ALLRIS; Änderungen beim neuen Ratsinformationssystem

Stellungnahme der Verwaltung
öffentlich
190853-1 ST
Der Oberbürgermeister
Federführung:
Ratsbüro
Dezernat:
Dez. OB
ALLRIS; Änderungen beim neuen
Ratsinformationssystem
Beratungsfolge
Rat 12.12.2019 Entscheidung
Rat 06.02.2020 Entscheidung
Inhalt der Stellungnahme:
Im Oktober dieses Jahres wurde das neue Ratsinformationssystem
-BoRIS 2.0- eingeführt. Zuvor wurde dieses unter Beteiligung von
Vertreterinnen und Vertretern aus Politik und Verwaltung ausgewählt und
entsprechend an die Anforderungen der Stadt Bonn angepasst, soweit es
möglich war.
Es war von vorneherein klar, dass es eine Standardsoftware ist, die nur in
gewissem Maße alle Wünsche und Anforderungen erfüllen kann und daher
keine 1 zu 1 Abbildung des bisherigen, abzulösenden Systems möglich war
bzw. ist.
Für den 18.12.2019 ist ein gemeinsamer Evaluierungstermin mit den Bonner
Fraktionen, der Verwaltung und der Firma CC e-gov GmbH terminiert, welcher
dazu genutzt werden soll, Erfahrungen auszutauschen und Änderungs-
wünsche zu besprechen.
Darüber hinaus nimmt die Verwaltung natürlich gerne konstruktive Anregungen
und Anliegen entgegen, die dann gemeinsam mit der Firma CC e-gov GmbH
geprüft und sofern möglich in zukünftigen Updates umgesetzt werden.
Zu der Fragestellung des Antrages nimmt die Verwaltung in Abstimmung mit
der Firma CC egov GmbH wie folgt Stellung:
Der Oberbürgermeister wird beauftragt,
1. dafür Sorge zu tragen, dass
a. die Firma mit Fristsetzung bis spätestens 01.01.2020 für eine
stabile, verlässliche und vollumfänglich dem Angebot
entsprechende Funktion des ALLRIS Gewähr leistet,
Derzeit arbeitet die Firma CC e-gov GmbH mit Hochdruck an der
Fehleranalyse, um ein stabiles, leistungsfähiges RatsinformationssystemSeite 1 von 8

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zu gewährleisten. In einem ersten Schritt ist bereits in der
Produktiveinführung das Verfahren von den Servern der regio-IT zur CC
e-gov verlegt worden, um so eine bessere Fehleranalyse und
Fehlerbeseitigung vornehmen zu können.
Einige Fehler konnten bereits behoben werden, sodass das System
mittlerweile wesentlich stabiler (aber noch nicht optimal) läuft. Auf eine
Fristsetzung wurde bisher verzichtet, da sich einerseits ein guter
Fortschritt abzeichnet und andererseits auch, um den derzeitig
intensiven Kontakt mit der Firma nicht zu stören.
b. die Stadt sowohl auf die von ihr erworbene Software als auch
sämtliche Daten Vollzugriff erhält und täglich eine Datenredundanz
zu Back-up- und Wiederherstellungszwecken auf einem separaten,
möglichst städtischen Server erfolgt.
Der Betrieb wird innerhalb des KDN-Zweckverbandes dauerhaft in einem
DSGVO-konformen und zertifizierten öffentlich-rechtlichen
Rechenzentrum erfolgen. Somit ist ein unabhängiger Zugriff auf die
Anwendung und Daten gewährleistet, das System ist mit einem
Backupkonzept abgesichert. Dabei sind betriebsseitig für die Verwaltung
sowie für die Informationsabfrage aus dem Internet schon zwei
unabhängige ALLRIS-Server umgesetzt. Die Daten werden dabei jeweils
aktuell vom Verwaltungsserver auf den Informationsserver repliziert.
2. folgende Änderungen / Ergänzungen bei der neuen Software
„ALLRIS“ zu veranlassen:
A. Die Vorlagen des Oberbürgermeisters enthalten künftig
- das federführende Amt und den zeitlichen Ablauf des
verwaltungsinternen Abstimmungsverfahrens,
Auf den Verwaltungsvorlagen wird seit Einführung des neuen Systems
aufgrund der Verdeutlichung der Einheit der Verwaltung nur noch das
federführende Amt sowie das dazugehörige Dezernat abgebildet.
Aus Sicht der Verwaltung ist diese Information für die
Entscheidungsvorbereitung der Mandatsträger sowie für die Öffent-
lichkeit ausreichend.
Technisch besteht die Möglichkeit, alle an der Vorlage beteiligten
Ämter/Dezernate auf der Vorlage abzudrucken. Dies gilt jedoch nicht für
den zeitlichen Ablauf der Mitzeichnungsfolge (s. dazu auch die folgende
Antwort)
- das Endzeichnungsdatum des Oberbürgermeisters, seiner Vertreter
oder der von ihm zur Endzeichnung befugten Bediensteten,
Zum Zeitpunkt der Freigabe des Oberbürgermeisters wird das Dokument
versiegelt und kann nicht mehr verändert werden; ein nachträgliches
Eindrucken des Freigabedatums ist deshalb nicht möglich.Seite 2 von 8

