Sachstand Systemwechsel der Gebäudemanagementsoftware

Mitteilungsvorlage
öffentlich
190410
Sachstand Systemwechsel der
Gebäudemanagementsoftware
Beratungsfolge
Lenkungsausschuss Umsetzung der
Ergebnisse der Organisationsuntersuchung im
SGB
15.11.2019 Kenntnisnahme
Mitteilung:
Das derzeit im SGB verwendete CAFM System stammt aus dem Jahre 2006
und wurde vom SGB als nicht mehr zukunftsfähig erachtet. Dies wurde im Zuge
der Organisationsuntersuchung des SGB bestätigt, sodass sowohl das SGB als
auch die politischen Gremien einem Systemwechsel und die damit verbundene
Neuausrichtung als notwendig erachten.
Dieser wurde im Frühjahr 2019 eingeleitet mit der Gewinnung eines externen
Beraters und der Implementierung von SGB-internen Projektgruppen, die den
Istzustand der Abläufe erfassen und daraus die künftigen Prozesse modellieren
sollen.
Nach diesen Vorbereitungen hat das SGB einen öffentlichen
Teilnahmewettbewerb gestartet, für den die Submission am 15.10.2019
erfolgte.
Dieser Vorlage ist der Projekt-Zwischenbericht zum Stand 08.10.2019
beigefügt, das Projekt insgesamt wird durch den externen Berater erläutert.
Anlage/n
1 CAFM Zwischenbericht (öffentlich)
Federführung:
85 Städtisches Gebäudemanagement Bonn Dezernat:
Dez. ISeite 1 von 14

Zwischenbericht CAFM-Projekt
Erfolgreiche CAFM-System Umstellung
beim Städtischen Gebäudemanagement
der Bundesstadt Bonn
Version : 1.8
Stand : 25.10.2019
Status : freigegeben
Autor(en) : CAFM‐Projektleitung (B.Blessgen/G.Nekes), CAFM‐Berater (S.Rafati, M.Altmann)Seite 2 von 14

Zwischenbericht CAFM-Projekt
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Inhalt
Vorwort .............................................................................................................................................................. 3
1 Bericht Projektstand ................................................................................................................................4
2 Die nächsten Schritte .............................................................................................................................. 8
3 Maßnahmen und Rahmenbedingungen ............................................................................................. 10
4 Zusammenfassung ................................................................................................................................13Seite 3 von 14

Zwischenbericht CAFM-Projekt
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Vorwort
Das Städtische Gebäudemanagement Bonn (SGB) ist eine eigenbetriebliche Einrichtung
und hat die Aufgabe, Gebäude zu planen, zu bauen und zu unterhalten.
Zweck des SGB ist die bedarfsgerechte Versorgung der Stadt Bonn mit Gebäuden, Räu-
men und bebauter Grundbesitz der Stadt Bonn unter betriebswirtschaftlich optimierten Be-
dingungen. Insgesamt verfügt das SGB über 522 Liegenschaften mit 1035 Objekten.
In diesem Rahmen ist das SGB in folgenden Bereichen tätig:
 Planung, Erstellung, Instandhaltung, Umbau, Ausbau,
 Modernisierung und Unterhalt von Gebäuden,
 Energiemanagement,
 An- und Vermietung,
 Reinigungsmanagement,
 Hausmeisterdienste.
Im Jahr 2006 hat man innerhalb des SGB mit der Vorbereitung zur Einführung eines
CAFM-Systems begonnen. Begleitet wurde das Projekt von einem externen Berater. Zum
damaligen Zeitpunkt hatte man sich für die Lösung BUISY der Firma Conject entschieden.
Die Software wird bis heute ausschließlich im kaufmännischen Bereich des Maßnahmen- /
Auftragsmanagements eingesetzt.
Im Zuge der Organisationsuntersuchung des SGBs wurde u.a. festgestellt, dass das jetzi-
ge CAFM-System nicht zukunftsfähig ist, um allumfassend die Aufgaben des SGB infor-
mationstechnisch abzubilden. Daraus resultierend sehen sowohl das SGB als auch die
politischen Entscheider einen Systemwechsel sowie eine Neuausrichtung als unerlässlich
an.
Strategisches und wirtschaftliches Ziel ist, dass künftig alle wichtigen Aufgaben des SGBs
sowie Prozesse und Abläufe datenverarbeitungsgestützt und effektiv erledigt werden kön-
nen. Aufgrund der eigenen Komplexität und der schnittstellenbasierten Einbeziehung ex-
terner Verfahren (z.B. SAP, DOXIS, cosinex VMS…), ist der informationstechnologische
Schwerpunkt enorm groß.
Dieser Zwischenbericht soll den aktuellen Stand des Projektes dokumentieren und gleich-
zeitig darüber informieren, welche Teilergebnisse bisher erreicht wurden. Darüber hinaus
soll hiermit eine Entscheidungsgrundlage für die Betriebsleitung geschaffen werden, wel-
che Maßnahmen und Rahmenbedingungen in der Zukunft erforderlich sind.Seite 4 von 14

