnahme
10. Die E-Akte sollte sobald wie möglich eingeführt werden, um den
erheblichen Aktenbestand zu reduzieren und die einzelnen aufwendigenSeite 4 von 5

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Arbeitsschritte der Registratur abzuschaffen und die vorhandenen
Arbeitsressourcen anderweitig einzusetzen. Zudem müssten Handakten
nicht mehr durch die Registratur vorbereitet und geholt werden, da diese
digital jederzeit einsehbar wären. Dies würde die telefonische Auskunft
und den Bürgerservice vor Ort verbessern, weil jeder Mitarbeiter,
jederzeit auf die Akten zugreifen könnte, ohne diese zu suchen oder ggf.
erst aus dem Archiv holen zu müssen.
Obwohl der Verwaltung seit geraumer Zeit schmerzlich bewusst ist, dass
den Betroffenen nicht die gebührende Leistung zuteil wird, konnte bisher
noch kein durchschlagender Erfolg erzielt werden, vielmehr wurde mit
den begrenzten Möglichkeiten versucht, den Dienstbetrieb
aufrechtzuerhalten. Erst jetzt liegen die Vorraussetzungen für die
Umstrukturierungsmaßnahmen vor.
Anlage/n
KeineSeite 5 von 5