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Das Freigabedatum ist in ALLRIS net, erreichbar unter dem Menüpunkt
„Vorlagen“ und „Übersicht“, sichtbar und wird in der sogenannten
Vorlagenübersicht angezeigt.
- das Einstellungsdatum ins ALLRIS.
Für Gremienmitglieder ist das Freigabedatum (s.o.) gleichbedeutend mit
dem Veröffentlichungszeitpunkt – also dem Zeitpunkt des ‚Einstellens
der Vorlage‘.
B. Die Vorlagen der Fraktionen und Gruppen enthalten künftig einen
deutlich lesbaren Bereich, aus denen der Urheber der Vorlage auf
Anhieb zu erkennen ist und erhalten neben dem Einstellungsdatum
auch die Uhrzeit.
Für die am Antrag beteiligten Personen steht das Feld „Antrag-/
Fragesteller/in“ zur Verfügung. Dieses hat eine Sortiermöglichkeit, um
die Reihenfolge der Personen/Fraktionen darstellen zu können.
Die Darstellung der antragstellenden Fraktion/en bzw. Person/en in dem
systemgenerierten pdf-Dokument werden hinsichtlich der Größe und
Position derzeit verhältnismäßig klein abgebildet. CC e-gov GmbH hat
das Anliegen einer größeren Darstellung im pdf-Dokument in die Planung
mit aufgenommen und wird dieses zeitnah im Update umsetzen.
Die Anzeige der Uhrzeit, in nachstehender Abbildung, ist möglich; Die
Firma CC e-gov nimmt das Anliegen ebenfalls in ihre Planungen mit auf
und wird in zukünftigen Updates umgesetzt.Seite 3 von 8