Zwischenbericht CAFM-Projekt
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1 Bericht Projektstand
Basierend auf den Einschätzungen des SGB und den Ergebnissen der Organisationsun-
tersuchung, wurde bereits im Jahr 2018 mit der Entwicklung der zwingend notwendigen
Entwürfe, Konzeptionen, Leitlinien und Planungen begonnen. Dazu wurde versucht alle
Informationen aus der Projektberatung im Jahr 2006 heranzuziehen. Dabei musste leider
festgestellt werden, dass die maßgeblichen Prozessbeschreibungen nicht mehr verwertbar
waren.
Nach Beendigung der Entwurfsphase wurden Anfang 2019 die Konzeptpapiere und Leitli-
nien finalisiert, der Betriebsleitung zur Entscheidung zur Projektumsetzung übergeben und
die Projektleitung benannt.
Unter Einbeziehung des Rechnungsprüfungsamtes, des Hauptamtes und des Chief Digital
Officers (CDO) der Bundesstadt Bonn, wurde im März die Ausschreibung eines Beraters
zur fachlichen Begleitung gestartet. Das Beratungsunternehmen FSP consulting GmbH
(vor Umfirmierung FS facility solutions GmbH) konnte im Auswahlverfahren überzeugen
und setzte sich gegen vier Mitbewerber durch.
Die bisher durch die Projektleitung ausgearbeiteten Unterlagen wurden zur Einarbeitung
an den Berater übergeben. Zusammen wurde die Organisation des Projektes detailliert
besprochen, ausgearbeitet und festgelegt.
Ein weiterer wichtiger Punkt war die Definition und Gestaltungsart der Projekt-Teams.
Problematisch hierbei war, dass der modulare Aufbau der CAFM-Systeme nicht auf die
Fachbereiche übertragen werden konnte. Daher musste eine Untergliederung in themen-
bezogene Arbeitsgruppen geplant und installiert werden. Die finale Benennung der Pro-
jekt-Team-Mitglieder wurde in Absprache mit den Fachbereichen und der Betriebsleitung
durchgeführt. Darauf folgend wurden die Mitglieder der Arbeitsgruppen durch die Projekt-
leitung unter Einbeziehung der Projekt-Teams und der Fachbereiche bestimmt.
In einem ersten internen KickOff-Termin am 09.05.2019 wurde das Projekt-Team detailliert
über die Projekt-Inhalte und -Ziele informiert. Hier konnten Fragen gestellt und Anregun-
gen geäußert werden. Alle bisher erarbeiteten Unterlagen wurden dem Projekt-Team zur
Einarbeitung zur Verfügung gestellt.
Der finale Projektstart erfolgte dann am 28.05.2019 in einem großen KickOff-Termin mit
der Betriebsleitung, dem Berater, der Projektleitung, dem Projekt-Team sowie den Be-
reichsleitungen des SGBs.Seite 5 von 14

Zwischenbericht CAFM-Projekt
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Neben der vorbereitenden Planung der Workshops mit dem Projekt-Team, wurde ein stra-
tegisches Konzept zur Ablösung des alten CAFM-Systems erarbeitet. Neben der zeitlichen
Abfolge war die Berücksichtigung eventueller Problemstellungen sowie die Festlegung von
Meilensteinen Grundlage für einen guten und störungsfreien Projektfluss.
Aus den getroffenen Festlegungen wurde ein Stufenplan zur modularen Umsetzung entwi-
ckelt.
Der Stufenplan sieht folgende Umsetzungsphasen vor:
 Phase 1
- Schnittstellenintegration
- Maßnahmen-/Projektmanagement
- Auftragsmanagement
- Liegenschaftsmanagement
- Flächenmanagement (inkl. CAD)
 Phase 2
- Helpdesk/Ticketsystem
- Vertragsmanagement
- Anlagenkataster (Stammdaten)
- Mietmanagement (Stammdaten)
 Phase 3
- Mietmanagement (Prozesse)
- Instandhaltungsmanagement
- Reinigungsmanagement
 Phase 4
- Energiemanagement
- Materialwirtschaft / Lagerverwaltung
- Arbeitssicherheit / Betreiberhaftpflicht
In dem alten CAFM-System wurden ausschließlich die kaufmännischen Belange abgebil-
det und genutzt. Die Umstellungsplanung konzentriert sich daher in der Phase 1 explizit
auf die Schwerpunkte Maßnahmen-/Projektmanagement sowie Auftragsmanagement.
Dadurch kann die wirtschaftliche Handlungsfähigkeit des SGBs auch nach erfolgter Um-
stellung gewährleistet werden. Die Einführung aller weiteren Module erfolgt dann phasen-
weise sukzessiv.
Am 21.06.2019 wurde unter der Moderation des Beraters und der Projektleitung mit den
Workshops zur Erarbeitung der IST-Prozesse begonnen. In zeitlich kurzen Abständen
konnten alle Workshops bis einschließlich 11.07.2019 durchgeführt werden. Nach der Be-
standsaufnahme wurden die Themenkomplexe SAP (SWB), SAP (Stadt), cosinex VMS
(Referat Vergabe) digitaler Genehmigungs-Workflow und e-Rechnung (Stadtkasse) kon-
zeptionell einbezogen.Seite 6 von 14

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Diese Themenkomplexe spielen in der Entwicklung der künftigen SOLL-Prozesse eine
elementare Rolle und müssen in Form von definierten Schnittstellen bedient und mit allen
Beteiligten abgestimmt werden. Die initialen Abstimmungsgespräche wurden mit den Be-
teiligten unter Einbeziehung des RPA bereits durchgeführt und die Ergebnisse bei der Er-
arbeitung der Prozesse berücksichtigt.
Parallel wurden durch den Berater und die Projektleitung die Art des Ausschreibungsver-
fahrens festgelegt. Um eine maximale Transparenz und Flexibilität zu gewährleisten, wur-
de sich für Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (nach VgV) entschieden und
die dafür notendigen Ausschreibungsunterlagen (u.a. Lastenheft, Bewertungsmatrix,
Preisblatt, etc.) erstellt.
Am 27.06.2019 wurde das Ausschreibungsverfahren zur Vorauswahl der Bewerber veröf-
fentlicht. In dieser Phase der Ausschreibung ging es im Wesentlichen um Bewertungskrite-
rien betreffend die wirtschaftliche, finanzielle, berufliche und technische Leistungsfähigkeit
sowie Zuverlässigkeit des Bieters. Darüber hinaus standen die Fachkunde und die infor-
mationstechnologischen Anforderungen im Fokus. Des Weiteren wurde abgefragt, inwie-
fern die Module, welche das SGB benötigt, in den angebotenen Systemen enthalten sind
und die Software selbst nach GEFMA 444 zertifiziert ist.
Die Submission des Teilnahmeverfahrens erfolgte am 30.07.2019. Das Ergebnis enthielt
neun gültige Teilnahmeanträge. Die Prüfung der Unterlagen durch die Projektleitung und
den Berater ergab, dass einige Unternehmen nicht alle Unterlagen allumfänglich vorgelegt
hatten. Aufgrund dessen wurde eine einwöchige Nachfrist über das Referat Vergabe ein-
geleitet. Alle betroffenen Unternehmen kamen der Aufforderung fristgerecht nach, so dass
alle Teilnahmeanträge in die Bewertung mit einfließen konnten.
Auf Grundlage der in der Ausschreibung mitveröffentlichten Bewertungsmatrix, ergab sich
hinsichtlich der erreichten Punkte eine Reihenfolge der teilnehmenden Unternehmen.
Im Rahmen der EU-Bekanntmachung wurde im Vorfeld eine Anzahl von maximal 5 Bietern
definiert. Die ersten fünf platzierten Unternehmen wurden zur Abgabe eines Angebotes
aufgefordert.
Alle erarbeiteten Informationen des detaillierten Lastenheftes wurden geprüft als auch ge-
filtert und als Bewertungskriterien eingearbeitet. Das Lastenheft deckt die zukünftigen mo-
dularen Anforderungen und Inhalte als auch die bisherigen Sachstände im alten CAFM-
System ab.
Generell ist die Ablösung des bisherigen Altsystems für das Jahr 2020 geplant. Durch die
phasenspezifische zeitliche Rangfolge, muss jedes Modul nach Einführung des Gesamt-
systems im Hinblick auf die umzusetzenden Prozesse nochmals separat analysiert, aus-
gearbeitet und angepasst werden.
Ein weiterer wichtiger Bewertungsbestandteil war die von den fünf Bietern durchgeführte
Präsentation ihres CAFM-Softwareproduktes. Hierbei ist die Meinung der Benutzer hin-
sichtlich eines leichten Verständnisses, einer einfachen Bedienbarkeit, einer leichten Be-
nutzerführung sowie fachlicher Kriterien enorm wichtig. Um ein fundiertes Ergebnis aus-
werten zu können, wurde eine Bewertungsmatrix für die Mitglieder des Projekt-Teams
entwickelt. Alle ausschreibungsrelevanten Bewertungen wurden im Nachgang zusam-
mengeführt und bewertet.Seite 7 von 14