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C. Alle Vorlagen sowie die Übersichten über die Anträge enthalten
künftig die vergebene Drucksachennummer.
Hier ist zwischen der sogenannten „Vorlagenübersicht“ und der
„Antragsübersicht“ zu unterscheiden.
Die Vorlagenübersicht zeigt bereits die Drucksachennummern zu allen
Vorlagen der Verwaltung und politischen Initiativen an. Dabei handelt es
sich um diejenigen Vorlagen, die in das Ratsinformationssystem
eingestellt wurden und dadurch eine Vorlagenummer erhalten haben.
Die Antragsübersicht dient lediglich der Erfassung und Dokumentation
der Anträge für die Ersteller/innen.
Für die Suche nach bereits eingereichten, freigegebenen Anträgen, steht
die Vorlagenübersicht zur Verfügung.
Wie auch in der Vergangenheit praktiziert, erhalten die Anträge von
Fraktionen erst nach dem Einstellen in das Ratsinformationssystem eine
Drucksachennummer.
D. Die Sitzungseinladungen werden dergestalt neu gegliedert, dass
Sitzungsdokumente (z.B. Stellungnahmen, Änderungsanträge etc.)
unter der Ursprungsvorlage zur besseren Übersichtlichkeit
eingerückt werden.
Ein “Einrücken“ der nachgeordneten Tagesordnungspunkte ist technisch
nicht möglich.
Zur besseren Übersichtlichkeit werden die „weiteren Dokumente der
Vorlagengruppe“, also Stellungnahmen der Verwaltung,
Änderungsanträge etc., durch eine Untergliederung der übergeordneten
Ziffer kenntlich gemacht, z.B.: 5.1 und 5.1.1, 5.1.2 etc.
E. Da Funktionsfähigkeit der Sortierfunktion nach „Initiator“ in der
Antragsübersicht unpraktikabel ist, wird eine Profisuche nach
Vorbild des BoRiS implementiert und diese über den Onlinezugang
auch für die Öffentlichkeit bereitgestellt. Des Weiteren ist sowohl
bei internem als auch externem Zugriff eine Selektionsfunktion
nach Sitzungsgremium, Sitzungstermin, Fraktion sicherzustellen,
um eine Übersicht entsprechender Vorlagen zu erhalten. Das gilt
auch für in der Zukunft liegende Sitzungen, zu denen noch keine
Tagesordnung im Allris erkennbar bzw. per Schaltfläche anwählbar
ist
Schon jetzt stehen im BoRIS 2.0 die in der Fragestellung aufgezählten
Suchmöglichkeit zur Recherche zur Verfügung, die der „Profisuche“ des
alten BoRIS entsprechen.
Die Verwaltung schlägt vor, auf diese Thematik im Evaluierungsgespräch
am 18.12.2019 zusammen mit CC e-gov GmbH detailliert einzugehen.Seite 5 von 8

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F. Bei Zugriff aus dem Intranet und der App bleibt der Login
mindestens während der regelmäßigen Arbeitszeit gültig, bei Zugriff
von außerhalb wird die Möglichkeit zum Login deutlich sichtbar auf
der Startseite angeboten.
Aus Sicherheitsgründen wird eine Benutzersitzung regelmäßig nach 20
Minuten getrennt; ein Aufrechterhalten des Logins „während der
regelmäßigen Arbeitszeit“ ist unter Sicherheitsaspekten (vgl. auch Home-
Banking-Anwendungen) nicht möglich.
Damit nicht jedes Mal die Anmeldung neu erfolgen muss, ist bereits eine
Funktion „Sticky Session“ aktiv, die aktive Benutzersitzungen
aufrechterhält. In der App kann in den Einstellungen konfiguriert werden,
ab wieviel Minuten Inaktivität eine erneute Anmeldung notwendig ist
(max. 60 min). Auch in der App kann kein unbeschränktes
Aufrechterhalten ermöglicht werden – das automatische Logout nach
Zeitablauf der Untätigkeit entspricht den Vorgaben der
Datenschutzbeauftragten.
Bezogen auf Allris net ist der Standardwert für eine „Neuanmeldung nach
Untätigkeit“ bei der Serverinstallation derzeit 20 Minuten. CC e-gov
GmbH prüft auch hier eine Erhöhung auf maximal 60 Minuten und setzt
diese, sofern möglich, um.
G. Die Bearbeitungsmöglichkeiten von Vorlagen in der App werden
den in IAnnotate gegeben Möglichkeiten weitestgehend angepasst.
Im Vergleich zu den Bearbeitungsmöglichkeiten in der Applikation
iAnnotate sind diejenigen in der ALLRIS-App weitreichender, bleiben
dauerhaft an der gesetzten Stelle bestehen und gehen nicht verloren,
sobald eine Erweiterung der Einladung zur Aktualisierung auf dem iPad
angeboten wird.
Die App zu ALLRIS verfügt heute bereits über sehr umfangreiche und
leistungsfähige Tools für das Anbringen, Bearbeiten und Recherchieren
von Notizen und Kommentaren.
Darüber hinaus nimmt die Firma CC e-gov GmbH gern weitergehende
Anforderungen mit entsprechender Beschreibung der erwünschten
Funktionen entgegen und prüft deren Umsetzung.
In der Tagesordnung in ALLRIS net werden nachträglich eingebrachte
Tagesordnungspunkte farbig dargestellt – diese farbige Darstellung wird
in Kürze auch die App übernehmen.
H. Alle Unterlagen werden neben dem PDF-Format im Netzauftritt des
Allris künftig auch wieder als rtf-Dokument angeboten.
Die Anforderung hat die Firma CC e-gov GmbH bereits in die Entwicklung
gegeben. Die Umsetzung ist in einem der nächsten Updates geplant.Seite 6 von 8