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Die Systempräsentationen wurden terminlich wie folgt geplant:
o 1. Termin 16.09.2019 08:30 – 11:00
o 2. Termin 16.09.2019 13:00 – 15:30
o 3. Termin 17.09.2019 08:30 – 11:00
o 4. Termin 17.09.2019 13:00 – 15:30
o 5. Termin 19.09.2019 08:30 – 11:00
Um sicherzustellen, dass für jeden Bieter die gleichen Voraussetzungen zur Präsentation
gelten, wurde zur Vereinheitlichung eine Präsentationsrichtlinie entworfen und zur Verfü-
gung gestellt. Die inhaltliche und zeitliche Abfolge war für jeden Bieter gleich und fest vor-
gegeben: Um eine einheitliche Bewertung sicherzustellen, wurden die Präsentationen von
dem Projekt-Team mittels einer einheitlichen Matrix bewertet.
Die zweite Phase des Ausschreibungsverfahrens zur Angebotsaufforderung wurde am
12.09.2019 eingeleitet.
Alle notwendigen Unterlagen (Prozessbeschreibung, Lastenheft, Bewertungsmatrix,
Preisabfrage, Angebotsaufforderung, Angebotsdetails, Screenshots und Formulare) wur-
den zum Stichtag dem Referat für Vergabedienste zur Prüfung und zur anschließenden
Veröffentlichung am 19.09.2019 auf dem Vergabeportal VMP-Rheinland zugesandt.Seite 8 von 14

Zwischenbericht CAFM-Projekt
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2 Die nächsten Schritte
Als Grundlage für die nächsten Schritte und dem chronologischen Ablauf der folgenden
Themenblöcke, dient die bereits ausgearbeitete Leitlinie für das CAFM-Projekt:
 Angebotsprüfung und Systemauswahl
Die Prüfung und Auswertung der Angebote nach dem Submissionstermin nimmt ei-
nen großen Zeitrahmen im weiteren Ablauf des Verfahrens ein. Neben der Wider-
spruchsfrist wird aktuell von einem Zeitraum von 3 Wochen ausgegangen. Das Ziel
ist es, innerhalb dieses Zeitfensters, alle im Lastenheft formulierten Anforderungen
sicherzustellen. Im Nachgang sind Verhandlungsrunden zur detaillierten Klärung
von Fragen und offenen Punkten zum eingereichten Angebot vorgesehen. In wel-
chem Umfang die Verhandlungen zu führen sind, lässt sich zu diesem Zeitpunkt
noch nicht einschätzen.
 Schnittstellen
Zur Erarbeitung der Grundlagenkonzeptionen, müssen mit der Stadtkasse und dem
Referat Vergabedienste Gespräche geführt und Festlegungen getroffen werden.
Dabei geht es im Detail um Regelungen innerhalb der Prozessabläufe als auch den
Datenaustausch im e-Rechnungs-Workflow und dem cosinex Vergabemanage-
mentsystem. Dabei müssen die Regelungen zur Integration und Steuerung des ak-
tuell stadtweit eingesetzten Dokumentenmanagementsystems Doxis der Firma SER
beachtet werden. Die ausgearbeiteten Konzepte bilden somit die Grundlage für die
spätere Integration.
 Implementierung
Bestandteile der Implementierungsphase sind u.a.
 die Erstellung der fachlichen und technischen Einrichtungs- und Umset-
zungskonzepte,
 die Systemeinrichtung mit allen notwendigen Umgebungsbereichen und
Schnittstellen (u.a. Konfiguration und Programmierung),
 die Integration der bisher definierten komplexen Prozesse,
 verschiedene Definitionen zur späteren Datenübernahme und
 die System- und Integrationstests zur Vorbereitung für den späteren Testbe-
trieb.Seite 9 von 14

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 Schulungen
Die Schulungen sind ein wichtiger Bestandteil, um den Anwendern eine schnelle
und weitestgehend einfache Einarbeitung in das System zu ermöglichen. Dabei
spielt die Konzeptionsart im Hinblick auf die Organisation eine tragende Rolle. Es
gilt zu prüfen und abzuwägen, welche Dokumentformen (PDF, Videosequenzen,
Multiplikatoren – Train-the-Trainer) die Basis für das künftige Schulungskonzept bil-
den werden. Dadurch können Synergieeffekte bei der Teststellung und im späteren
Betrieb realisiert werden.
 Pilotierung / Testbetrieb
Die Pilotierung bzw. der Testbetrieb ist ein wichtiger Meilenstein bei der Einführung
des neuen Systems. In dieser Phase lassen sich Fehler beseitigen sowie Verbesse-
rungspotentiale erkennen, bevor das eigentliche Projekt startet. Um einen qualifi-
zierten Test durchführen zu können, gilt es detaillierte Kriterien sowie Verfahren zur
Plausibilitätsprüfung zu definieren und festzulegen.
 Produktion / Betrieb
Mit der Inbetriebnahme des neuen Systems ist der Weg zur allumfassenden In-
tegration der Fachbereiche beschritten; aber das Ziel noch lange nicht erreicht. Ne-
ben der Umstellung des kaufmännischen Bereiches gilt es dann die modularen An-
forderungen Schritt für Schritt umzusetzen. Auch nach erfolgreicher Umsetzung und
Integration aller Themenbereiche, wird das CAFM-System permanenten Änderun-
gen und Anpassungen unterliegen.Seite 10 von 14