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Hierbei soll dann die Tagesordnung einer Sitzung in einem editierbaren
Format bereitgestellt werden und kann den Fraktionen z.B. als Grund-
lage zur internen Sitzungsvorbereitung dienen.
I. Alle Sitzungseinladungen nebst zugehörigen Unterlagen sind den
Geschäftsstellen wie bisher in ausgedruckter Form zur Verfügung
zu stellen.
Das neue Ratsinformationssystem stellt für alle Beteiligten eine
einmalige Chance dar, alte Strukturen abzulegen, ggfls. vorhandene
Prozesse zu verbessern und evtl. sukzessive papierlos(er) zu werden.
Dies insbesondere vor dem Hintergrund des ausgerufenen
Klimanotstandes.
Aus diesem Grunde wurde auf eine pauschale Vervielfältigung von
Sitzungsunterlagen für die Fraktionsgeschäftsstellen und die Verwaltung
verzichtet.
Auf dringenden Wunsch erhalten die Fraktionsgeschäftsstellen jedoch
jeweils ein Papierexemplar der Ratseinladung zur fraktionsinternen
Nutzung.
Sollten dennoch Ausdrucke gewünscht werden, besteht die Möglichkeit,
sich selbst ein individuelles Sitzungspakt zusammenzustellen und
lediglich die Inhalte auszuwählen und zu drucken, die wirklich für die
Sitzung benötigt werden.Seite 7 von 8

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J. Die Möglichkeiten zur Formatierung der Vorlagen (Schriftart und –
größe) werden im Bereich der Eingabe von Initiativen verbessert
sowie bei der Eingabemaske für Vorlagen alle Mandatsträger unter
der jeweiligen Fraktion aufgeführt und eine händische Eingabe des
Antragstellers ermöglicht.
Im Rahmen der Antragserstellung bringt der HTML-Editor die
notwendigen Formatierungsmöglichkeiten mit. Dort steht eine
Symbolleiste zur Verfügung, mit der u.a. die Schriftart und -größe
formatiert werden kann.
Derzeit springt die Symbolleiste jedoch beim Scrollen auf der Seite an
den oberen Bildschirmrand und bleibt nicht konstant über dem Textfeld.
Hier wird die Firma CC e-gov GmbH noch prüfen, ob dies geändert
werden kann.
Bei der Eingabemaske der Mandatsträger (bzw. Antragssteller) stehen
mittlerweile alle Personen zur Verfügung, sodass die Liste als
abschließend zu betrachten ist. Ein manuelles Hinzufügen ist somit
entbehrlich.
Die Personen werden nach Ratsfraktionen / Fraktionsarbeitskreise
gebündelt und jeweils nach der hervorgehobenen Überschrift der Fraktion
etc. in alphabetischer Reihenfolge dargestellt.
Für die Suche nach Personen aus der Liste wird das Feld, , welches dem
Verfasser heute schon bei der Bearbeitung eines Antrags zur Verfügung
steht auch für die Ersterfassung des Antrags eingeblendet (sh.
Abbildung).
Bereits jetzt schon kann die Suche durch Eingabe der
Anfangsbuchstaben des jeweiligen Namens direkt in den Auswahlkasten
erleichtert werden.
Anlage/n
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