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3 Maßnahmen und Rahmenbedingungen
Um den erfolgreichen Betrieb des CAFM-Systems sicherstellen zu können, müssen im
Vorfeld notwendige Maßnahmen und Rahmenbedingungen festgelegt werden.
Zur informationstechnologischen Verarbeitung aller relevanten Daten, müssen diese
innerhalb eines CAFM-Systems zunächst einmal erfasst werden. Dazu müssen Themen-
bereiche festgelegt und Rahmenbedingungen geschaffen werden.
Die wichtigste Grundlage für den erfolgreichen Betrieb eines Facility Management Sys-
tems sind die erarbeiteten und dokumentierten Prozesse. Somit lassen sich Änderungen
konzeptionell planen und leichter umsetzen. Als Konzeptionsbasis hat sich die Projektlei-
tung für die „Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK)“ Modellierung entschieden.
Die neuen SOLL-Prozesse im kaufmännischen Bereich wurden stark durch die verwal-
tungsinternen vorherrschenden Umbrüche hinsichtlich des elektronischen Rechnungswe-
sens, dem geplanten SAP-Mandantenwechsel sowie des neuen Vergabesystems des Re-
ferats Vergabedienste beeinflusst. Es hat sich herauskristallisiert, dass die Prozesse die
internen Abläufe und Personalressourcen sowie die Organisation selbst beeinflussen.
Zwingend notwendig ist, dass die Prozesse durch die Betriebsleitung geprüft als auch frei-
gegeben werden müssen. Des Weiteren ist die Unterstützung der Betriebsleitung bei der
Prozessimplementierung in die Organisation unumgänglich.
Um eine verbindliche Regelung für die jeweiligen Arbeitsabläufe in Verbindung mit dem
CAFM-System sicherzustellen, gilt es eine CAFM-Dienstanweisung zu entwickeln, wel-
che die Ausgestaltung und Abwicklung von Arbeitsprozessen, Kommunikations- und Steu-
erungsbeziehungen regelt. Die verfahrenseigenen Zuständigkeiten, Vorgehensweisen und
Arbeitsabläufe müssen einfach, verständlich und konkretisiert dargestellt werden.
Vor dem Hintergrund des zunehmenden wirtschaftlichen Betreibens einer Immobilie und
der Sicherstellung der Wahrnehmung von Betreiberpflichten ist eine kontinuierliche, quali-
tätsgerechte Gebäudedokumentation unerlässlich. Hierzu gilt es eine Standardrichtlinie
zur weiteren Verwendung und Aufbau der Dokumentation im SGB zu entwickeln.Seite 11 von 14

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Der Begriff Computer-Aided Design (CAD) bedeutet ins Deutsch übersetzt rechnerunter-
stütztes Konstruieren. Auf dieser Grundlage können digitale Konstruktionsmodelle in un-
terschiedlicher Ausprägung erzeugt werden. Das CAD dient somit zur Standarisierung der
Konstruktion und technischen Dokumentation von Bestandsplänen. Diese Standards müs-
sen detailliert in Form einer CAD-Richtlinie festgelegt und beschrieben werden. Die CAD-
Richtlinie muss innerhalb der Dokumentationsrichtlinie verankert werden.
Der Begriff Building Information Modeling (BIM) bedeutet ins Deutsche übersetzt Bau-
werksdatenmodellierung. Mit BIM wird eine Methode zur vernetzten Planung, Ausführung
und Bewirtschaftung von Gebäuden und anderen Bauwerken mithilfe von Software be-
schrieben. Dabei werden alle relevanten Bauwerksdaten digital modelliert, kombiniert und
erfasst. Das Bauwerk selbst ist als virtuelles Modell auch geometrisch visualisiert (3D-
Computermodell). Damit der gesamte Lebenszyklus von Bauwerken dokumentiert und
dargestellt werden kann, ist die Entwicklung von SOLL-Prozessketten und eines zwingend
notwendigen Handlungsleitfadens in Form einer BIM-Richtlinie unerlässlich und muss
innerhalb der Dokumentationsrichtlinie verankert werden.
Ein wichtiger Themenbereich hierbei ist die Bauzustandserfassung/Bestandsanalyse. Sie
bildet die maßgebliche Datengrundlage und lässt sich wie folgt untergliedern:
 Bauliche Bestandsaufnahme
 Gebäudebewertung
 Gebäudeschadstofferfassung
 Maßliche Bestandsaufnahme (Bestandspläne)
 Technische Bestandsaufnahme (Anlagenkataster)
Die maßliche Bestandsaufnahme stellt neben der technischen Bestandsaufnahme den
größten Kostenfaktor dar und ist zudem mit hohem Zeitaufwand verbunden. Die Imple-
mentierung der grafischen Daten in das Facility Management ist allerdings enorm wichtig.
Im Rahmen einer Bestandsdatenprüfung wurde festgestellt, dass seitens des SGB im Be-
reich der Bestandspläne in Verbindung mit dem Flächenmanagement nach DIN 277 ein
akuter Handlungsbedarf besteht. Um letztlich eine effiziente Bestandsaufnahme durchfüh-
ren zu können, müssen im Vorfeld qualitätssichernde Planungen und Definitionen getrof-
fen werden:
 Zielstellung und wichtige Voraussetzungen
 CAD- und BIM-Grundlagen
 Austauschformate, Aufbau, Pflichtenhefte und Standards
 Datenaustauschoptimierung zwischen CAD und CAFM, BIM und CAFM
 mobile Erfassungsmethoden
 Datenpflegekonzepte
 Grundlagen der Flächenberechnung nach DIN277
 Digitales RaumbuchSeite 12 von 14

Zwischenbericht CAFM-Projekt
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Somit lässt sich vermeiden, dass Daten entweder „überfrachtet“ erstellt oder mit hohem
Aufwand auf die erforderliche Qualität gebracht werden müssen. Des Weiteren lassen sich
unnötige Kosten vermeiden.
Basierend auf einer noch zu erarbeitenden Entscheidungsvorlage, muss die Betriebslei-
tung folgende Festlegungen und Entscheidungen treffen:
 Ziele und Vorgaben zur Bestandsdatenerfassung (u.a. Umfang, Detailie-
rungsgrad)
 Entscheidung der Umsetzung mit internen oder externen Ressourcen
 Erstellung der Dokumentationsrichtlinien (min. CAD-Richtlinie)
 Entscheidung zum Umgang mit dem Thema Prozessmanagement (mindes-
tens Erfassung aller noch für den späteren Betrieb im CAFM in Frage kom-
mender Prozesse
Wir empfehlen grundsätzlich mindestens die Erarbeitung der Entscheidungsvorlage für die
Betriebsleitung mit externer Unterstützung und/oder unter Begleitung einer externen Bera-
tung für die o.g. Themenbereiche.Seite 13 von 14

Zwischenbericht CAFM-Projekt
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4 Zusammenfassung
Der Zwischenbericht stellt eindeutig die Kernpunkte bei der Umsetzung des Projektes her-
aus. Beginnend mit der konzeptionellen Leitlinienentwicklung, über die Beteiligung der
Mitarbeiter in Form eines Projekt-Teams bis hin zur Auswahl und Durchführung des
Vergabeverfahrens ging und geht es um maximale Transparenz, Offenheit und Neutralität.
Im Hinblick auf den künftigen Betrieb und eine flächendeckende Akzeptanz, war die kon-
struktive Mitarbeit des Projekt-Teams ein wichtiger Aspekt. Im Rahmen der Workshops
konnten die gewonnenen detaillierten Eindrücke in die täglichen Arbeitsabläufe dazu ge-
nutzt werden, die Arbeitsprozesse gesamtheitlich zu erfassen, zu strukturieren und daraus
SOLL-Prozesse zu entwickeln. Des Weiteren wurden, bedingt durch die anstehenden Än-
derungen in den verwaltungsweiten Softwareverfahren (z.B. SAP, cosinex VMS), die
Schnittstellenkonfigurationen als auch wichtige Themenkomplexe wie die elektronische
Rechnungsstellung und Verarbeitung sowie die Nutzung digitaler Workflows konzeptionell
berücksichtigt.
Im Vorlauf zur Inbetriebnahme des neuen CAFM-Systems, müssen die notwendigen Maß-
nahmen und Rahmenbedingungen durch die Betriebsleitung festgelegt und deren Umset-
zung angeordnet werden. Zur weiteren Umsetzung sind Entscheidungen hinsichtlich Per-
sonalressourcen und Budgets zu treffen. Diese Entscheidungen haben im Umkehrschluss
einen direkten Einfluss auf die Qualität sowie die Erhebungs- und Pflegeaufwände der Da-
ten.
Mit den notwendigen Umsetzungsmaßnahmen kann begonnen werden, nachdem durch
das laufende VgV-Verfahren ein Softwareprodukt gefunden wurde, das den Anforderun-
gen des SGB gerecht wird.Seite 14 von 14